Por qué la oficina sin papel no funciona

El papel puede contener más contenido que la pantalla de una computadora; la información en papel es más fácil de ver para todos juntos que la pantalla de una computadora y puede transmitir más información.

●Escribir en el ordenador crea distancia entre las personas al hablar. Esta es también la razón por la que los periodistas no toman notas directamente en la computadora, porque otros quieren ver sus ojos.

En la era de la tecnología, el papel parece ser sinónimo de obsolescencia. El papel no tiene memoria y no se puede conectar a Internet. Los aparatos digitales empezaron a dejar su huella y siguieron proliferando los ordenadores con diferentes modelos, formas y funciones. El papel, un aparato de comunicación que se utiliza desde hace casi 6.000 años, sigue siendo muy popular, lo que poco a poco estimuló a la gente de moda de lo nuevo. era.

Algunos pensadores de la era digital están empezando a enterrar el papel. Paul Saffo, director del Instituto para el Futuro de California, escribió en un artículo de 1992: "En el futuro, el papel sólo aparecerá en metáforas... Dentro de diez años, el papel digital y los ordenadores enrollables se volverán comerciales "

"Oficina sin papel": producto de la falta de seguridad

Afortunadamente, la gente de esta época básicamente sabe que muchas predicciones no habrían sucedido. Tomemos como ejemplo el papel, aunque puede que se haya convertido en una metáfora en la industria electrónica, sigue siendo fiel a su verdadero valor. Cuanta más información digital circula por el mundo, más gente quiere imprimirla. De 1992 a 2002, el consumo mundial de papel y cartón aumentó de 250 millones de toneladas a 325 millones de toneladas.

Algunos visionarios dicen: "La oficina sin papeles" es en realidad producto de la falta de seguridad de muchas personas. Como un niño que ve que el mundo que lo rodea cambia rápidamente y quiere seguirle el ritmo. Cuando el valor de las acciones tecnológicas se disparó, esos jefes se mostraron cada vez más ansiosos por demostrar que estaban "al día con la situación", y para demostrarlo, promovieron la idea de "sin papel".

El fiasco de la “oficina sin papel”

Algunos de ellos pidieron entonces a sus empleados que implementaran esta idea. Una de las escenas más dramáticas tuvo lugar en la empresa de publicidad estadounidense Chiat/Day. En 1993, Jay Chiat, el dueño de esta empresa de publicidad, de repente tuvo una inspiración mientras estaba en una pista de esquí. Creyó que las mentes de sus empleados estaban aprisionadas por las áreas de trabajo en las que se encontraban, lo que los separaba de aquellos que los liberaban. en pequeños intervalos significa liberar sus mentes. Como resultado, se renovó la empresa de publicidad y se eliminaron los escritorios y archivadores. Sólo se instalaron sofás y salas de conferencias. En resumen, en la oficina no había lugar para guardar papel. guardar cualquier papel!

Como resultado, el comportamiento de los empleados de Jiade Advertising Company después de perder su "encarcelamiento"

no fue diferente al de cualquier refugiado que perdió su hogar: hicieron todo lo posible para reconstruir su territorio . Una empleada compró un cochecito rojo, puso sus papeles en él y los arrastró dentro y fuera del pasillo. Cada vez más empleados utilizan los maleteros de sus coches como mesas y guardan en ellos sus archivos y cuadernos. Si hay una reunión, se les puede ver yendo y viniendo entre la empresa y el aparcamiento. Más tarde, varios grupos de empleados simplemente ocuparon la sala de conferencias durante mucho tiempo y cada vez se instalaron en la empresa mesas temporales más sencillas. La empresa acabó siendo comprada por un rival tradicional y todo finalmente volvió a la normalidad.

Los equipamientos públicos también han caído en la trampa del "paperless". En 2001, el gobierno británico gastó 200 millones de libras (aproximadamente 290 millones de dólares) para implementar un proyecto de "escuela sin papel", y la escuela Baron Aston, que implementó el proyecto, pronto volvió a utilizar papel y lápiz, presagiando la desaparición definitiva de este plan. .

Las computadoras no son tan flexibles como el papel

En los últimos años, el aumento de las acciones tecnológicas ha cegado los ojos de los futuristas. A medida que la popularidad de las acciones tecnológicas disminuye, la gente ha comenzado a volver a reconocer la importancia de las "cosas viejas" como el papel.

Richard Harper y Abigail Sell-en escribieron recientemente un libro en el que señalan que el papel sigue siendo sorprendentemente importante en muchos lugares de trabajo.

Por ejemplo, la industria del control del tráfico aéreo parece poder trabajar sin papel: la responsabilidad del trabajo no es más que monitorear los vuelos entrantes y predecir sus próximos movimientos, lo cual es un trabajo que implica mediciones y matemáticas. ser completamente electrónico. Pero el papel sigue desempeñando un papel integral en la gestión del tráfico aéreo.

En el Departamento de Control de Tráfico Aéreo británico, la información sobre los vuelos entrantes se imprime en una hoja de papel. Cuando el avión ingresa al área de monitoreo, se pueden imprimir datos como los cambios de velocidad y altitud en esta hoja. papel encontrado en . Según la información que figura en este papel, personas de diferentes grupos del Departamento de Monitoreo pueden realizar sus respectivas funciones. Durante algunas épocas de mayor actividad, un grupo puede recibir más de 50 de estas hojas. El departamento de gestión del tráfico aéreo pensó en muchas formas de reemplazar estos papeles y finalmente descubrió que la forma más efectiva de reemplazarlos era reducir el alcance de trabajo de los monitores. Debido a que cuanto mayor es el alcance del trabajo, más complejas se vuelven las cosas, es muy necesario utilizar este tipo de papel para registrar información. Este descubrimiento también ilustra algunos de los problemas que son difíciles de implementar en una oficina sin papel: el papel puede anotar más contenido que una pantalla de computadora; la información registrada en papel es más fácil de ver para todos juntos que una pantalla de computadora; Por lo tanto, se puede transmitir más información.

Para ver cómo el papel y los ordenadores afectaban de forma diferente el trabajo de las personas, Harper y Schiling pidieron a 10 personas del Fondo Monetario Internacional que participaran en su experimento: 5 de ellas trabajaron con papel y bolígrafo, y las otras 5 personas únicamente. utilizan ordenadores y su trabajo es resumir numerosos informes.

El grupo de lápiz y papel pone los distintos informes sobre la mesa, los pasa y toma notas cuando es necesario. El grupo que usaba la computadora hizo todo lo posible para hacer lo mismo. Abrieron varias ventanas en la pantalla y siguieron pasando páginas hacia arriba y hacia abajo para encontrar lo que necesitaban. Todo el proceso fue tan doloroso que un hombre incluso le gritó a su computadora.

Las computadoras separan a las personas

Al intentar informatizar todo, los gerentes pueden destruir cosas que deberían respaldar el proceso. La policía británica tuvo muchos problemas. Como el cuartel general exigía mayor eficiencia (a menudo eso significaba volverse electrónico), a los agentes de policía se les ordenó trabajar con computadoras portátiles, a modo de prueba, incluida la grabación del testimonio de los testigos del crimen. Como resultado, descubrieron que la calidad del testimonio se estaba deteriorando. Más tarde descubrieron que escribir en la computadora creaba una distancia entre la policía y los testigos cuando hablaban con ellos. Esta es también la razón por la que el periodista no toma notas directamente en la computadora, porque necesita hacer contacto visual.

La automatización ha logrado buenos resultados en muchas áreas de trabajo. Como resultado, los gerentes gradualmente creen que todo se puede automatizar, pero, de hecho, las cosas más importantes en el trabajo son las más difíciles de automatizar. Es bueno tener computadoras en algunos lugares, y su mejor lugar es en un escritorio que esté adecuadamente cubierto de papel.