Cómo recibir faxes en una computadora (guardar faxes en una carpeta de red)

Volver al principio Acerca de "Guardar faxes en una carpeta de red" HP Digital Fax puede almacenar los faxes recibidos en blanco y negro en una carpeta de la computadora de la red para almacenarlos y compartirlos fácilmente. La función Fax a PC no sólo le permite almacenar fácilmente copias digitales de faxes, sino que también elimina la molestia de procesar grandes cantidades de archivos en papel. También puede desactivar la impresión de faxes individuales, lo que no sólo ahorra suministros y dinero, sino que también reduce el consumo y el desperdicio de papel. Los faxes recibidos se almacenan en formato TIFF. Nota: La función "Guardar faxes en la carpeta de red" se limita a recibir faxes en blanco y negro. Los faxes en color se imprimirán y no se guardarán en la carpeta de la computadora. Volver al principio de la página Requisitos para "Guardar faxes en una carpeta de red" La función "Guardar faxes en una carpeta de red" de HP Digital Fax se puede utilizar en impresoras multifunción HP Officejet Pro 8500 instaladas con redes inalámbricas o cableadas. No se admite Transparency instalado. mediante conexión USB. Antes de configurar "Guardar faxes en una carpeta de red", prepare los siguientes elementos: Debe tener los permisos de red pertinentes para acceder a la carpeta. El nombre de la computadora donde se encuentra la carpeta de red. Debe obtener el nombre de la computadora donde se encuentra la carpeta de red. Para obtener instrucciones detalladas sobre los nombres de las computadoras, consulte la documentación del sistema operativo de su computadora. Dirección de red de la carpeta Debe obtener la dirección de la carpeta de red. El formato de dirección de red de una computadora con Windows suele ser el siguiente: \\MiPC\carpeta compartida\Nombre de usuario y contraseña de red Debe tener un nombre de usuario y una contraseña para iniciar sesión en la red de Windows. Nota: El envío de faxes a carpetas de red no es compatible con Active Directory. Antes de configurar la función de fax a PC, instale primero el software. Dado que aún es necesario imprimir contenidos como faxes en color e informes de errores de fax, asegúrese de que haya suficiente papel en la bandeja de entrada de la máquina multifunción para realizar copias de seguridad. Volver arriba Activar y configurar Guardar faxes en una carpeta de red Este capítulo contiene los siguientes temas: Método 1: configurar en el Centro de soluciones HP Método 2: configurar en el servidor web incorporado (EWS) "Hay dos formas de activar y configurar "Guardar Faxes a la carpeta de red" en "Guardar faxes en la carpeta de red". Consulte uno de los métodos para configurarlo: Método 1: Configure para abrir "Centro de soluciones HP" en el software "Centro de soluciones HP". Seleccione el Botón "Configuración" en la esquina inferior derecha de la interfaz del software. Luego seleccione "Otras configuraciones de fax" → "Asistente de configuración de fax digital", como se muestra a continuación. Figura 1: Aparece la ventana "Bienvenido al Asistente de configuración de fax digital" en el Centro de soluciones HP. Haga clic en "Siguiente", como se muestra a continuación. Figura 2: Bienvenido al Asistente de configuración de fax digital Si la máquina de su empresa se está instalando mediante una conexión USB, aparecerá una interfaz emergente que le pedirá que cambie a una instalación de red, como se muestra a continuación. Figura 3: Primero se debe configurar el dispositivo en Internet. Puede aparecer una ventana de "Advertencia de seguridad". Esta operación es segura, así que seleccione "Sí" para continuar. Ingrese a la ventana "Paso 1: Seleccionar opciones", donde puede elegir entre dos formas de manejar los faxes entrantes. Seleccione "Guardar faxes en una carpeta de red" y haga clic en "Siguiente", como se muestra a continuación. Figura 4: Paso 1: seleccione "Examinar" para seleccionar la opción y seleccione la carpeta donde se almacenará el fax entrante. Para carpetas *compartidas, verifique si la carpeta de red ya existe y tiene permisos de escritura. Para facilitar la visualización de los faxes almacenados, marque la opción "Crear acceso directo en el escritorio". Nota: Si conoce la dirección IP de su carpeta de red, ingrésela directamente. El formato de dirección de red para computadoras con Windows suele ser el siguiente: \\MiPC\carpeta compartida\El dispositivo debe autenticarse en la red antes de poder almacenar los faxes entrantes en una carpeta de red. Ingrese el "Nombre de usuario" y la "Contraseña" de Windows para verificar y luego el dispositivo podrá obtener permisos de escritura para la carpeta de red seleccionada. Nota: Ingrese el nombre de inicio de sesión y la contraseña de la computadora donde se encuentra la carpeta compartida. Si no hay una contraseña establecida, puede dejarla en blanco aquí. Haga clic en "Siguiente" para continuar, como se muestra a continuación.

Figura 5: Paso 2: para obtener información detallada sobre la carpeta de red, seleccione "Probar configuración de la carpeta de red" para probar si el dispositivo puede almacenar faxes en la carpeta, como se muestra a continuación. Figura 6: Paso 3: Pruebe la configuración de la carpeta de red. Pruebe correctamente y luego haga clic en "Siguiente", como se muestra a continuación. Nota: Si la prueba falla, verifique la conexión de red y confirme si el número de cuenta y la contraseña utilizados para iniciar sesión en la carpeta de red son correctos. Figura 7: Paso 3.1: Resultados de la prueba Seleccione un intervalo de reintento. El intervalo de reintento se utiliza para determinar con qué frecuencia se guardan los nuevos faxes en la carpeta de red. Luego haga clic en "Siguiente", como se muestra a continuación. Figura 8: Paso 4: Establecer el intervalo de reintento En el paso 5, marque la opción "Adjuntar información del remitente del fax al encabezado Tiff". Después de seleccionar esta opción, la información almacenada, como el TSID del remitente y el identificador de llamadas, se adjuntará al archivo de fax y a cada fax reenviado para facilitar su visualización. Luego haga clic en "Siguiente", como se muestra a continuación. Figura 9: Paso 5: configurar la información del remitente del fax. Aparece la ventana "Felicitaciones". Haga clic en "Finalizar" para salir. Antes de salir, también puede marcar el elemento "Iniciar EWS después de finalizar el asistente" para ver las configuraciones relacionadas, como se muestra a continuación. Figura 10: ¡Felicitaciones! Método 2: Configure el servidor web incorporado de HP (EWS). Integrado en el firmware del dispositivo, el servidor web incorporado de HP (EWS) es un conjunto de configuraciones que le permiten acceder a otras páginas web de estado y configuraciones con opciones de estado. Una vez que la máquina empresarial se conecta a Internet, EWS está disponible automáticamente. EWS se puede utilizar para ver el estado de la impresora y de la red y administrar las funciones de impresión desde la computadora en lugar del panel de control. En una computadora, navegadores como Microsoft IE, Opera, Mozilla Firefox y Safari pueden mostrar la salida del servidor web. Siga los pasos a continuación para configurar la recepción de faxes en la computadora en EWS: Paso 1: Abra EWS Hay dos métodos comúnmente utilizados para abrir EWS. Elija uno de los métodos para operar: Utilice el Centro de soluciones HP para abrir: Abra "HP. "Centro de soluciones" del software HP Solution Center, seleccione el botón "Configuración" en la esquina inferior derecha de la interfaz del software. Luego seleccione "Otros" → "Configuración de red" y la página EWS se abrirá con el navegador predeterminado, como se muestra a continuación. Figura 11: Se abre el Centro de soluciones HP en el navegador web: en el panel de la impresora, haga clic en el icono "Configuración" () para ingresar al menú de la impresora, como se muestra a continuación. Figura 12: Seleccione "Red" en la configuración y luego seleccione "Ver configuración de red". Si utiliza una conexión por cable al MFP, seleccione "Mostrar resumen de red cableada"; si utiliza una conexión inalámbrica al MFP, seleccione "Mostrar resumen de red inalámbrica". Tenga en cuenta la dirección IP que se muestra. Abra un navegador de Internet (como IE o Mozilla Firefox, etc.), ingrese la dirección IP de la máquina comercial en la barra de direcciones del navegador y luego presione "Entrar" para ingresar a la página EWS. Paso 2: Configure "Guardar faxes en la carpeta de red" en EWS. En la página de EWS, seleccione el menú "Configuración" en la parte superior, luego seleccione "Fax" en la barra de la ventana izquierda y luego seleccione "HP Digital Fax". En la columna "Configuración actual de fax digital HP", puede ver las configuraciones que se han establecido. Seleccione el botón "Asistente de edición" en la esquina inferior derecha para configurar o cambiar el fax digital, como se muestra a continuación. Figura 13: Página EWS En el paso 1, seleccione "Activar HP Digital Fax" y haga clic en "Siguiente" para continuar, como se muestra a continuación. Figura 14: Paso 1: Configuración de funciones En el paso 2, seleccione "Guardar faxes en la carpeta de red" y haga clic en "Siguiente" para continuar, como se muestra a continuación. Figura 15: Paso 2: Opciones de archivo digital En el paso 3, en el campo Ruta de red, ingrese la ruta a la carpeta de red donde desea almacenar los faxes entrantes. Primero verifique que la carpeta exista en la red y que pueda conectarse a ella.

El formato de dirección de red para computadoras con Windows suele ser el siguiente: \\MiPC\carpeta compartida\El dispositivo debe autenticarse en la red antes de poder almacenar los faxes entrantes en una carpeta de red. Ingrese el "Nombre de usuario" y la "Contraseña" de Windows para verificar y luego el dispositivo podrá obtener permisos de escritura para la carpeta de red seleccionada. Nota: Ingrese el nombre de inicio de sesión y la contraseña de la computadora donde se encuentra la carpeta compartida. Si no hay una contraseña establecida, puede dejarla en blanco aquí. Haga clic en "Siguiente" como se muestra a continuación. Figura 16: Paso 3: Marque el elemento "Incorporar información de fax en el encabezado Tiff" en los detalles de la carpeta de red. Después de seleccionar esta opción, la información almacenada, como el TSID del remitente y el identificador de llamadas, se adjuntará al archivo de fax y a cada fax reenviado para facilitar su visualización. Haga clic en "Siguiente" como se muestra a continuación. Figura 17: Paso 4: Información del remitente del fax En el paso 5, seleccione un intervalo de reintento. El intervalo de reintento se utiliza para determinar con qué frecuencia se guardan los nuevos faxes en la carpeta de red. Luego haga clic en "Finalizar" para finalizar la configuración, como se muestra a continuación. Figura 18: Paso 5: El intervalo de reintento finalmente muestra la ruta de almacenamiento de sus faxes entrantes. Haga clic en "Aceptar" para salir de la configuración, como se muestra a continuación. Figura 19: Confirmar finalización Volver al inicio de la página Desactivar la impresión de fax Puede desactivar la impresión de fax para ahorrar suministros y dinero, así como para reducir el consumo y el desperdicio de papel. En el panel de la máquina comercial, haga clic en el ícono "Configuración" () para ingresar al menú de la máquina comercial, como se muestra a continuación. Figura 20: Seleccione "Configuración básica de fax" en Configuración, luego seleccione "Fax digital", luego seleccione "Impresión de fax" y finalmente seleccione "Cerrar". Después de desactivar la impresión de faxes, la máquina comercial ya no imprimirá faxes. Sin embargo, cuando la función de impresión está desactivada, los faxes en color se seguirán imprimiendo. Volver al inicio