Reglas de nomenclatura de nombres de archivos

Cuatro reglas prácticas para "nombrar archivos"

1.Por qué

Nuestra lógica siempre ha sido decir "Por qué" primero, y lo mismo ocurre con los archivos. nombrar.

No pienses primero en el nombre de este archivo, pero piénsalo primero: si elimino este archivo inmediatamente, ¿por qué no puedo eliminarlo?

Si realmente no encuentro el motivo, elimínelo.

Si encuentra el motivo, simplemente escríbalo como nombre del archivo, por ejemplo:

"Materiales del Día de la Reina el 8 de marzo" "La hermana Li lo usará para su viaje de negocios a Guangzhou el día 18 "Proyecto de la empresa A".

Especialmente para: archivos temporales, este nombre es suficiente. La mayoría de los documentos tendrán su propio destino final al final, ya sea archivados en papel, almacenados en una dirección de correo electrónico, ingresados ​​en el sistema ERP XX o arrojados a una carpeta llamada "Archivo".

Los archivos temporales ocupan gran parte de nuestro trabajo. No es difícil nombrarlos siempre y cuando pensemos claramente en la “razón de existencia”, y el destino final de dichos archivos es la “papelera”. ".

2.Cuándo / Quién / Qué

Para archivos "no temporales" distintos de los anteriores, significa que es necesario conservarlos durante mucho tiempo, aunque También puede evolucionar a partir de un fichero temporal de. Por ejemplo, "Borrador de contrato" eventualmente se convierte en "Copia escaneada del contrato sellado".

Si los archivos que deben guardarse durante mucho tiempo son de tipo fijo y de gran cantidad, son adecuados para la regla Cuándo/Quién/Qué.

Tomemos el documento "contrato" como ejemplo. Si hay una gran cantidad de documentos contractuales para archivar, podemos abrir una carpeta llamada "Contrato histórico" y colocar todos los documentos del contrato en ella. pero debe reflejar Cada contrato es diferente. Las dimensiones distintivas más comunes son:

Fecha del contrato (o fecha de vencimiento) Cuándo

Quién firmó el contrato con Quién

¿De qué trata el contrato?

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Por ejemplo: "20190601.Una empresa. Limitado a: informes semanales, registros de ventas, formularios estadísticos, actas de reuniones, memorandos de acuerdo, formularios de solicitud...

3. Más "etiquetas de objetivos" "

Si Cuándo / Quién / Qué Si ya no está satisfecho, puede considerar agregar algunas "etiquetas" fijas para describirlo. Las llamadas "etiquetas" son palabras que se utilizan con frecuencia.

Por ejemplo: si nuestros documentos de trabajo tienen una fuerte relación con la región, podemos considerar etiquetas como "Beijing", "Shanghai" y "Guangzhou"... Esta etiqueta se puede agregar directamente al título del archivo.

Por ejemplo: informe de ventas de marzo #Guangzhou.xls, lista de agentes en el extranjero #NY.pdf...

No solo "región", cualquiera que sea útil para nuestro negocio. Los atributos se pueden utilizar como referencia para un tipo de "etiqueta". Pero el objetivo es ayudar al negocio. No clasificar por clasificar. Esto es completamente indeseable.

La razón por la que se llama "etiqueta objetiva" es porque esta "etiqueta" describe contenido objetivo y todos llegarán a la misma conclusión. Lo bueno es que el "destinatario" de mi documento nunca tendrá ambigüedades sobre la descripción.

Por ejemplo, si alguien quiere encontrar un archivo de datos en "Beijing", siempre que vea el nombre del archivo, no buscará el archivo etiquetado como "Guangzhou", incluso si utiliza la búsqueda de Everything. , puede obtener exactamente el contenido que quiere.

4. "Etiqueta de estado" adecuada

Personalmente, creo que esta es la etiqueta más valiosa entre las cuatro reglas.

¿Qué significa "etiqueta de estado"? Es la información adicional del documento en el "workflow".

Por ejemplo: 200 habilidades clave de acceso directo para Office System#Borrador completo.pdf, Introducción a la información del cliente#Alto patrimonio neto.ppt, Plan de proyecto XX#Aprobado.docx,

Estático No existe un "estado" para los documentos. De hecho, muchos documentos de trabajo son "dinámicos" porque implican un "flujo de trabajo". Con el tiempo, las etapas del proceso cambian, el valor del negocio en sí aumenta y disminuye, los documentos tienen ciclos de vida y eventualmente pueden perder su valor.

Entonces, si este documento va a seguir el proceso, es mejor agregar una "etiqueta de estado" para que las personas que lo usan sepan claramente el valor de este documento.

Sin embargo, ¿sería demasiado problemático administrar manualmente los nombres de archivos y las etiquetas? A veces, los nombres de las etiquetas pueden estar equivocados. ¡Sería fantástico si se pudieran introducir etiquetas una vez y se pudiera completar la gestión de archivos con sólo unos pocos clics del ratón!

¡Ahora hay un nuevo administrador de archivos "etiquetados", tagLyst Next, que puede ayudarnos por completo!

tagLyst Next

tagLyst Next es un software de administración de archivos muy novedoso que actualmente está siendo elogiado y recomendado por muchos sitios web de herramientas de productividad.

tagLyst Next puede ayudarnos

Administrar archivos de computadora en grupos de subbibliotecas

Clasificar rápidamente archivos existentes por "etiquetas"

Vista previa archivos en formatos convencionales y captar rápidamente la esencia del archivo

Úselo junto con las "etiquetas de objetivo" y las "etiquetas de estado" en nuestras reglas de "Nombre de archivos" anteriores. tagLyst Next puede incluso mejorar la eficiencia del trabajo. Artefacto. Dado que las "etiquetas" solidifican las "palabras clave" de uso común, no habrá confusión con los "sinónimos". Las etiquetas de los archivos también se pueden organizar en grupos para evitar que se abarroten. Si puede combinarlo con su propio flujo de trabajo, puede integrar una gran cantidad de documentos en su propia base de conocimiento empresarial exclusiva. Cuantos más archivos tienen los demás, más confusos se vuelven, pero cuantos más archivos tenemos nosotros, más valiosos se vuelven.

La nueva versión de tagLyst también puede ayudarnos a clasificar rápidamente documentos directamente a través de las reglas de "etiqueta predeterminada".

Por ejemplo: cree una etiqueta inteligente llamada "Nueva York" y podrá clasificar rápidamente cientos de documentos existentes con la palabra "Nueva York" en el título. No es necesario etiquetar cada elemento uno por uno.

Otro ejemplo: Bajo la etiqueta inteligente denominada "Nueva York", también podemos personalizar "sinónimos", como por ejemplo: "NY", "Newyork", "N.Y.C" de esta manera, algunos sinónimos contienen; Los documentos "Nueva York" también se pueden unir mediante la etiqueta "Nueva York". Esto nos ahorra el tiempo de revisarlos uno por uno para confirmar.