¿Cómo escribir un sistema de gestión de documentos?
1.0 Propósito y alcance
Controlar los documentos relacionados con el sistema de gestión de calidad, garantizar que los documentos utilizados por los departamentos relevantes sean versiones válidas y evitar el uso indebido de documentos no válidos u obsoletos.
2.0 Ámbito de aplicación
Este procedimiento es aplicable al control de los documentos relacionados con el sistema de gestión de la calidad (incluidos los documentos externos).
3.0 Responsabilidades
●La dirección general es responsable de la gestión centralizada de los documentos.
●Cada departamento es responsable de la preparación, ejecución y gestión de sus propios documentos departamentales.
Procedimientos de trabajo 4.0
●Clasificación y numeración de documentos
(1) Los documentos incluyen:
①Manual de calidad (que incluye política de calidad y objetivos de calidad);
②Procedimientos documentados;
③Documentos necesarios para asegurar la efectiva planificación, operación y control de sus procesos
(2) Los registros no deben ser alterados a voluntad. Cuando es necesario corregir errores, solo se permiten correcciones de dibujo (el texto o los datos originales se pueden ver claramente). Cuando se modifiquen los datos registrados, el cambio deberá ser sellado con el sello o firma de la persona que realizó el cambio.
●Gestión de registros
(1) Los registros estarán sujetos a métodos de gestión departamental. Cada departamento designa una persona responsable de recopilar y mantener registros.
(2) Cada departamento clasificará, catalogará, etiquetará, encuadernará y almacenará los distintos registros recogidos.
(3) El personal interno de la empresa puede verificar los registros con el fin de rastrear, verificar o formular medidas correctivas y preventivas. Si realmente necesitan pedir prestado, deben completar los procedimientos de préstamo y ser aprobados por. el líder del departamento de custodia. Cuando el contrato lo estipule, los registros que puedan ser inspeccionados y tomados prestados por los clientes o sus representantes con la aprobación del subgerente general no podrán ser alterados, perdidos o dañados.
(4) Archivo, almacenamiento, custodia y procesamiento
①El período de retención de varios registros archivados se muestra en la "Lista de registros";
②La ubicación de almacenamiento de los registros Se debe garantizar que estén ordenados, limpios, a prueba de fuego, a prueba de humedad, a prueba de insectos y ratas, y protegidos contra daños y pérdidas
③ Cuando finalice el período de retención de los registros de calidad; expira, el departamento de preservación hará una lista y la informará al supervisor para su aprobación antes de la destrucción. "Procedimientos de control", hará buenos registros y mantendrá una lista de destrucción.
●Los registros pueden adoptar diversos formatos, como texto, fotografías, películas, gráficos, cintas, discos, etc.
Documentos de respaldo 5.0
Ninguno
Registros relacionados 6.0
●"Lista de registros"