¿Cómo enviar documentos a través del sistema electrónico de transmisión de documentos oficiales de Founder? Se requieren pasos específicos.
1.5 Introducción a las funciones del sistema 1.5.1 Envío de documentos oficiales
La persona designada convertirá el documento oficial en un documento de formato estándar y enviará el documento al estampador designado para su sellado Sellado y cifrado, se puede explorar el documento con el sello oficial. Después de confirmar que el sello es correcto, seleccione la unidad receptora a enviar a través de la configuración de distribución. La unidad receptora puede ser única, múltiple o grupal. lt;/SPANgt;lt;/pgt;1.5.1.1 Producción de archivos de formato
Después de firmar el documento oficial, el usuario puede completar la generación del archivo de formato a través de la herramienta de conversión de formato académico (SEP Writer) en el enlaces relevantes. El documento en formato convertido se puede sellar para formar un documento oficial garantizando al mismo tiempo la transmisión remota.
1.5.1.2 Registro de envío de documentos oficiales
Los usuarios registran los documentos mecanografiados en el sistema electrónico de transmisión e intercambio de documentos oficiales y registran la información de los elementos del documento oficial. Principalmente completa la entrada de elementos relevantes del documento oficial y carga el archivo SEP para sellarlo en el servidor.
1.5.1.3 Sellado y cifrado
Aquellos con autoridad de sellado pueden completar el sellado y cifrado de archivos de diseño en la máquina con el dispositivo de cifrado instalado. Desde entonces, el documento oficial se ha formado y está protegido por equipos de cifrado durante todo el proceso. Al navegar por el documento oficial, el sello oficial se ha borrado, pero se imprimirá en un formato claro.
1.5.1.4 Envío de documentos
Si el cifrado del sello se realiza correctamente, se puede seleccionar la unidad receptora según el documento oficial específico y se puede determinar el número de copias imprimibles para cada unidad receptora. estar configurado para enviar.
1.5.1.5 Gestión de acuse de recibo
El sistema puede realizar un seguimiento de los documentos oficiales que se han enviado. A través de la gestión de acuse de recibo, el remitente del archivo puede tener un buen conocimiento del procesamiento. estado del expediente. Por ejemplo, si la otra parte ha recibido el documento oficial y si ha sido firmado y procesado. Y el estado de recepción de la unidad receptora se puede contar fácilmente.
1.5.2 Recibir documentos oficiales
Los usuarios con permiso para recibir documentos ingresan al sistema de sello oficial electrónico para recibir documentos. Después de recibirlos, primero exploran la información del elemento del documento y el texto del documento. de los documentos recibidos. Firmar para recibirlo después de confirmar que el contenido es correcto. Después de firmar para recibirlo, el documento se puede imprimir y restaurar en papel. Si la empresa lo necesita, los archivos se pueden descifrar o reenviar según las normas. Además, el sistema cuenta con una función de aviso de mensajes para facilitar a los usuarios el trámite inmediato de documentos oficiales.
1.5.2.1 Recepción de documentos oficiales
La recepción de documentos oficiales la completa automáticamente el sistema Una vez recibida una nueva comunicación, el sistema dará automáticamente un mensaje de notificación.
1.5.2.2 Recibo de archivo
El destinatario puede firmar o rechazar el documento recibido. Después de firmar, el sistema enviará automáticamente una información de recibo al remitente para facilitar el seguimiento del archivo. Los envíos que no cumplan con los requisitos se pueden devolver y el motivo del rechazo debe completarse al rechazar el envío.
1.5.2.3 Procesamiento de documentos
Después de que el usuario firma el documento, el documento puede procesarse. El número de copias imprimibles está limitado por el remitente. Lo que hace el usuario con el documento oficial. Todos los documentos operativos siempre están cifrados. Finalmente, para poder reutilizar los datos en su propio sistema ofimático, es necesario descifrar los documentos oficiales.
1.5.3 Estadísticas de consultas
La función de consulta y recuperación de archivos se realiza mediante la combinación de la plataforma de soporte de aplicaciones y la tecnología central de Shusheng, que facilita a los usuarios rastrear, buscar y administrar archivos.
La función estadística puede generar una variedad de formularios de informes según las necesidades del negocio.
1.5.4 Gestión de sellos electrónicos
Basado en la tecnología de procesamiento de seguridad y la tecnología de sello electrónico única de Shusheng Company, el sellado electrónico se realiza en documentos en formato Shusheng Sep. Una vez completado el estampado, el sello electrónico tiene las características de indivisibilidad, visualización difusa, seguridad y visualización fiel después de la impresión en papel, lo que garantiza plenamente la autoridad del usuario del sello y la estandarización de los documentos electrónicos.
El sello electrónico debe utilizar el sello oficial físico como plantilla. La fuente de la imagen del sello se obtiene escaneando la impresión del sello físico para garantizar que las características de la imagen del sello electrónico y del sello físico sean completamente consistentes. Utilice cifrado de hardware para generar sellos electrónicos. Al crear un sello electrónico, puede especificar el alcance de uso del sello electrónico (vincular una tarjeta de cifrado) para mejorar aún más la seguridad del sello electrónico durante su uso. El sello electrónico se almacena en un medio extraíble (se recomienda un disco U). Al realizar un sello electrónico, es necesario especificar el nombre del sello, el responsable, el aprobador y otros elementos del sello. El administrador de sellos puede utilizar la herramienta de producción de sellos electrónicos para crear múltiples sellos según las necesidades comerciales reales. 1.5.5 Recuperación de texto completo
Los archivos en formato ShuSheng SEP admiten la recuperación de texto completo. Combinados con los principales motores de recuperación de texto completo (también pueden ser motores de recuperación de texto completo propiedad del usuario), puede lograrlo. recuperación precisa y de alta velocidad de información masiva de documentos SEP. Los resultados de la búsqueda se pueden resaltar en el archivo SEP.
1.5.6 Gestión de registros del sistema
Los registros del sistema se utilizan para registrar información relacionada con el funcionamiento del sistema y para monitorear el estado de funcionamiento del sistema. Cuando ocurre un problema en el sistema, puede ayudar al administrador de la computadora del cliente a determinar rápidamente la ubicación de la falla del sistema. Los registros de usuario se utilizan para registrar todas las operaciones del usuario en el sistema y todos los comportamientos de los usuarios en el sistema se pueden monitorear a través de la administración de registros de usuarios; El registro del sello se utiliza para registrar todas las operaciones en el sello para consultas y estadísticas futuras.
1.5.7 Gestión y mantenimiento del sistema
La gestión del sistema incluye las funciones de gestión de todo el sistema de transmisión electrónica de documentos. Es una herramienta auxiliar de gestión con la finalidad de ayudar al normal funcionamiento del mismo. el sistema de transmisión de documentos electrónicos. Las funciones de gestión del sistema incluyen gestión de usuarios, gestión de roles, gestión de permisos, gestión de parámetros del sistema, etc. Este módulo ha completado una gran cantidad de configuraciones de parámetros. El uso de estos contenidos de configuración puede reducir el trabajo de mantenimiento del programa, mejorar la portabilidad y reutilización del programa del sistema y también facilitar la implementación y el mantenimiento de los implementadores o usuarios.