¿Cuál es la diferencia entre la clasificación de archivos de agencias gubernamentales y la clasificación de gestión de archivos empresariales?

Método de clasificación de archivos corporativos Sustituir nombre de categoría Sustituir nombre de categoría A Archivos documentales categoría C Archivos contables categoría J Construcción de capital categoría x Archivos audiovisuales categoría W Archivos físicos categoría T Archivos de temas especiales (1) Clasificación y organización de documentos y archivos 1. El principio de archivo sigue las reglas de formación natural de los documentos, mantiene la apariencia original y la integridad de los documentos, determina con precisión el período de almacenamiento de los documentos, se adapta a las necesidades de las aplicaciones de nuevas tecnologías y Facilita el almacenamiento y uso. De acuerdo con lo establecido en el ámbito de presentación, todos los documentos que deban presentarse deben estar completos y completos. 2. El programa de archivo y clasificación toma piezas como unidad de archivo y las clasifica y archiva pieza por pieza. Siga los pasos de clasificación, encuadernación, ordenamiento, numeración, encajonamiento y catalogación. El significado de "pieza": 2.1 Un solo documento es una sola pieza; 2.2 Varios informes, listas, álbumes, libros, publicaciones periódicas, etc., un volumen (libro) es una sola pieza 2.3 Versión original y final, el documento original y el; los anexos se combinan en uno solo; 2.4 el formulario de procesamiento de documentos (formulario) y los documentos a procesar se combinan en uno solo; 2.5 la comunicación y la respuesta se combinan en uno solo, si pertenecen a años diferentes, se pueden presentar por separado. 3. La clasificación se realiza paso a paso según año---departamento---período de almacenamiento. El año de presentación del documento está determinado por la fecha de formación del documento, es decir, el año de presentación del documento puede no coincidir con el año al que está destinado el contenido del documento. 4. Encuadernación 4.1 Retire los objetos metálicos oxidados de los documentos originales y vuelva a encuadernar (pegar) los documentos con alambre fino u otros adhesivos que no sean perjudiciales para el papel. Al encuadernar, el original está al frente y la versión final al reverso; la copia está al frente y la correspondencia al reverso; Numere las páginas en la esquina inferior derecha de cada página (esquina inferior izquierda de la página al dorso). Cada unidad puede probar diferentes métodos de encuadernación por su cuenta, pero los materiales de encuadernación seleccionados no deben oxidarse ni causar daños directos o indirectos al papel. 4.2 Todos los documentos de tamaño superior a A4 deben doblarse o cortarse según el tamaño de papel A4. Los documentos de menos de 16 quilates y dañados deben enmarcarse. Los documentos con letra ilegible deben copiarse. 4.3 Antes de introducir el texto del documento en el ordenador, no es recomendable utilizar látex o máquina de coser para encuadernarlo (porque afectará el posterior desacoplamiento y escaneo del documento). 5. Organizar: Primero separe los documentos y materiales archivados según el período de almacenamiento. Los documentos y materiales con el mismo período de almacenamiento se organizan según el tiempo y, en la medida de lo posible, los documentos y materiales que estén estrechamente relacionados (como los mismos). actividad, el mismo trabajo, la misma reunión) se organizan en Juntos. 6. Numeración 6.1 Estampe el número de archivo en el espacio en blanco encima de la primera página de cada archivo (consulte el formato en el anexo 1) y complete las columnas correspondientes. 6.2 Elementos y contenido de llenado del sello del número de expediente: Número de categoría: El número de categoría del expediente del documento es A. Período: El período de almacenamiento se divide en dos categorías, complete "largo plazo" o "corto plazo". Año: Año en que efectivamente se formó el expediente, marcado con cuatro números arábigos. Organización: No es necesario completar esta columna para las unidades, independientemente del número de organización. Número de pieza: con el año como límite, el número de secuencia de los archivos dentro del mismo período de almacenamiento se asigna a los archivos en el mismo año y el mismo período de almacenamiento, y los números de pieza no deben repetirse. 6.3 Una vez completado el trabajo de archivo anual, si se descubre que hay otros documentos y materiales que deberían archivarse pero que no se han archivado, los documentos se pueden numerar y archivar después de los documentos archivados. 7. Embalaje 7.1 Después de la numeración de los archivos, se debe cargar la caja del archivo (nuevo formato) en el orden de numeración y se debe completar el "número de archivo" en la parte posterior de la caja. (Ver imagen adjunta 3 para el estilo). Cada archivador sólo puede contener documentos del mismo año, del mismo departamento y del mismo período de almacenamiento. 7.2 Llene el formulario de preparación de documentos en el cuadro. Descripción de los documentos en la caja: Se utiliza principalmente para completar la información que necesita ser explicada como defectos, modificaciones, adiciones y destrucción de los documentos en la caja. Si no existe tal situación, no se podrá completar. en él temporalmente. Organizador: Complete el nombre de la persona que organiza y archiva los documentos en este cuadro. Fecha: Complete el año, mes y día de presentación. 8. Catalogación 8.1 Preparación del "Catálogo de archivos" 8.1.1 El "Catálogo de archivos" consta de cuatro partes: "Portada y contraportada del catálogo", "Formulario de registro del estado del archivo", "Descripción del archivo" y "Catálogo de documentos archivados". 8.1.2 El contenido de la "Caja de portada del catálogo" (consulte el formato en el Anexo 4) debe incluir seis elementos básicos, como el nombre de la unidad, el código de la unidad, la categoría, la organización, el término y el año; consulte el Anexo 2 para conocer el formato) ) El proyecto consta de cinco elementos básicos que incluyen código de unidad, número de categoría, organización, término y año. 8.1.3 El "Formulario de registro del estado de archivo" (consulte el formato en el Anexo 5) incluye: año, período de almacenamiento, número de elementos, unidad de almacenamiento y nombre, unidad receptora y nombre, y comentarios. Se deben cumplimentar diferentes formularios de registro para diferentes períodos de almacenamiento.

8.1.4 El contenido de las "Instrucciones de presentación" incluye: una descripción general del trabajo principal de la unidad de presentación este año, los cambios en las organizaciones internas y los principales líderes este año el estado de presentación de los documentos este año (incluida la organización del trabajo de presentación); , si los documentos y materiales están completos, Número de expedientes, defectos y problemas, etc.). 8.1.5 El "Directorio de documentos archivados" (consulte el formato en el Anexo 6) debe incluir los siguientes elementos básicos: número de pieza, persona responsable, número de documento, título, fecha, número de páginas. Si es necesario, se pueden agregar otros elementos, como por ejemplo. "Formato de documentos". Número de pieza: Ver 6.2. Persona responsable: La organización o individuo que prepara y emite el documento, es decir, el firmante del documento o la autoridad emisora. Número de documento: El número de documento del documento. Título: El título del documento, que generalmente debe copiarse fielmente. Si el texto original no tiene título, se le debe agregar un título, más un signo "[ ]"; si el texto original tiene título pero no se puede explicar el contenido del documento, se debe redactar nuevamente el título, y el título reescrito más un signo "[ ]" debe agregarse al título original. Fecha: se refiere a la fecha en que se creó el documento. Al completar, puede omitir las palabras "año", "mes" y "día", agregar un signo "." o "-" en la esquina inferior derecha del número que indica el año y el mes y usar cuatro dígitos arábigos. para expresar el año d.C. Número de páginas: se refiere al número de páginas válidas de cada documento archivado. Formato de archivo: se refiere al formato de archivo electrónico correspondiente al archivo archivado, como: doc, xls, ppt, jpg, txt, wps, pdf, etc. 8.1.6 Los directorios de archivos archivados de varios períodos de almacenamiento se vincularán en diferentes carpetas del directorio según los diferentes períodos de almacenamiento y se renovarán año tras año hasta que la carpeta del directorio esté llena. 8.1.7 El “Catálogo de Documentos Archivados” deberá realizarse por duplicado, uno de los cuales deberá entregarse en la Biblioteca y Centro de Archivos. 8.2 Preparar otras herramientas de búsqueda. Cada unidad debe optar por compilar algunas otras herramientas de recuperación de archivos según las necesidades reales, como "tabla de comparación de números de documentos", varios directorios temáticos de uso común, etc., para facilitar la recuperación manual diaria. 9. Gestión de documentos electrónicos 9.1 Mientras recopilan los documentos en papel que deben archivarse, las oficinas de archivos de cada unidad deben recopilar los documentos electrónicos correspondientes diariamente, almacenarlos de manera centralizada y uniforme y establecer un sistema de confirmación de firma correspondiente para la transferencia de documentos electrónicos para garantizar que Garantizar la autenticidad de los documentos electrónicos. 9.2 La biblioteca y el centro de archivos deben tomar las medidas adecuadas para garantizar la seguridad de los catálogos y archivos electrónicos legibles por máquina. Deben utilizar CD o unidades de cinta para realizar copias de seguridad oportunas. Se requiere realizar una copia de seguridad de al menos dos conjuntos, uno para almacenamiento y almacenamiento. y uno como referencia. 9.3 Todas las unidades utilizarán de manera uniforme el sistema de gestión de archivos diseñado por la Biblioteca y el Centro de Archivos (en adelante, el Centro) y transmitirán datos de manera uniforme al servidor de la base de datos de archivos del centro. El Centro establecerá una base de datos separada para cada unidad para garantizar la confidencialidad. de los datos. Además, el centro deberá resumir periódicamente los datos del expediente de cada unidad. 9.4 Para procesar archivos electrónicos, se debe utilizar WPS OFFICE o MS OFFICE para formar formatos de archivos electrónicos comunes, como doc, xls, mdb, ppt, jpg, txt, wps, pdf, etc.; El texto es: jpg. 9.5 Para facilitar la revisión del texto completo utilizando computadoras en el futuro, cada unidad debe completar las palabras clave de este archivo electrónico en la columna "Observaciones" al importar archivos electrónicos. Al ejecutar la importación de archivos, el sistema de administración de archivos escribirá automáticamente el texto completo del archivo en la base de datos y, al mismo tiempo, dejará una copia del archivo en el directorio especificado en la máquina local, con el nombre y el número del archivo. lo mismo. 9.6 En circunstancias normales, la Biblioteca y el Centro de Archivos utiliza un conjunto de copias de la base de datos para su revisión, mientras que el otro conjunto de datos está sellado y no se puede tomar prestado.