Medidas de archivo y gestión de documentos electrónicos de Kunming
Capítulo 1 Disposiciones generales El artículo 1 tiene como objetivo estandarizar la gestión y el archivo de documentos electrónicos y garantizar el archivo seguro y el uso eficaz de los documentos electrónicos de acuerdo con la Ley de Archivos de la República Popular China y la Ley de Archivos. de la República Popular China, **La Ley de la República Popular China sobre la Protección de Secretos de Estado", el "Reglamento de los Archivos Municipales de Kunming" y otras leyes y reglamentos se formulan junto con la situación real de esta ciudad. Artículo 2 Estas Medidas se aplican a la gestión y archivo de documentos electrónicos por parte de agencias, grupos e instituciones públicas de esta ciudad.
El trabajo de gestión y archivo de documentos electrónicos de las empresas y otras organizaciones se llevará a cabo con referencia a estas Medidas. Artículo 3 El término "documentos electrónicos" mencionado en estas Medidas se refiere a textos, gráficos, imágenes, audio, video, etc. que se forman, procesan, transmiten y almacenan a través de computadoras y otros equipos electrónicos en el proceso de manejo de asuntos oficiales por agencias, grupos, empresas, instituciones y otras organizaciones. Diferentes formas de registro de información.
El término "archivos electrónicos", tal como se menciona en estas Medidas, se refiere a documentos electrónicos que tienen valor de referencia y utilización y se guardan como archivos, así como texto, gráficos, imágenes, audio, video y otras formas diferentes. formado después del procesamiento digital de archivos físicos de Historia. Artículo 4 La gestión y el archivo de documentos electrónicos seguirán las reglas de formación y utilización de documentos electrónicos en condiciones de informatización y se adherirán a los principios de "gestión jerárquica, estándares estandarizados, facilidad de uso, seguridad y confidencialidad". Artículo 5 Los gobiernos populares municipales, de condado (ciudad) y distrito fortalecerán la gestión de documentos y archivos electrónicos, los incorporarán en los planes de desarrollo de la informatización, establecerán y mejorarán las instituciones, aclararán los niveles de personal e incorporarán los fondos necesarios en el presupuesto fiscal al mismo nivel. y establecer un sistema de rendición de cuentas y gestión por objetivos. Capítulo 2 Organizaciones y Responsabilidades Artículo 6 Las oficinas generales (oficinas) de los gobiernos populares municipales, de condado (ciudad) y de distrito son responsables de organizar y coordinar la gestión y el archivo de documentos electrónicos por parte de las agencias administrativas. Artículo 7 Los departamentos administrativos de tecnología de la información municipales, del condado (ciudad) y del distrito brindarán apoyo de tecnología de la información para el trabajo de archivo y gestión de documentos electrónicos, unificarán los estándares de datos de documentos electrónicos, orientarán la formulación de planes de construcción de tecnología de la información de archivos y harán un buen trabajo en la gestión de proyectos de tecnologías de la información de archivos, organización y coordinación, demostración técnica y trabajos de evaluación de construcción de proyectos. Artículo 8 Los departamentos administrativos de archivos municipales, de condado (ciudad) y de distrito, junto con los departamentos pertinentes, unificarán los estándares de datos relevantes para archivos electrónicos de acuerdo con las regulaciones y especificaciones comerciales nacionales y provinciales pertinentes y establecerán una plataforma integral para compartir recursos de información de archivo. y seguimiento de documentos electrónicos para su supervisión y gestión. Al mismo tiempo, fortaleceremos la supervisión y orientación sobre la gestión y archivo de documentos electrónicos en empresas, instituciones y otras organizaciones. Artículo 9: El departamento administrativo de confidencialidad orientará, coordinará, supervisará e inspeccionará la gestión de documentos electrónicos confidenciales en las labores de archivo y gestión de documentos electrónicos de la ciudad. Artículo 10: Los archivos integrales nacionales municipales, distritales (ciudades) son responsables de recibir y conservar los archivos electrónicos formados por unidades dentro de su rango de recepción y facilitarlos para su uso de conformidad con la ley.
Cada archivo profesional y archivo departamental es responsable de la recepción, gestión y utilización de los archivos electrónicos de sus especialidades y departamentos de acuerdo con los estándares de la industria. Artículo 11 La unidad generadora de documentos electrónicos será responsable de la recopilación, archivo, clasificación, gestión y transferencia de los documentos electrónicos dentro del ámbito de archivo de la unidad. Capítulo 3 Recopilación y archivo Artículo 12 La unidad formadora de documentos electrónicos recopilará documentos electrónicos en tiempo real, los respaldará inmediatamente y los almacenará en un soporte que pueda guardarse fuera de línea para garantizar la seguridad, integridad, autenticidad y eficacia de los documentos electrónicos. Artículo 13 La agencia de gestión de archivos de la unidad que genera documentos electrónicos recopilará documentos electrónicos que cumplan con el siguiente alcance de archivo:
(1) Si reflejan las principales actividades funcionales y las características históricas básicas de la agencia, la el trabajo de la agencia tendrá valor en la construcción nacional y la investigación histórica;
(2) Los formados en las actividades laborales de la agencia tendrán valor documental en la salvaguarda de los derechos e intereses del país, los colectivos y ciudadanos;
( 3) Documentos y materiales de agencias de nivel superior y de pares que esta agencia necesita implementar, y presentaciones importantes de agencias de nivel inferior;
(4) Formación de Documentos electrónicos formales y archivos electrónicos generados en las actividades laborales de esta unidad. Borrador de proceso;
(5) Otros que sean de valor como referencia en el trabajo de esta agencia.
Cuando se recopilan documentos electrónicos, se debe recopilar al mismo tiempo la información general y los metadatos correspondientes.
Artículo 14 Los tipos de archivos electrónicos recopilados incluyen:
(1) Archivos de texto: archivos de texto y archivos de tabla formados utilizando tecnología de procesamiento de textos;
(2) Archivos de imagen: archivos de imágenes estáticas obtenidos mediante escáneres, cámaras digitales, etc.;
(3) Archivos gráficos: archivos gráficos estáticos obtenidos mediante diseño o dibujo asistido por ordenador;
(4) Archivos de imagen: imagen dinámica archivos obtenidos con equipos de video y procesados por computadoras;
(5) Archivos de audio: archivos de sonido obtenidos con equipos de audio y procesados por computadoras;
(6) Archivos multimedia: archivos producidos usando tecnología multimedia informática, que contiene dos o más formas de información compuesta, como texto (tablas), imágenes, gráficos, sonidos, vídeos, etc.;
(7) Archivos de datos (archivos de base de datos): diversos datos de gestión , parámetros, etc. formados durante el procesamiento de información por sistemas de software y hardware;
(8) Otros archivos electrónicos que deben recopilarse y archivarse. Artículo 15 La unidad formadora de documentos electrónicos archivará y organizará en tiempo real los documentos electrónicos que cumplan las condiciones de archivo, y los organizará en unidades de "piezas". Artículo 16 El archivo de documentos electrónicos deberá cumplir los siguientes requisitos:
(1) Los documentos electrónicos archivados deberán ser íntegros y completos, poder representar eficazmente el contenido contenido y estar disponibles para investigación;
(2) Cumplir con los estándares de formato de archivos electrónicos y datos de archivos electrónicos de la ciudad y pueden leerse de manera efectiva durante mucho tiempo;
(3) Archivos de texto, archivos de imágenes y archivos gráficos que tienen características permanentes valor de preservación u otro valor importante, debe convertirse en archivos en papel o microfilmes y archivarse al mismo tiempo, y debe establecerse la interconexión;
(4) Los archivos electrónicos que se transmiten y almacenan encriptados deben archivarse después del descifrado, y los archivos electrónicos comprimidos deben archivarse después de la descompresión;
(5) Los archivos electrónicos archivados deben configurarse en un estado que prohíba la reescritura;
(6) Especificar el Nivel de apertura de archivos electrónicos y archivos electrónicos.
Las normas de formato de archivos electrónicos y datos de archivos electrónicos a que se refiere el inciso (2) del párrafo anterior serán formuladas por el departamento administrativo de archivos municipales en conjunto con los departamentos de supervisión de calidad, informatización, confidencialidad y otros departamentos administrativos. , de conformidad con las normas nacionales y provinciales pertinentes se formularán y presentarán al Gobierno Popular Municipal para su aprobación antes de anunciarse al público para su implementación, los departamentos competentes de archivos profesionales y archivos departamentales podrán formular normas de datos para archivos electrónicos profesionales en. de acuerdo con los estándares y especificaciones de la industria e informarlos al departamento administrativo de archivos municipales para su archivo.