¿Cuál es el proceso de inventario de fin de año para los almacenes de empresas industriales?
Contenido
Prefacio de la unidad 1
Descripción general de la unidad 2
Proceso de operación de inventario de la unidad 3
Unidad 4 Organización del inventario y establecimiento del sistema
Unidad 5 Cuadros y tablas de configuración del inventario
Unidad 6 Preparación para el recuento del inventario
Capítulo Operaciones específicas del inventario en la séptima unidad
Análisis y procesamiento de resultados de inventario en la octava unidad
Prefacio a la primera unidad
1 Ámbito de aplicación
Este manual está destinado a los empleados y directivos involucrados en el inventario y sirve como guía de referencia para el sistema de inventario de la empresa.
Segundo propósito
Como procedimiento operativo estándar para el inventario, este manual presenta de manera integral el sistema, los requisitos y los procesos del inventario, con el objetivo de mejorar la precisión y la eficiencia del trabajo del inventario.
En tercer lugar, beneficios
El uso de este manual puede proporcionar los siguientes beneficios principales:
1. Menor tiempo de capacitación
2. eficiencia
3. Unificar la terminología para facilitar la comunicación.
4. Comprender y operar mejor el sistema de inventario.
5. Comprender la importancia del inventario en los sistemas empresariales
Descripción general de la Unidad 2
1.
El llamado inventario consiste en inventariar la totalidad o parte de los productos en el supermercado de manera regular o irregular, para comprender verdaderamente el desempeño operativo de este período, y luego mejorar y fortalecer la gestión.
En segundo lugar, ¿por qué necesitas inventario?
Ante la deslumbrante variedad de productos y la multitud de clientes, los empleados están ocupados afuera solo para satisfacer a los clientes y hacer que la empresa prospere. Pero para saber si se trata de una ganancia o una pérdida, es imposible saberlo con precisión basándose en los informes diarios y el rendimiento diario. En la actualidad, la única forma es realizar un inventario. A través del inventario, podemos hacer lo siguiente:
1.
2. Captar las pérdidas y mejorarlas.
3. Fortalecer la gestión y prevenir retrasos.
3. Propósito del Inventario
Cada inventario requiere mucha mano de obra, recursos materiales y tiempo, pero también traerá algunos efectos negativos, pero es una tarea muy importante, porque puede lograr los siguientes propósitos:
1. Comprender las pérdidas y ganancias de la tienda en una etapa determinada.
2. Comprender la ubicación de almacenamiento actual y la escasez de mercancías.
3. Comprender el nivel de inventario de la tienda, la cartera de productos y la rotación de productos.
4. Excave y elimine los productos invendibles y próximos a caducar, limpie el entorno y elimine los callejones sin salida.
5. En función de la situación del inventario, se puede fortalecer la gestión y frenar los comportamientos inadecuados.
Proceso de operación de inventario de la tercera unidad
1. Diagrama de flujo
Si la planificación del proceso de operación de inventario es detallada o no, está directamente relacionado con la autenticidad del inventario. resultados.
Diferencia significativa
Sí
No
2. Gestión de procesos operativos
1. Está formulado uniformemente por empresas comerciales. Incluyendo: método de inventario, ciclo de inventario, procesamiento contable, procesamiento de diferencias y regulaciones de recompensa y castigo;
2. Organización e implementación
Incluyendo: organización e implementación del inventario completo, organización e implementación. de inventario parcial y división regional;
3. La operación de inventario debe dividirse en regiones e implementarse por personas
4. notificaciones, organización de productos y entorno, asignación de trabajo y capacitación previa al inventario, recopilación de datos diversos;
5. Operaciones de inventario: incluyen principalmente recopilación y análisis de datos, ajuste de inventario, procesamiento de diferencias y ejecución de recompensas y castigos.
Unidad 4: Organización y establecimiento del sistema de inventario
Primero, establecimiento del sistema de inventario
La lista de métodos de inventario es la siguiente:
Ciclo de tiempo del área real y programada
El libro físico es completo
Área de inventario
El negocio del inventario tiene negocios regulares e irregulares.
Definir el método para contar físicamente las cantidades de inventario. Mantenga registros escritos o informáticos de los flujos de entrada y salida de cuentas para obtener saldos finales de inventario o costos estimados. Cuente todas las áreas de inventario en el supermercado por categoría y partición, y cuente ciertas áreas en secuencia, de modo que el supermercado siga abierto al público durante los recuentos de inventario repetidos. Después del cierre, el supermercado cuenta el inventario en el mismo intervalo de conteo y el inventario en diferentes intervalos de conteo.
Ámbito de aplicación e intervalo de tiempo El inventario físico del supermercado lo realizan dos veces al año el departamento de informática y el departamento de finanzas. El inventario del área de ventas es un inventario integral de electrodomésticos, productos de alta calidad o emergencias, cambios de personal, operaciones anormales, etc.
Descripción:
1. Debido a las características de la propia industria minorista, utilizamos el método de conteo cruzado correspondiente para el inventario.
2. En circunstancias especiales, como cambios de personal, emergencias (como inundaciones, incendios, etc.) y operaciones anormales, se debe organizar otro inventario. En cuanto al inventario general o regional, depende de la situación.
2. Tratamiento contable
Desarrollado e implementado por el Departamento de Finanzas
3. Tratamiento de discrepancias
El inventario puede tener diferencias significativas. La llamada diferencia significativa significa: la tasa de pérdidas excede con creces los estándares de la industria o los objetivos de la empresa, y el margen de beneficio bruto es mucho menor que los estándares de la industria o los objetivos de la empresa.
1. La tasa de pérdida de inventario es la diferencia entre el inventario real y el inventario teórico informático.
En términos generales, la pérdida de disco tiene las siguientes razones:
(1) Dislocación y fuga
(2) Error de cálculo
( 3) Robo
(4) Recibos incorrectos o recibos vacíos, lo que da como resultado más cuentas y menos cosas.
(5) No existe corrección de inventario para bienes desechados.
(6) Algunos productos están en liquidación y las pérdidas por reducción de precio no se calculan.
(7) Manejo inadecuado de la pérdida de peso de productos frescos.
(8) Los cambios en los precios de los productos básicos no se registran y se modifican sin autorización.
2. Si hay diferencias importantes, se deben tomar las siguientes medidas de inmediato:
(1) Confirmar el área del inventario nuevamente para ver si falta algún inventario;
(2) ) Verifique los recibos para ver si hay una gran cantidad de compras anormales que no se ingresan en la computadora;
(3) Verifique si hay una gran cantidad de devoluciones anormales que no se ingresan en la computadora;
(4) Verificar la corrección del inventario y la declaración de cambio de precio del inventario;
(5) Nuevo cálculo;
3. bienes representa el nivel de gestión y el sentido de responsabilidad del gerente. Siempre que el resultado esté dentro de un rango razonable, se considera normal. Al mismo tiempo, debemos recompensar a los buenos y castigar a los malos para reducir las pérdidas. Con referencia a los estándares de la industria de pérdida de bajo costo y la filosofía empresarial de implementación de responsabilidad, los estándares actuales de pérdida de inventario de los supermercados de la compañía son:
(1) La tasa de pérdida de inventario de la tienda debe controlarse en 4‰. -6‰ del importe total de las ventas.
(2). Entre el 6‰ y el 8‰ debe considerarse por debajo del nivel estándar. Los directivos deben ser responsables de encontrar las razones y proponer medidas correctoras.
(3) Más del 8 ‰ se considera anormal y los operadores y empleados relevantes serán responsables y castigados.
(4) Se permite que el primer lote de inventario en los primeros dos meses después de la apertura de la tienda tenga una tasa de pérdida más alta.
4. Organización del inventario
Generalmente, cada tienda es responsable de organizar el personal del inventario. Si se trata de un inventario completo, el departamento de operaciones, el departamento de informática, el departamento de finanzas y el departamento de compras de la empresa guiarán y supervisarán el inventario de cada tienda, y el vicepresidente de operaciones hará los arreglos. Cada director de departamento es responsable e implementado ante todos los departamentos y personas. Las operaciones de inventario son las operaciones en las que el personal del supermercado está más involucrado, por lo que se requiere que todos los empleados participen en el inventario. Generalmente cada departamento es un grupo.
Organigrama general del inventario (como se muestra a continuación)
Si se trata de un inventario regional, cada departamento de piso lo organizará e implementará de acuerdo con el plan de inventario, y el ALC cooperará con la operación.
Unidad 5 Configuración del inventario y su forma
1. Descripción de la configuración del inventario
El diseño completo de la tienda al comienzo de la apertura se puede utilizar como diseño del inventario. En términos generales, el plan de inventario incluye no solo los refrigeradores, congeladores, estantes y áreas de exhibición grandes en la tienda, sino también el área de almacenamiento y el área de refrigeración en el patio trasero, siempre que los productos estén almacenados y exhibidos. marcado.
Para comprender la situación general y la planificación, los pasillos y los estantes de exhibición deben estar numerados en el mapa de inventario, y este número debe convertirse en una pegatina y pegarse en la esquina superior derecha del estante de exhibición. para que el área de responsabilidad pueda asignarse en detalle y el encargado del inventario pueda comprender su propio alcance de trabajo. Al mismo tiempo, también pueden comprender la situación general en este mapa, distribuirse razonablemente y ayudarse mutuamente.
Tabla de inventario (adjunta)
1. Listado
2. Tabla de asignación de áreas de responsabilidad del inventario (aplicable al grupo)
3. .Programa de organización del inventario grupal
4. Programa de organización del personal de inventario de apoyo
5 Plan de capacitación en inventario
Anexo 1:
Instrucciones para Completando:
1. Complete por departamento
Establezca la cantidad
3. Cuente las fechas y complete por año, mes y día.
4. Código de barras del producto
5. Nombre del producto confirmado por computadora
6. Cantidad calculada por unidad de ventas
7. firma
Nota: Hay tres tipos de esta tabla, la primera es la línea negra (punto inicial), la segunda es la línea azul (punto de repetición). ※.
La tercera línea roja (instantánea)
Adjunto 2:
Tabla de asignación de áreas de responsabilidad del inventario (Grupo)
Fecha del departamento
Nombre Categoría de inventario Número de área Número de pedido de inventario Comentarios
Número de hojas de principio a fin
Rellenado por: Aprobador:
Anexo 3:
Plan de organización de inventario grupal
Departamento: Nombre del supervisor: Fecha
Empleados
Nombre, puesto, tiempo de inventario, inventario Contenido, pasos de inventario, trabajo de horas extras.
Horas
Punto inicial y punto de bombeo repetido
Jefe de departamento:
Anexo 4:
Capacitación en inventario Plan
Fecha
Grupo de Departamentos
Otros Departamentos
Otros departamentos que participan en la capacitación.
Formación de formadores
Orientación horaria
Departamento de recursos humanos
Crecimiento
Alimentos frescos preparados
Comer
Cereales y aceite,
Comida enlatada
Productos secos
Competencia japonesa
Cigarrillos y alcohol
Bebidas
Preparados
Bebidas
Dulces
Galletas
No -Alimentos electrodomésticos
Artículos de primera necesidad
Textiles para el hogar
Hogar
Obras excelentes
Número total
Vicepresidente de Tabulación, Aprobación y Operaciones
Unidad 6 Preparación antes del Inventario
Desde la antigüedad, los estrategas militares "nunca libran batallas sin estar preparados". Cuanto más detallados y detallados sean los preparativos por adelantado, más fluido progresará el inventario y más precisos serán los resultados del inventario.
Primero, disposiciones relativas al personal
1. En principio, las vacaciones deben finalizar el día del inventario. En particular, el inventario general debe programarse con al menos dos semanas de anticipación, incluidas las horas extras y las horas extras. Cada departamento del supermercado debe redactar el plan de disposición de inventario del Grupo XX (consulte la Tabla 3 anterior) y presentarlo al Vicepresidente de Operaciones para su aprobación.
2. Se debe asignar el área de responsabilidad a cada persona y definir el alcance.
En segundo lugar, informar
1. Notificar a los clientes
Si el inventario en el negocio afecta las compras del cliente, lo notificaremos a través de transmisión para comprenderlo: "Estimados amigos clientes, nuestro inventario ha causado inconvenientes en sus compras. ¡Comprendan y les deseo unas felices compras!"
Si el inventario está cerrado, se debe notificar a los clientes mediante transmisiones y anuncios con tres días de anticipación para Evite que los clientes viajen en vano.
2. Notificar al fabricante
Antes de realizar el inventario, el comprador debe indicarlo al realizar el pedido, o llamar o enviar una carta para evitar que el fabricante realice envíos durante el inventario, y recoger la mercancía con una semana de antelación. Se publica un aviso en la oficina de mercancías.
Tercero, capacitación previa al inventario
1. Realice una capacitación de simulación de inventario dentro de las dos semanas anteriores al inventario, explique las precauciones y asegúrese de minimizar los errores.
2. La capacitación de simulación, que se explica en función de los pasos reales del inventario, es organizada e implementada por el vicepresidente de operaciones y el gerente del supermercado. El ALC completa el formulario del plan de capacitación en inventario (consulte los 4 anteriores). ) y lo presenta al vicepresidente de operaciones para su aprobación.
3. El personal de inventario realiza ejercicios operativos uno por uno.
4. Los jefes de cada departamento deben demostrar operaciones estándar.
5. Herramientas de inventario
Lista de inventario (por triplicado, negro, azul, rojo), un trozo de papel autoadhesivo, bolígrafos rojos y azules, etc.
Cuatro. Asignación de trabajo
El trabajo inicial debe ser realizado por empleados designados, y el muestreo y el recuento deben ser realizados por jefes de departamento o personal financiero.
5. Clasificación de productos y clasificación ambiental
Dos días antes del inventario real, se clasificarán los productos para que el inventario sea más ordenado y eficaz, y se retirarán del almacén los productos defectuosos. estantes lo antes posible. Los puntos clave de la clasificación son:
1. Comprobar si la etiqueta de precio del estante o de congelado o refrigerado coincide con la posición de exhibición del producto. Si son inconsistentes, ajuste o reemplace la tarjeta por una nueva;
2. Organice los productos de manera ordenada para facilitar el conteo, como extremos de exhibición, estantes de exhibición, estantes de exhibición de pared, estantes de exhibición aleatorios, cabezas de pila. , etc. ;
3. Retirar productos defectuosos y devoluciones. Los bienes desechados deben desecharse y los bienes devueltos deben devolverse al área de recolección de bienes. Los productos con embalaje dañado deben tratarse con prontitud;
4. Limpiar los rincones de la tienda y el lugar de trabajo y comprobar si hay productos varados en el área de recepción. Mantenga todos los equipos, repuestos y herramientas en orden;
6. Se debe prestar atención a dos puntos al clasificar los productos del inventario: primero, las cajas pequeñas se colocan delante de las cajas grandes, para evitar una cantidad insuficiente de; mercancías y la caja entera se cuenta como una caja entera;
7. Disposiciones finales antes del inventario:
Por lo general, dos horas antes del inventario, finalmente se clasifican los productos, principalmente los productos en los expositores. El orden no debe cambiarse o los números no coincidirán durante el conteo.
6. Recopilación de documentos informativos
Para evitar fenómenos falsos, se debe recopilar información relacionada con el inventario:
1. documentos de productos operados;
2. Resumen de documentos de desecho;
3. Resumen de documentos de obsequio;
4. Resumen de documentos de productos para el cambio de unidades de embalaje;
5. Recibir resumen de datos
Cosas a tener en cuenta
1. Antes de realizar el inventario, cada supervisor debe verificar las devoluciones de los tres días anteriores para ver si. han sido ingresados en la computadora;
2. El supervisor verifica si los productos desechados se corrigen a tiempo; verifica si los productos rotos están clasificados.
3. El inventario del área de ventas debe realizarse después del final del día hábil.
4. del negocio;
5. El departamento de recepción debe detener toda entrada de datos a las 19:00 horas del día del inventario (dependiendo de la situación real);
6. estar marcado como "No contado y no ingresado".
Operaciones específicas de inventario en la séptima unidad
1 Diagrama de flujo de operaciones de inventario
Sí
Diferencia
No
Sí
Contradicción
No
Contradicción
2. p>1. Ajuste del punto inicial
(1). Primero ordene el almacén (área de almacenamiento), el congelador y el almacén frigorífico, y luego ordene la tienda.
(2). Inventario de estantes o congeladores, congeladores, de izquierda a derecha, de arriba a abajo.
Como se muestra en la figura:
(3). Cada estante o congelador, el congelador se considera una unidad independiente y utiliza una tabla de inventario separada. Si la hoja de inventario no es suficiente, pasa a la siguiente.
La hoja de inventario inicial es negra;
(4) Los números en la hoja de inventario deben completarse claramente y no garabatearse para confundir a la audiencia;
(5) Si la los números están escritos incorrectamente, debe corregirse por completo;
(6) Al contar, se debe contar de acuerdo con la unidad más pequeña. Se ignora menos de una unidad y, al mismo tiempo, se ignora. sacado y clasificado como un lugar donde se apilan los productos a procesar;
(7 ) Al realizar el inventario, verificar el período de validez de los bienes vencidos debe retirarse inmediatamente y clasificarse en el área de almacenamiento. de los bienes a eliminar;
(8) Si no se puede encontrar el número de serie o el precio de los bienes, elimínelos inmediatamente, y luego se rastreará la propiedad;
(9) Preste atención a las categorías grandes y pequeñas del inventario e indique el número de estante donde se encuentran los productos clasificados.
2. Disposiciones para operaciones de doble conteo
(1) Al volver a contar, primero verifique si el diagrama de configuración del inventario es consistente con el sitio real y si faltan artículos. ;
(2). Los puntos de repetición se realizan después de un período de tiempo después del punto inicial, con un enlace azul;
3 Procedimientos de operación de muestreo.
(1) Vista de muestreo de toda el área para múltiples puntos;
(2) Seleccione el espacio muerto en la tienda o los productos con tamaño pequeño, precio unitario alto y gran cantidad;
(3) Tome una lista roja de inventario para los puntos de bombeo y observe que es claramente un punto de bombeo;
(4) El muestreo se refiere al muestreo de productos que no tienen diferencia entre el punto inicial y el. punto repetido.
4. Procesamiento de diferencias
La diferencia aquí es que el punto inicial y el punto complejo son diferentes, y los resultados del muestreo también son diferentes. (Para ajustes a diferencias de datos, ver Unidad 8 Ajustes de Inventario)
(1) El primer punto es diferente del segundo punto, por lo que el supervisor o un empleado diferente designado por él deberá pasar al tercer punto. y llenar el Formulario rojo e indicar tercer inventario. Si aún existen diferencias, que diferentes personas repitan la acción anterior e indiquen cuantas veces se ha realizado el inventario hasta que sea correcto y no exista reporte de diferencias en la computadora;
(2) Si existen diferencias una diferencia entre el punto de muestreo y la lista anterior, luego siga las acciones anteriores hasta que sea correcta;
(3) Si no hay discrepancia, debe ser firmada por el supervisor y ALC "confirmará". " él.
5.Medidas preventivas
(1). Cada informe de inventario debe estar firmado por el gerente del departamento o superior.
(2) El supervisor firma el informe; Al hacerlo, se debe comprobar nuevamente que la suma de las cantidades es correcta;
(3) El supervisor debe comprobar si el área de inventario de la que es responsable cada empleado está efectivamente completa;
(4) Antes del inventario, el área de venta de artículos del inventario debe mantener un stock de seguridad adecuado;
(5) El supervisor es responsable de manipular los bienes a procesar (como mercancías dañadas, estropeadas, mercancías caducadas, mercancías sin marcas, etc.) se recogen durante el inventario.
6. Imprima el informe de inventario real
Después de la verificación por parte del supervisor y la firma del gerente del departamento o superior, ALC imprimirá el informe de inventario real.
Análisis y procesamiento de los resultados del inventario de la unidad 8
Una vez completada la operación de inventario, se debe verificar el inventario real con el inventario de la computadora. Si hay diferencias, se deben rastrear las razones. para evitar que falten elementos.
Primero, descubra las razones de las diferencias (las razones de las diferencias se describen en el Módulo 4)
2 Ajuste de inventario
1. diagrama de flujo
(1) Después de que el gerente del departamento firme la diferencia generada en este momento, el inventario real será los datos correctos;
(2) ALC solo puede ". "confirmarlo" después de la firma del vicepresidente de operaciones;
(3) El departamento de operaciones de la empresa realizará inspecciones aleatorias basadas en la situación después de cada inventario;
(4) El El informe no se destruirá antes del siguiente inventario;
(5) Los ajustes contables son completados por el Departamento de Finanzas;
(6) Hacer un balance de los procesos del sistema informático y revisar los procedimientos pertinentes. del Departamento de Informática.
2. Recopilación de datos
(1). El gerente debe confirmar si la lista de inventario se ha recuperado por completo y firmar al mismo tiempo;
(2). ). Haga copias y originales. Envíelo al Departamento de Finanzas para su contabilidad;
(3) Después de recibir los datos del inventario, el Departamento de Finanzas debe presentar un informe sobre los resultados del inventario dentro de los 2 días;
(4) Cada departamento debe realizar un informe sobre la implementación del informe de inventario como base y referencia para futuras mejoras.
Informe de Inventario
Departamento: Fecha:
Contramedidas para mejorar problemas de implementación
Tablero inicial
Repetición
Dibujar el disco
Supervisor:
En tercer lugar, el tratamiento de los bienes gratuitos
1. Las siguientes circunstancias especiales suelen ocurrir en el inventario.
(1) Hay un número de artículo, pero ningún nombre o un nombre incorrecto.
El motivo es:
Número de producto incorrecto
El número de producto ha sido eliminado, pero el producto aún está a la venta.
Establecer numeración (los fabricantes abusan de los números de productos existentes y aplican nuevos productos)
(2).
El motivo es:
El código de barras se cayó y no hay evidencia para verificar.
Comprado en tienda, aún sin número de serie.
2. Procedimientos de procesamiento:
(1). Realizar inventario: Si es posible, confirmar el número de producto (código de barras) e ingresar el registro de inventario.
(2) Para los bienes cuyo origen no se puede encontrar después del inventario, se debe hacer una lista y enviarla al departamento de compras para su confirmación. Por un lado, se procesará de forma centralizada.
(3) Los productos que no se pueden confirmar mediante la compra se pueden procesar de las siguientes maneras:
Devolución al fabricante
Si no hay código de barras ni marca registrada , el gerente de la tienda decidirá que la liquidación se realizará según corresponda mientras la calidad aún esté intacta.
Pérdidas reportadas
(4) Aquellos que importen bienes sin permiso serán responsables.
(5). Nota: No venda productos de mala calidad, caducados o estropeados a los clientes.