Información completa sobre gestión documental
La gestión documental se refiere a la revisión, almacenamiento, clasificación y recuperación de documentos, hojas de cálculo, gráficos e imágenes escaneadas. Cada texto tiene un registro similar a una tarjeta que registra información como el autor, la descripción del documento, la fecha de creación y el tipo de aplicación utilizada. Estos documentos generalmente se archivan en cintas magnéticas más económicas o, en casos especiales, en discos ópticos de lectura y escritura. Introducción básica Nombre chino: Gestión de documentos Nombre extranjero: Gestión de documentos Estado: Activos intelectuales importantes de la empresa Contenido: Información del cliente, documentos de diseño, copia de promoción Introducción a la gestión de documentos, elementos del sistema, pasos principales, tipos principales, documentos importantes, documentos clasificados , Funciones de gestión, Introducción a la gestión de documentos Gestión de documentos, Los documentos son activos intelectuales importantes de una empresa. En las empresas, los documentos generalmente existen en forma de documentos electrónicos, como formato Microsoft .doc, formato xls, formato ppt, formato pdf, formato de texto sin formato .txt, etc., en términos de contenido, pueden ser contratos comerciales, reuniones; actas, manuales de productos, información del cliente, documentos de diseño, redacción de promociones, información de la competencia, documentos de proyectos, experiencia, etc. Estos documentos pueden ser de naturaleza procesal, o pueden ser documentos publicados oficialmente por la empresa, pueden estar en etapa de redacción o pueden haber sido archivados y no pueden modificarse. El estado del documento incluye borrador, oficial, bloqueado, nulo, archivado, eliminado, etc. La gestión documental se refiere al almacenamiento, clasificación y recuperación de estos documentos, hojas de cálculo, gráficos e imágenes escaneadas. La cuestión clave de la gestión de documentos es resolver los problemas de almacenamiento de documentos, gestión de seguridad de documentos, búsqueda de documentos, visualización de documentos en línea, redacción colaborativa de documentos y control de publicación. La gestión de documentos desempeña un papel importante en bufetes de abogados, compañías de seguros, departamentos de finanzas gubernamentales, agencias de publicidad y otras áreas comerciales con grandes cantidades de archivos en papel o actividades de manipulación de imágenes. Con el proceso de informatización, la gestión de documentos ha recibido cada vez más atención por parte de las empresas. Sin embargo, en el proceso de gestión de documentos, las empresas a menudo encuentran los siguientes problemas: almacenamiento masivo de documentos y gestión difícil; búsqueda lenta y baja eficiencia en la gestión de versiones de documentos; ; la seguridad de los documentos carece de garantía; los documentos no pueden colaborarse y compartirse de manera efectiva es difícil, etc. Por lo tanto, la gestión de documentos se ha convertido gradualmente en un tema candente en la investigación industrial tanto en el país como en el extranjero. Elementos del sistema Qué tipos de documentos y otros contenidos se pueden crear en una organización. Qué plantillas utilizar para cada tipo de documento. Qué metadatos se proporcionan para cada tipo de documento. Dónde almacenar documentos en cada etapa de su ciclo de vida. Gestión Documental Cómo controlar el acceso a los documentos en cada etapa de su ciclo de vida. Cómo se mueven los documentos dentro de una organización cuando los miembros del equipo trabajan juntos en la creación, revisión, aprobación, publicación o disposición de documentos. Qué políticas se deben aplicar a los documentos para que las acciones relacionadas con el documento puedan auditarse, los documentos puedan conservarse o eliminarse de manera adecuada y se pueda proteger el contenido importante para la organización. Cómo transformar un documento a medida que pasa de una etapa a otra en su ciclo de vida. Cómo se consideran los documentos registros comerciales, en cuyo caso deben conservarse de acuerdo con los requisitos legales y los lineamientos de la empresa. Pasos clave para determinar las funciones de gestión de documentos Asegúrese de que su plan incluya comentarios de los líderes de proyectos clave de su organización, que cuente con el equipo adecuado para implementar la solución y que sepa quién participará en el proceso de gestión de documentos. Sistema colaborativo de gestión de documentos Zhide E6 Para obtener detalles sobre cómo crear un equipo de planificación de la gestión de documentos, consulte Identificación de participantes en la gestión de documentos y líderes de proyecto. Analizar el propósito del documento Después de identificar a las personas que usan el documento, determine qué tipos de documentos usan y cómo los usan. Para obtener más información, consulte Análisis del propósito del documento. Planificar cómo se organizan los documentos. Puede colocar documentos en bibliotecas, sitios de grupo y portales. Office SharePoint Server 2007 proporciona una variedad de capacidades de almacenamiento y organización de documentos, desde sitios especializados, como bibliotecas de registros, hasta bibliotecas de documentos de formato libre para la creación y colaboración de documentos ad hoc.
Dentro de una biblioteca, puede dividir aún más el contenido en carpetas y subcarpetas. Para obtener más información, consulte Planificación de una biblioteca de documentos. Planifique cómo mover contenido entre ubicaciones En diferentes etapas del ciclo de vida de un documento, es posible que necesite mover documentos de un sitio o biblioteca a otro. Por ejemplo, el proceso de publicación podría incluir mover documentos desde un sitio de prueba a un sitio público de Internet. También deberá planificar la conversión de contenido si necesita convertir contenido de un formato a otro al moverlo entre sitios. Para obtener más información, consulte "Planificación del flujo de contenido" en la Biblioteca de documentos de planificación de temas. Planificar tipos de contenido Utilice tipos de contenido para organizar información sobre tipos de documentos, como metadatos, plantillas de documentos, políticas y flujos de trabajo. Este es un paso esencial para ayudarle a organizar sus documentos y hacer cumplir la coherencia en toda su organización. Plan de gestión de documentos Control de contenido Puede planificar el nivel de control adecuado para cada tipo de contenido y ubicación de almacenamiento. Por ejemplo, para una biblioteca de documentos, puede planificar la exigencia de registros de entrada y salida y utilizar la gestión de permisos de información para evitar la distribución no autorizada de documentos. Para obtener más información, consulte Planificar el control de versiones, la aprobación de contenido y el pago. Planificar flujos de trabajo Al planificar flujos de trabajo para su organización, puede controlar y realizar un seguimiento de cómo se mueven los documentos entre los miembros del equipo a medida que cada participante colabora durante el ciclo de vida del documento. Planifique una estrategia Para cada tipo de contenido, planifique una estrategia de gestión de la información para garantizar que los documentos se auditen, retengan o procesen adecuadamente de acuerdo con los requisitos institucionales y legales de la organización. Tipos principales Documentos importantes Haga clic en "Gestión de documentos" en el "Menú del sistema" para ingresar a la interfaz de administración de documentos. 1. Documento de contrato 1) Ingrese a la interfaz del documento de contrato. Haga clic en "Documento de contrato" para ingresar a la interfaz del documento de contrato. 2) Complete y libere el contrato. Ingrese el contenido del título principal de la información del contrato de liberación en la columna "Título". Haga clic en el cuadro "Contenido" a continuación, ingrese el contenido de información relacionado con el título principal que se publicará, presione Entrar y haga clic en "Guardar". Además de transmitir información de texto, el sistema también puede transmitir información de página HTML. Al transmitir información de página, simplemente seleccione el cuadro de opción "Usar sintaxis HTML". 3) Ver el documento del contrato. Haga clic en el título del contrato que desea ver para ingresar y explorar la información del documento del contrato. Si se muestra más de una página, haga clic en "Página anterior" y "Página siguiente" para pasar la página. Después de ingresar el número de página en el cuadro de número de página, presione la tecla Intro o haga clic en el botón "Ir" para ingresar directamente a la página. para ver. Ingrese los valores característicos del título del contrato en la columna "Buscar", haga clic en "Buscar" y la información del contrato que contiene estos valores característicos se mostrará en la pantalla. 4) Comentarios Si desea comentar algunos contratos, haga clic directamente en el título del contrato para ingresar, ingrese el contenido que desea comentar en el cuadro de contenido publicado y haga clic en "Guardar". Gestión de documentos 5) Eliminar información del contrato. Busque el contenido del título de la información del contrato que desea eliminar y haga clic en la "X" azul detrás de la línea del título para eliminar el contrato. 2. Archivos de personal 1) Ingrese a la interfaz de archivos de personal. Haga clic en "Archivos de personal" para ingresar a la interfaz de archivos de personal. 2) Complete y publique información del personal. Ingrese el contenido del título para publicar información del personal en la columna "Título". Haga clic en el cuadro "Contenido" a continuación, ingrese el contenido de información relacionado con el título principal que se publicará, presione Entrar y haga clic en "Guardar". Además de transmitir información de texto, el sistema también puede transmitir información de página HTML. Al transmitir información de página, simplemente seleccione el cuadro de opción "Usar sintaxis HTML". 3) Ver el archivo de personal Haga clic en el título de la información del personal que desea ver para ingresar y explorar la información del archivo de personal. Si se muestra más de una página, haga clic en "Página anterior" y "Página siguiente" para pasar la página. Después de ingresar el número de página en el cuadro de número de página, presione la tecla Intro o haga clic en el botón "Ir" para ingresar directamente a la página. para ver. Ingrese el valor característico del título del personal en la columna "Buscar", haga clic en "Buscar" y la pantalla mostrará la información del personal que contiene estos valores característicos. 4) Comentarios Si desea comentar sobre determinadas situaciones del personal, puede hacer clic directamente en el título del personal para ingresar, ingresar el contenido que desea comentar en el cuadro de contenido publicado y hacer clic en "Guardar". 5) Eliminar información del personal. Busque el contenido del título de la información del personal que desea eliminar y haga clic en la "X" azul detrás de la línea del título para eliminar la información del personal.
3. Archivo de activos fijos 1) Ingrese a la interfaz del archivo de activos fijos. Haga clic en "Archivo de activos fijos" para ingresar a la interfaz del archivo de activos fijos. 2) Complete y publique información de activos fijos. Ingrese el contenido del título principal de la publicación de información de activos fijos en la columna "Título". Haga clic en el cuadro "Contenido" a continuación, ingrese el contenido de información relacionado con el título principal que se publicará, presione Entrar y haga clic en "Guardar". Además de transmitir información de texto, el sistema también puede transmitir información de página HTML. Al transmitir información de página, simplemente seleccione el cuadro de opción "Usar sintaxis HTML". 3) Vea el archivo de activos fijos. Haga clic en el título de la información de activos fijos que desea ver para ingresar y explorar la información del archivo de activos fijos. Si se muestra más de una página, haga clic en "Página anterior" y "Página siguiente" para pasar la página. Después de ingresar el número de página en el cuadro de número de página, presione la tecla Intro o haga clic en el botón "Ir" para ingresar directamente a la página. para ver. Ingrese el valor característico del título de la información del activo fijo en la columna "Buscar", haga clic en "Buscar" y la información del activo fijo que contiene estos valores característicos se mostrará en la pantalla. 4) Comentarios Si desea comentar alguna información de activos fijos, haga clic directamente en el título de la información de activos fijos para ingresar, ingrese el contenido que desea comentar en el cuadro de contenido publicado y haga clic en "Guardar". 5) Eliminar información de activos fijos. Busque el contenido del título de la información de activos fijos que desea eliminar y haga clic en la "X" azul detrás de la fila del título para eliminar la información de activos fijos. Clasificar documentos Haga clic en "Gestión de documentos" en el "Menú del sistema" para ingresar a la interfaz de administración de documentos. 1. Agregue una categoría. Ingrese el nombre de la categoría en la columna de nombre de "Agregar categoría". Puede ingresar información posdata relevante en la columna posdata y hacer clic en el botón "Nuevo". 2. Seleccionar documentos clasificados Puede crear varios documentos clasificados diferentes y seleccionar directamente documentos específicos en los documentos clasificados para publicarlos, comentarlos, etc., según sea necesario. El uso de documentos clasificados es similar al uso de documentos importantes. Funciones de administración: Presentación jerárquica: la estructura jerárquica de almacenamiento y presentación de documentos facilita la revisión de los documentos. Gestión de documentos Gestión de permisos: sistema de permisos de administrador basado en documentos jerárquicos. A través de catálogos de documentos y administradores de categorías de documentos, se satisfacen las necesidades de confidencialidad de los documentos y acceso a permisos. Publicación de documentos: la publicación interna de documentos permite que el documento se publique en la interfaz interna de revisión de documentos. Importar y exportar: la importación y exportación de documentos se refiere a exportar el documento especificado desde el sistema seleccionándolo, restaurar su contenido desde el archivo correspondiente al sistema y convertirlo en un documento. Esto permite que los documentos se almacenen como archivos con una estructura específica para realizar copias de seguridad o compartir recursos, lo que proporciona una buena manera de realizar copias de seguridad de documentos, migrar documentos, compartir datos, etc. Archivo adjunto de documento: el archivo adjunto de documento cambia el atributo de un documento que solo registra información de texto y lo amplía para permitir el almacenamiento adicional de archivos, materiales de audio y video, etc. a través del documento.