Cómo mejorar las habilidades de redacción de documentos oficiales

Mejorar las habilidades de redacción de documentos oficiales para satisfacer mejor las necesidades laborales es la esperanza urgente de muchos empleados de secretaría de base. El autor sintió esto fuertemente cuando me invitaron a impartir capacitación oficial en redacción de documentos para el personal relevante de algunas agencias, empresas e instituciones en los últimos años. Aquí trato de hablar sobre formas de mejorar las habilidades de redacción de documentos oficiales para referencia de amigos que estén interesados ​​en realizar trabajos de secretaría.

Según las investigaciones, algunos empleados de secretaría de base suelen tener varios sesgos cognitivos en diversos grados cuando se trata de mejorar sus habilidades de redacción de documentos oficiales. El análisis es el siguiente.

Sólo el formato es importante. A juzgar por la situación actual, muchos funcionarios de secretaría de base conceden gran importancia al formato de los documentos oficiales, e incluso lo consideran un factor fundamental en su capacidad para redactar documentos oficiales. Es cierto que es necesario comprender con precisión el formato de los documentos oficiales y estandarizarlo en el funcionamiento real de los documentos oficiales. Pero desde la perspectiva de la redacción de documentos oficiales, cumplir con este requisito es sólo un nivel superficial de habilidad y no es difícil de lograr. Dado que el formato de los documentos oficiales es una norma extremadamente estilizada, pertenece enteramente a la ciencia del registro de preguntas. Si el formato se coloca en la posición principal de mejorar la capacidad de redacción de los documentos oficiales, inevitablemente se ignorará hasta cierto punto el estudio en profundidad y la capacitación del contenido de los documentos oficiales.

Mejora tus habilidades de redacción de documentos oficiales asistiendo a cursos de formación. Al comunicarse con algunos miembros del personal de secretaría que recibieron capacitación, el autor sintió que estaban muy ansiosos por este tipo de clase de capacitación y particularmente emocionados de participar en la clase. Cabe afirmar que este tipo de entusiasmo es extremadamente valioso y que, asistiendo a clases, podrá ampliar sus horizontes y comprender cada vez con mayor precisión los requisitos para la redacción de documentos oficiales, evitando así eficazmente la aparición de algunas irregularidades. Sin embargo, no sería realista pensar que su capacidad de redacción de documentos oficiales mejorará naturalmente después de asistir a la clase. Porque la capacidad no se puede enseñar directamente, sino que debe formarse y consolidarse gradualmente mediante la práctica repetida. Lo mismo ocurre con las habilidades de redacción de documentos oficiales. Si confía demasiado en escuchar conferencias y descuida la práctica consciente de la escritura, será difícil lograr una mejora sólida en la capacidad de redacción de documentos oficiales.

Confía completamente en seguir las convenciones de publicación de la unidad e imitarlas para mejorar tus habilidades. Debe admitirse que hacerlo tiene un efecto muy directo en la familiarización con el funcionamiento real de los documentos oficiales y la comprensión de algunos tipos de documentos oficiales. Por lo tanto, puede considerarse como un método eficaz para mejorar la propia capacidad de redacción de documentos oficiales. Sin embargo, es necesario señalar que el funcionamiento de algunos documentos oficiales de base suele ser difícil de sincronizar con los ajustes y cambios en las leyes y reglamentos pertinentes, por lo que existe un retraso evidente. Por ejemplo, las "Medidas para el Manejo de Documentos Oficiales de las Agencias Administrativas del Estado" del Consejo de Estado (promulgadas el 24 de agosto de 2000 y vigentes a partir del 1 de enero de 2001, en adelante denominadas las "Medidas") han cancelado el requisito de "proporcionar opiniones y sugerencias a autoridades superiores" en el "informe" Contenido aplicable, y esta función será asumida por el documento legal recién agregado tipo "opiniones" ("aplicable a proponer opiniones y soluciones a temas importantes" - "Medidas"). Sin embargo, algunas agencias administrativas todavía utilizan "informe" al hacer sugerencias a sus superiores ("aplicable a informar el trabajo a las autoridades superiores, reflejar la situación y responder a las consultas de las autoridades superiores" - "Medidas"). Otro ejemplo es que algunas agencias y unidades gubernamentales de base, a pesar de varios cambios en su personal de secretaría, durante décadas han titulado sistemáticamente los documentos oficiales "avisos" enviados a "avisos" de agencias de nivel superior como "Avisos sobre el envío... sobre el envío... avisos sobre reenvío…” . Esto es muy inconsistente con el requisito de las Medidas de que "el título de un documento oficial debe resumir de manera precisa y breve el contenido principal del documento oficial". Otro ejemplo son las "Medidas para el Manejo de Documentos Oficiales de los Organismos Administrativos del Estado" revisadas e implementadas por la Oficina General del Consejo de Estado el 1 de enero de 1994. En la "carta", se agrega un límite de referencia completo que se aplica a " entre agencias que no están afiliadas entre sí", lo que hace que los documentos administrativos "Carta" ya no puedan usarse entre agencias superiores y subordinadas. Las "Medidas" mantienen este requisito, estipulando que "carta" "es aplicable al trabajo de negociación, solicitando y responder preguntas, solicitar aprobación y responder a asuntos de aprobación entre agencias que no están afiliadas entre sí". Pero hasta el día de hoy, algunas agencias y unidades administrativas de base todavía utilizan "cartas" entre superiores y subordinados. Todo esto ilustra plenamente que es fácil que se produzcan irregularidades si no se comprenden los requisitos normativos de las leyes y reglamentos pertinentes y se confía exclusivamente en seguir las prácticas de emisión de documentos de la unidad para las operaciones de documentos oficiales.

Como se mencionó anteriormente, las habilidades no se pueden enseñar directamente. Sólo mediante la práctica continua se puede formar y mejorar gradualmente la capacidad de redactar documentos oficiales. Éste es el factor fundamental. Para ejercicios prácticos de redacción de documentos oficiales, puede considerar los siguientes aspectos.

1. Ejercicios únicos y completos sobre métodos de expresión.

Los principales métodos de expresión de documentos oficiales incluyen narrativa, explicación y discusión.

Estas expresiones, en comparación con la situación más literaria que es más común en la educación y la formación en escritura china, muestran una gran aplicabilidad. Respecto a este punto, debemos tener una comprensión clara al realizar ejercicios prácticos, para evitar ser literarios. A través de la práctica de la escritura, he comprendido verdaderamente los requisitos básicos para la expresión en la redacción de documentos oficiales: la narrativa debe ser concisa y solemne, sin vueltas y vueltas, sin adornos, la explicación debe ser clara y precisa, sin distorsiones ni exageraciones; ser preciso y conciso, sin resultar engorroso ni extenso. Por ejemplo, en respuesta a los errores que se han producido en la unidad, se pueden realizar conscientemente múltiples ejercicios individuales que se incluyen en el documento oficial "Aviso" ("Adecuado para elogiar avanzados, criticar errores y transmitir ideas o situaciones importantes" - "Medidas"): Describe la situación del error, discute y analiza las razones, explica los resultados del procesamiento, resume las lecciones aprendidas y plantea esperanzas y requisitos. Al realizar estos ejercicios individuales, esfuércese por cumplir y reflejar los requisitos básicos de expresión mencionados anteriormente. Luego se puede sintetizar para formar un documento completo con párrafos claros. Se puede decir que este tipo de práctica de escritura se deshizo por completo del estilo extensivo y entró en el estilo intensivo. Sin duda, seguir una práctica tan intensiva tendrá el efecto de obtener el doble de resultado con la mitad de esfuerzo en la formación y mejora de la capacidad de redactar documentos oficiales.

2. Practique el hábito de escribir revisiones repetidas.

Los buenos artículos surgen de revisiones y la redacción de documentos oficiales no es una excepción. Aunque muchos expertos en secretaría a menudo pueden escribir documentos oficiales de tamaño general en un instante, esto es la acumulación de muchos años de experiencia en revisión de artículos y es un reflejo de la rápida redacción. Sólo cuando tengas las manos delante podrás escribir rápidamente detrás de ti. Cabe señalar con franqueza que en la enseñanza del idioma chino en todos los niveles, la "revisión", una parte extremadamente importante de la formación en escritura, a menudo se ignora gravemente. Como resultado, muchos empleados de secretaría no son buenos revisando borradores cuando empiezan a trabajar. Un buen hábito es enviar los manuscritos para su revisión inmediatamente después de su redacción. Esto, naturalmente, es muy inmaduro y difícil de aprobar. Aquí hay un ejemplo muy ilustrativo cuando el autor estaba impartiendo capacitación en redacción de documentos oficiales para el personal de secretaría de cierta agencia gubernamental, preparé un plan para que el director de la oficina cultural y educativa de cierto gobierno municipal celebrara un banquete y recibiera. regalos para celebrar el 80 cumpleaños de su padre. Preguntas de práctica para resolver problemas de redacción de "informaciones" críticas. Cuando la mayoría de los practicantes escriben, toman "la cuestión de dar un gran banquete y recibir regalos" como el foco del contenido y lo describen en detalle, como la gran ocasión del banquete, las especificaciones del banquete, algunas actividades organizadas después. la reunión, etc. Estar en la escena puede describirse como concreto y vívido. Sin embargo, debido al descuido del punto central de que los "informes" críticos deben reflejar "un análisis de las causas fundamentales y un resumen de las lecciones", se ha debilitado la importancia educativa y la función de advertencia de que los "informes" deberían haber sido. Después de enfatizar los requisitos de redacción de la "Notificación", el autor asignó a los profesionales la tarea de realizar modificaciones específicas. Al final, el objetivo se logró básicamente. Como resultado, quienes participaron en la capacitación realmente se dieron cuenta de la necesidad de revisar repetidamente la redacción de documentos oficiales. Este ejemplo nos dice que al revisar documentos oficiales, lo más importante es verificar si cumplen con las leyes, regulaciones y otras disposiciones relevantes nacionales, y verificar los documentos de acuerdo con los requisitos de contenido del idioma utilizado. Los requisitos de contenido del documento deben estar claramente definidos. Sólo así las modificaciones podrán basarse y orientarse, en lugar de realizarse a ciegas. He aquí otro ejemplo. La Oficina de Educación del Condado XX informó a su superior, el Gobierno Popular del Condado XX, sobre el censo de los edificios de escuelas primarias y secundarias del municipio y solicitó la asignación de fondos especiales para el mantenimiento de los edificios escolares, que fue redactada. como un "informe". El documento oficial fue devuelto por la Oficina del Gobierno Popular del Condado XX y solicitó su reedición. El personal de secretaría correspondiente verificó este documento oficial de acuerdo con los requisitos para redactar un "informe" y descubrió que "los 'informes' no deben contener solicitudes de instrucciones" ("Medidas"), por lo que eliminaron las palabras "solicitud de asignación de especial fondos para el mantenimiento de edificios escolares" en el documento oficial original. El contenido se cambió a simplemente informar la situación, y se utilizó la forma de "solicitud de instrucciones" ("aplicable a solicitar instrucciones y aprobación de autoridades superiores" - "Medidas") presentar solicitudes para la asignación de los fondos pertinentes. Imagínese, si el redactor del documento estuviera familiarizado con los requisitos de contenido del "informe" y verificara y revisara el manuscrito después de su formación, no se producirían irregularidades. La lección es profunda. En cuanto a la modificación del idioma de los documentos oficiales, se discutirá a continuación junto con el cultivo del sentido del lenguaje.

3. Se deben hacer esfuerzos para cultivar la comprensión y la capacidad de aplicación del estilo empresarial.

El lenguaje utilizado en los documentos oficiales pertenece básicamente al "estilo empresarial" (también conocido como ". estilo oficial") en el estilo escrito. ), también incluye "estilo de comentario político" y "estilo de periódico científico", pero generalmente no utiliza "estilo literario". Sin embargo, en más de diez años de educación del idioma chino, la huella más profunda en las personas educadas suele ser el estilo literario. Como resultado, el uso del idioma tiende a ser literario, el sentido del idioma está distorsionado y es difícil de adaptar. a la demanda de la sociedad de habilidades lingüísticas prácticas. Este punto ha sido criticado por muchas personas conocedoras.

Por lo tanto, cultivar la capacidad de comprender el estilo empresarial y utilizar el lenguaje de los documentos oficiales de manera adecuada y elegante se ha convertido en una parte importante de la capacidad de redacción de documentos oficiales. Esta habilidad no se puede formar de forma natural después de comprender las características y requisitos del estilo empresarial. También se necesita entrenamiento repetido en la práctica de la escritura para desarrollarla gradualmente. Se puede decir que la realización de este tipo de ejercicio práctico está estrechamente relacionada y es complementaria a los ejercicios individuales de expresión mencionados anteriormente y a la revisión repetida después de la escritura. Por ejemplo, al describir el hecho de que una unidad no haya entregado los fondos pertinentes de conformidad con los requisitos financieros cada mes, utilice la frase "los fondos pertinentes no se han pagado en su totalidad hasta el momento"; cuando explique el propósito de emitir los documentos pertinentes, utilice "en"; Para implementar rápidamente el espíritu de la reunión, se formulan especialmente los siguientes requisitos". Se utilizó esta frase al discutir el origen del documento: "...las actividades de marketing piramidal...han dañado gravemente los derechos e intereses legítimos de al pueblo, trastornó el orden económico normal y causó una serie de problemas sociales, convirtiéndose en un enorme peligro oculto para la seguridad social". Todo tipo de lenguajes de documentos oficiales con características obvias de estilo de transacción solo pueden entenderse y utilizarse hábilmente mediante la práctica repetida de la escritura. Al practicar el uso del lenguaje oficial de los documentos, también se debe prestar atención a los requisitos de las "Medidas" de "hablar directamente pero no de manera concisa", es decir, no se puede utilizar una escritura concisa. Por ejemplo, cuando algunos miembros del personal de secretaría redactan una "solicitud de instrucciones" a sus superiores para aumentar el número de personal en su unidad, escriben: "Pido sinceramente a las autoridades superiores que se solidaricen con los sentimientos extremadamente nerviosos del personal de mi unidad". Se trata del uso inapropiado del "qux" en documentos oficiales. "Bi", que fue una crítica discreta a la burocracia de los superiores. Posteriormente, fue revisada y esta frase, que violaba el requisito de "sencillez", fue eliminado. Al utilizar el lenguaje, se debe prestar atención a evitar el coloquialismo y el carácter literario. Por ejemplo, el gobierno de un municipio envía una "solicitud de instrucciones" cuando solicita a la oficina de finanzas del condado que asigne fondos adicionales para la construcción de un edificio escolar (el gobierno del municipio y la oficina de finanzas del condado tienen una relación de igual nivel y no subordinada). Por lo tanto, no se debe utilizar "solicitud de instrucciones" y se debe escribir en "carta". Sin embargo, muchas agencias y unidades de base suelen utilizar "solicitud" en lugar de "carta" cuando solicitan la aprobación de un determinado asunto a departamentos funcionales sin afiliación. cuyo objetivo es mostrar "respeto" al destinatario y evitar malentendidos y resentimientos. Se trata de un mal uso del lenguaje muy irregular, como se menciona aquí de paso, y se vuelve a resaltar las desviaciones que pueden ocurrir fácilmente al operar con documentos oficiales. según las prácticas de emisión de documentos de la unidad.) Dice: "Esta vez la inundación de la montaña se producirá en la escuela secundaria en construcción. La pared lateral y el baño adyacente y el almacén de materiales de construcción fueron destruidos, causando una pérdida económica de alrededor de 150.000 yuanes. Los fondos asignados originalmente fueron insuficientes debido al desastre y la situación financiera de nuestro municipio era aún peor. "El estilo de este párrafo es obviamente inapropiado. "No es suficiente" es una expresión coloquial y debería cambiarse por "No es suficiente para usar"; "Ser presionado para empeorar las cosas" es una frase descriptiva literaria y debería cambiarse por "muy importante".

La mejora de la capacidad de redacción de documentos oficiales es inseparable del elemento de la propia práctica de redacción. El personal de secretaría de base debe establecer firmemente el concepto de que "la práctica de la escritura siempre es lo primero" y llevar a cabo de manera activa y específica la práctica de la redacción de documentos oficiales en condiciones auxiliares, como participar en capacitación y leer guías. En el proceso, comprenderemos los requisitos de escritura. de varios tipos de idiomas, estar familiarizados con el uso de expresiones apropiadas y comprender las características del estilo empresarial. Al mismo tiempo, incorporaremos regulaciones estilizadas fáciles de recordar y de usar, como formatos de documentos oficiales y. alcance aplicable de tipos de lenguaje en ellos, de modo que pueda adaptarse gradualmente a las necesidades del trabajo. La forma de mejorar su capacidad de redacción de documentos oficiales radica en su propia práctica repetida. Esta práctica no debe ser un simple proceso cíclico, sino gradual y continuo. Por supuesto, este tipo de ganancia no puede obtenerse de inmediato, sino que debe acumularse con el tiempo. No es realista esperar que todo se logre en una sola batalla. El "enfoque" de la práctica de escritura repetida del que habla el autor aquí no tiene nada que decir, pero no hay otra forma de mejorar la capacidad de redacción de documentos oficiales.