¿Gestión y control in situ de las auditorías de proyectos de inversión gubernamentales?
Al formular el plan de desarrollo de la auditoría 2003-2007, la Sindicatura propuso adherirse a la idea de "dos énfasis iguales", es decir, "implementar una auditoría verdadera y legal de los ingresos y gastos financieros". "e igual énfasis en la auditoría de eficiencia" y "implementar auditorías y prestar igual atención a auditorías e investigaciones especiales". Requiere que las auditorías de eficiencia comiencen con auditorías de inversión, y el mayor beneficio de las auditorías de inversión es verificar los precios de los proyectos y exponer las pérdidas y el desperdicio. causados por errores en la toma de decisiones y una gestión fuera de control. En los últimos años, las agencias de auditoría locales, guiadas por los planes de la Oficina Nacional de Auditoría, han aumentado su supervisión de las auditorías de inversiones gubernamentales, especialmente las auditorías de proyectos de construcción con grandes cantidades de inversión o financiamiento gubernamental. La auditoría de proyectos de inversión y construcción involucra una amplia gama de especialidades, largos ciclos de construcción, numerosas unidades de construcción, datos complicados y dificultad para verificar la autenticidad de proyectos ocultos, por lo que el nivel de riesgo de auditoría es alto. Entonces, cómo fortalecer la gestión de proyectos, especialmente la gestión de auditorías in situ, mejorar la calidad, eficiencia y eficacia de las auditorías y prevenir los riesgos de auditoría son cuestiones clave que los auditores de inversiones enfrentan y deben resolver en su trabajo de auditoría. A través de una extensa práctica del trabajo de auditoría, el autor cree que el control se puede llevar a cabo desde cinco niveles: gestión organizacional, gestión del progreso, gestión de la calidad, gestión de la información y gestión de la evaluación en el sitio de la auditoría.
1. Organización y gestión de sitios de auditoría
Los proyectos de inversión gubernamentales tienen las características de grandes montos de inversión, lo que determina que a menudo participen más personas en las auditorías, lo que también se ha convertido en el sitio. de dichos proyectos de auditoría. Los puntos clave y las dificultades de gestión. Cómo fortalecer la gestión de personal y qué modelo organizativo elegir son las claves del éxito del proyecto de auditoría. Para utilizar eficazmente los recursos de auditoría, movilizar el entusiasmo de los auditores y dar rienda suelta a su iniciativa, es necesario organizar y gestionar bien el sitio de auditoría. La gestión se puede fortalecer desde los dos aspectos siguientes:
(1) Establecer un sistema de gestión jerárquico
Para utilizar racionalmente los recursos de auditoría y aprovechar al máximo las capacidades de los auditores, es necesario establecer un sistema de gestión jerárquico. En primer lugar, el primer nivel es el equipo de auditoría y el segundo nivel es el grupo de auditoría financiera y el grupo de auditoría de ingeniería divididos en categorías principales. El líder del equipo de auditoría nombra al líder de cada grupo. Líder y dirige directamente a los miembros del grupo respectivo. El tercer nivel son los grupos profesionales divididos en cada grupo dentro del alcance de su respectiva división del trabajo. El líder del grupo de auditoría también nombra al líder de cada grupo profesional. Cada grupo profesional es responsable ante el líder del grupo de auditoría y dirige directamente a los respectivos miembros de auditoría. El cuarto nivel son los auditores individuales. El modelo de gestión jerárquica tiene las siguientes ventajas: en primer lugar, la división del trabajo es clara, las responsabilidades son claras, es fácil de gestionar y mejora eficazmente la eficiencia del trabajo. En segundo lugar, para las auditorías de proyectos, debido a la adopción de una gestión jerárquica, el líder del equipo de auditoría profesional puede comprender plenamente la situación general de la construcción de la profesión y evitar la doble contabilización de las cantidades de proyectos causada por la construcción cruzada de la misma profesión.
(2) Celebrar periódicamente reuniones de negocios del equipo de auditoría
Con base en el establecimiento de un sistema de gestión jerárquico, el líder del equipo de auditoría debe celebrar reuniones de negocios de auditoría con regularidad para que la información de auditoría pueda ser utilizado en auditorías profesionales El equipo se comunica entre sí dentro del equipo y entre los diversos equipos de auditoría profesionales, dándose cuenta plenamente del "manejo de información de superiores a subordinados y de informes a subordinados". En auditorías de inversiones anteriores, el personal financiero y el personal de ingeniería a menudo estaban desconectados y cada uno se hacía cargo de sus propios asuntos. Como resultado, cierta información importante no se pudo comunicar en su totalidad, lo que provocó algunos gastos de la unidad auditada que no tenían nada que ver. el proyecto de auditoría se incluirá en el costo de construcción. Utilizando este tipo de sistema de reuniones, se puede construir una plataforma de comunicación para que el grupo financiero, el grupo de ingeniería y los grupos profesionales puedan presentar pistas sobre los problemas que han descubierto al mismo tiempo y el equipo de auditoría pueda analizar estas pistas juntos. Gracias a esfuerzos colectivos, el nivel de riesgo de auditoría se ha reducido considerablemente.
2. Gestión del progreso en el sitio de auditoría
Para mejorar la eficiencia del trabajo de auditoría y ahorrar costos de auditoría, la gestión del progreso es esencial. Se pueden lograr mejores resultados de gestión utilizando dos métodos de control: emitir hojas de contacto del trabajo de auditoría y realizar gráficos de barras de progreso de la auditoría.
(1) Preparación y emisión de la hoja de contacto del trabajo de auditoría
La hoja de contacto del trabajo de auditoría es emitida por el líder del equipo de auditoría y firmada por el personal relevante de la unidad auditada que requiere. la unidad auditada para cooperar con el trabajo de auditoría mediante notificación escrita. Cuando se use específicamente, debe estar numerado consecutivamente y por triplicado, firmado por el líder del equipo auditor y firmado por el personal relevante de la unidad auditada. El equipo auditor conservará una copia como referencia, y el firmante de la unidad auditada. Recibirá dos copias, que podrán ser utilizadas para la coordinación entre los diferentes departamentos de la unidad. El uso de hojas de contacto del trabajo de auditoría tiene las siguientes funciones: Primero, registra por escrito las circunstancias relevantes de la cooperación de la unidad auditada con el trabajo de auditoría, evitando posibles rechazos causados por la comunicación oral e instando a la unidad auditada a cooperar con el trabajo de auditoría. por escrito, que es más potente.
El segundo es registrar la hoja de contacto del trabajo de auditoría por escrito, de modo que el proceso de auditoría esté bien documentado y el control se fortalezca durante el proceso. En tercer lugar, la hoja de contactos del trabajo de auditoría puede utilizarse como complemento eficaz del diario de auditoría y almacenarse en el archivo de auditoría. El "Diario de auditoría" es un borrador que registra el trabajo de auditoría realizado por los auditores. A menudo es difícil reflejar la cooperación de la unidad auditada en la implementación de la auditoría, así como el retraso en el tiempo de auditoría causado por la unidad auditada. La "Hoja de Contacto de Trabajo de Auditoría", como complemento del "Diario de Auditoría", resuelve mejor este problema.
(2) Haga un gráfico de barras de progreso de la auditoría
El gráfico de barras de progreso de la auditoría aquí es un término especial tomado de la profesión de gestión de ingeniería. La función del gráfico de barras de progreso es poner. Diferentes líneas rectas en el mismo punto de partida, se utilizan diferentes longitudes de líneas rectas para representar el progreso de diferentes procesos. Aquí, se compara a cada auditor con un proceso, y su carga de trabajo se considera como la longitud de una línea recta, que puede reflejar de manera integral e intuitiva el proceso de implementación de la auditoría, descubrir la velocidad del progreso de la auditoría de cada proyecto profesional y captar el ritmo. de implementación de la auditoría. Al mismo tiempo, este cuadro es más intuitivo. Colgarlo en la pared también puede estimular el entusiasmo de los auditores por el trabajo y llevar adelante el espíritu de comparar, aprender, ponerse al día, ayudar, superar y esforzarse por ser el primero en lograrlo. excelencia.
3. Gestión de la calidad en el sitio de auditoría
Después de fortalecer la gestión organizacional y la gestión del progreso del sitio de auditoría, la tarea clave y el objetivo final del trabajo de auditoría es cómo fortalecerlo. La gestión de la calidad es el alma de la ejecución de proyectos de auditoría. En vista de las características de los proyectos de auditoría de inversiones, se adoptan los siguientes métodos para mejorar la calidad de la auditoría:
(1) Antes de realizar una auditoría formal, la unidad auditada debe completar el "Formulario de entrega de información de liquidación "
Proyectos de auditoría de inversiones La característica es que existe una gran cantidad de inversión en forma de liquidación del precio del proyecto. El precio del proyecto generalmente se determina durante la licitación, pero al firmar el contrato, generalmente se acuerda que si Si el proyecto cambia, se liquidará de acuerdo a la inversión real. Por lo tanto, en el proceso de auditoría anterior, a menudo sucedió que la unidad de construcción sobrecalculó la inversión y emitió cambios y visas mientras los auditores verificaban las cantidades del proyecto, y las visas eran en su mayoría para partes ocultas del proyecto. La autenticidad de dichos cambios y visas es difícil de verificar ya que el proyecto ya se completó. Si dichas inversiones se reconocen ciegamente, los riesgos de auditoría aumentarán. En respuesta a esta situación, el riesgo de auditoría se puede reducir en gran medida exigiendo a la unidad auditada que complete el formulario de entrega de información de liquidación antes de implementar la auditoría. Es decir, la unidad de construcción y la unidad de construcción deben entregar los datos de registro y liquidación junto con el formulario de registro, especialmente los cambios y el número de visas deben verificarse y registrarse artículo por artículo. para confirmar, y está claro que todos los cambios y visas posteriores no serán válidos, entonces el proceso puede comenzar. Los cambios, la visa y la información de liquidación proporcionada serán auditados. Este método controla la cantidad de inversión reportada desde la fuente, lo que no solo reduce los riesgos sino que también ahorra tiempo en la identificación de cambios y la autenticidad de la visa. También ahorra mano de obra y recursos materiales. Se puede decir que es una buena manera de lograr múltiples objetivos. una piedra.
(2) Durante el proceso de auditoría, utilice la "Lista de verificación de cantidad del proyecto" para registrar los resultados de la auditoría por etapas.
Como todos sabemos, la mayor parte de la carga de trabajo de las auditorías de inversiones se concentra en Auditorías de liquidación de precios de proyectos. La liquidación del precio del proyecto consta de dos partes, a saber, el producto de la cantidad del proyecto y el precio unitario correspondiente. En términos generales, el precio unitario "registra los resultados de la auditoría por etapas
Como todos sabemos, la mayor parte de la auditoría de inversiones. La carga de trabajo se concentra en la auditoría de liquidación del precio del proyecto. La liquidación del precio del proyecto consta de dos partes, a saber, el producto de la cantidad del proyecto y el precio unitario correspondiente. En general, el precio unitario se ha acordado de antemano en el contrato. irregularidad obvia, generalmente no se realiza ningún ajuste. Por lo tanto, la carga de trabajo de los auditores proviene principalmente de
Para proyectos de inversión gubernamentales más grandes, la liquidación del proyecto se divide en múltiples disciplinas, y cada disciplina se puede subdividir en múltiples segmentos de contrato. Debido a la complejidad del proceso de cálculo de la cantidad de ingeniería, para evitar que la unidad auditada no confirme posteriormente la deducción de auditoría basada en la cantidad del proyecto calculada por los auditores después de arduos esfuerzos, los resultados auditados se registran por escrito y luego se firman. Después de ser verificado por ambas partes, la confirmación es particularmente importante. Esta forma de registro escrito se puede llamar "lista de verificación de cantidades". Por un lado, el uso de la lista de verificación de cantidades registra el proceso de trabajo del auditor. mejora el nivel de control de calidad de la auditoría. Después de que la unidad ha completado la verificación de todas las cantidades del proyecto, descubre que el monto de reducción de la inversión es grande, adopta una actitud de retrasar o negar y no firma el formulario de finalización de la liquidación. .
(3) Sistema de revisión de primer nivel in situ para el líder del equipo de auditoría
Para mejorar el nivel de calidad de la auditoría, el líder del equipo de auditoría actúa como revisión de primer nivel. más cercano al sitio en el sistema de revisión de tres niveles para proyectos de auditoría Se deben aclarar sus responsabilidades y se les debe exigir que aprovechen al máximo la ventaja de poder revisar directamente la información proporcionada por la unidad auditada y la situación real. en el sitio y revisar periódicamente los documentos de trabajo de auditoría y los diarios de auditoría de los miembros del equipo en el sitio de la auditoría, para que se pueda mejorar la calidad de la auditoría.
IV. Gestión de la información en el lugar de la auditoría
El requisito previo para transformar la información de la auditoría en resultados de la auditoría es el intercambio de información. Sólo cuando el intercambio de información se realiza plenamente entre los auditores. Sólo a través del intercambio podemos recopilarla. la mayor sabiduría y descubrir más problemas en el menor tiempo. Esto es particularmente importante para la auditoría de proyectos de inversión gubernamentales más grandes.
Para fortalecer la gestión de la información en el sitio de auditoría, se pueden utilizar redes inalámbricas para lograr el máximo intercambio de recursos de información. Los proyectos de inversión gubernamental más grandes tienen más auditores, que a menudo están dispersos en varias oficinas para trabajar juntos. Cómo llevar a cabo una comunicación interna y un intercambio de recursos eficientes y confiables se ha convertido en un problema difícil al que se enfrenta el equipo de auditoría. De acuerdo con las características del equipo técnico existente, la tecnología móvil INTEL "Centrino" se puede utilizar para establecer una pequeña LAN inalámbrica entre cada computadora portátil a través del modo de red inalámbrica. Sobre esta base, se puede lograr una comunicación conveniente y rápida, por ejemplo, para los auditores. ser * Los detalles del contrato y otra información firmada con la unidad auditada que necesita ser vista solo se almacenan en una computadora y pueden ser vistas por otros usuarios para lograr el propósito de información altamente compartida. Las ventajas de utilizar redes inalámbricas: en primer lugar, puede reducir la ocupación de recursos informáticos. El segundo es lograr compartir recursos de información de manera conveniente y rápida.
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