Todo el mundo habla de los malos hábitos de los ingenieros de control. ¿Qué opinas?
Según un artículo de la revista CONTROL ENGINEERING China, uno de los inventos más subestimados de finales del siglo XIX fue el archivador. El primer archivador fue inventado por Edwin G. Seibels en 1898, y revolucionó las prácticas comerciales a principios del siglo XX. Los archivadores evitaron que las empresas y proyectos del siglo XX se ahogaran en un mar de documentos en papel, y por supuesto dieron origen a una nueva profesión cuya principal labor era archivar y clasificar documentos.
Hoy en día, los proyectos se están ahogando en un mar de código binario, pero aquellos productos de 1898 todavía están en uso. La mayoría de los sistemas de archivos informáticos siguen el modelo de los sistemas de archivo en papel e incluso tienen atributos similares a los archivadores, como un icono de "carpeta" en la interfaz del sistema de archivos. Aunque este producto se utilizó principalmente en el siglo XX para gestionar proyectos e información, a menudo resulta contraproducente cuando se trata de gestionar proyectos de automatización modernos. Una cosa que muchos proyectos fallidos tienen en común es el uso de un sistema de archivos compartido estándar para administrar archivos, códigos y otros documentos del proyecto. Este es un mal hábito porque conduce a una posible pérdida de tiempo, retrabajo y pérdida de información.
La gran mayoría de los ingenieros de software comprenden el valor de un sistema de control de código fuente (SCCS) o un sistema de gestión de documentos (DMS), pero aquellos que provienen de la ingeniería química, electrónica o mecánica, y aquellos con experiencia en química, física, cuando el personal biológico programa sistemas de control y automatización, es posible que no tengan experiencia formal con SCCS o DMS. Es posible que no se den cuenta de que el uso de un sistema de archivos compartido para gestionar la información del proyecto puede provocar una disminución en la eficiencia del trabajo.
El uso de un sistema de archivos compartido para administrar documentos de proyecto puede causar los siguientes problemas:
Los nombres de archivos y directorios suelen ser las únicas pistas sobre el contenido del documento. Una vez que sea necesario codificar cierta información en estos campos, no hay garantía de que todos sigan las reglas de nomenclatura de archivos y directorios. Si la productividad es baja porque los miembros del equipo buscan constantemente la información que necesitan para realizar su trabajo, entonces su sistema de archivos compartido puede ser la causa principal del problema. Un sistema DMS contiene "metadatos" sobre el documento, que se utilizan para describir el contenido del documento y buscar información, lo que puede detener esas tareas manuales que hacen perder tiempo.
No se puede entender el estado del documento. ¿Es este documento un primer borrador? ¿O ya está aprobado? ¿Está en proceso de reelaboración, en espera de revisión o en algún otro estado? Si documentos en diferentes estados se almacenan en diferentes directorios, es necesario verificar cada directorio. Si la productividad es baja porque los miembros del equipo a veces trabajan con información desactualizada, su sistema de archivos compartido puede ser la causa principal del problema. DMS puede rastrear automáticamente el estado de los documentos y también puede incluir programas de flujo de trabajo automatizados para ayudar a rastrear los procedimientos de desarrollo, revisión y aprobación de los documentos.
Es difícil realizar un seguimiento de varias versiones de un documento en un sistema de archivos compartido. El proyecto puede crear varios directorios para cada documento o adoptar una convención de nomenclatura de archivos, pero esto simplemente significa más archivos para buscar. DMS rastrea automáticamente las versiones de los documentos y también puede volver a versiones anteriores para comparar versiones.
No existe ninguna función de entrada y salida en el *sistema de archivos compartido. Si a veces los cambios se escriben repetidamente, entonces hay un problema con su sistema de archivos compartido. DMS proporciona funciones de registro y salida para evitar que varias personas realicen modificaciones en el mismo archivo.
No desarrolle el mal hábito de utilizar un sistema de archivos compartido para gestionar los documentos del proyecto. Estos problemas suelen ser difíciles de identificar, pero pueden resolverse fácilmente con las herramientas adecuadas. Equipe a los miembros de su equipo de proyecto con las herramientas que necesitan para hacer su trabajo y luego archive este "mal hábito que se ha roto".