¿Cómo organizar y catalogar documentos?
Existen dos métodos básicos para organizar archivos:
1. Organizar expedientes por expediente significa combinar documentos y materiales en expedientes según las etapas del proceso de formación y tramitación. El llamado expediente del caso es una combinación de documentos y materiales estrechamente relacionados. La composición es un proceso de clasificación, combinación y catalogación. La clasificación consiste en clasificar físicamente los materiales de los documentos de acuerdo con el esquema de clasificación de archivos; la combinación consiste en clasificar los materiales de los documentos y combinarlos de una forma determinada; la catalogación consiste en organizar y catalogar sistemáticamente los materiales de los documentos combinados. Los archivos se organizan en unidades de expedientes, y la unidad básica de almacenamiento es el expediente.
2. Organiza en pedazos. La clasificación se organiza según las unidades básicas de formación y procesamiento del material documental. En general, un documento, un dibujo o fotografía, una cinta de audio o vídeo, un formulario o certificado, un banderín, un trofeo, etc., son todos de una sola pieza. La versión original y final de un documento se consideran una sola pieza, el documento remitido y el documento remitido se consideran una sola pieza, el documento original y sus anexos se consideran una sola pieza, el documento original y la copia se consideran una sola pieza, y la comunicación y respuesta La carta también se puede considerar de una sola pieza. La unidad básica de almacenamiento de archivos organizados en unidades de piezas es la pieza.
2. Disposición de los Materiales Documentales
Los materiales documentales se refieren a los principales métodos de registro de información formados por la unidad de archivo en las actividades de trabajo partidista y masivo, gestión administrativa y gestión empresarial, utilizando texto. y el papel como principal método de registro de información y materiales de documentación.
(1) Uso de expedientes de casos como unidad de presentación
Los documentos y materiales que utilicen expedientes de casos como unidad de presentación deben cumplir con las disposiciones del "Formato de Archivo Documental" (GB /T9105-88).
1. Clasificación
De acuerdo con el plan de clasificación de archivos de la unidad de archivo, sobre la base de la recopilación y clasificación habitual de los materiales documentales por parte del departamento administrativo y del departamento comercial, el documento Los materiales dentro del alcance del archivo se separarán artículo por artículo de acuerdo con las siguientes características:
(1) Año: Los documentos y materiales se separan según el año en que se forman o procesan.
(2) Períodos de almacenamiento separados: De acuerdo con las regulaciones nacionales pertinentes y el calendario de períodos de almacenamiento de archivos formulado por la unidad de archivo, los materiales de los documentos se separan según diferentes períodos de almacenamiento.
(3) Subcontenido (1. Clasificación: Separe los materiales del documento según la categoría de primer nivel y la categoría de segundo nivel determinada por el esquema de clasificación de archivos de la unidad de archivo. 2. Subcontenido Pregunta: Separe los materiales del documento según el contenido. Los problemas reflejados se refinan y separan.
2. Combinación (Volumen)
Los requisitos básicos para la combinación: centrarse en el problema. tener en cuenta otras características y lograr un buen equilibrio entre documentos y materiales. Contacto cercano, clasificación adecuada, pregunta única, tipo distinto, sin mezcla de años y período de almacenamiento preciso.
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(1) Disposición de documentos y materiales en el volumen
Antes de ordenar los documentos y materiales en el volumen, repare, copie o agregue bordes a los documentos que estén dañados, tengan letra desordenada o estén demasiado pequeño. Los documentos de diferentes tamaños y longitudes deben doblarse.
Al ordenar, los materiales en papel generalmente deben organizarse según el tiempo, la importancia y la relación entre ellos. las instrucciones están en la parte de atrás; los documentos principales están en la parte de atrás y los archivos adjuntos están en la parte de atrás; los originales están en la parte de atrás y los borradores finales están en la parte de atrás; los materiales del expediente del caso (excepto los archivos del litigio) se organizan primero en los materiales finales, y los materiales básicos son los últimos.
(2) Número de página y sello de número de archivo estampado
Organiza los documentos y materiales en el archivo El número de página del cuadro del documento, un número de página. , es la posición del número de página, el frente está en la esquina superior derecha y el reverso está en la esquina superior izquierda
Si el documento está encuadernado en un volumen, si el documento no está adjunto al. caja o el documento dentro del volumen cuando están unidos, el sello del número de volumen debe estar estampado en la parte superior derecha de la primera página del documento. El formato del sello del número de archivo se muestra en la Figura 1; , el sello del número de volumen debe estar estampado en la parte superior derecha de la primera página de cada documento del volumen. El formato del sello del número de archivo se muestra en la Figura 2. El método de llenado es:
.Número de expediente completo: El expediente se elabora con el código de la unidad de archivo
Número de catálogo: Directorio de expediente de cada expediente
Número de expediente: El número de cada expediente de expediente. /p>
Número de ítem: El número de cada documento del expediente
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