¿Formato para escribir documentos gubernamentales?
Formato de documentos oficiales de departamentos gubernamentales
Compilado por la Secretaría de la Oficina General del Consejo de Estado
Noviembre de 2000
1 Alcance
Este alcance estipula los requisitos generales de papel, requisitos de impresión, reglas de disposición y marcado de diversos elementos en documentos oficiales de agencias administrativas nacionales.
Esta norma se aplica a los documentos oficiales emitidos por organismos administrativos de todos los niveles del país. Los documentos oficiales de otras agencias pueden implementarse con referencia. El formato de los documentos oficiales impresos en lenguas minoritarias podrá hacer referencia a esta norma y aplicarse de conformidad con la normativa pertinente.
2 Normas citadas
Las disposiciones contenidas en las siguientes normas constituyen disposiciones de la presente norma al ser citadas en la presente norma. Al momento de publicación de esta norma, las versiones indicadas eran válidas. Todos los estándares están sujetos a revisión y las partes que utilizan este estándar deben explorar la posibilidad de utilizar la última versión del estándar que se enumera a continuación.
GB/T 148-1997 Dimensiones de formato del papel de impresión, escritura y dibujo
3 Definiciones
Esta norma adopta las siguientes definiciones.
3.1 palabra palabra
Identifica la unidad de longitud de la distancia horizontal en el documento oficial. Un carácter se refiere al espacio ocupado por un carácter chino.
3.2 Línea línea
Identifica la unidad de longitud de la distancia vertical en el documento oficial. Este estándar utiliza la distancia entre la altura de las fuentes No. 3 más 7/8 veces la altura de las fuentes No. 3 como línea de referencia. El estándar de documento oficial usa la distancia entre la altura de las fuentes No. 2 más 7/8 veces; la altura de las fuentes No. 2 como línea de referencia.
4 Principales indicadores técnicos del papel para documentos oficiales
El papel para documentos oficiales generalmente utiliza papel de impresión offset o papel carbón con un gramaje de papel de 60 g/m2-80 g/m. La blancura del papel es 85% -90%, la resistencia al plegado transversal es ≥15 veces, la opacidad es ≥85% y el valor de PH es 7,5-9,5.
5 Formato del papel del documento oficial y tamaño de diseño
5.1 Tamaño del formato del papel del documento oficial
El papel del documento oficial adopta el tipo A4 especificado en GB/T 148 Paper. el tamaño del formato del producto terminado es: 210 mm × 297 mm, la desviación de tamaño permitida se muestra en GB/T 148.
5.2 Márgenes de la página del documento oficial y tamaño central
El encabezado (borde blanco superior) del papel del documento oficial es: 37 mm ± 1 mm
Encuadernación en papel del documento oficial. la boca (borde blanco izquierdo) es: 28 mm±1 mm
El tamaño central es: 156 mm×225 mm (sin incluir números de página)
6 Color de gráficos y texto en documentos oficiales
A menos que se especifique lo contrario, el color de las imágenes y el texto de los documentos oficiales es negro.
7 Especificaciones de composición tipográfica y requisitos de impresión
7.1 Especificaciones de composición tipográfica
Utilice la fuente Song de imitación número 3 para el texto principal. Si hay subtítulos en el texto, Utilice la fuente Song con subíndice n.° 3 o los caracteres en negrita generalmente tienen 22 líneas por lado y 28 caracteres por línea.
7.2 Requisitos para la elaboración de planchas
El diseño debe ser limpio y sin fondo gris, la escritura debe ser clara y sin interrupciones, el tamaño debe ser estándar, el centro de la plancha no debe estar torcido y el error no debe exceder 1 mm.
7.3 Requisitos de impresión
La impresión a doble cara; los números de página deben estar alineados y el error en ambas caras no debe exceder los 2 mm. La tinta negra debe alcanzar BL100% de la marca cromatográfica y la tinta roja debe alcanzar Y80% y M80% de la marca cromatográfica. La tinta impresa es sólida y uniforme; el texto no es florido, blanco ni roto.
7.4 Requisitos de encuadernación
Los documentos oficiales deben encuadernarse por el lado izquierdo sin que las páginas se caigan. La cubierta y el bloque del libro del documento oficial no deben caerse y el reverso debe estar plano y no vacío. El error entre las dos páginas no debe exceder los 4 mm. La configuración para encuadernación a caballete o costura plana es utilizar dos clavos para serrar los orificios de costura exteriores a 1/4 del recorrido hacia arriba y hacia abajo del bloque del libro, con un error permitido de ±4 mm. La distancia entre la sierra de grapas plana y el libro es de 3 mm a 5 mm; no hay clavos rotos, faltantes ni clavos pesados, y las puntadas son planas y firmes; El error de tamaño del producto cortado es de ± 1 mm, las cuatro esquinas están a 90 grados y no hay rastrojos ni defectos.
8 Reglas para la identificación de diversos elementos en documentos oficiales
Esta norma divide los elementos que componen los documentos oficiales en tres partes: cabecera, cuerpo principal y pie de imprenta.
Cada elemento colocado encima de la línea posterior roja (el ancho es el mismo que el centro de la página, es decir, 156 mm) en la página de inicio del documento oficial se denomina colectivamente ceja colocada debajo de la línea posterior roja; (no incluido) y entre las palabras del asunto (no incluido) Todos los elementos del se denominan colectivamente asunto; todos los elementos colocados debajo del título del asunto se denominan colectivamente edición;
8.1 Encabezado
8.1.1 Número de serie de la copia del documento
El número de serie de la copia del documento es el orden de cada documento cuando se imprimen varias copias del mismo documento
Número. Si necesita marcar el número de serie de las copias del documento oficial, utilice números arábigos para marcar el número 1 en la esquina superior izquierda del centro de la página.
8.1.2 Nivel secreto y período de confidencialidad
Si es necesario marcar el nivel secreto, utilice negrita tamaño 3 y la esquina superior derecha de la página.
Línea número 1, deje una palabra entre las dos palabras; si necesita marcar tanto el nivel secreto como el período de confidencialidad, use negrita tamaño 3 y marque la línea superior en la primera línea en la esquina superior derecha de la página. Utilice "★" para separar el nivel secreto y el período de confidencialidad.
8.1.3 Urgencia
Si necesita marcar la urgencia, utilice fuente en negrita tamaño 3 y márquela en la esquina superior derecha del centro de la página
Línea 1, dos Deje un espacio entre las palabras si necesita marcar tanto el nivel secreto como la urgencia, la marca del cuadro superior del nivel secreto está en la primera línea en la esquina superior derecha del centro de la página. Si necesita marcar el nivel secreto, use el tipo de letra en negrita No. 3 y la marca del cuadro superior está en la primera línea en la esquina superior derecha del centro de la página. OK, el nivel de emergencia está marcado en la segunda línea. en la esquina superior derecha de la página.
8.1.4 La identificación de la autoridad emisora
se compone del nombre completo o abreviatura estandarizada de la autoridad emisora seguido de "documento" para algún
específico; En los documentos oficiales sólo se podrá identificar la autoridad emisora. El nombre completo o abreviatura estandarizada de la agencia. La distancia desde el borde superior del logotipo de la autoridad emisora hasta el borde superior del centro de la placa es de 25 mm. Para los documentos oficiales presentados, la distancia desde el borde superior del logotipo de la autoridad emisora hasta el borde superior del centro de la página es de 80 mm. Si necesita marcar el número de serie de las copias del documento oficial, el nivel de confidencialidad y el período de confidencialidad, y el grado de urgencia, puede marcarlo en dos líneas encima del logotipo de la autoridad emisora (ver Figura 3).
Se recomienda que el logotipo de la autoridad emisora utilice fuentes Song de tamaño pequeño y esté marcado en rojo. El tamaño de fuente lo determina la autoridad emisora basándose en el principio de apariencia llamativa y hermosa, pero generalmente debe ser inferior a 22 mm × 15 mm (alto × ancho).
Al publicar conjuntamente el documento, el nombre de la agencia patrocinadora debe colocarse primero y la palabra "documento" debe colocarse a la derecha del nombre de la agencia emisora, dispuesta de arriba a abajo en el medio; si hay demasiadas agencias de publicación conjunta, el texto principal debe mostrarse en la primera página del documento oficial.
8.1.5 Número de emisión
El número de emisión está formado por el código de la autoridad emisora, el año y el número de serie. Logotipo de la autoridad emisora
2 líneas en blanco a continuación, use la fuente de imitación Song No. 3 y colóquela en el centro; el año y el número de serie deben marcarse con números arábigos; el año debe marcarse con el número completo; nombre, encerrado en hexagonal "[ ]"; el número de serie no debe estar numerado como posición ficticia (es decir, 1 no está programado como O01), no agregue la palabra "th".
Una línea roja inversa con el mismo ancho que el centro de la placa está impresa 4 mm debajo del mecanismo emisor.
8.1.6 Emisor
El documento oficial presentado deberá estar marcado con el nombre del emisor, dispuesto paralelo a la derecha del número del documento. El número del documento emitido es una palabra en el espacio izquierdo y el nombre del emisor es una palabra en el espacio derecho. El emisor está en la fuente Song de imitación número 3, seguido de dos puntos de ancho completo y el nombre; del emisor está en cursiva número 3 después de los dos puntos.
Si hay varios emisores, el nombre del emisor del organizador se coloca en la primera línea y los nombres de otros emisores se colocan debajo del nombre del emisor del organizador desde la línea 2 en adelante. Organice en orden de autoridad emisora
y mueva la línea de fondo roja hacia abajo de modo que el número de emisión y el nombre del último emisor
estén en la misma línea y la línea de fondo roja debería estar con ella. La distancia es de 4 mm.
8.2 Cuerpo principal
8.2.1 Título del documento oficial
Deje 2 líneas en blanco debajo del subrayado rojo, use el subíndice pequeño No. 2 Song Ti, que se puede dividir en una o más líneas Las líneas deben estar dispuestas en el centro al regresar a la línea, el significado de las palabras debe ser completo, la disposición debe ser simétrica y el espaciado debe ser apropiado; 8.2.2 Agencia de envío principal
Hay una línea en blanco debajo del título y el cuadro superior izquierdo está marcado con los caracteres número 3 de imitación de la dinastía Song. Al regresar a la línea, el cuadro superior todavía está allí. ; el último nombre de la agencia de envío principal va seguido de dos puntos de ancho completo. Si hay demasiados nombres de la agencia remitente principal y el texto principal no se puede mostrar en la página de inicio del documento oficial, el nombre de la agencia remitente principal debe moverse debajo del título de asunto en la edición y encima de la copia carbón. El método de marcado es el mismo que el de la copia al carbón.
8.2.3 El texto principal del documento oficial
El nombre de la agencia emisora principal debe colocarse una línea debajo, dejando 2 palabras en blanco a la izquierda de cada párrafo natural, y volviendo al cuadro superior. No se pueden devolver números ni años.
8.2.4 Archivos adjuntos
Si hay archivos adjuntos al documento oficial, marque "Adjunto" en una línea en blanco con 2 palabras en el espacio izquierdo debajo del texto y use imitación tamaño 3. caracteres de fuente