¿Qué hace la gestión documental?
La gestión documental se encarga principalmente de la revisión, almacenamiento, clasificación y recuperación de documentos, hojas de cálculo, gráficos e imágenes escaneadas.
La gestión de archivos de proyectos de construcción es principalmente responsable de la revisión, almacenamiento, clasificación y recuperación de documentos, hojas de cálculo, gráficos e imágenes escaneadas relacionados con los proyectos de construcción.
1. Contenido del trabajo:
Cada texto tiene un registro similar a una ficha, que registra información como el autor, la descripción del documento, la fecha de creación y el tipo de aplicación utilizada. Estos documentos generalmente se archivan en cintas magnéticas más económicas o, en casos especiales, en discos ópticos de lectura y escritura.
2. Elementos del sistema de gestión documental:
(1) Qué tipos de documentos y otros contenidos se pueden crear en la organización.
(2) Qué plantillas utilizar para cada tipo de documento.
(3) Qué metadatos se proporcionan para cada tipo de documento.
(4) Dónde almacenar los documentos en cada etapa del ciclo de vida del documento.
(5) Cómo controlar el acceso a los documentos en cada etapa del ciclo de vida del documento.
(6) Cómo se mueven los documentos dentro de la organización cuando los miembros del equipo trabajan juntos en la creación, revisión, aprobación, publicación o disposición de los documentos.
(7) Qué políticas se deben aplicar a los documentos para auditar las operaciones relacionadas con documentos, retener o eliminar documentos de manera adecuada y proteger el contenido importante para la organización.
(8) Cómo transformar los documentos cuando pasan de una etapa a otra en su ciclo de vida.
(9) Cómo se consideran registros corporativos los documentos, en cuyo caso deben conservarse de acuerdo con los requisitos legales y los lineamientos de la empresa.
3. Los principales pasos de implementación de la gestión de documentos:
(1) Determine la función de gestión de documentos y asegúrese de que su plan incluya comentarios de los líderes de proyectos importantes de la organización. equipo para implementar la solución y usted sabe quién participará en el proceso de gestión de documentos. Sistema colaborativo de gestión de documentos Zhide E6 Para obtener detalles sobre cómo crear un equipo de planificación de la gestión de documentos, consulte Identificación de participantes en la gestión de documentos y líderes de proyecto.
(2) Analizar el propósito del documento. Después de identificar a las personas que usan el documento, determine el tipo de documento que usan y cómo lo usan. Para obtener más información, consulte Análisis del propósito del documento.
(3) Planificar la estructura organizativa de los documentos. Puede colocar documentos en bibliotecas, sitios de grupo y portales. Office SharePoint Server 2007 proporciona una variedad de capacidades de almacenamiento y organización de documentos, desde sitios especializados, como bibliotecas de registros, hasta bibliotecas de documentos de formato libre para la creación y colaboración de documentos ad hoc.
(4) Planificar tipos de contenido Utilice tipos de contenido para organizar información sobre tipos de documentos, como metadatos, plantillas de documentos, políticas y flujos de trabajo. Este es un paso esencial para ayudarle a organizar sus documentos y hacer cumplir la coherencia en toda su organización.
(5) Planificar el control de contenido Puede planificar el nivel de control adecuado para cada tipo de contenido y ubicación de almacenamiento. Por ejemplo, para una biblioteca de documentos, puede programar que se requiera el registro y la salida y utilizar la gestión de derechos de información para evitar la distribución no autorizada de documentos. Para obtener más información, consulte Planificar el control de versiones, la aprobación de contenido y el pago.
(6) Planificar el flujo de trabajo Al planificar el flujo de trabajo para su organización, puede controlar y realizar un seguimiento de cómo se mueven los documentos entre los miembros del equipo a medida que cada participante colabora durante el ciclo de vida del documento.
(7) Estrategia de planificación Para cada tipo de contenido, se debe planificar una estrategia de gestión de la información para garantizar que los documentos se auditen, retengan o procesen adecuadamente de acuerdo con los requisitos institucionales y legales de la organización.
Información ampliada:
Características de la gestión de documentos:
1. Presentación jerárquica:
Almacenamiento jerárquico de documentos y forma de presentación, Realiza documentos. más fácil de revisar.
2. Gestión de permisos:
Sistema de permisos de administrador basado en documentos de estructura jerárquica. A través de catálogos de documentos y administradores de tipos de documentos, se satisfacen las necesidades de confidencialidad de los documentos y acceso a permisos.
3. Publicación de documentos:
La publicación interna de documentos permite que el documento se publique en la interfaz interna de revisión de documentos.
4. Importar y exportar:
Importar y exportar documentos significa exportar el documento especificado desde el sistema seleccionándolo, restaurar su contenido desde el archivo correspondiente al sistema y convertirlo. en un documento. Esto permite que los documentos se almacenen como archivos con una estructura específica para realizar copias de seguridad o compartir recursos, lo que proporciona una buena manera de realizar copias de seguridad de documentos, migrar documentos, compartir datos, etc.
5. Documento adjunto:
El documento adjunto cambia el atributo de un documento que solo registra información de texto y lo amplía para permitir el almacenamiento adicional de archivos, materiales de audio y video, etc. a través del documento.
Enciclopedia Baidu - Gestión de documentos