¿Cuáles son las funciones de la gestión documental?
La función básica de la gestión de documentos es el "almacenamiento", y una gran cantidad de discos de red empresariales también se basan en esto como función principal.
Sin embargo, para uso empresarial, es necesario incorporar nuevas funciones de "administración", como control de permisos, administración de versiones, etc. En este nivel, casi todos los discos de red empresariales lo tienen, como el disco Lenovo Cloud. , Disco de red empresarial Baidu, 360, lo suficientemente rápido, etc.
Sin embargo, se deben utilizar los archivos almacenados en el disco de red y muchas personas deben utilizar los archivos corporativos, lo que implica la capacidad de "colaboración" de documentos. En términos generales, la colaboración de documentos incluye:
-*** Compartir: los documentos pueden ser utilizados por varias personas, incluido el uso compartido dentro del sistema y el uso compartido externo.
-Comentarios: cuando los utilizan varias personas, los comentarios se pueden utilizar para expresar sus opiniones cómodamente.
-Edición colaborativa multipersona: Varias personas pueden editar y completar el documento simultáneamente.
En la actualidad, la mayoría de los discos en la nube tienen funciones exclusivas, como Yifangyun, Box, etc., que son relativamente completas. La diferencia puede ser si tiene la capacidad de controlar los archivos salientes (el control saliente se refiere a garantizar la seguridad de los documentos después de enviarlos. Actualmente, muchos discos en la nube con capacidades de vista previa solo pueden ver las descargas, pero para algunos formatos especiales, como CAD , Solidworks, etc., es difícil obtener una buena vista previa, uzerme proporciona capacidades de edición en línea y el control de salida es muy sólido). En segundo lugar, hay relativamente pocas anotaciones buenas, Babel Bird es la más destacada, Tongxiang también tiene esta función y rara vez se oye hablar de otras. Se proporcionan edición colaborativa entre varias personas, Google Docs, Write Together, Graphite, etc., pero solo se admiten documentos de Office. Uzerme utiliza sus capacidades de edición en línea para admitir muchas categorías de documentos para la edición en línea.
Finalmente, la gestión de documentos también debe considerar una cuestión de seguridad. Después de todo, los documentos son el activo principal de la empresa. La seguridad incluye tanto la seguridad del almacenamiento como la no fuga de documentos. La seguridad del almacenamiento se logra mediante almacenamiento redundante y copias de seguridad de datos, mientras que la no fuga de datos incluye control de permisos, niveles de usuarios y documentos, etc. Además, la edición online de uzer.me también consigue el efecto de que los datos no caigan al suelo y no puedan ser retirados, lo que protege mejor la seguridad de los documentos.