No puedes ejecutar un proyecto sin un presupuesto, 6 sencillos pasos para determinar tu presupuesto de gestión de proyectos

Desarrollar un presupuesto de proyecto es una de las partes más importantes de cualquier proyecto, y gastar demasiado o subestimar el presupuesto puede afectar seriamente el éxito y la finalización a tiempo de un proyecto.

Al mismo tiempo, no entregar un proyecto dentro del presupuesto puede generar dudas sobre si se adjudicarán proyectos futuros y se puede cuestionar su capacidad como profesional de gestión de proyectos. Por lo tanto, debes seguir estos seis sencillos pasos para determinar tu presupuesto de gestión de proyectos.

Los requisitos del proyecto deben incluir cualquier cosa que pueda generar costos a lo largo del proyecto. Esto puede incluir lo siguiente:

Los costos en la gestión de proyectos están directamente relacionados con el progreso del proyecto hacia su finalización. Obviamente, si el proyecto debe completarse más rápido de lo previsto originalmente, entonces será necesario agregar costos administrativos adicionales. Estos costos pueden incluir costos directos como horas extras, recursos de personal adicionales del proyecto, herramientas debido a otros requisitos y también pueden incluir costos indirectos. Costos como facturas de servicios públicos, consumibles, etc. En general, es importante establecer una fecha de finalización final más precisa para el proyecto.

Esto es similar al proceso de determinar una fecha límite para un proyecto. Una fecha límite que tenga en cuenta todos los riesgos del proyecto obviamente no cumplirá con las expectativas de las partes interesadas, por lo que es necesario proporcionar el tiempo mínimo requerido. para completar el proyecto basándose en un escenario más optimista, que debería ser un poco más largo que el tiempo necesario para comunicarlo a las partes interesadas o a la alta dirección.

Si es necesario, proporcione el tiempo necesario para completar el proyecto en diferentes escenarios. Proporcione tiempos de finalización del proyecto optimistas, neutrales y pesimistas basados ​​en diferentes suposiciones para realizar un seguimiento de las expectativas de las distintas partes interesadas del proyecto.

Además de los gastos visibles del proyecto, también es necesario considerar los costos ocultos. Estos costos ocultos a menudo se incurren durante la ejecución del proyecto, como la necesidad de alquilar o comprar algunos equipos para ponerse al día con el cronograma y el calendario. necesidad de agregar autobuses lanzadera para aumentar la eficiencia laboral y mejorar el apoyo logístico, así como la necesidad de actualizar la plataforma de software de los sistemas de TI. Las actualizaciones requieren tarifas adicionales compartidas o exclusivas. Estos costos de capital deben tenerse en cuenta y no tienen por qué ser elevados, pero se puede reservar un cierto porcentaje en función de la experiencia histórica.

Cada proyecto suele tener varios hitos, y cada hito también debe ajustarse a un presupuesto determinado. Este enfoque ayuda a evitar que el proyecto general se exceda del presupuesto y, si surgen problemas inesperados, minimiza los problemas de costos adicionales al reducir los costos adicionales en otros hitos.

Esto también se puede llamar adjudicación de presupuesto por fases. El proyecto se evalúa a medida que avanza hasta su finalización. De esta manera, se sabe en qué etapa del proyecto se producirá el exceso del presupuesto y luego el director del proyecto lo analizará cuidadosamente. Considere los siguientes pasos del proyecto en la primera etapa, prestando atención a si el gasto tiene el resultado correcto correspondiente.

No importa cuán detallada sea la planificación presupuestaria de su proyecto, los cambios de alcance siempre ocurrirán durante la entrega real del proyecto. Por supuesto, el director del proyecto puede minimizar estos cambios de alcance comunicándose con varias partes interesadas u otros medios, pero aún es necesario agregar un margen presupuestario adicional para este alcance no planificado en la ejecución del proyecto para que el director del proyecto pueda manejarlo de manera oportuna. . Pero todavía hay que añadir algo de margen presupuestario adicional para esos resultados no planificados del proyecto.

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