Herramientas de gestión del tiempo (3): cuatro cuadrantes de la gestión del tiempo
Inclínate ante el escritorio, siendo perseguido por todos los asuntos triviales del trabajo;
Trabajando horas extras y trabajando duro, el ajetreo parece no tener fin;
Mirando de cerca la computadora, inmerso en correos electrónicos e incapaz de liberarme de la redacción;
"Extinción de incendios" en todas partes, el tiempo limitado se divide en pedazos, incapaz de completar objetivos y planes como se esperaba...
"Cuatro Cuadrantes de la Gestión del Tiempo" (también conocido como La matriz de gestión del tiempo) consiste en dividir las cosas por hacer según los grados "importantes" y "urgentes", nos guían para clasificar los asuntos en el trabajo y la vida. en los cuadrantes correspondientes, para luego asignar el tiempo según la prioridad de los asuntos, ayudándonos a ser administradores eficientes del tiempo.
El primer cuadrante (urgente, sin importancia): En el trabajo diario, dedicamos mucho tiempo a hacer cosas urgentes y sin importancia. Bromas repentinas, participación en algunas reuniones irrelevantes o permanecer en la repetición de trabajos de bajo valor. Con el tiempo, nosotros mismos perderemos importancia.
El segundo cuadrante (urgente, importante): En el trabajo diario, también invertimos mucho tiempo en "apagar incendios". Cuando la oficina de impuestos viene al mostrador para verificar las cuentas, tenemos que responder con prontitud; cuando un producto sufre una tormenta, los clientes quieren una explicación y necesitan ser atendidos de manera oportuna; cuando los líderes quieren un plan de emergencia, deben hacerlo; bajen las manos y trabajen en el borrador. La "extinción de incendios" alteró nuestro ritmo de trabajo y nos dejó apurados.
El tercer cuadrante (importante, no urgente): este tipo de trabajo se puede realizar hoy o mañana. Nuestro enfoque es posponerlo habitualmente. Quiero hablar con mis subordinados que tienen pensamientos fluctuantes sobre su desarrollo profesional, pero siempre pierdo las oportunidades adecuadas. Quiero pensar en cómo mejorar mi trabajo en la siguiente etapa, pero parece difícil encontrar un espacio de tiempo para hacerlo; cálmate y piensa; quiero sacar un certificado profesional, parece que aún falta mucho para el momento del examen, así que estoy procrastinando y sin estudiar. Sin embargo, si este tipo de trabajo y cosas se siguen postergando, se vuelven cosas "importantes y urgentes", lo que a su vez nos oprime y empezamos a "apagar incendios" nuevamente.
El cuarto cuadrante (ni importante, ni urgente): pocas personas admiten que invierten tiempo en este cuadrante, pero si utilizamos un "registro de tiempo" para realizar un seguimiento de nuestro tiempo, descubriremos que tenemos Pasamos mucho tiempo navegando por Douyin, leyendo titulares, viendo dramas o charlando en WeChat. Estos fenómenos de "cabeza" impregnan nuestro trabajo y nuestra vida en todo momento, afectando nuestra eficiencia laboral y también haciendo perder tiempo con nuestra familia y amigos. Disfruta de preciosos momentos de diversión.
El primer paso es utilizar el "Registro de tiempo" para realizar un seguimiento del tiempo y determinar dónde se ha ido. Utilice un registro de tiempo para registrar su horario diario y luego categorice y organice los elementos de trabajo. También puede utilizar una tabla de Excel para representar el consumo de tiempo como porcentaje, lo que resultará más intuitivo.
El segundo paso es encontrar las tareas clave en el trabajo. Primero, en torno al objetivo de trabajo, resuma y enumere los elementos de trabajo relacionados con él, tal vez 15 elementos o tal vez 20 elementos. En segundo lugar, debe pensar "si usted debe ocuparse de estos asuntos y si otros pueden hacerlo por usted", "si estos asuntos pueden delegarse en otros", "si estos asuntos deben llevar tanto tiempo", etc. ., y dividir los asuntos relevantes en tres series. Delegar los asuntos que no requieran acción física a otros o simplemente omitirlos. Finalmente, condense los asuntos relevantes en 3 a 5 tareas clave y haga coincidir las tareas con el tiempo.
El tercer paso es el principio de funcionamiento de los cuatro cuadrantes de la gestión del tiempo: comparar la variedad de asuntos y asignar el tiempo de manera razonable.
En el primer cuadrante (urgente, no importante), es bueno hacerlo tú mismo si tienes tiempo, pero también debes aprender a autorizar y capacitar a tus subordinados para que lo hagan, o dejar que otros lo hagan para ti, sólo para controlar el progreso. En el segundo cuadrante (importante, urgente), es necesario asignar tiempo y concentrarse en el procesamiento, pero también aprender a establecer procesos, comunicarse bien y trabajar juntos con la ayuda de otros para lograr los mejores resultados laborales. El tercer cuadrante (importante, no urgente), invertir tiempo fragmentado, pensar sistemáticamente, aclarar los métodos de trabajo, asegurarse de trazar un cronograma, estar atento al proceso, evitar retrasos y ser óptimo. El cuarto cuadrante (ni importante, ni urgente) pertenece a la serie tres. Si omitirlo directamente no afecta la consecución del objetivo, debes reducir tu inversión de tiempo y tratar de no hacerlo.
Los cuatro cuadrantes de la gestión del tiempo nos dicen qué hacer en qué etapa y nos proporcionan la forma correcta de hacer las cosas. Sin embargo, este método requiere un uso eficaz del "registro de tiempo" para la reflexión antes de que pueda ser óptimo.
El secreto de la gestión del tiempo varía de persona a persona, y la adaptabilidad de los diferentes métodos de gestión del tiempo también es muy diferente.
Solo asignando el tiempo de manera eficiente y racional y ocupándote de las cosas más importantes podrás convertirte en el dueño del tiempo.