Cómo establecer un sistema de control interno

1. Conceptos básicos

Aquí estará familiarizado con qué es exactamente un sistema de control interno, los malentendidos que deben resolverse al establecer un sistema de control interno y su funcionamiento. Procedimientos para establecer un sistema de procesos.

1.

¿Qué abarca la construcción del sistema de control interno y cuáles son sus principales contenidos?

El sistema de control interno que el Estado exige que establezcan las empresas que cotizan en bolsa es un sistema necesario para garantizar la autenticidad de los informes financieros, por lo que su contenido específico es similar al sistema sox404 de las empresas con financiación extranjera. Generalmente, todo el sistema de control interno cubre los siguientes manuales de control interno, base de datos de riesgos y manuales de evaluación del control interno.

El manual de control interno describe cada proceso de trabajo, incluyendo descripciones de procesos, diagramas de flujo, instrucciones de autorización y separación de responsabilidades laborales.

Base de datos de riesgos Un resumen de descripciones de fenómenos que pueden generar riesgos. Los riesgos se refieren a activos inseguros de la empresa, operaciones no conformes, baja eficiencia operativa y datos falsos de los estados financieros, etc.

El manual de evaluación del control interno contiene específicamente tres partes: la primera parte verifica el diseño razonable del sistema o la integridad de la documentación, la segunda parte verifica el proceso de control y la tercera parte verifica el procesamiento contable. control.

2.

¿Cuáles son las diferencias y conexiones entre el sistema de control interno y el sistema de calidad ISO?

Diferentes propósitos: el sistema de control interno se basa en los informes contables, mientras que el sistema de calidad ISO se basa en la calidad del producto.

Las actividades de control son diferentes: a juzgar por las 18 directrices en esta etapa, el sistema de control interno carece de control sobre el proceso de producción, mientras que el sistema de calidad ISO se centra en la calidad del producto y cubre el valor de producción, suministro y comercialización; cadena, pero carece de control del sistema contable.

Los departamentos involucrados son diferentes: no existe un departamento financiero en el sistema ISO, principalmente los departamentos de I+D, producción, compras y ventas, el sistema de control interno cubre casi todos los departamentos de la empresa, porque hay un departamento; diciendo que, mientras la empresa esté en funcionamiento, el resultado final de la operación es el valor financiero.

3. ¿Cómo dividir los procesos de negocio de las actividades de control del sistema de control interno y cómo cubrir cada proceso de negocio?

El primer paso más sencillo es obtener el organigrama y luego ver si está compilado por unidad de negocio. El nombre de la unidad de negocio se utiliza como proceso de primer nivel. se dividen en procesos de segundo nivel, si el departamento subordinado cubre múltiples funciones, se dividen en procesos de tercer nivel. Por ejemplo, en el departamento de ventas, el ciclo de ventas es un proceso de primer nivel, el departamento comercial subordinado es responsable del procesamiento de pedidos y el procesamiento de pedidos es un proceso de segundo nivel. Por ejemplo, el Departamento de Comercio tiene dos funciones: además del procesamiento de pedidos, también implica la preparación de planes de almacenamiento para los productos vendidos. Luego, el procesamiento de pedidos se considera un proceso de segundo nivel, y el procesamiento de pedidos y la formulación del plan de almacenamiento se consideran un proceso de tercer nivel.

4. ¿Cómo describir un proceso de operación único específicamente y cómo resumir y procesar la información cubierta por el proceso de negocio?

Un proceso de trabajo describe una serie de actividades que son realizadas de forma separada y conjunta por diferentes personas con el fin de alcanzar un objetivo de valor específico. Un proceso de operación completo debe contener 6 elementos, de la siguiente manera:

Controlador de proceso: la persona involucrada en el proceso de operación Al describir los detalles, se debe prestar atención a los nombres específicos de los departamentos y puestos involucrados. el controlador.

Control de frecuencia: controla el intervalo de tiempo del trabajo.

Actividades de control: cómo funciona el proceso.

Trazas de control: huellas escritas que se forman una vez finalizado el trabajo

Método de control: control del sistema o control manual.

Control de excepciones: Cómo controlar el proceso de trabajo fuera del sistema de autorización.

Un ejemplo es el siguiente: Describa el proceso de control del departamento de atención al cliente del supermercado para el canje de puntos de miembro. Anteriormente describí el proceso de inventario de un cajero, con el que todos están familiarizados. Esta vez, la descripción es un poco más complicada. .

Controlador de procesos: Especialista en atención al cliente, responsable de atención al cliente del departamento de servicio postventa

Frecuencia de control: Los clientes vienen a canjear puntos de membresía de vez en cuando.

Actividades de control: El especialista de atención al cliente canjea los obsequios correspondientes según los requisitos del socio, deduce puntos en el sistema xxx y requiere la firma del cliente en la cuenta de obsequio XX.

Rastros de control: Conformar una tabla de puntos con los puntos descontados y un libro de regalos firmado por el cliente.

Método de control: Los puntos del sistema canjeados se descontarán del sistema XX.

Control anormal: Si los puntos no son suficientes, si el cliente requiere dinero adicional para compensar los puntos, el especialista en atención al cliente deberá obtener autorización verbal del supervisor de atención al cliente, y dar una explicación por escrito en el cuenta de regalo después de cobrar el dinero.

En pocas palabras: los clientes canjean puntos de vez en cuando y proponen artículos para canjear. El especialista de servicio al cliente del departamento de servicio posventa deduce los puntos en el sistema XXX y registra manualmente el libro de regalos. El cliente firma: A continuación, regala los regalos. Si los puntos son insuficientes y el cliente requiere dinero adicional para compensar los puntos, el especialista en atención al cliente debe obtener autorización verbal del supervisor de servicio al cliente y hacer una explicación por escrito en la cuenta de regalo después de cobrar el dinero. Antes de que finalice el día, el supervisor de servicio al cliente debe verificar la cuenta de regalo y el sistema de canje de puntos.

5. ¿Cuál es el proceso para establecer un sistema de control interno?

El proceso operativo general es el siguiente:

(1)

Estructura organizacional: primero establezca un equipo de control interno para implementar e implementar de manera efectiva. sistema de control interno. Por lo tanto, lo mejor es que el líder del equipo de control interno sea el gerente general o el presidente de la junta. El personal operativo principal debe ser preferiblemente el departamento de auditoría interna de la empresa o el departamento de control interno o el departamento de gestión de riesgos recientemente creado. Si no existe tal departamento, es mejor elegir a alguien que entienda de finanzas, como el director financiero, y otra persona. que entienda el negocio como control interno. El miembro principal del equipo que trabaja es preferiblemente asistido por 2-3 personas adicionales.

(2)

Operaciones comerciales: El gerente general o presidente realiza una reunión de lanzamiento del proyecto de control interno, y al mismo tiempo los miembros principales explican las operaciones y requisitos específicos de el sistema de control interno. Después de la reunión, el equipo de control interno presentó el sistema del departamento a cada departamento y el equipo de control interno completó la evaluación comparativa y la clasificación del sistema. Cada departamento funcional deberá presentar el proceso dentro del plazo. El equipo de control interno evalúa la descripción de los procedimientos operativos existentes con base en los lineamientos de control interno y realiza reuniones grupales para optimizar y reorganizar los procesos que no han sido establecidos por cada departamento funcional y los procesos que están defectuosos. El equipo de control interno prepara un manual de control interno y dibuja un diagrama de flujo basado en cada proceso que se ha discutido y finalmente forma un manual de control interno. Emitido con la autorización del director general.

(3)

El equipo de control interno y otros departamentos similares realizan evaluaciones de control interno de vez en cuando y optimizan el manual de control interno de acuerdo con los cambios en cada departamento funcional.

6. Si el departamento comercial está ocupado y no puede dibujar el proceso operativo, ¿cómo se realizará la entrevista?

Primero, prepare un plan de entrevista y proporcione un esquema de entrevista al personal del departamento que será entrevistado.

Generalmente, se organizan dos personas para las entrevistas, una persona para las entrevistas y una sola persona para los registros. No se requiere que el registrador escriba cada oración, siempre y cuando se registren el tema de discusión y los resultados de la discusión.

Durante la entrevista, primero explique que no se trata de criticar la falta de procedimientos operativos del departamento, sino de mejorar y establecer el sistema de control interno. Las preguntas de la entrevista se centran principalmente en el proceso operativo, en lugar de hacer preguntas sin sentido sobre dónde están los riesgos.

7. ¿Cómo dibujar un diagrama de flujo y qué software se utiliza?

Generalmente, elige el software de dibujo visio de Microsoft o el software de dibujo smart draw. La diferencia entre los dos es que visio parece más formal, mientras que smart draw es más hermoso.

8. ¿Es necesario realizar un diagrama de flujo en el lugar de trabajo?

Lo mejor es dibujar un diagrama de flujo, porque al describir todo el proceso, si no dibujas un diagrama de flujo, es posible que no puedas ver lo que falta. Es mejor dibujar el diagrama de flujo directamente después de la entrevista y luego consultarlo con el departamento comercial.

9. ¿Cómo completar el trabajo de sincronización del sistema?

El trabajo de comparación del sistema generalmente se puede completar en el acto después de ingresar al sitio o después de la entrevista. Los principales puntos de riesgo en la evaluación del sistema son: descripciones de procesos poco claras o faltantes, responsabilidades laborales o departamentos de control poco claros, separación de responsabilidades laborales poco clara, procesos anormales poco claros, rastros de control o formularios de procesos poco claros, frecuencia de control poco clara y rastros de control poco claros. o formas de proceso. (Es decir, no se describe la existencia de control manual o del sistema).

10 Cómo completar el resumen de puntos de riesgo

El resumen de puntos de riesgo en sitio no es el. riesgo declarado por el entrevistador. En cambio, basándose en los consejos sobre puntos de riesgo proporcionados por el entrevistador, el personal de control interno resumirá los puntos de riesgo después de verificarlos a través del sistema o comprobantes contables y otros materiales escritos. Y después de completar los puntos de riesgo, lo mejor es confirmar los puntos de riesgo nuevamente con la persona entrevistada.

11. ¿Cómo completar el informe de puntos de riesgo?

El informe de riesgos es principalmente un análisis de los procesos existentes, por lo que se pueden resumir los procesos involucrados en las unidades de negocio según unidades de negocio, para luego evaluar cada proceso. En lugar de un montón de puntos de riesgo. Parece que hay entre 100 y 200 ppts pero me marea. Y el jefe no estará contento contigo al final del informe.

12. ¿Cuál es la diferencia y conexión entre inspección de control interno y auditoría interna?

El objetivo principal de la inspección de control interno es establecer y aclarar un proceso operativo completo, las responsabilidades laborales en el proceso, la aprobación de autorizaciones y conservar rastros de control escritos. Por lo tanto, el control interno es principalmente una auditoría de procesos y el principal modo operativo es si se han establecido puntos de control.

El objetivo principal de la auditoría interna es garantizar que los asuntos comerciales sean verdaderos y razonables y mejorar la eficiencia y eficacia de las operaciones. Por lo tanto, el modo de operación de auditoría interna puede verificar si los asuntos comerciales son verdaderos y razonables a través de diversos medios, como análisis y revisión, doble cálculo y entrevistas.

En pocas palabras, eso es. El control interno consiste en verificar el orden en que usted come, como comer primero las verduras y luego comerlas o comer primero y luego comer las verduras. La auditoría interna consiste en comprobar si el método de alimentación es bueno. Para las personas obesas que comen mucha carne grasa, se puede recomendar reducir la ingesta.

2. Establecimiento del sistema

Aquí estará familiarizado con los puntos de control interno y las descripciones de los puntos de control críticos que deben realizarse en cada proceso involucrado en cada actividad de control. Dado que hay mucho contenido involucrado, aquí simplemente estableceré un sistema de control interno para el módulo de ventas. El establecimiento de otros módulos se puede establecer por separado bajo condiciones de imitación.

1. Confirmación del modelo de ventas

Los modelos generales de ventas se dividen en las siguientes categorías: ventas normales, comercio internacional, compras grupales y ventas de marcas cuando se trata de alcohol u otras manufacturas. modelo de industrias.

A continuación se ofrece una explicación del modelo de ventas de marcas, que es un modelo operativo que permite a los licenciatarios producir los mismos productos que ellos mismos, colocar sus propias marcas y marcas, y cobrar tarifas por marcas o marcas.

2. División del proceso de ventas normales

Porque las ventas normales se pueden dividir en ventas únicas o mediante el modelo de venta de firma de un contrato marco mediante reunión de pedidos u otras modalidades. De hecho, lo mencionado se puede controlar como un proceso.

Proceso nivel 1: proceso de venta.

Procesos de segundo nivel: se pueden dividir en fijación de precios de venta, gestión de crédito, firma de contratos, procesamiento de pedidos, procesamiento de existencias, firma de envíos, procesamiento de entrada de pagos, gestión de facturación, gestión de cuentas por cobrar, etc.

Proceso de tres niveles:

El proceso de fijación de precios de venta se puede dividir en proceso de fijación de precios de venta anual, cambio de precio a medio plazo o proceso de cambio de precio temporal. Si se trata de control del sistema, es necesario aclarar qué departamento y qué puesto son responsables de ingresar y cambiar los precios en el sistema, y ​​quién los revisará al final.

El proceso de gestión de crédito se puede dividir en proceso de evaluación de acceso de clientes, proceso de evaluación irregular y proceso de cambio de crédito.

Dado que básicamente hay pocos clientes trabajando o procesando en esta área, al investigar el proceso, es posible que el cliente no proporcione el proceso. Por lo tanto, al compilar el manual de control interno, es necesario comunicarse con el cliente en cualquier momento.

El proceso de firma de contratos se puede dividir en procesos de trabajo de redacción, revisión, sellado y almacenamiento del contrato.

El proceso de procesamiento de pedidos se puede dividir en proceso de procesamiento de pedidos normal, proceso de cancelación de pedidos y proceso de pedidos vencidos.

El proceso de almacenamiento se puede dividir en el proceso de notificación de entrega, el proceso de asignación de artículos y el proceso de escasez de asignación de artículos.

El proceso de entrega y recepción se puede dividir en proceso de formulación de orden de entrega, proceso de selección de logística, proceso de revisión de salida y proceso de recepción y recepción del cliente.

Proceso de ingreso de pagos.

El proceso de emisión de factura incluye la presentación por parte del cliente del proceso de calificación del IVA y el proceso de facturación.

El proceso de cuentas por cobrar incluye el proceso de cobro de cuentas por cobrar, el proceso de acumulación de provisiones para deudas incobrables vencidas y el proceso de cancelación de deudas incobrables.

Si el proceso anterior se investiga claramente durante la investigación o las entrevistas, y se describe claramente en el manual de control interno, entonces el módulo de ventas básicamente estará completo