Cómo administrar archivos
Los métodos generales de gestión empresarial para la seguridad de los documentos se pueden dividir a grandes rasgos en las siguientes cuatro etapas:
La primera etapa: desarrollar un sistema de confidencialidad interno dentro de la empresa, limitar estrictamente el alcance de las personas que están expuestos a documentos confidenciales y establecer la confidencialidad La agencia de gestión asigna personal dedicado a mantener los documentos confidenciales y garantiza la seguridad de los documentos a través de restricciones institucionales y disciplinarias.
Segunda etapa: con la popularización de las aplicaciones informáticas, cada vez es más difícil gestionar la seguridad de los documentos simplemente a través de sistemas. Las empresas han comenzado a utilizar equipos de seguridad especiales para gestionar documentos confidenciales, como la instalación de ordenadores confidenciales especiales. Utilice dispositivos de almacenamiento certificados, etc.
La tercera etapa: para adaptarse a los requisitos del trabajo de la información y la oficina sin papel, y con el desarrollo de la tecnología de Internet, para hacer frente a las amenazas de Internet, muchas empresas adoptan métodos de bloqueo, como como interno Administre documentos confidenciales internos mediante aislamiento de red, bloqueo de puertos USB y prohibición de impresión.
La cuarta etapa: a medida que se profundiza en la aplicación, las personas se dan cuenta gradualmente de que las restricciones del sistema y los métodos de bloqueo mencionados anteriormente no pueden resolver fundamentalmente el problema de las fugas y también traer problemas al trabajo diario de los empleados. un enorme inconveniente, que reduce seriamente el entusiasmo y la eficiencia del trabajo, y lo hace cada vez más incapaz de satisfacer las necesidades de la dirección. Las empresas necesitan urgentemente una forma más humana de gestionar la seguridad de los documentos. Este tipo de software de cifrado de documentos se ha convertido en el método principal actual en las aplicaciones de gestión de la seguridad de los documentos.