¿Cuáles son los equipos de oficina más utilizados para los servicios de secretaría?
¿Cuáles son los equipos de oficina más utilizados por las secretarias?
En el estudio normal, muchas personas suelen perseguir a los profesores en busca de puntos de conocimiento que se refieren a los puntos clave de conocimiento de un determinado módulo. , contenido principal, partes clave. ¡Dominar los puntos de conocimiento es la clave para mejorar nuestro desempeño! A continuación se muestran los equipos de oficina de uso común para trabajos de secretaría que he recopilado cuidadosamente. Bienvenido a leer. Espero que les guste.
¿Cuáles son los equipos de oficina más utilizados por las secretarias?
1. Teléfono
El teléfono es un dispositivo de comunicación que utiliza corriente y ondas de radio para propagar el sonido, y se ha convertido en una herramienta de comunicación indispensable para las personas.
1) Teléfono controlado por programa
Un teléfono controlado por programa es un teléfono automático que realiza transferencia automática bajo el control de un programa informático electrónico. Dispone de marcación automática, rellamada múltiple,. y sincronización automática, almacenar números de teléfono, llamadas con manos libres y otras funciones, han sido ampliamente utilizadas en nuestro país.
2) Videoteléfono
El videoteléfono es un producto de la combinación de tecnología de comunicación telefónica, tecnología de televisión, circuitos integrados a gran escala y tecnología de procesamiento digital. Este nuevo tipo de equipo de comunicación no sólo puede transmitir sonidos, sino también escenas en vivo de ambas partes de la llamada, así como información de imágenes como documentos, gráficos y objetos físicos. Un videoteléfono se compone principalmente de tres partes: un teléfono, una cámara de televisión y un receptor de televisión. Durante una llamada, la cámara se usa para transmitir la imagen en vivo a la otra parte y el receptor se usa para mostrar la imagen en vivo de la otra parte en la pantalla. El videoteléfono es una tendencia en el desarrollo de la industria telefónica.
3) Teléfono móvil
La comunicación móvil se refiere a la comunicación entre un punto móvil y un punto fijo o dos puntos móviles. Esta es una comunicación que combina comunicación por cable y comunicación inalámbrica. . Los teléfonos móviles se utilizan ampliamente en nuestro país y tendrán amplias perspectivas de desarrollo.
2. Máquina de fax
El fax es una tecnología de comunicación que utiliza circuitos cableados o circuitos inalámbricos para transmitir originales auténticos de diversos gráficos y textos a largas distancias.
1) Cómo operar la máquina de fax
Al enviar, primero coloque el documento original que se enviará en la máquina de fax y seleccione los parámetros de envío (densidad de línea de escaneo, contraste) de acuerdo con la condición original, y luego marque el número de teléfono de la otra parte. Después de escuchar la señal de respuesta, significa que la otra parte ha encendido el teléfono y está lista para recibir. En este momento, puede presionar el botón INICIO para. Empieza a enviar y baja el micrófono. Una vez completado el envío, la máquina de fax vuelve automáticamente al modo de espera.
Cuando el receptor recibe la llamada del remitente, puede dejar el micrófono después de la llamada y presionar el botón INICIO para comenzar a recibir hasta completar la recepción.
2) Reemplace el papel de registro
Tome Ricoh RIFAX580 como ejemplo para explicar los pasos de reemplazo del papel.
(1) Abra la cubierta superior de la máquina de fax.
(2) Ajuste el panel lateral del papel de impresión a una posición adecuada para el ancho del papel de impresión y retire el panel lateral.
(3) Introducir el papel de registro, prestando especial atención a la dirección del rollo de papel. Saque el papel unos 5 cm más allá de la banda verde. Instale los paneles laterales y cierre la cubierta superior.
3) Precauciones al utilizar una máquina de fax
Preste atención a la calidad del documento original durante el funcionamiento para evitar accidentes como bloqueos y daños. Los documentos con papel demasiado grueso o demasiado fino, documentos arrugados, curvados, húmedos o con bordes irregulares no deben retirarse antes de enviarlos; para evitar posibles daños al documento, ya que puede provocar una falla mecánica cuando la máquina envía una señal de atasco de papel, el original atascado debe retirarse a tiempo.
3. Copiadoras electrostáticas
Las fotocopiadoras electrostáticas son equipos de precisión con muchas variedades y modelos, y sus propiedades estructurales también son diferentes. Al usarlo, el operador debe cumplir estrictamente con las especificaciones operativas de acuerdo con las condiciones específicas de la fotocopiadora utilizada para garantizar el funcionamiento normal de la fotocopiadora.
1) Pasos de funcionamiento de la fotocopiadora electrostática
(1) Arranque y precalentamiento. Después de encender el interruptor de encendido, el fusor comienza a precalentarse y calentarse. En este momento, la señal de espera de precalentamiento se muestra en el panel. Puede copiar después de que la señal desaparezca.
(2) Coloque el original. Coloque el original dentro de la línea de marca correspondiente en el cristal de copia. El tamaño del papel de copia (como B5, A4, etc.) y la dirección de alimentación del papel (vertical u horizontal) deben ser consistentes con el tamaño y la dirección de colocación del papel. original y luego utilice la cubierta. Presione firmemente el original.
(3) Selección e instalación del papel de copia. Después de seleccionar el tamaño del papel de copia, esponje el papel de copia para eliminar la electricidad estática y evitar que se adhiera. Retire el papel de copia roto, dañado o con rebabas para evitar afectar el funcionamiento normal de la máquina. Luego, alinee el papel y cárguelo en la papelera. e inserte la bandeja de papel en la máquina.
(4) Selección de ampliación de copia. Para fotocopiadoras con función de zoom, es necesario preestablecer la relación de zoom antes de copiar para que el tamaño del papel de copia pueda determinarse en consecuencia.
(5) Determinar el número de copias. Antes de copiar, use la tecla o perilla del número de copia para indicar el número establecido de copias. Si el valor preestablecido es incorrecto, también puede usar la tecla borrar para borrarlo y restablecerlo.
(6)Ajusta la exposición. Según la profundidad y el contraste del original, utilice la palanca (o perilla) de ajuste de concentración para cambiar el ancho de la rendija de luz o cambie el brillo de la lámpara de exposición para ajustar la exposición.
(7) Comience a copiar. Cuando la luz indicadora de calor se apaga y la luz indicadora de copia se enciende, puede presionar el botón de copia para comenzar a copiar.
(8)Copia completada. Una vez completada una copia, saque las copias de la bandeja de salida, organícelas y encuadernelas, retire los originales de la mesa de originales, organícelas y vuelva a colocarlas en sus lugares originales. Para las fotocopiadoras que se utilizan con frecuencia, no es necesario cortar la energía después de completar cada copia para mantener la máquina lista para imprimir, lo que puede acortar el tiempo de espera de precalentamiento en el futuro.
2) Defectos de calidad de la copia
Durante el proceso de copia, se producirán diversos defectos en las copias debido a razones técnicas, de equipo y de funcionamiento. Los defectos comunes en las copias incluyen fondo gris grande, colores claros, imágenes borrosas, tonos desiguales de las copias, puntos blancos o barras negras en copias todas en blanco, todas copias en negro; Analizar cuidadosamente las causas de los defectos y descubrir cómo solucionarlos es un paso importante para mejorar la calidad de las copias.
3) Cuidado y mantenimiento de fotocopiadoras electrostáticas
(1) Mantenimiento regular.
Cuando el número de copias realizadas por la fotocopiadora electrostática alcanza un cierto número, se deben limpiar y mantener las partes de la fotocopiadora que se contaminan fácilmente. Incluye principalmente eliminar la suciedad y el polvo de piezas que se contaminan fácilmente, como la placa fotosensible, el cable del electrodo, la cubierta protectora, la lente, el reflector, el rodillo de recogida, el rodillo de alimentación de papel, la placa de vidrio, etc., y soplarlos o limpiarlos.
(2) Inspección y mantenimiento periódicos.
Después de un uso prolongado de la fotocopiadora electrostática, sus piezas deben ser inspeccionadas y mantenidas exhaustivamente, lo que incluye principalmente limpieza, lubricación, ajuste y reemplazo de piezas de desgaste y piezas defectuosas.
(3) Reemplazo y reposición de materiales consumibles y piezas de desgaste.
En el uso diario de las fotocopiadoras electrostáticas, es necesario reemplazar y reponer periódicamente diversos materiales consumibles y piezas de desgaste. Incluye principalmente la sustitución del tambor fotosensible, reposición de tóner, reposición de papel de copia, etc.
4. Escáner
1) Habilidades de escaneo
Mientras mantiene el escáner, si desea obtener una mejor calidad de imagen escaneada, es mejor dominar ciertas habilidades de escaneo. Debido a que al usar el mismo escáner para escanear la misma imagen, algunas personas escanearon la imagen con muy buena calidad, mientras que otras escanearon la imagen con una falta de jerarquía y color. En comparación con la imagen escaneada, puede haber una gran diferencia. , así que aquí hay algunos consejos para escanear.
(1) Determine el método de escaneo apropiado.
Con un escáner, puede escanear imágenes, texto, fotografías, etc. Los diferentes objetos escaneados tienen diferentes métodos de escaneo. Abra la interfaz del controlador del escáner y descubra que el programa ofrece 3 opciones de escaneo. Entre ellas, el modo "blanco y negro" es adecuado para originales con texto negro sobre papel blanco. El método "Escala de grises" es adecuado para manuscritos que contienen imágenes y texto. Este tipo de escaneo tiene en cuenta tanto el texto como las imágenes con múltiples niveles de escala de grises.
El modo "foto" es adecuado para escanear fotografías en color. Requiere muestreo y almacenamiento de varios niveles de los tres canales de rojo, verde y azul. Antes de escanear, primero debe elegir un método de escaneo adecuado según el objeto a escanear, para poder obtener mejores resultados de escaneo.
(2)Establezca el tamaño del archivo.
No importa si el objeto que se escanea es texto, imagen o fotografía, será una imagen después de ser generada por el escáner y, por lo tanto, el tamaño de la imagen está directamente relacionado con el tamaño de la capacidad del archivo. , el tamaño del archivo debe configurarse correctamente al escanear. Normalmente, los escáneres pueden calcular automáticamente el tamaño del archivo al obtener una vista previa de una copia sin formato, pero comprender cómo se calcula el tamaño del archivo puede ayudarle a tomar decisiones adecuadas al administrar los archivos escaneados y determinar la resolución del escaneo. La fórmula de cálculo para archivos de imágenes binarias es: tamaño horizontal × tamaño vertical × (resolución de escaneo) 2/8. La fórmula de cálculo para archivos de imágenes en color es: tamaño horizontal × tamaño vertical × (resolución de escaneo) 2 × 3.
(3) Encuentre la mejor área de escaneo en la placa de vidrio.
Para obtener la mejor calidad de escaneo de imágenes, las personas pueden encontrar la mejor área de escaneo del escáner y luego colocar aquí los objetos que deben escanearse para obtener los mejores y más fieles efectos de imagen. . Los pasos específicos para buscar son los siguientes: Primero, configure todos los controles del escáner en automático o predeterminado, seleccione todas las áreas, luego escanee una muestra en blanco, blanca u opaca a baja resolución, luego use un software de procesamiento de imágenes profesional. Abra la muestra en Photoshop; y utilice el comando de ecualización (elemento del menú Ecualizar) en el software para procesar la muestra. Después del procesamiento, puede ver dónde hay grietas, rayas y puntos negros en el escáner. Se puede imprimir este archivo y recortar las mejores áreas (es decir, las áreas más estables) para ayudar a colocar la imagen.
2) Preguntas frecuentes sobre el uso del escáner
(1) Cuando se enciende el interruptor del escáner, el escáner emite un sonido anormal. Esto se debe a que algunos modelos de escáneres tienen cerraduras, cuyo propósito es bloquear el conjunto de lentes para evitar vibraciones durante el transporte. Por lo tanto, la cerradura debe abrirse antes de encender el interruptor de encendido del escáner.
(2) No hay respuesta después de encender el escáner. Algunos modelos de escáneres ahorran energía. La luz solo se encenderá al ingresar a la interfaz de escaneo y se apagará automáticamente al salir.
(3) "Escáner no encontrado" aparece al escanear. Este fenómeno puede deberse a que primero se enciende el host y luego el escáner. Puede reiniciar la computadora o actualizarla en la administración de dispositivos.
(4) El escáner muestra el mensaje "Espacio insuficiente en el disco duro o memoria insuficiente" al escanear. Primero, confirme si el disco duro y la memoria son suficientes. Si el espacio es grande, verifique si la resolución de escaneo configurada es demasiado grande, lo que resulta en un volumen excesivo de datos de archivo.
(5) El tiempo de escaneo es demasiado largo. Verifique la capacidad restante del disco duro y optimice el espacio del disco duro. Primero elimine los archivos TMP inútiles, realice Scandisk y luego Defrag o SpeedDisk. Nota: Si la resolución de escaneo real final se establece en un valor superior a la resolución óptica del escáner, la velocidad de escaneo será más lenta, lo cual es normal.
3) Cómo mantener el escáner durante su uso
(1) Proteja los componentes ópticos.
La configuración de conversión fotoeléctrica del escáner es muy delicada y la posición de la lente óptica o lente reflectante tiene un gran impacto en la calidad del escaneo. Por lo tanto, las personas no deben cambiar la posición de estos dispositivos ópticos casualmente durante el trabajo y, al mismo tiempo, tratar de evitar la vibración o inclinación del escáner.
(2) Realizar trabajos de limpieza periódicos.
Si cae polvo u otras impurezas sobre la placa de vidrio, las lentes reflectantes y las lentes del escáner, la luz reflejada del escáner se debilitará, afectando así la calidad del escaneo de la imagen. Por esta razón, las personas deben usar el escáner en un ambiente libre de polvo o polvo. Después de su uso, el escáner debe cubrirse con una cubierta antipolvo para evitar que entre más polvo.
5． Cámara
Las cámaras digitales son equipos de grabación de alta precisión. Al igual que la fotografía tradicional, las cámaras digitales también tienen problemas como la impermeabilidad, el polvo y los golpes. Por lo tanto, se debe prestar suficiente atención al conocimiento del mantenimiento diario de las cámaras digitales. .
1) Siga estrictamente las instrucciones.
Las cámaras digitales son instrumentos de precisión y complejos de manejar. Por lo tanto, debe seguir estrictamente los pasos de operación del manual; de lo contrario, se producirán fácilmente fallas y fallas.
2) Proteja la tarjeta de memoria
Las tarjetas de memoria de las cámaras digitales son muy pequeñas y delgadas, y se rompen fácilmente. La pieza de interfaz metálica en la base se contamina y raya fácilmente. La forma más segura es colocar la tarjeta de memoria en una caja de embalaje especial y dentro de la cámara. Las tarjetas de memoria deben almacenarse en un ambiente seco en momentos normales. Las tarjetas de memoria que ya contienen archivos de imágenes deben almacenarse lo más lejos posible del magnetismo y de las altas temperaturas.
3) Proteger la pantalla LCD
Generalmente, las cámaras digitales cuentan con pantallas LCD, las cuales deben protegerse durante su uso para evitar que la pantalla se raye y afecte la observación de la imagen.
4) Apague la alimentación cuando se conecte a la computadora.
Al descargar las imágenes de la cámara digital a la computadora, debe conectar la cámara digital a la computadora con cables. Antes de realizar la conexión, asegúrese de apagar la computadora y la cámara digital para evitar dañar la cámara digital debido a la operación en vivo.
5) Mantenga la cámara limpia.
La suciedad en la lente reducirá seriamente la calidad de la imagen, provocará manchas o debilitará el contraste de la imagen.
Sistema de gestión diaria del equipamiento de oficina
Capítulo 1 Principios Generales
1. Finalidad. Para garantizar el funcionamiento normal del equipo de oficina de la empresa y mejorar la eficiencia de trabajo y la vida útil del equipo de oficina, este sistema está especialmente formulado.
2. Ámbito de aplicación. Los equipos de oficina a que se refiere este sistema incluyen principalmente computadoras de escritorio, impresoras, fotocopiadoras, teléfonos, máquinas de fax, proyectores, computadoras portátiles, walkie-talkies, etc.
3. Responsabilidades de los departamentos relevantes.
1. El Departamento de Recursos Humanos y Gestión Administrativa es el principal responsable de la aceptación de solicitudes de compra, adquisición, almacenamiento, distribución, reparación y mantenimiento, y reposición de equipos de oficina.
2. Con la aprobación del director general, algunos departamentos también pueden adquirir equipos por su cuenta. Por ejemplo, el departamento de guardias de seguridad puede comprar walkie-talkies por su cuenta.
3. El departamento de uso de equipos es el principal responsable de la compra, uso, almacenamiento, reparación y mantenimiento de los equipos de oficina.
Capítulo 2 Gestión Diaria del Equipo de Oficina
1. Solicitud y compra de equipo de oficina.
1. Los miembros del personal presentan una solicitud para la compra de equipo de oficina según sea necesario, completan el "Formulario de requisitos de equipo de oficina" y lo envían al jefe del departamento, el jefe del Departamento de Recursos Humanos y Gestión Administrativa. y el director general para su aprobación; la cantidad de equipo comprado. Cualquier cantidad superior a 2.000 yuanes requiere la aprobación de la junta.
2. Previa aprobación de los directivos de la empresa y del consejo directivo, será adquirido por personal dedicado del Departamento de Recursos Humanos y Gestión Administrativa.
2. Recepción de material de oficina.
1. El departamento de demanda de equipos acude al almacén (responsable del Departamento de Recursos Humanos y Gestión Administrativa) para recoger los equipos según el “Listado de Demanda de Equipos de Oficina” aprobado.
2. Numerar los equipos recibidos por el departamento para inventario.
3. Uso y mantenimiento del material ofimático.
1. Antes de utilizar el equipo, debe leer detalladamente el manual de operación y operarlo en estricta conformidad con las especificaciones operativas. Los supervisores de cada departamento son responsables de la supervisión e inspección.
2. Mantenimiento y reparación de diversos tipos de equipos de la empresa. Cada departamento deberá consultar las especificaciones, utilizarlas correctamente y prestar atención al mantenimiento diario.
3. El Departamento de Recursos Humanos y Gestión Administrativa supervisará e inspeccionará el funcionamiento y mantenimiento del equipo de oficina, y registrará y archivará el mantenimiento y reposición de piezas del equipo.
IV. Gestión del mantenimiento de equipos de oficina
1. Cuando el equipo falle y no pueda ser utilizado, el usuario del equipo deberá reportarlo al administrador de red del Departamento de Recursos Humanos y Gestión Administrativa para manejo si el administrador de la red no puede manejarlo, se puede reportar al departamento de soporte técnico del hospital, si no se puede resolver, el departamento de recursos humanos y gestión administrativa se comunicará con el proveedor para reportarlo para su reparación;
2. Para equipos dentro del período de garantía, el departamento de recursos humanos y gestión administrativa debe contactar al proveedor para las reparaciones para equipos fuera del período de garantía, las reparaciones deben realizarse de acuerdo con el plan de reparación más viable económicamente; , incluida la tarea de confiar a un proveedor de mantenimiento para completar la tarea, el supervisor del departamento completará el "registro de mantenimiento" en el formulario de mantenimiento del equipo de acuerdo con la situación real de mantenimiento.
5. Establecimiento de expedientes de mantenimiento
1. Todo mantenimiento de equipos debe establecer un expediente de mantenimiento completo, el cual es gestionado por el Departamento de Recursos Humanos y Gestión Administrativa, incluyendo principalmente el nombre del equipo. y la fecha de mantenimiento, fenómeno de falla, causa de falla, contenido de mantenimiento, costo de mantenimiento, unidad de mantenimiento, etc.
2. El Departamento de Recursos Humanos y Gestión Administrativa deberá recopilar periódicamente estadísticas y resumir la situación del mantenimiento, proponer medidas preventivas y de superación de las causas de las diversas averías y notificar al departamento usuario para que tome precauciones.
VI.Supervisión del uso de equipos de oficina
1. El Departamento de Recursos Humanos y Gestión Administrativa es responsable de realizar inspecciones irregulares sobre el uso de equipos de oficina.
2. El Departamento de Recursos Humanos y Gestión Administrativa tiene la facultad de imponer sanciones a quienes utilicen equipos de oficina en violación de la normativa.
VII.Inventario y compensación del equipo de oficina
1. El Departamento de Recursos Humanos y Gestión Administrativa es responsable de clasificar todo el equipo de oficina de la empresa, y establecer un libro de gestión de equipo de oficina, y hacer un inventario cada seis meses. Verifique una vez y asegúrese de que las cuentas sean consistentes.
2. Durante la vida útil especificada, si el equipo de oficina sufre daños, pérdida, robo, etc. por motivos personales, las pérdidas económicas ocasionadas correrán a cargo del particular.
8. Eliminación de chatarra de material de oficina.
1. Revisión de chatarra. Se debe revisar cuidadosamente la lista de artículos desechados presentados por cada departamento luego de confirmar que no se pueden reutilizar, solo se podrán desguazar después de ser firmados por el Departamento de Administración y Recursos Humanos y el Gerente General.
2. Para el equipo de oficina que se decide desechar, el departamento de recursos humanos y gestión administrativa deberá registrarlo y anotar en el desecho de chatarra el nombre, precio, cantidad y demás aspectos relevantes de la eliminación de chatarra. libro.
3. Los productos de desecho serán almacenados y procesados de forma centralizada por el Departamento de Recursos Humanos y Gestión Administrativa y no serán desechados a voluntad.
Capítulo 3 Gestión Clasificada de Equipos de Oficina
1. Gestión del Uso Informático
(1) Personal Especializado para Recogida y Gestión
1. A cada computadora se le asigna una persona designada para que sea responsable de las operaciones diarias, y no se permite que otro personal la use a voluntad.
2. Los usuarios de computadoras deben configurar la administración de contraseñas. Las contraseñas son secretos de la empresa y no deben revelarse a nadie sin aprobación.
(2) Normas de funcionamiento de la computadora
1. Está estrictamente prohibido realizar asuntos no relacionados con su trabajo en la computadora y está estrictamente prohibido usar la computadora para jugar. .
2. No se permite el uso de discos U que no hayan sido revisados en busca de virus para evitar la intrusión de virus.
3. Está estrictamente prohibido copiar o filtrar documentos e información confidencial que involucre a la empresa sin permiso.
(3) Protección antivirus
1. Para las computadoras conectadas a Internet, nadie puede copiar software o documentos de la red sin aprobación.
2. La instalación del software informático (excepto el software restringido por el hospital) la decide el departamento usuario.
3. El software del juego no puede instalarse en ningún ordenador.
4. Asegúrese de que el software esté libre de virus antes de usarlo.
(4) Protección del hardware
1. Nadie podrá desmontar los equipos informáticos utilizados sin la aprobación del Departamento de Recursos Humanos y Gestión Administrativa.
2. Al desmontar equipos informáticos se deben tomar medidas antiestáticas.
3. Después del mantenimiento del hardware, se debe restaurar todo el equipo.
4. Los jefes de cada departamento deben cumplir concienzudamente con sus responsabilidades en el uso y mantenimiento de las computadoras y equipos de soporte de sus departamentos.
5. Los jefes de cada departamento deben tomar las medidas necesarias para garantizar que las computadoras y el equipo de soporte del departamento estén siempre limpios y en buenas condiciones.
6. Los equipos informáticos clave deben estar equipados con las instalaciones necesarias de apagado y relé para proteger el suministro de energía.
(5) Mantenimiento de la computadora
1. Mantener la computadora limpia. Está estrictamente prohibido tocar la pantalla con las manos u objetos punzantes. Los usuarios deben salir del sistema y apagarlo. antes de partir.
2. Organice periódicamente los datos del ordenador, realice copias de seguridad y elimine archivos innecesarios para garantizar la velocidad y el almacenamiento del ordenador.
2. Gestión del uso del teléfono
1. Los teléfonos son gestionados por el Departamento de Recursos Humanos y Gestión Administrativa, siendo los responsables de cada departamento los responsables de supervisar y controlar su uso.
2. Cada llamada debe ser concisa y concisa para evitar líneas ocupadas y que consuman mucho tiempo y desperdicio de dinero.
3. Están prohibidas las llamadas telefónicas privadas.
4. Si el teléfono falla, se puede informar al departamento de mantenimiento de ingeniería para su reparación.
3. Gestión de impresoras y fotocopiadoras
1 Para garantizar el funcionamiento seguro de la fotocopiadora, el tiempo que lleva encenderla cada día no debe ser demasiado largo.
2. Después de imprimir o copiar, los documentos deben retirarse a tiempo para evitar la confidencialidad.
3. Está prohibida la impresión o copia de información privada.
IV. Gestión del uso de la máquina de fax
1. La máquina de fax está ubicada en la oficina del Departamento de Administración y Recursos Humanos, y otros departamentos pueden utilizarla aquí si la necesitan. él.
2. No se permite transmitir información personal por fax y los documentos confidenciales deben ser aprobados por el líder.
3. Después de salir del trabajo todos los días, los faxes están configurados para recibirse automáticamente para evitar perder documentos importantes.
5. Gestión del uso del proyector
1. Si el proyector se coloca en la sala de conferencias de la empresa, el departamento usuario debe solicitarlo al responsable del Departamento de Administración y Recursos Humanos .
2. Los proyectores se utilizan para reuniones y formación de empresas y departamentos.
VI.
2. Los ordenadores portátiles se utilizan para reuniones y formación de empresas y departamentos.
3. Por necesidades laborales, si pide prestado un ordenador portátil a su nombre, deberá rellenar el "Formulario de préstamo de ordenador portátil".
7. Gestión del uso de walkie-talkies
1. Los walkie-talkies se utilizan principalmente en el departamento de guardias de seguridad.
2. No está permitido chatear mediante walkie-talkie durante el horario laboral.
3. El walkie-talkie es para uso exclusivo de la persona designada y no se prestará a personas ajenas.
8. Gestión del uso de otros equipos de oficina
1. Gestión dedicada. Todo el equipo de oficina de la empresa debe ser administrado por personal designado. El uso por parte de otro personal debe ser aprobado por. la persona a cargo del equipo.
2. Los equipos de oficina deben recibir un mantenimiento periódico para evitar que envejezcan y afecten su uso.
3. Los usuarios de equipos de oficina deben garantizar la seguridad del equipo. Si el equipo se pierde por culpa del usuario, deben ser responsables. ;