Tesis de graduación para la especialización en secretaría jurídica
Algunas reflexiones sobre el impacto de las tecnologías de la información en la gestión de archivos empresariales contemporánea
Resumen: La estandarización y modernización de la gestión de archivos en mi país siempre han sido los objetivos perseguidos por la gestión de archivos. desde finales del siglo pasado, las computadoras El rápido desarrollo de las tecnologías de la información es una oportunidad para la estandarización de la gestión de archivos en nuestro país. En la actualidad, la gestión de archivos de mi país y el desarrollo de la modernización de mi país no pueden coordinarse. Este artículo parte de un análisis de la situación actual y propone algunas medidas y medios efectivos para la estandarización de la gestión de archivos en nuestro país, esperando brindar alguna ayuda para la estandarización de la gestión de archivos en nuestro país.
Palabras clave: gestión de archivos; situación actual; contramedidas; pensamiento
Desde la reforma y apertura, la gestión de archivos del personal de mi país ha experimentado muchos cambios, y la comprensión de la gente sobre la gestión de archivos también ha cambiado. sufrido algunos cambios fundamentales. La promulgación e implementación de la Ley de Archivos no sólo proporciona garantía legal para la gestión de archivos, sino que también plantea nuevos requisitos para la gestión de archivos.
1. Incompatibilidad con el concepto de gestión de expedientes de personal.
1. Falta de derecho a conocer los expedientes de personal. En los últimos años se han producido cada vez más problemas provocados por la opacidad de los expedientes personales y la falta de implementación del derecho a saber. En algunos casos, la unidad original registró declaraciones falsas en los archivos personales de las partes, o incluso insertó materiales que carecían de fundamento fáctico, causando daño a las partes, en algunos casos, debido a la incapacidad a largo plazo para comprender los archivos personales; Se perdieron y nadie lo supo. Por lo tanto, con frecuencia ocurren disputas y juicios causados por la pérdida de archivos personales.
2. Limitaciones del derecho a conservar archivos de personal. Según las regulaciones nacionales, actualmente sólo las agencias gubernamentales, instituciones y empresas estatales de nuestro país tienen derecho a mantener archivos de personal. Con el desarrollo de la construcción económica de nuestro país, las empresas con financiación extranjera, las empresas privadas y otros componentes económicos representan una parte importante. proporción cada vez mayor del desarrollo económico Según las regulaciones nacionales, estas unidades no tienen derecho a mantener archivos de personal y solo pueden almacenar archivos en centros de intercambio de talentos y pagarles ciertos honorarios de gestión. Este enfoque no puede gestionar eficazmente los expedientes del personal porque no existe ninguna restricción de poder administrativo entre el empleador y el centro de intercambio de talentos.
2. Incompatibilidad de los métodos de gestión de archivos de personal
1. El método de gestión tradicional de "los archivos siguen a las personas" ha sido cuestionado. Desde la reforma y apertura, especialmente con el avance gradual del sistema económico de mercado, el fenómeno de la movilidad del personal ha aumentado día a día y la separación de expedientes de personal se ha vuelto cada vez más común. Aunque el "Reglamento de Trabajo de". Cadre Archives" y el "Reglamento sobre el trabajo de los archivos de empleados de la empresa" no regulan los archivos de personal del personal móvil. Se han elaborado reglamentos, pero en el funcionamiento real, los conflictos de derechos y gestión entre los departamentos de gestión y el personal flotante están cada vez más expuestos. Para evitar la fuga de cerebros, algunas unidades utilizan los expedientes como punto de control, lo que da lugar a un fenómeno cada vez más grave de "abandono de expedientes", y los llamamientos a restar importancia a los expedientes personales son cada vez más fuertes.
2. La gestión manual tradicional restringe la calidad y eficiencia de los expedientes de personal. Los archivos de personal han utilizado el sistema tradicional de diez categorías durante muchos años y, a menudo, existen muchos factores subjetivos en cuanto a a qué categoría pertenece un material. En los últimos años, aunque se han utilizado ordenadores para la gestión asistida, sólo se utilizan para la entrada de directorios, lo que no supone un salto cualitativo en los métodos de gestión, lo que se traduce en una baja eficiencia en la gestión de expedientes de personal.
3. Incompatibilidad del sistema de gestión de expedientes de personal
1. Son habituales los problemas de falta de intensidad en la recogida de expedientes de personal y mala calidad del material. En primer lugar, el sistema de trabajo para la recopilación y el archivo es imperfecto y su implementación no es estricta. Un pequeño número de departamentos de archivos sólo copiaron el "Reglamento sobre la recopilación y archivo de materiales de archivos de cuadros y personal" emitido por el Departamento de Organización del Comité Central del PCCh, sin formar sus propios detalles de implementación, y el contenido no era específico o integral. Incluso si se establece un sistema, su implementación no es estricta en diversos grados. El trabajo de archivo es pasivo e inoportuno. En segundo lugar, los materiales recopilados y archivados están incompletos e inexactos. En particular, los archivos de personal entregados a Talent Exchange and Escrow, los materiales de evaluación de empleados, los materiales de evaluación de personal y los materiales que reflejan los niveles de capacidad personal no se pueden recopilar en archivos personales de manera oportuna.
2. Falta de mecanismos eficaces de inspección y supervisión. Los archivos de personal de muchas unidades han estado desordenados y desatendidos durante mucho tiempo y no pueden desempeñar la función que les corresponde.
Debido a la falta de inspecciones periódicas, la gestión de los expedientes de asuntos hídricos quedó abierta y se rompió la continuidad de los materiales recién agregados; algunos materiales de los expedientes de personal se perdieron; algunas unidades aprovecharon transferencias de personal y fusiones de unidades para entregar personal no organizado; archivos. Sal y pasa la pelota.
3. Se ha cuestionado la autenticidad del material. Algunas personas o unidades reemplazan deliberadamente materiales u ocultan hechos por ciertas consideraciones o para evitar ciertos riesgos, haciendo que la información en los archivos de personal sea falsa o incompleta y reduciendo en gran medida la credibilidad. Esto inevitablemente coloca a la unidad de usuario en un estado pasivo, especialmente ahora. El personal se basa en el método de contratar empleados por primera vez y luego trasladarlos a otros puestos. Una vez que el empleador desarrolla problemas, es demasiado tarde.
IV. Varias contramedidas para cambiar la situación actual de la gestión de archivos
1. El rápido desarrollo de las computadoras y la tecnología de la información ha tenido y está teniendo un impacto trascendental en la gestión de archivos. Con la aceleración del proceso de automatización de oficinas en agencias y empresas, se ha incorporado a la gestión de archivos la formación de un gran número de nuevos documentos electrónicos, como grabaciones de audio, vídeos, fotografías, etc., legibles por máquina. Para resolver un problema conceptual, la modernización de nuestros archivos no consiste simplemente en utilizar computadoras para reemplazar el trabajo manual, ni en trasladar los métodos de gestión tradicionales a la gestión en red, sino en utilizar tecnología de la información moderna para introducir conceptos de gestión avanzados y reformar algunos archivos inapropiados. prácticas en la gestión. Establecer lo antes posible un concepto moderno es una medida urgente y necesaria para todo archivero y es el primer paso hacia la modernización de la gestión de archivos.
2. Debe haber una gestión interna que se adapte al desarrollo de los tiempos. Es muy necesario que los departamentos de archivos de todos los niveles adopten métodos de gestión científica y sienten las bases para la modernización de la gestión de archivos.
3. Es necesario cambiar el modelo de gestión de expedientes de personal. El establecimiento de una economía de mercado ha producido una variedad de formas de organización económica que favorecen la absorción y el flujo de talentos, y la gestión de personal se ha convertido en una especie de gestión social. El modelo tradicional jugó un papel importante en la gestión de personal en el pasado y todavía tiene cierto ámbito de aplicación en la actualidad, pero no debería ser el único modelo. Para aquellos expedientes de empleados de empresas, instituciones, docentes y personal flotante que tengan pocas cosas dignas de confidencialidad, se podrá realizar paulatinamente una gestión socializada y abierta.
4. Se requieren equipos y tecnología avanzados. En la actualidad, para la mayoría de los archivos (salas), especialmente los archivos (salas) de base, es imposible introducir equipos avanzados, por lo que, por un lado, debemos aprovechar la oportunidad para ganar el apoyo de los departamentos pertinentes y esforzarnos por cambiar nuestro equipo. condiciones y sentar las bases para la modernización y, al mismo tiempo, debemos aprovechar la oportunidad para cultivar talentos para que el equipo existente pueda integrarse con la colección real de nuestras propias colecciones tanto como sea posible y desempeñar un papel en. gestión y provisión de archivos. La primera tarea importante a este respecto es aprovechar al máximo el equipamiento existente, hacerlo plenamente eficaz, acumular experiencia y cultivar talentos. El segundo es poner más esfuerzo en la estandarización del trabajo básico como la clasificación y catalogación para crear condiciones para una mayor introducción de equipos. En tercer lugar, el enfoque del trabajo de archivo de documentos electrónicos debe ser alto y la base debe ser práctica. Al planificar el trabajo de archivo de documentos electrónicos, debemos partir de la situación real de la unidad, la modernización de las condiciones de almacenamiento, copia, copia, encuadernación, etc. requiere nuevos conocimientos y nuevos métodos. El personal de archivo de archivos existente aún no puede satisfacer las necesidades del trabajo. Debe dominar los conocimientos y habilidades básicos de la automatización de la gestión de la información lo antes posible mediante capacitación organizacional y aprendizaje empresarial. En resumen, la compra y adopción de equipos modernos debe basarse en el despliegue y la capacitación de talentos relevantes, porque sin talentos relevantes que entiendan la tecnología, los equipos no pueden funcionar plenamente. Además, al comprar e introducir equipos, se debe tener en cuenta la situación real de la unidad y la atención debe centrarse en realizar el trabajo básico. Sólo cuando el trabajo básico se realiza primero, los equipos modernos realmente pueden desempeñar su función completa.
Referencias:
[1] Chen Cizhu. Sobre la modernización de la gestión de archivos. Información científica y tecnológica de China, 2004,
[2]. ] Liu Bihua. Modernización de colegios y universidades de la gestión de archivos. Revista de la Universidad de Shaoyang, 2006, 6). ----- -
El impacto de las tecnologías de la información y la gestión de archivos
1. Panorama general de la definición y características de los documentos electrónicos
Los llamados documentos electrónicos. Los documentos electrónicos se refieren a aquellos formados por personas en actividades sociales, materiales escritos transportados por materiales químicos magnéticos como discos de computadora, discos magnéticos y discos ópticos. Incluye principalmente documentos electrónicos, cartas electrónicas, extractos electrónicos, dibujos electrónicos, etc. En comparación con los documentos en papel, los documentos electrónicos tienen las siguientes características: 1. Los documentos electrónicos ya no son documentos en papel intuitivos y deben leerse y utilizarse con la ayuda de equipos de oficina modernos. 2. Los documentos electrónicos pueden procesarse rápidamente directamente mediante computadoras; y otros equipos de oficina modernos Procesamiento y entrega de archivos electrónicos; 3. El uso de archivos electrónicos puede disfrutarse y ya no se ve afectado por el tiempo y la distancia; 4. Las condiciones de almacenamiento y los requisitos ambientales de los archivos electrónicos son diferentes a los del papel; archivos, lo que afecta la ubicación de almacenamiento. Los requisitos de área no son altos, pero los requisitos de temperatura ambiental, humedad, propiedades antimagnéticas y otras condiciones son muy altos.
2. El impacto de los archivos electrónicos en la gestión empresarial de archivos
1? El trabajo archivístico tradicional se basa en documentos y materiales en papel. Tras la aplicación de la informática, los archivos electrónicos han sustituido a los anteriores. El material escrito es escrito directamente en el disco por el redactor y modificado en el disco. Una vez formado, se almacena inmediatamente en los datos de información de la oficina y se comparte con los archiveros y el personal técnico. Esto no deja una distinción clara entre documentos y archivos. Después de una larga práctica en la gestión de archivos en papel, se ha resumido un conjunto de procesos, métodos y principios de trabajo, como el sistema de archivo de archivos. El archivo y archivo de documentos es el punto de partida del proceso de trabajo de archivo y el punto de integración entre el papeleo y el trabajo de archivo. Una vez formados los documentos, el departamento administrativo los recopila y archiva y los entrega al departamento de archivos para su gestión. Generalmente se archivan una vez al año. Los archivos electrónicos se generan en cualquier momento, se modifican en cualquier momento y se almacenan en discos de computadora o discos ópticos. Por tanto, tiene una fuerte dependencia de los ordenadores. Si se archiva, debe entregarse en forma de disco o disco óptico, y el alcance del archivo no solo debe incluir archivos que hayan sido "completados y tengan valor de conservación", sino que también debe incluir el software para leer los archivos. e incluso el sistema operativo.
2? Debido a la separabilidad de la información del archivo electrónico y los soportes, la clasificación de entidades de archivo también puede ser reemplazada por una clasificación conceptual, porque el resultado de la clasificación de entidades solo puede reflejar una conexión de atributo, esta disposición de una sola línea. En el entorno de documentos electrónicos actual, las características formales y de contenido de los documentos han cambiado. Los documentos electrónicos se pueden clasificar de manera rápida, efectiva y desde múltiples ángulos a través de sistemas informáticos, lo que ya no es necesario clasificar y organizar. documentos en papel. Diferentes usuarios pueden utilizar el sistema de ofimática para combinar y clasificar libremente documentos electrónicos según sus diferentes necesidades.
3? Dado que el valor de conservación de los documentos electrónicos depende tanto de su propio valor como de su legibilidad, los métodos, contenidos y estándares de su identificación cambiarán, así como el alcance del análisis teórico original del valor del archivo. También se ampliará, para analizar el software de lectura de archivos electrónicos e incluso el sistema operativo. Según la teoría tradicional de valoración del valor de los archivos, el período de almacenamiento de los documentos debe determinarse en función de su valor de comprobante y de referencia. Por un lado, los archivos electrónicos producirán más archivos que antes debido a la conveniencia de la producción. Debido a las necesidades de los usuarios, la información y los datos se modifican y complementan constantemente, por lo que es difícil establecer un período de almacenamiento fijo. Además, actualmente no existe una garantía legal para el valor del comprobante de los documentos electrónicos. Por tanto, sus métodos de identificación y gestión tampoco son concluyentes. Además, debido a la particularidad de los soportes de información de archivos electrónicos, sus métodos de almacenamiento, requisitos, recuperación y utilización externa también son muy diferentes de los archivos en papel.
3. El impacto de los archivos electrónicos en la teoría de la archivística
1? Impacto en los atributos esenciales de los archivos
La registrabilidad original es el atributo esencial de archivo.
Sin embargo, debido al corto tiempo de formación de los archivos electrónicos y a la falta de verificación real del almacenamiento, la preservación a largo plazo de la información original en archivos electrónicos es un tema importante que los archiveros deben estudiar y discutir más a fondo. Actualmente, los archivos electrónicos de larga duración deben copiarse periódicamente para evitar la pérdida de información.
3. Hacer que la gestión de archivos se desarrolle en una dirección tridimensional. En el pasado, la gestión de archivos estaba en un estado lineal, a medida que la gente presta más atención al trabajo de servicio de utilización, el trabajo de utilización y otros trabajos básicos forman un plano. Esta estructura plana sólo refleja la situación de los archivos en papel. Con la intervención de los archivos electrónicos, los tipos de archivos están aumentando, y su trabajo básico y su trabajo de utilización también tienen su propia personalidad. Por lo tanto, basándose en la estructura plana original, se agrega otro contenido de soporte de información de archivo para formar un espacio tridimensional y una estructura de gestión tridimensional.
4? La transformación de la estructura del conocimiento de los archiveros es inminente. Para adaptarse al desarrollo de la tecnología de la información y los archivos, los archiveros de nuestro país deben tomar medidas activas para actualizar el conocimiento, introducir, digerir y adaptarse a los logros de la tecnología de la información, de modo que los archiveros tengan amplios conocimientos para adaptarse a las necesidades del desarrollo de tecnologías de la información. Es cierto que acelerar la transformación de la estructura de conocimientos del personal de archivos y cultivar talentos a través de múltiples canales y en múltiples niveles son las estrategias más fundamentales para que el trabajo de archivos abrace la revolución de la tecnología de la información.