La gente común toma notas para "recordar", mientras que los expertos profesionales toman notas para...

Artículo/El gato al que le encanta masticar huesos

Desde la escuela primaria hasta la secundaria, todos estamos familiarizados con las notas. Desde lengua y matemáticas hasta ciencias y literatura, hemos tomado notas de tantas materias como hemos estudiado. A veces tenemos que utilizar varios cuadernos para una misma materia en un semestre. ¿Por qué tomamos notas cuando somos estudiantes?

Porque no lo recuerdo.

Los profesores suelen decir: Una buena memoria no es tan buena como una mala escritura. Memorizarlo diez veces no es tan profundo como escribirlo una vez más.

Todos debemos haber tenido esta experiencia: quedarnos despiertos hasta tarde para memorizar antes de un examen y luego entrar a la sala de examen al día siguiente pero sin poder recordar. Esto se debe a que cuando utilizamos nuestro cerebro para recordar algo, parte de la información es filtrada por el "hipocampo", por lo que es posible que no siempre recordemos todo lo que queremos recordar. Las investigaciones han descubierto que la memoria humana se puede dividir en dos tipos. La situación anterior pertenece al primer tipo de memoria: la "memoria declarativa", es decir, el tipo de memoria "memorizar con el cerebro".

Por el contrario, existe otro tipo de memoria: la "memoria de acción", es decir, la "memoria con cuerpo". Por ejemplo, cuando aprendemos a andar en bicicleta cuando éramos niños, al principio nos caemos muchas veces, pero una vez que nuestro cuerpo recuerda cómo andar en bicicleta, no olvidará cómo andar en bicicleta incluso si no lo hacemos durante mucho tiempo. muchos años.

El acto de “tomar notas” utiliza perfectamente la cooperación del cerebro y el cuerpo para mejorar nuestra memoria. Por eso la profesora nos animó a escribir más y copiar más. Sin embargo, cuando ingresamos al lugar de trabajo después de graduarnos, el motivo de "tomar notas" no es solo por "no poder recordar", sino también porque las notas en el trabajo se convierten en una "herramienta para pensar".

Las reuniones son una parte frecuente e importante del horario de trabajo con la que se encontrarán todos en el lugar de trabajo. Para los profesionales, redactar las actas de las reuniones requiere tiempo y energía y, a menudo, es ingrato. Después de todo, después de completar las actas de la reunión, es necesario enviar un correo electrónico al jefe para su revisión y notificar al personal relevante para confirmar la asignación de tareas durante la reunión. . Si las actas de la reunión que redacta son desordenadas, no tienen formato ni enfoque, y otros se confundirán después de leerlas, entonces las actas de la reunión serán un gran fracaso y su jefe incluso cuestionará su capacidad para trabajar: ¿Por qué ¿No puedes escribir bien una minuta de reunión tan sencilla?

Hoy les presentaré un método para completar las actas de reuniones de manera eficiente: el diario con viñetas.

Este método proviene de Mikito Sugino, becario postdoctoral de la Escuela de Negocios de la Universidad de Waseda en Japón, en su nuevo libro "Bullet Journal", propuso que aprender a utilizar el diario de balas puede ayudarle a mejorar su capacidad. para recopilar y refinar información importante. Esto le permite identificar rápidamente problemas clave y mejorar la eficiencia de su trabajo.

A muchas personas no les gustan las reuniones porque las reuniones a menudo son incontrolables y a menudo ocurren problemas temporales y desviaciones de temas, y la persona que toma las actas de las reuniones se siente más confundida cuando se enfrenta a todo tipo de información confusa. dolor de cabeza, preocupándose por cómo redactar un acta de reunión clara y definitiva después de la reunión.

El autor Mikito Sugino escribió en el libro "Bullet Journaling Technique" que, además de enumerar el contenido que se desea transmitir, un buen Bullet Journal también debe cumplir tres condiciones: organización, dramatismo e información.

Pone un ejemplo. Al tomar actas de la reunión, puede registrar el contenido en el orden de los oradores, pero después de la reunión, debe ordenar y clasificar los temas planteados por el orador principal en la reunión, las personas involucradas y las soluciones. . Por ejemplo, en términos de desarrollo de producto, quiénes son los gerentes de producto y técnicos involucrados, cuándo es la fecha límite para el lanzamiento del producto, en términos de promoción del producto, quiénes son los promotores y el personal de operaciones involucrados, cuándo comenzará el evento, etc.

El autor Mikito Sugino dio una técnica para la dramatización que consiste en utilizar nombres propios. Los nombres propios se refieren a personas o cosas específicas o únicas (nombres de personas, lugares, países, paisajes) (de la Enciclopedia Baidu). Debido a que todos han comunicado claramente el contenido específico en la reunión, cuando redacta el acta de la reunión, el personal relevante solo prestará atención a los "nombres propios" relacionados con ellos mismos. Por ejemplo, el gerente de producto hablará sobre "producto", "en línea". " e "iteración". ”y otras palabras son más preocupantes.

No escribas tonterías correctas y no acumule información no válida. El autor Mikito Sugino mencionó 3 consejos, aquí solo hablaremos de uno: Usa números para hacer tu diario de viñetas más claro.

Tomemos como ejemplo las actas de nuestra reunión. Si escribe "Pídale al gerente de producto que envíe una versión beta del producto lo antes posible y proporcione varias cuentas para que los evaluadores inicien sesión para completar la prueba lo antes posible". Aquí "lo antes posible" y "varios" son muy importantes. Un concepto vago, ¿qué tan rápido es lo más rápido posible? ¿Cuántas cuentas se pueden proporcionar para satisfacer las necesidades? Por lo tanto, se debe proporcionar información numérica clara: "Se solicita a los gerentes de producto que envíen una versión de prueba del producto antes del 22 de julio, abran 5 cuentas para evaluadores y envíen un informe de prueba antes del 30 de julio".

Autor Mikito Sugino También mencioné muchas técnicas y métodos prácticos en "Bullet Journaling", que pueden ayudarlo a mejorar la eficiencia del trabajo al escribir correos electrónicos, notas de reuniones y proyectos.

En el lugar de trabajo, además de organizar la información laboral y mejorar la eficiencia laboral, tomar notas también es una buena forma de reducir el estrés. El escritor japonés Yuji Akabane propuso en el libro "Zero Second Thinking": Puedes liberar emociones negativas tomando notas.

¿Cómo tomar notas? En pocas palabras, use papel A4 para organizar sus fragmentos de pensamiento: coloque un papel A4 horizontalmente, escriba el tema en la esquina superior izquierda y la fecha en la esquina superior derecha, y luego pregúntese paso a paso para profundizar en el razones basadas en la información del tema.

Pongamos un ejemplo.

Hoy informaste de tu trabajo a tu jefe, pero tu jefe te criticó duramente delante de tus compañeros. Estás muy enojado, ¿qué debes hacer?

En este momento, para desahogar su insatisfacción, puede utilizar el método mencionado en "Pensamiento cero en segundos", sacar una hoja de papel A4, ordenar sus pensamientos preguntándose constantemente y desahogarse. tus emociones negativas.

¿Ves que a través de la forma de “cuestionar-pensar” tu ira se va calmando paulatinamente? Si no registramos el proceso anterior, seguiremos girando en el nivel de "el jefe me regañó y yo estaba muy enojado". Como no puedes identificar correctamente tus verdaderos pensamientos internos, no podrás salir de las emociones negativas e incluso puedes permanecer deprimido durante mucho tiempo porque no sabes cómo desahogarlas. Por lo tanto, convierta su estado de ánimo en lenguaje, registre todo su proceso de pensamiento y alivie y libere sus emociones negativas.

La mayoría de las personas sólo toman notas cuando eran estudiantes; yo simplemente recordaba lo que decía el profesor y lo copiaba exactamente. Pero en el lugar de trabajo, todas nuestras acciones tienen un solo propósito: lograr resultados. Un verdadero maestro profesional nunca hace trabajos inútiles. Incluso el comportamiento diario de tomar notas de trabajo es poder pensar y resolver mejor los problemas.

Al igual que Oshima Yoshihiro, autor de "Método McKinsey para tomar notas", también cree que el significado de tomar notas es: definir el problema real, organizar la estructura del problema, descubrir el hechos y sacar conclusiones basadas en los hechos Explica y escribe en tus notas las acciones que resolverán el problema. Todo se reduce a una frase: resuelve el problema.

¿Cómo se puede solucionar el problema? Si no se puede llevar a cabo un pensamiento teórico y deducciones repetidas sobre cuestiones clave, entonces es absolutamente imposible juzgar el problema basándose en fenómenos superficiales. Por lo tanto, en el "Método de pensamiento de notas de McKinsey", el autor propone utilizar el "Método de pensamiento de notas de notas" para resolver problemas.

¿Qué es el método de toma de notas? El autor menciona en el libro que cuando trabajaba en McKinsey, utilizaban tres tipos de notas internamente según el proceso de resolución de problemas:

¿Cómo hacerlo específicamente? El autor Yoshihiro Oshima propone utilizar notas según los cuatro pasos de la resolución de problemas: "encontrar el problema - proponer una hipótesis - verificar la hipótesis - resumir los resultados".

Utilice notas horizontales para dividir la información recopilada en tres significados: "Dónde (el problema)", "Por qué (la razón)" y "Cómo (la contramedida)".

Por ejemplo, descubrimos que la tasa de uso y la tasa de apertura de las aplicaciones de productos disminuyeron en el último mes (problema). Analizamos los productos de la competencia y los nuestros, y descubrimos que los competidores han sido vigorosos recientemente. promocionar la promoción y publicidad de eventos, y proporcionamos generosas devoluciones de material (motivo), por lo que optimizamos las páginas de productos, llevamos a cabo promociones temáticas y actualizamos la información más reciente del producto (contramedidas).

Utiliza notas rayadas para organizar la información recopilada y descubrir la causa raíz del problema.

Dividir la información recogida en tres grupos según "hechos", "explicaciones" y "acciones". Por ejemplo, el gráfico del "paraguas vacío" se utiliza a menudo en McKinsey: Hay nubes oscuras en el cielo (hecho) → Parece que va a llover (explicación) → Deberías traer un paraguas (acción).

La clave en este paso es no agrupar diferentes preguntas e información.

Por ejemplo, basándonos en la disminución del uso y la tasa de apertura de la aplicación del producto anterior, planteamos la hipótesis de "si aumentar los fondos para la promoción de eventos puede atraer a los usuarios a utilizar la aplicación". La tasa de uso de la APLICACIÓN de nuestro producto ha disminuido y los usuarios han comenzado a perder (hecho). Esperamos atraer a más usuarios para que utilicen la APLICACIÓN a través de promociones de eventos (explicación). .

Para verificar la hipótesis, debemos ir al sitio para investigar con esta hipótesis. En este momento, utilizamos notas horizontales. El autor mencionó que antes de ir al sitio para investigar, debe hacer una lista de preguntas en una nota rayada para estar preparado y evitar perder preguntas.

Por ejemplo, en respuesta al supuesto anterior de "aumentar los fondos para promover actividades y atraer usuarios", necesitamos hacer algunos cuestionarios y distribuirlos a los usuarios. Enumere las preguntas que desea saber según el método 2W1H: ¿Qué funciones del producto utilizan con frecuencia los usuarios? ¿Qué tipo de contenido de la APP les interesa a los usuarios? ¿Qué sugerencias tienen los usuarios para las páginas, procesos y colores de los productos? Si el usuario puede obtener recompensas al registrarse durante 21 días consecutivos, ¿estará dispuesto a participar? etc.

También podrás mantener reuniones internas y realizar continuamente preguntas hipotéticas para descubrir paso a paso la causa raíz del problema.

Después de validar la hipótesis de la solución, llega el momento de resumir. Utilice las notas de McKinsey para resumir las "afirmaciones", "razones" y "hechos" de arriba a abajo y calcule el proceso de resolución del problema de acuerdo con la "estructura piramidal". Esto es para organizar su pensamiento y aclarar las ideas confusas.

Por ejemplo, la pregunta anterior: ¿cómo mejorar la adherencia del usuario a la aplicación del producto?

La gente común toma notas solo para recordar o mejorar la eficiencia en el trabajo, mientras que los expertos profesionales toman notas para resolver problemas en el trabajo. Porque, como dijo Oshima Yoshihiro, podemos organizar nuestros pensamientos tomando notas, pensar más profundamente y encontrar soluciones a los problemas en el proceso de escribir notas con un bolígrafo. Tomar notas es solo una forma. Necesitamos integrar estos métodos de toma de notas en todo nuestro proceso de pensamiento. Si cada vez podemos pensar y registrar los problemas que encontramos de acuerdo con los métodos de toma de notas anteriores y formar un hábito, nuestra capacidad de autocontrol y nuestra capacidad de pensamiento lógico mejorarán enormemente con el tiempo.