Cómo realizar un cuestionario de encuesta de satisfacción de los empleados

Luego puedes ir a la "Red de Encuestas de Satisfacción de los Empleados" para echar un vistazo.

El primer paso es decidir si necesitas implementar un proyecto de encuesta de satisfacción de los empleados

Esto parece sencillo, sólo necesitas plantearte dos preguntas:

1.

2. ¿Entiendes cómo se sienten tus empleados acerca de su trabajo y su entorno laboral?

Si la respuesta a la primera pregunta es sí, y la respuesta a la segunda pregunta es no lo sabe, entonces necesita hacer una encuesta de satisfacción de los empleados, incluso si solo tiene unos pocos empleados ( (En este caso, se pueden utilizar canales de comunicación informales para lograr el propósito de entendimiento).

Pero cuando te enfrentas a las siguientes situaciones, la investigación se vuelve muy urgente e importante:

1. Cuando una organización crece rápidamente, es importante comprender y captar las opiniones de los empleados sobre sus trabajos, el futuro de la empresa y su crecimiento personal.

2. La tasa de rotación de empleados va en aumento. Cuando la tasa de rotación de empleados de su empresa excede la tasa de rotación promedio en la industria, puede haber problemas internos para su empresa. Las encuestas de satisfacción de los empleados son el método preferido para resolver este problema y puede diagnosticar rápidamente el meollo del problema.

3. Eventos repentinos. Los incidentes de emergencia dentro de una organización son un problema impredecible para la empresa. Dichos incidentes pueden provocar una mala comunicación dentro de la empresa, crisis de integridad, miedo de los empleados, etc. El impacto de un incidente se puede comprender directamente mediante una encuesta a los empleados.

4. Cambios en la estructura o gestión de la empresa. El cambio es difícil para muchas personas dentro de una organización, y si quienes toman las decisiones no lo manejan bien, la productividad y las ganancias de la empresa pueden verse afectadas.

5. Industria altamente competitiva. En una industria altamente competitiva, reducir la rotación de personal y mejorar la productividad corporativa son factores clave para el éxito corporativo. Mantener un estrecho contacto con los empleados es un medio eficaz para mantener la competitividad continua.

6. Formulación de la política salarial. Debe saber qué aspectos de la remuneración de los empleados son "fijos" y dentro de qué niveles para garantizar el máximo retorno de la inversión para la empresa y satisfacer a los empleados.

El segundo paso es vender la encuesta a la dirección.

Es necesario que quienes toman las decisiones en la dirección de una empresa se den cuenta de la necesidad de realizar encuestas de satisfacción de los empleados. La siguiente tarea es dejar que la dirección decida incluir la investigación en la agenda. Investigar sin un plan será un desastre.

En ausencia de información sobre cómo se sienten los empleados respecto del entorno laboral, las decisiones que afectan la productividad, la moral de los empleados, la rotación de empleados, los salarios y los costos de ingresos se encuentran en un vacío de información, lo que conduce a posibles pérdidas de recursos. y costos crecientes. Si una empresa se centra en los recursos internos con la esperanza de mejorar un área de ingresos cuando las necesidades reales de los empleados son más capacitación y mejor comunicación, el resultado final será mayores costos de recursos y una menor moral de los empleados.

Uno de nuestros clientes redujo con éxito la tasa de rotación de empleados del 50% al 30% mediante la implementación de una encuesta de satisfacción de los empleados, ahorrando a la empresa 2 millones en gastos operativos cada año. Este costo puede ahorrarle a la empresa cada año. Realizar 20 encuestas a empleados.

Si los ahorros de costos derivados de la reducción de la rotación se evalúan principalmente en función del costo de capacitar a nuevos empleados para que cumplan con las calificaciones laborales, las empresas con recursos humanos altamente calificados obtendrán ahorros sustanciales de costos y ganancias de productividad. Harvard Business Week informa que reducir la rotación de personal en un 5% puede reducir los costos operativos en un 10% y aumentar la productividad laboral entre un 25% y un 65%.

Los anteriores son los beneficios "duros" de la empresa. Además, también aportan beneficios "blandos" a la empresa que son difíciles de cuantificar y medir. Los empleados apreciarán que la empresa se preocupa por sus opiniones y se sentirán más dueños cuando sus opiniones sean adoptadas e implementadas. Cuando los cambios en la empresa hacen que los empleados se sientan más beneficiosos para sus futuros trabajos, traerá beneficios potenciales a la empresa de muchas maneras además de reducir la rotación, incluyendo:

Empleados más enérgicos

Productividad significativamente mayor,

Trabajo en equipo mejorado,

productos y servicios de alta calidad,

clientes más satisfechos.

El desarrollo de la tecnología informática ha permitido a la dirección comprender los resultados de la encuesta en un corto período de tiempo.

Tenemos la capacidad de permitir que los clientes comprendan los resultados de la investigación (incluido el análisis de las fortalezas y debilidades de la empresa, el informe de recomendaciones) en un plazo de 2 a 3 semanas.

El tercer paso es decidir qué preguntas hacer en la encuesta de satisfacción de los empleados

Ahora este paso se ha vuelto muy sencillo en comparación con antes. En el pasado, los consultores solían ir al lugar de trabajo del cliente, pasaban varios días o una semana entrevistando a los empleados internos y luego diseñaban un cuestionario. Este método tiene muchas desventajas:

Es una pérdida de tiempo,

Es caro,

Aunque diferentes cuestionarios de clientes contienen las mismas partes, las preguntas son inconsistentes La redacción hace imposibles las comparaciones horizontales entre varias empresas.

Nuestro enfoque simplifica y mejora los procesos antiguos. Hemos investigado y desarrollado un cuestionario básico que es aplicable a la mayoría de las empresas e incluye 18 elementos básicos, como autorrealización, ambiente de trabajo, salario y beneficios, y evaluación de ascensos. En base a estos elementos básicos y preguntas generales, los usuarios pueden personalizar el cuestionario. Cuestionario según sus propias necesidades. Diseño personalizado según situación y requerimientos. Revisaremos periódicamente el cuestionario básico actual en función de los últimos proyectos de implementación para ver qué preguntas deben agregarse y cuáles deben ajustarse. Esto garantiza que el cuestionario básico sea ampliamente representativo y permita a los clientes entenderse a sí mismos a través de comparaciones horizontales. Se compara la posición de la empresa en la industria. Para decidir qué tipo de personalización se necesita, normalmente hacemos a nuestros clientes preguntas como:

¿Cuál es el motivo para implementar la encuesta en este momento?

¿Qué suposiciones hacen los clientes sobre lo que va bien y mal dentro de la empresa?

¿Qué tipo de rumores están sucediendo dentro de la empresa?

¿Habrá alguna preocupación especial debido al ambiente de trabajo? (Por ejemplo: seguridad, ética, etc.)

¿Cuál es la misión de la empresa?

¿Existen resultados de encuestas anteriores a empleados?

¿Qué beneficios se incluyen en la política de bienestar de los empleados?

Luego redactamos un primer borrador del cuestionario para que el cliente lo discuta. Nos comunicaremos con el cliente varias veces por correo electrónico hasta que el cuestionario esté finalizado.

Paso 4: Seleccione el método de encuesta de satisfacción de los empleados

Existen dos métodos básicos de encuesta de satisfacción de los empleados: Internet y cuestionarios en papel. Nuestro criterio de selección fue ver cuál era más adecuado para el encuestado, siendo las consideraciones más adecuadas la conveniencia, la facilidad de uso y la confiabilidad. Cuando el tamaño de la muestra es pequeño y los empleados están concentrados, los costos de los dos métodos son similares. Pero cuando una empresa tiene miles de empleados y los empleados están distribuidos en diferentes lugares, la ventaja de costos de las encuestas por Internet se vuelve obvia. Si la mayoría de los empleados pueden iniciar sesión en Internet en el lugar de trabajo, entonces Internet es nuestro método preferido. Las encuestas por Internet brindarán una alta tasa de respuesta y resultados de retroalimentación más rápidos, y es fácil controlar el proceso de la encuesta y las capacidades de verificación lógica automáticamente. Contamos con equipos de servidor seguros, por lo que no hay necesidad de preocuparse por la seguridad de la recuperación de datos.

Si solo un pequeño número de empleados de la empresa tiene acceso a Internet, recomendamos utilizar una combinación de encuestas tradicionales en papel y entrada secundaria en Internet, lo que puede mejorar eficazmente la eficiencia del trabajo.

Paso 5. Cuestiones a prestar atención en las encuestas de satisfacción de los empleados

Una de las ventajas de realizar encuestas a través de Internet es que puedes hacer preguntas específicas que no se pueden hacer mediante métodos tradicionales Cuando algunos clientes se dan cuenta de esta situación, tienden a hacer todas las preguntas al respecto. Sin embargo, no recomendamos esto.

Hay muchas razones por las que los empleados se muestran reacios a responder ciertas preguntas, entre ellas:

1. Se sienten no calificados para responder,

2. Responden, temen que alguien de la empresa se entere de sus comentarios,

3 Son indiferentes a los temas involucrados,

4.

Expliquemos en detalle las situaciones anteriores.

Si los empleados sienten que no están calificados para responder, sus respuestas pueden ser conjeturas aleatorias. Estas respuestas pueden saturar los datos de la encuesta y dificultar el análisis de resultados valiosos.

Si los empleados tienen miedo de responder preguntas pero se les exige que lo hagan, pueden elegir intencionalmente respuestas que no reflejen sus verdaderas intenciones. Esto dará como resultado resultados de la encuesta que no reflejan con precisión las verdaderas opiniones de un. grupo. .

Si los empleados son indiferentes a las preguntas involucradas, pueden elegir respuestas al azar, lo que puede generar datos confusos.

La cuarta situación mencionada anteriormente es cuando un empleado se olvida de responder una pregunta. Esta situación ocurre a menudo al realizar preguntas sobre la puntuación de la satisfacción de los empleados.

Otra pregunta que los empleados se mostraron reacios a responder fue sobre su departamento, no porque lo olvidaron, sino debido a la falta de voluntad del empleado subyacente de que los investigadores identificaran su identidad.

Los empleados generalmente no responden completamente las siguientes preguntas de información general y, por lo general, no exigimos que los empleados respondan estas preguntas. Comprender el departamento al que pertenecen los empleados es mejor que comprender su género, edad, ingresos y. otras variables. Tiene más sentido.

El sexto paso, confirmar el cuestionario final y probar

Al comienzo de este paso, nosotros y el cliente primero determinamos el cuestionario (si es un cuestionario de Internet o un cuestionario tradicional en papel). cuestionario). No se trata simplemente de comprobar la redacción del cuestionario, sino que estamos comprobando los saltos lógicos correctos, el orden de las preguntas y el formato de las mismas.

Cuando se confirme el cuestionario, utilizaremos un sistema de diseño de cuestionarios profesional para generar un cuestionario web (este cuestionario solo requiere pasos simples para completarse). Una vez completado el diseño del cuestionario web, debemos realizar pruebas internas para garantizar que el cuestionario se pueda ejecutar normalmente y se pueda generar el archivo de datos correcto.

Paso 7: Promover las encuestas de satisfacción de los empleados dentro de la empresa

Las encuestas de satisfacción de los empleados deben tratarse con la misma actitud hacia los productos y servicios de la empresa. Se debe garantizar la alta calidad de la investigación y todos los involucrados deben comprender la importancia de la investigación. Esta sección analiza principalmente las prácticas a este respecto.

Al igual que otras actividades de promoción, debemos prestar atención a los siguientes aspectos:

Determinar el público objetivo de la promoción,

Crear conocimiento del producto o servicio,

Transmitir los beneficios del producto o servicio,

Hacer saber a las personas cómo obtener el producto o servicio.

Antes de comenzar, deberá designar a alguien que será responsable de comunicar sobre el proceso de investigación. Generalmente esto lo hace un gerente de proyecto, pero puede ser otra persona.

Determinar el público objetivo de la promoción

El público a promocionar para la encuesta de satisfacción de los empleados en realidad incluye dos tipos de personas.

Empleados,

Jefes de empleados.

Hacerles saber a los empleados que el motivo de la investigación es obvio, pero los gerentes también son un público objetivo necesario y su apoyo es Asegurar la garantía necesaria para la implementación del proyecto de encuesta de satisfacción de los empleados. Un gerente puede aumentar o disminuir la tasa de respuesta de los empleados de los cuales es responsable.

Crear conciencia sobre la encuesta

Dentro de 2 o 3 semanas antes de enviar la invitación a la encuesta, debe informar a los empleados sobre la importancia de la encuesta.

1. Comunicarse con los altos directivos para enfatizar la importancia de la investigación y la confidencialidad de la misma.

2. Luego, los altos directivos se comunican con los mandos intermedios de la empresa.

3. Difundir la información de las encuestas a los empleados a través de los canales de comunicación más eficientes.

Todos los directivos deberán convocar inmediatamente una reunión con sus empleados para informarles del proceso de investigación.

Comunicar los beneficios de las encuestas de satisfacción de los empleados

Durante las comunicaciones previas a la implementación de la encuesta, incluso con los empleados, se deben enfatizar los siguientes puntos:

Importancia de la respuesta . "No podemos arreglar lo que los empleados no nos dicen."

Confidencialidad y anonimato del proceso y los datos de la encuesta,

Cómo se distribuirán los resultados de la encuesta a todos los empleados,

Cómo se utilizará la información de la encuesta.

Paso 8. Invitar a los empleados a participar en la encuesta

La carta de invitación a la encuesta enviada a los empleados se puede enviar por correo electrónico o publicando una nota. De cualquier manera, se deben transmitir los siguientes mensajes clave a los empleados.

Qué va a pasar. Por ejemplo, "Vamos a implementar una encuesta de satisfacción de los empleados";

Por qué va a pasar. Por ejemplo, "... debido". a las posibles consecuencias de nuestros cambios Nuevos desafíos: evaluar los niveles de satisfacción de los empleados se ha vuelto cada vez más importante.

Las encuestas son anónimas y confidenciales, lo que brinda a los empleados la confianza de que sus comentarios se mantendrán estrictamente confidenciales.

Si utiliza una empresa de consultoría externa, explique a los empleados que solo la empresa de consultoría externa verá la información completa de las respuestas.

Cómo utilizar los resultados de la encuesta. Cualquier resultado que desee analizar con los empleados probablemente generará una alta tasa de respuesta.

¿Cuánto tiempo se tarda en completar la encuesta? La mayoría de las encuestas de este tipo, si se diseñan correctamente, tardarán entre 15 y 20 minutos en completarse.

Establezca una fecha límite

Agradezca a los empleados por su tiempo.

También se puede considerar información adicional en la carta de invitación:

Informar a los empleados que la encuesta se puede completar durante el horario laboral.

Los participantes pueden tener la oportunidad de recibir la oportunidad de sortear premios.

Para aumentar la tasa de respuesta al cuestionario, la carta de invitación debe enviarse en nombre de la alta dirección de la empresa, y preferiblemente firmada por el director general.

Paso 9. Interpretar los resultados de la encuesta

Es sorprendente la cantidad de datos que puede generar una encuesta. Cada pregunta de la matriz puede tener múltiples respuestas y cada respuesta se comparará con la puntuación promedio. También necesitamos segmentar según diferentes grupos y generar informes independientes para cada grupo. Estos datos primero deben convertirse en información (mediante los gráficos adecuados y los métodos de análisis estadístico). Entonces, los datos deben interpretarse correctamente. Diferentes analistas pueden producir diferentes resultados de análisis. He aquí un ejemplo.

1. Análisis de fortalezas y debilidades. En este paso, observamos las fortalezas y debilidades dentro del cuestionario, por ejemplo, la comparación de cada opción de pregunta con otras preguntas dentro de un grupo; Comparaciones débiles, por ejemplo, comparar el resultado de esta encuesta con los resultados de otras encuestas de las mismas empresas de la industria. Esta comparación se puede realizar sobre la base de preguntas individuales o como promedio de un grupo de preguntas.

2. Busque puntos destacados. Por lo general, en un análisis simple surgirán diferentes aspectos generalmente obvios. Por ejemplo, cuando encontramos que las puntuaciones del trabajo en equipo son bajas, normalmente podemos encontrar que los problemas de comunicación interna no se están resolviendo bien. Estos puntos destacados pueden darnos pistas sobre problemas dentro de la empresa.

3. Análisis de apalancamiento. Los recursos limitados de la empresa requieren que las empresas identifiquen rápidamente aquellas áreas que son más importantes para los empleados. El análisis de apalancamiento proporciona una manera de seleccionar áreas de importancia calculando el apalancamiento de cada área en función del resultado final: la satisfacción general. Los objetivos prioritarios identificados mediante el análisis de cuadrantes (consulte la figura a continuación) son aquellas áreas que cumplen con los dos criterios siguientes:

Paso 10, comparta sus hallazgos

Comparta lo antes posible los resultados de la encuesta son muy importantes por dos motivos:

1. Si se quiere mejorar de forma integral la productividad de la empresa a través de encuestas de satisfacción de los empleados, es necesario que todos conozcan la situación general de la empresa y su influencia. organización.

2. Los empleados deben saber que el tiempo que dedican a rellenar cuestionarios es muy valioso.

Cada organización tiene su propio canal de divulgación de información. En algunos casos, especialmente cuando los resultados de la encuesta indican que hay problemas con la comunicación interna de la empresa, es posible que sea necesario ajustar los canales de publicación originales para garantizar que los resultados de la encuesta se puedan entregar sin problemas a cada empleado.

Principios básicos para compartir los resultados de la encuesta de satisfacción de los empleados

1. El principio de honestidad Una organización debe publicar los resultados de la encuesta de manera justa, incluyendo tanto los aspectos favorables de los resultados de la encuesta como los resultados de la misma. Publicar cualquier hallazgo adverso encontrado durante la investigación. Los empleados podrán ver los problemas subyacentes y pensar en cómo mejorar la situación actual.

2. Principio de puntualidad. Cuanto antes se publiquen los resultados de la encuesta, antes la empresa podrá proponer e implementar planes de mejora.

3. Principio de distinción. Publicar diferentes informes de investigación a los empleados de los distintos niveles de la empresa. La alta dirección debe comprender y captar la información de las encuestas de la empresa en su conjunto, y los gerentes de departamento deben comprender las comparaciones entre diferentes departamentos y la información detallada dentro de los departamentos.

4. Discuta los próximos pasos. Después de que se publiquen los resultados de la encuesta, informe a todos los empleados qué pasos se tomarán para mejorar los problemas encontrados en la encuesta.

5. Principio de confidencialidad. No publicar contenidos que puedan hacer que los empleados sientan que su información personal ha sido filtrada.

Por ejemplo, sería inapropiado que cualquier miembro de la organización vea cierto contenido del informe que no sea relevante para ellos.

Paso 11: tomar acciones de mejora basadas en los resultados de la encuesta

La empresa ha invertido mucha mano de obra y recursos financieros para implementar encuestas de satisfacción de los empleados, y los empleados también están muy entusiasmados de participar. . Ahora, los resultados de la investigación están en tus manos. ¿Qué haces con los datos de la encuesta? ¿Cuáles son los próximos pasos para mejorar la satisfacción de los empleados? ¿Cómo se publican los resultados de la encuesta? ¿Cómo identificar cuestiones importantes descubiertas en la investigación? Una vez identificados los problemas importantes, ¿cuáles son las formas más efectivas de mejorarlos?

Publicar los resultados de la encuesta

Desde el principio, los altos ejecutivos deben decidir qué informes se recibirán y en qué niveles de empleados. Una vez distribuidos los resultados de la encuesta, se debe desarrollar un plan de seguimiento para determinar qué áreas deben abordarse primero y cómo se abordarán.

Comunícate los resultados de las encuestas y los planes de acción a tus empleados

El mayor error que cometen las empresas con las encuestas de satisfacción de los empleados es no comunicar los resultados de la encuesta a todos los empleados de la empresa y no desarrollar un plan para mejora. No sugerimos que se entregue el informe completo a todos los empleados, pero sí sugerimos que, cuando sea posible, la empresa sea honesta y abierta acerca de los problemas y deficiencias descubiertas durante la investigación, y sea capaz de proponer planes de mejora de manera oportuna.

Desarrollar un plan de acción para mejorar la satisfacción de los empleados

Una vez que se publican los resultados de la encuesta y se identifican los principales problemas que deben abordarse, la empresa debe decidir medios eficaces para mejorarlos. áreas

Paso 12: ¿Cuándo se deben repetir las encuestas de satisfacción de los empleados?

A menudo escuchamos la pregunta: "¿Con qué frecuencia se deben implementar las encuestas de satisfacción de los empleados?". Nuestra sugerencia es que para la mayoría de empresas es más adecuado hacerlo una vez al año.

Dependiendo del método de encuesta utilizado y del tamaño de la empresa, normalmente se necesitan de tres a cuatro semanas para completar la implementación de todo el proyecto de encuesta (para empresas que utilizan Internet como principal herramienta de comunicación, el El ciclo de la encuesta será mucho más corto).