¿Cómo construir un archivo digital básico?
El primero son los requisitos de software y hardware para la construcción de archivos digitales de base.
(1)Requisitos de hardware. Incluye principalmente: espacio de oficina dedicado para el procesamiento digital de documentos en papel almacenados en interiores; servidores para almacenamiento de datos, gestión y operación de sistemas de aplicación de equipos de entrada y salida, como equipos terminales, lectores de tarjetas de identificación, impresoras, fotocopiadoras, etc. Utilizado para el acceso de varios usuarios; escáneres, cámaras digitales, videocámaras digitales, etc. Se utiliza para el procesamiento digital de archivos portadores tradicionales, como papel y fotografías, grabadoras de CD, unidades de cinta, etc. Se utiliza para realizar copias de seguridad de datos y transferir archivos para garantizar el almacenamiento, la consulta y la utilización de una gran cantidad de archivos digitales.
(2)Requisitos de software. Compre o desarrolle hardware que coincida con los sistemas operativos convencionales con alta seguridad y buena estabilidad de acuerdo con sus propias condiciones; elija un sistema de administración de bases de datos que cumpla con los estándares reales para la administración de información de archivos de la unidad; elija software de escaneo, software de procesamiento de imágenes, etc. Logre una conexión perfecta entre el sistema de gestión de archivos y el sistema de automatización de oficina.
(3) Requisitos de los estándares digitales. De acuerdo con la Administración Nacional de Archivos DA/T 46-2009 "Esquema de metadatos para documentos electrónicos documentales", DA/T47-2009 "Requisitos de formato de almacenamiento a largo plazo para documentos electrónicos de diseño", DA/T48-2009 "Requisitos de formato de almacenamiento a largo plazo para documentos electrónicos basados en XML". Especificación de embalaje de documentos" y otras normas relacionadas, procesamiento y gestión científica.
2. Problemas existentes en la construcción de archivos digitales de base
Según la práctica del departamento de autor y la comprensión de las unidades del mismo nivel, la construcción actual de archivos digitales de base es Basado principalmente en la subcontratación empresarial. Todavía existen algunos problemas.
(1) Falta de comprensión. Después de todo, la construcción de archivos digitales en unidades de base no es una cuestión trivial. Implica diversas cuestiones, como la cooperación entre agencias internas, la garantía de fondos, la adopción de tecnología de la información digital, el despliegue de profesionales relevantes, la seguridad y la confidencialidad. Por lo tanto, cuando se trata de crear archivos digitales en unidades de base, la mayoría de las unidades, especialmente los líderes, creen que la creación de archivos digitales no es importante, mientras se conserven y protejan los archivos en papel, no hay necesidad de desperdiciar mucha mano de obra y material. y recursos financieros. Al mismo tiempo, un número considerable de archiveros de base, debido a que son mayores, no saben mucho sobre la tecnología de la información moderna y no están muy entusiasmados, piensan que es redundante y se contentan con las prácticas tradicionales.
(2) Los fondos se convierten en un obstáculo. El mayor problema que enfrentan las unidades de base en el proceso de construcción de archivos digitales es la escasez de fondos, y están más dispuestas a invertir recursos financieros limitados en aspectos más importantes. Esto conduce a fondos insuficientes para la inversión en hardware en la construcción de archivos digitales, y así es. Es difícil iniciar la digitalización de archivos de base.
(3) Falta de talentos relevantes. En los departamentos de archivos de base, frente a archivos relativamente limitados y objetivos de servicio relativamente fijos, el modelo de gestión tradicional sigue siendo eficaz y fácil de usar. Esta mentalidad profundamente arraigada hace que muchos archiveros de base no estén dispuestos a abandonar sus modelos de trabajo tradicionales y explorar métodos de trabajo digitales. La velocidad de actualización de las estructuras de conocimiento está muy por detrás de la velocidad de creación de archivos digitales. El trabajo archivístico de los archivos digitales de base aún se encuentra en la etapa exploratoria. Sólo dominan las consultas simples, el registro, las estadísticas y otras habilidades, y el papel de la digitalización de archivos aún no se ha ejercido plenamente.
(4) Existen riesgos de seguridad y calidad. En la actualidad, la práctica común para la construcción de archivos digitales de base es la subcontratación, lo cual es simple y conveniente.
Sin embargo, en el trabajo real existen grandes riesgos para la seguridad y la calidad, especialmente riesgos de seguridad que deberían atraer la gran atención de los departamentos administrativos de archivos y las unidades de base. Tomando como ejemplo la subcontratación, las unidades de base firman contratos de procesamiento digital de archivos con empresas de procesamiento digital a través de licitaciones o adquisiciones gubernamentales. Aunque se firmarán estrictos acuerdos de seguridad, confidencialidad y calidad durante el proceso de procesamiento encomendado, los peligros ocultos no han desaparecido durante el proceso de operación real, que se reflejan principalmente en los siguientes aspectos: Primero, la calidad de los empleados en las empresas de procesamiento digital es desigual. y su alta movilidad, el segundo son los peligros ocultos causados por la supervisión inadecuada del procesamiento digital por parte de los propietarios de base. En tercer lugar, la primera consideración de las empresas y los empleados digitales son los beneficios económicos, y existen preocupaciones ocultas de que se enfatice la cantidad y la calidad; de digitalización no es elevado.
(5)El paquete de software está incompleto. En la actualidad, los departamentos de base están confundidos por la falta de software unificado durante el proceso de digitalización y están enredados selectivamente. Temen que los resultados de la digitalización no puedan conectarse con los archivos nacionales al mismo nivel en el futuro. Se espera que el departamento de administración de archivos pueda proporcionar software unificado y viable de manera oportuna.
3. Contramedidas para la construcción de archivos digitales de base
(1) Establecer un mecanismo de colaboración desde el sistema de gestión. En primer lugar, el departamento administrativo de archivos debe aumentar la publicidad de la informatización de los archivos y sensibilizar a las unidades de base sobre la importancia de la construcción digital de los archivos. En segundo lugar, las unidades de base deben establecer un mecanismo de cooperación entre las instituciones de archivos, los centros de tecnología de la información y los departamentos comerciales para compensar la falta de talento en las instituciones de archivos a través de la cooperación departamental. En tercer lugar, fortalecer la construcción de talentos, realizar capacitación periódica para el personal correspondiente, alentarlos a actualizar su estructura de conocimientos para adaptarse al trabajo de archivos digitales en la nueva situación, o introducir talentos para brindar garantía de talento para la construcción de archivos digitales.
(2) Clarificar responsabilidades, estandarizar sistemas y fortalecer la supervisión y control del proceso de subcontratación. Establecer y mejorar sistemas de gestión in situ para el procesamiento digital del acceso a archivos, la entrega de archivos y el acceso del personal subcontratado, y establecer formularios de acceso a archivos, formularios de carga de trabajo, etc. , fortalecer las responsabilidades laborales y optimizar el clima laboral. Además de firmar un acuerdo de confidencialidad con la unidad de subcontratación encargada, también se debe establecer un sistema de supervisión estricto y se deben tomar medidas efectivas, como instalar cámaras en los sitios de procesamiento digital y realizar inspecciones de seguridad de vez en cuando para eliminar posibles riesgos de seguridad.
(3) Esforzarse activamente por aumentar la financiación. Los archiveros deben dar publicidad vigorosa al importante papel de los archivos en el sustento y el desarrollo económico y social de las personas, y esforzarse por captar la atención de los dirigentes, la inclinación política y la inversión financiera. Al mismo tiempo, se debe dar prioridad a promover la digitalización de archivos con altas tasas de utilización y que involucren los intereses vitales de las personas, y se debe promover la construcción de archivos digitales desde la pequeña a la gran escala de manera planificada y enfocada.
(4) Reforzar el seguimiento de la seguridad y calidad del tratamiento digital de archivos. La primera es verificar la calidad de los archivos, como si los títulos de los archivos están estandarizados, si el número de archivo, las fechas de inicio y finalización, los números de página y la cantidad de archivos en los detalles del archivo son precisos, corregir cualquier error encontrado en oportunamente y realizar minuciosos preparativos para su posterior inclusión en el expediente. El segundo es garantizar la calidad de la descripción de la información del archivo. Por un lado, es necesario garantizar operaciones estandarizadas y evitar entradas arbitrarias. Por otro lado, es necesario implementar personal especial para verificar y verificar los datos del directorio de archivos de entrada con los archivos originales para garantizar la coherencia y precisión de los datos de entrada y los archivos originales. (Autor Zhu Yulin: Sichuan Wudu Water Conservancy Group Co., Ltd. Wang Lin: Oficina de Archivos Municipales de Mianyang)