Introducción al software de gestión de documentos
El siguiente es un resumen de los requisitos y características del software de gestión de documentos para la mayoría de las empresas, para que todos puedan tener una comprensión más profunda de los aspectos del software de gestión de documentos que están involucrados en la gestión de documentos de una empresa. ciclo de circulación.
1. Gestión de documentos
Almacenamiento centralizado: cree una gran cantidad de plataformas de almacenamiento centralizado de documentos para empresas e instituciones para lograr un intercambio unificado de documentos.
Estructura de directorios: admite estructura de directorios en árbol y puede crear estructuras ilimitadas de carpetas y subcarpetas. Clasificación de directorios personalizada. Todos los miembros de su organización pueden disfrutar y ver los documentos de forma fácil y segura.
Clasificación de documentos: admite la clasificación según el título del documento, el tamaño, la fecha, la persona que lo subió y otros atributos.
Modo de visualización: admite la visualización del directorio en modo lista o modo miniatura.
Búsqueda de texto completo: la búsqueda de texto completo y los motores de búsqueda avanzados pueden ayudarle a encontrar de forma rápida y precisa los archivos que necesita a partir de datos masivos.
Editor de documentos: cree, lea y edite documentos de Office directamente en el navegador del sistema sin cambiar sus hábitos operativos existentes ni descargar ni instalar software.
Carga de múltiples archivos: admite la carga por lotes de archivos y la importación de paquetes comprimidos zip para almacenar y administrar archivos de forma rápida y sencilla. Admite varios tipos de documentos de Office, PDF, imágenes, audios, vídeos y dibujos, etc. . documento.
Gestión de versiones: Potente función de gestión de versiones. Los documentos están asociados con múltiples versiones para evitar el uso de versiones incorrectas. También admite la visualización, carga y descarga de versiones históricas.
Numeración automática: El sistema proporciona 25 variables, que se pueden combinar libremente para diseñar reglas de numeración. Las reglas de coincidencia de condiciones permiten efectos de numeración flexibles.
Auditoría de documentos: la información de auditoría de documentos describe cada acción en todo el ciclo de vida del documento, incluida información como el operador, la acción, la fecha y la hora. A través del seguimiento de la auditoría, puede tener una comprensión global de las operaciones de todos. documentos en el sistema.
Integración de Office: Perfectamente integrado con Office, puede crear, leer y editar varios documentos de Office directamente en el sistema, incluidos Word, Excel, PowerPoint, WPS, Visio y otros formatos.
Resúmenes y miniaturas: el sistema genera automáticamente resúmenes de los documentos de Office, txt, pdf y otros tipos de archivos cargados; el sistema admite la adición de resúmenes y miniaturas a archivos de imagen, audio y video para una vista previa y visualización sencillas. Las funciones de resumen y miniaturas simplifican las operaciones, lo que permite a los usuarios obtener una vista previa rápida del contenido del documento sin abrir los documentos uno por uno.
Marca de agua PDF: inserta dinámicamente una marca de agua en un documento PDF, especificando la marca de agua, la ubicación y el número de página.
Recordatorio de documentos: admite la configuración de recordatorios periódicos para documentos. Cuando se alcanza la fecha establecida, el sistema envía automáticamente mensajes instantáneos y correos electrónicos para recordar a los usuarios que realicen acciones relevantes, como fechas de vencimiento del contrato y de pago, y otros recordatorios de vencimiento del tiempo.
Protección de bloqueo: además de proporcionar protección de control de acceso, el sistema también proporciona un mecanismo de protección de bloqueo, que permite a los autores de documentos y a los usuarios administrativos bloquearlos para garantizar que no se modifiquen. Cuando es necesario modificar o eliminar un documento, se puede desbloquear para garantizar el funcionamiento normal del documento.
Enlace de documento: admite el envío de documentos a documentos de uso común, los usuarios no necesitan abrir cada directorio para buscar cada vez; admite el envío de documentos a directorios para que otros departamentos puedan consultarlos fácilmente; trabajo de finalización colaborativa; integrado con el correo electrónico, admite el envío de documentos directamente al correo electrónico, sin necesidad de iniciar sesión en el buzón y cargar archivos adjuntos manualmente, fácil de operar y muy práctico.