Procesos y métodos para organizar y archivar documentos

Los pasos del proceso y método para la organización y archivo de documentos son los siguientes:

Preparación de materiales: Documentos y archivos.

1. Colección

Objetos de colección de documentos y materiales: Documentos y materiales que reflejan las principales actividades funcionales de la unidad y deben incluirse en los archivos, incluidos los documentos de entrada y salida, internos. documentos, telegramas y diversos documentos de reuniones (incluidas actas de reuniones), discursos de líderes, registros telefónicos, manuscritos de publicaciones (se adjuntan originales), diversas tablas estadísticas, fotografías, grabaciones de audio, cintas de vídeo y otros documentos y materiales.

2. Año

De acuerdo con la situación de presentación anual de la formación del documento, los documentos de diferentes años generalmente no se pueden archivar juntos, pero las solicitudes y aprobaciones que abarquen varios años deben colocarse en el mismo. sala de revisión de archivos de ese año, no hay solicitudes de instrucciones o aprobaciones de ese año y se colocan en la sala de revisión de archivos de ese año.

3. Determinar el alcance del archivo.

(1) El alcance de los documentos y materiales archivados.

(2) Alcance de los documentos y materiales no archivados.

4. Clasificación (método de presentación)

El primer método: dividir directamente el período de almacenamiento. Este método tiene una amplia gama de aplicaciones y la mayoría de las unidades solo necesitan dividirlo según el período de almacenamiento, con un número de serie por año.

El segundo método: en el mismo año, prepare un plan de clasificación basado en la estructura organizativa, división de responsabilidades, cantidad de documentos, etc. de la unidad de la agencia, y clasifique los documentos de acuerdo con el plan de clasificación. Generalmente, el año - organización (o preguntas), este método es adecuado para unidades con una gran cantidad de documentos, como oficinas de comités de distrito, oficinas gubernamentales, etc.

5. Configuración del archivo (dispuesto en partes)

Cuestiones a las que se debe prestar atención en el trabajo de configuración y archivado del archivo:

(1) El documento Los materiales que forman la unidad son el foco del archivo.

(2) Al archivar, se debe prestar atención a recopilar no sólo documentos y materiales en papel, sino también documentos y materiales en otros soportes, como fotografías, cintas de audio, cintas de vídeo y discos de computadora. Reflejando actividades laborales.

(3) Asegurarse de que los documentos y materiales estén completos y completos.

6. Diferentes períodos de almacenamiento

Según la nueva normativa nacional, a partir de 2006, el período de almacenamiento de documentos y archivos se dividirá en dos tipos: permanente y de duración determinada (30). años, 10 años).

7. Disposición de los expedientes

Deben ordenarse según sus interrelaciones.

8. Encuadernación

El orden de encuadernación de los documentos a emitir es: texto principal--forma de firma del líder--el orden de encuadernación de los documentos entrantes es: presentación-firma de la unidad de procesamiento.

9. Numeración

Los documentos archivados deben ordenarse uno a uno en orden de numeración. Coloque un sello de archivo en el espacio en blanco en la esquina superior derecha de la página de inicio del documento oficial y complete el contenido relevante. El sello de presentación contiene seis elementos: número de caso completo, año, número de sala, institución o unidad emisora, término y número de biblioteca, de los cuales el año, el número de sala y el término son obligatorios. (En un mismo año y periodo se numeran consecutivamente, y cuando se cambian casillas se numeran consecutivamente; en diferentes años y periodos se numeran por separado).

10. Número de páginas

Puedes marcarlo con un lápiz en la esquina inferior derecha de la página de inicio e incluir directamente el número total de páginas de cada elemento.

11. Embalaje

Los documentos de archivo deben colocarse en la caja de archivo en orden por número de habitación y se deben completar la superficie y el lomo de la caja. (Complete el nombre de la unidad en el frente de la caja y complete el año, edición, números de pieza inicial y final, etc. en la parte posterior de la caja).

12. Catalogación

Los archivos archivados deben catalogarse según el orden de presentación. El catálogo de archivos archivados debe establecerse con número de pieza, responsable, número de documento, título, fecha, número de página y comentarios. (El directorio de archivos de almacenamiento se genera automáticamente al ingresar al software de archivo GD2000, y las unidades sin software deben prepararlo manualmente una por una).

13. Colocar una hoja de preparación para el examen.

Se debe colocar una hoja de preparación para el examen en cada caja de documentos archivados. La descripción de la caja de documentos, organizador, inspector y fecha debe completarse en el formulario de preparación y colocarse en el fondo de la caja.

14. Estanterías

Coloca los archivos organizados en el gabinete en un orden determinado.