¿Cómo hacer un buen trabajo como secretaria?
Como secretarias o asistentes del director general debemos pensar en lo que piensa el jefe y preocuparnos por sus necesidades; como secretarias, somos los portavoces del jefe debemos decir lo que él quiere decir. y evitarlo. Temas de los que no quiero hablar. Para completar con éxito el trabajo asignado por nuestros puestos, probablemente necesitemos trabajar duro en los siguientes aspectos:
1. Esforzarnos por pensar rápido y ser flexibles, ser buenos para comprender las intenciones del liderazgo de manera oportuna y precisa, y al mismo tiempo ser leales a la ética profesional. Los asistentes o secretarias deben ser muy sensibles, capaces de ver las sutilezas de lo que sucede a su alrededor y ser buenos para captar las características esenciales de las cosas en entornos complejos. Sólo así podremos esforzarnos por tomar la iniciativa y mejorar la eficiencia. Para ello, debes trabajar duro para ser una persona reflexiva. Siempre lea, estudie y piense en los problemas. Es necesario estar en contacto con todos los aspectos de la situación, comprender de manera oportuna qué piensan los empleados de base, qué piensan los líderes del departamento y qué está pensando el jefe, para estar bien conscientes de la situación. y pensar en el futuro. Sin embargo, si piensas rápido, debes tener cuidado de no ser demasiado inteligente, de lo contrario te confundirán con tu inteligencia. Comprenda con precisión las intenciones del jefe, nunca actúe según el viento, haga lo que el jefe quiere y actúe según su apariencia. Debemos ser leales y honestos, informar situaciones y manejar problemas con sinceridad, no mentir, no adulterar y no exagerar ni reducir arbitrariamente para complacer al jefe.
2. Seguir las instrucciones del jefe al pie de la letra y ser independiente al mismo tiempo. La relación superior-descendente entre el secretario (asistente) y el jefe determina que el secretario (asistente) en un puesto de liderazgo debe obedecer las instrucciones del jefe, actuar fielmente de acuerdo con las instrucciones del jefe, limitar estrictamente su trabajo al alcance de trabajo designado por el jefe, y no debe actuar por iniciativa propia. Las instrucciones del jefe son serias y autoritarias. Debemos implementarlas fielmente al pie de la letra, trabajar activamente en sus actividades y hacer grandes esfuerzos para ayudar al jefe a lograr resultados. Debemos aprender a tomar la iniciativa desde la pasividad y ser buenos observando y captando la personalidad, el estilo y otras características personales del jefe, para que podamos cooperar proactivamente y formar un entendimiento tácito en el trabajo. Sin embargo, seguir estrictamente las instrucciones del jefe no significa obedecer ciegamente ni halagar. Una vez que nos encontramos con que el jefe toma una decisión inapropiada o comete un error obvio, debemos actuar con espíritu público y dar recordatorios o sugerencias. No debemos atender ni echar más leña al fuego solo para ganarnos el favor del jefe.
3. Diligente, trabajador, capaz de soportar quejas, agravios y contratiempos. Nuestro trabajo es muy duro. Puede que no haya vacaciones y que no haya separación entre los desplazamientos y la salida del trabajo. Tenemos muy poco tiempo a nuestra disposición y nuestro cerebro siempre está en un estado de preparación tensa. Las tareas que asumimos son muy pesadas. Trabajamos duro año tras año, concienzudamente y con diligencia, no por fama o ganancias. Realizamos carreras solitarias y estamos dispuestos a ser héroes anónimos "sólo por el trabajo duro, no por la cosecha". es bastante loable de. Sin embargo, como secretaria, no basta con hacer esto. También debes soportar las quejas, soportar todo tipo de malentendidos, agravios y contratiempos, tener una mentalidad amplia, tener una gran tolerancia y ser capaz de fingir ser dulce y amable. agrio. Porque en el trabajo de secretaría el crédito muchas veces no es obvio, pero los problemas son muy destacados y tienen un gran impacto, y a veces es ingrato. Debemos tener un fuerte sentido de profesionalismo, ser diligentes con nuestras piernas, manos, boca y cerebro, y especialmente ser diligentes con nuestro cerebro. Tenemos que pensar en cuestiones que otros no han pensado y tenemos que tomar en consideración cosas que otros no han considerado. Debemos usar nuestra propia sabiduría para mejorar la eficiencia del trabajo, usar nuestra propia sabiduría para movilizar el entusiasmo de todas las partes y hacer un buen trabajo.
4. Hacer un buen trabajo en el servicio y no hacer ningún daño a los líderes. Debemos hacer un buen trabajo para servir al jefe desde todos los aspectos, como centrarnos en los enlaces clave y las tareas centrales del trabajo relevante, procesar mensajes de manera eficiente, organizar actividades relevantes de manera oportuna, recopilar, analizar y sintetizar proactivamente la situación. , y realizar investigaciones con universalidad y Proporcionar servicios de alta calidad para la toma de decisiones y la gestión del CEO. Debemos ser buenos en el ejercicio de los poderes asignados por el jefe para completar las tareas asignadas por el jefe, como realizar inspecciones y supervisión, realizar una coordinación integral, etc., para asegurar la implementación de sus instrucciones. También es necesario manejar tareas rutinarias como enviar y recibir documentos, registrarse, realizar llamadas telefónicas, recibir visitas y emitir pedidos de manera ordenada. Sin embargo, el servicio al director ejecutivo también debe medirse. Confucio dijo que "un servicio excesivo no es suficiente". Podemos referirnos a los siguientes principios: En primer lugar, debemos actuar de acuerdo con las normas. El segundo es hacer más informes y solicitudes de instrucciones. Si encuentra algo que las regulaciones no son claras o de lo que no está seguro, debe informarlo al jefe a tiempo. Tome una decisión y nunca tome sus propias decisiones. Sin la autorización del CEO, no se le permite hacer nada ni responder preguntas en nombre del CEO. El tercero es exigirnos estrictamente. No somos un departamento de poder, pero estamos cerca de canales de poder. Si no nos exigimos estrictamente, dañaremos la imagen del jefe.
5. No solo puedes participar en trabajos importantes como la toma de decisiones, organización y coordinación, sino que también puedes hacer cada asunto trivial específico de manera meticulosa y sólida. En cierto sentido, a la oficina del gerente general "no le importa el departamento", desde la toma de decisiones del líder hasta las necesidades básicas de la vida, las cosas difíciles de hacer si no se puede encontrar al jefe y las cosas difíciles de hacer. Por lo tanto, el asistente o secretario debe ser tanto civil como militar. Combinando lo bueno y lo malo, debes poder hacer grandes cosas y debes poder hacer pequeñas cosas. Los antiguos decían: "Zhuge fue cauteloso en su vida, pero Lu Duan no estaba confundido en asuntos importantes". Debemos aprovechar lo mejor de ambos mundos y "no estar confundidos por las cosas grandes, sino tener cuidado con las pequeñas, no importa cuán grandes o pequeñas sean, debemos asegurarnos de que todo se haga uno tras otro". Para hacer algo tan importante como participar en la toma de decisiones, debemos esforzarnos por mejorar nuestros niveles teóricos y políticos, y mejorar nuestra capacidad de pensar de forma independiente, identificar el bien del mal y analizar de manera integral. En términos de coordinación organizacional, no sólo debemos hacer un buen trabajo en coordinación estratégica, coordinación de planes, coordinación de políticas y coordinación de asuntos, sino también hacer un buen trabajo en coordinación interpersonal entre arriba, abajo, izquierda, derecha y los miembros del equipo de liderazgo. Esta es una base importante para hacer un buen trabajo. Por tanto, debemos utilizar nuestro propio trabajo para eliminar posibles malentendidos entre líderes, abrir las barreras entre departamentos y mejorar la conexión entre los niveles superior e inferior. En cuestiones triviales y específicas, debemos hacer un buen trabajo de copia y revisión, impresión y encuadernación, e incluso recarga de té y agua, limpieza y otras tareas con un alto grado de responsabilidad. Estas pequeñas cosas se hacen meticulosamente, lo que puede reflejar nuestro estilo concienzudo y riguroso por un lado y dar a la gente una buena impresión.
Para hacer un buen trabajo en el trabajo de secretaría, se deben manejar bien tres relaciones
El trabajo de secretaría es una vía importante para que la oficina realice las funciones de "participar en los asuntos gubernamentales y manejar negocios". Como organización central, si el trabajo de servicio de la oficina está implementado, si se desempeña el papel de asistente y si se refleja el efecto de ventana tienen una gran relación con si el trabajo de secretaría puede ser vigoroso y prometedor. Para hacer un buen trabajo en el trabajo de secretaría de oficina en la nueva situación, debemos fortalecer el concepto de avanzar con los tiempos, captar las características del trabajo de la industria y aprender a manejar tres relaciones:
Primero, la relación entre "aprendizaje" e "investigación". El aprendizaje es la primera prioridad para el personal de secretaría. Los trabajadores de secretaría deben poner el estudio y la investigación al frente de su trabajo. Por un lado, debemos fortalecer el estudio y el dominio de la escritura y el conocimiento empresarial, captar con precisión y comprender de manera integral las tendencias del trabajo industrial en la nueva era y guiar el desarrollo de teorías prácticas, en particular, debemos mantener un alto nivel. de perspicacia en las medidas y comentarios de la Oficina Nacional sobre la promoción de la reforma industrial. Debemos prestar mucha atención y dominar la naturaleza. Sólo con perseverancia y acumulación en el tiempo podemos avanzar paso a paso y acumular experiencia. Por otro lado, el personal de secretaría debe aprovechar las oportunidades de participar en conferencias, encuestas, inspecciones y otras actividades para comprender y absorber conocimientos e información de todas las partes, aprender y leer ampliamente, de modo que tengan una visión y conocimientos amplios, y preste atención a recopilar materiales y esfuércese por aplicar lo que ha aprendido.
La segunda es la relación entre “herencia” y “creación”. El personal de secretaría debe, en primer lugar, dominar diversas áreas de actividad basándose en la tradición y realizar las tareas laborales de forma sólida y eficaz. Avanzar ideológicamente con los tiempos, explorar con valentía en el trabajo y esforzarse por lograr una unidad armoniosa de herencia e innovación. Insista en "crear nuevas ideas" al redactar el texto. Desde los informes de trabajo hasta los avisos de reuniones, debemos fortalecer la innovación ideológica, la innovación de género y la innovación de contenido de la escritura, y esforzarnos por hacer que las personas se sientan frescas y nuevas e insistir en la "novedad" en la forma de trabajar. Piense siempre de manera integral y con visión de futuro en el trabajo del que es responsable, sea bueno ideando nuevas ideas y nuevos métodos para asuntos específicos, y sea especialmente bueno en el uso flexible de métodos de oficina modernos para mejorar continuamente la eficiencia del trabajo. cosas nuevas" en el campo del servicio. Es necesario hacer esfuerzos para superar la situación pasiva de los servicios secretariales, dar rienda suelta a la iniciativa, ampliar activamente las áreas de servicio, esforzarse por ir un paso por delante, ser rápidos y superiores a los demás y brindar servicios de alta calidad a los líderes y cuadros de las unidades.
La tercera es la relación entre “ayuda” e “intercambio”. La implementación de las intenciones de liderazgo es el criterio básico para el trabajo del personal de secretaría. Como personal de secretaría, debes esforzarte por adaptarte a los requisitos de liderazgo y trabajar duro para ser un buen asistente de personal. En el trabajo, no solo debe poder manejar documentos oficiales con precisión y manejar los asuntos con cuidado, sino que también debe poder concentrarse en el trabajo central, realizar investigaciones oportunas, investigar y recopilar información para proporcionar referencias para la toma de decisiones de liderazgo; capaz de actuar como las "manos y pies" y los "ojos y oídos" del líder a partir de cosas pequeñas ”, pero también debe poder actuar como el “cerebro externo” y el “grupo de expertos” del líder desde un punto grande. perspectiva de la imagen. Sin embargo, los líderes de servicio también deben aprender a pensar desde la perspectiva de los demás, para poder "participar" en las ideas y "ayudar" en puntos clave. Deben esforzarse por pensar, manejar y resolver problemas regularmente desde la perspectiva del líder. y capturar cuidadosa y oportunamente las opiniones del líder. Lo más destacado del pensamiento es que cuando pensamos en temas específicos, debemos esforzarnos por estar cerca de las ideas del líder y esforzarnos por estar ideológicamente en línea con el líder, para que podamos desempeñar un papel que. satisface al líder.