Cómo operar Office Excel 2003

Cada actualización del sistema Office siempre llama mucho la atención, desencadenando así una ola de actualizaciones. La versión china de Office 2003 finalmente se lanzó después de un largo período de pruebas. Echemos un vistazo a las nuevas características notables que nos trae y sus habilidades de uso.

Finalmente se lanza la versión china de Office 2003, en la que Microsoft invirtió mucho. Para los usuarios individuales, las nuevas y valiosas funciones que Office 2003 puede aportarnos son las más importantes. Aunque muchas actualizaciones de la familia Office y muchas características nuevas que funcionan con SharePoint Server están obviamente dirigidas a grandes usuarios empresariales, de hecho, con el desarrollo de la digitalización y la ingeniería de la información, la diferencia entre aplicaciones empresariales y aplicaciones personales Los límites entre Office 2003 y Office 2003 se ha vuelto bastante confuso. Para los usuarios que desean maximizar la eficiencia de su trabajo con la ayuda del software, es absolutamente necesario comprender y dominar las nuevas características de Office 2003.

Echemos un vistazo a las nuevas funciones de Office 2003 que pueden ayudarnos a mejorar la eficiencia del trabajo, así como los métodos y técnicas de uso de estas nuevas funciones. Dado que hay muchos miembros de la familia Office, aquí sólo podemos presentar las partes más prácticas de las funciones nuevas o mejoradas de Office 2003, así como algunas actualizaciones en la apariencia y funcionamiento del software de base de datos. Software de acceso y diseño FrontPage y Visio. , así como aquellas que no se pueden traer a la mesa. Sin mencionar las actualizaciones con mayor valor práctico. Los amigos que quieran comprender completamente todas las características nuevas de Office 2003 deben consultar la introducción de la columna de software de esta revista.

Outlook 2003

Utilice carpetas de búsqueda para categorizar correos electrónicos

Outlook 2003 sigue el método de trabajo del panel de navegación original e incluye accesos directos en cada modo o carpeta. En el modo carpeta, es muy conveniente ver la información de la forma que desee. Además de los métodos originales de organización del correo de Outlook para resaltar mensajes específicos con colores, cambiar el orden de los mensajes para localizarlos fácilmente y usar indicadores para establecer sus propias prioridades, también puede crear carpetas de búsqueda que satisfagan búsquedas específicas en categorías. una carpeta. La carpeta de búsqueda está siempre actualizada y siempre monitorea todos los mensajes que coinciden con los criterios de búsqueda. Puede usar carpetas de búsqueda para administrar correos electrónicos de manera conveniente y rápida. Por ejemplo, puede usar "correos electrónicos no leídos" como condición para crear una carpeta de búsqueda que busque en todos los buzones, de modo que pueda ver los correos electrónicos no leídos en todos los buzones de una carpeta.

Para crear una carpeta de búsqueda, primero puede hacer clic una vez en el panel "Correo" a la izquierda y luego seleccionar la opción de menú "Archivo | Nuevo | Carpeta de búsqueda" para que aparezca "Nueva carpeta de búsqueda". cuadro de diálogo (Figura 1 en la página siguiente), puede seleccionar una carpeta de búsqueda usando criterios de búsqueda predefinidos en la lista "Seleccionar carpeta de búsqueda", o hacer clic en "Crear carpeta de búsqueda personalizada" y escribir un nombre de carpeta de búsqueda personalizada, hacer clic en Criterios, seleccionar las opciones que desee y luego, en Carpeta de búsqueda personalizada, especifique el alcance de la búsqueda utilizando criterios de búsqueda. Después de hacer clic en "Aceptar", la carpeta de búsqueda recién creada aparecerá en el panel "Correo". Haga clic en el nombre de la carpeta y los correos electrónicos que coincidan con las condiciones de búsqueda se clasificarán y se mostrarán en la vista.

Cabe señalar que la carpeta de búsqueda es una carpeta virtual que contiene una vista de todos los elementos de correo electrónico que coinciden con criterios de búsqueda específicos, pero no cambia la ubicación de almacenamiento original del correo electrónico y el correo electrónico mostrado permanece. Almacenado en una o más carpetas de Outlook.

Outlook 2003

Usa favoritos para administrar carpetas

Puedes organizar y administrar bien los correos electrónicos a través de carpetas, pero cuando tienes muchos buzones o cuando has personalizado muchos carpetas, la administración de carpetas se convertirá en un nuevo problema. En este momento, deberá administrar las carpetas a través de "Favoritos".

En la parte superior del panel "Correo" en el lado izquierdo de Outlook 2003 se encuentra "Favoritos". Puede administrar carpetas agregando carpetas utilizadas con frecuencia a Favoritos.

Para agregar una carpeta en el panel de Correo, puede hacer clic en la carpeta que desea agregar y arrastrarla a Favoritos, para que pueda agregarla rápidamente a Clip de Favoritos" (Figura 2). Se pueden agregar otras carpetas haciendo clic derecho en la carpeta que desea agregar y luego haciendo clic en "Agregar a favoritos" en el menú contextual. Puede reorganizar la lista de carpetas en Favoritos haciendo clic derecho en la carpeta después de agregarla y luego haciendo clic en Mover lista hacia arriba o Mover lista hacia abajo en el menú contextual.

Cabe señalar que "Favoritos" es solo una lista de carpetas, por lo que no puede configurar una carpeta como subcarpeta de otra carpeta. Y cuando agrega una carpeta a Favoritos, la carpeta permanecerá en su ubicación original. Favoritos solo proporciona acceso rápido a la carpeta en lugar de moverla.

Outlook 2003

Definición del panel de exploración y lectura de correo

El "Panel de vista previa" que se veía en versiones anteriores de Outlook ahora ha sido rediseñado y optimizado para la lectura de correo electrónico. . El Panel de lectura utiliza un diseño vertical que parece una hoja de papel y, cuando se usa con el nuevo diseño de varias líneas, muestra casi el doble de información en la pantalla que en el Panel de vista previa.

No se preocupe si el "panel de vista previa" ocupa algo de espacio. El panel de exploración de correo electrónico es demasiado estrecho para mostrar información sobre los campos de remitente, asunto y fecha. Cuando hace una pausa en un correo electrónico, Outlook. 2003 mostrará un mensaje flotante que incluye la información completa del campo. Pero si todavía está acostumbrado a usar la interfaz anterior, también puede optar por colocar el "Panel de vista previa" en la parte inferior de la pantalla a través del "Panel de vista previa" en el menú "Ver", como en versiones anteriores de Outlook.

En el panel de exploración de correo de cada carpeta, hay 13 arreglos estándar predefinidos, están organizados por el nombre de "Remitente". Si necesita otros arreglos estándar, puede hacer clic derecho en ellos. mouse y haga clic en Haga clic en "Organizar campo: Remitente" en la parte superior del panel y seleccione la disposición estándar que necesita en el menú emergente (Figura 3). La más exclusiva de ellas es la capacidad de ordenar por conversación. Si envía y recibe muchos correos electrónicos, usar la clasificación de conversaciones puede facilitar la organización de los hilos de conversación que envía y responde con una determinada persona. Como todos los mensajes de una conversación se muestran simultáneamente, puedes evitar responder a mensajes que otros ya respondieron y que luego descubres.

Outlook 2003

Filtrar correo basura

El nuevo "Filtro de correo basura" de Outlook 2003 reemplaza el filtro de correo basura utilizado en versiones anteriores de Microsoft Outlook Rules. puede ayudarle a reducir la cantidad de spam que recibe todos los días. El "Filtro de spam" consta de dos partes, a saber, la "Lista de spam" y la tecnología avanzada desarrollada por Microsoft Research. La "Lista de spam" incluye tres partes: lista de remitentes seguros, lista de destinatarios seguros y lista de remitentes bloqueados. La tecnología de Microsoft Research utiliza la hora de envío y el contenido del correo electrónico para evaluar la probabilidad de que un correo electrónico sea spam. Luego, los mensajes se filtran según el nivel de protección "Filtro de spam" establecido por el usuario, y los mensajes de spam capturados se mueven a una carpeta dedicada a "Spam" donde se pueden recuperar o revisar más tarde.

Haga clic en "Opciones" en el menú "Herramientas" para abrir el cuadro de diálogo "Opciones", haga clic en el botón "Correo electrónico no deseado" para abrir el cuadro de diálogo "Opciones de correo electrónico no deseado" (Figura 4). Puede gestionar la "Lista de Spam" a través de las pestañas "Remitentes seguros", "Destinatarios seguros" y "Remitentes bloqueados", y añadir destinatarios y remitentes considerados fiables o bloqueados a los correspondientes en la lista.

Si tiene a mano una lista de nombres y direcciones seguros o nombres y direcciones bloqueados, también puede importar esta información a Outlook 2003.

Además, en la pestaña "Opciones", puede definir el nivel de protección de la función "Filtro de spam". De forma predeterminada, la función "Filtro de spam" está activada y el nivel de protección está configurado en. "Bajo", este nivel se utiliza para filtrar el spam más obvio. Puede filtrar de forma más estricta si lo desea, pero esto puede excluir mensajes legítimos.

Outlook 2003

Uso de notificaciones de escritorio

Las nuevas notificaciones de escritorio en Outlook 2003 se han mejorado con respecto al audio original. Se pueden enviar nuevas notificaciones de correo electrónico de escritorio. Las vistas previas del nombre del remitente, el asunto y el texto breve aparecen de manera flexible para que pueda ver instantáneamente si un mensaje nuevo es urgente o puede ignorarse de manera segura sin interrumpir su trabajo en otro programa. Y a diferencia de otros clientes de correo electrónico, las notificaciones de escritorio de Outlook 2003 incluyen botones para abrir, marcar o eliminar mensajes de correo electrónico.

Puede hacer clic en Opciones en el menú Herramientas, hacer clic en el botón Opciones de correo electrónico en el cuadro de diálogo Opciones, hacer clic en el botón Opciones avanzadas de correo electrónico y en el botón "Configuración de notificaciones de escritorio", en el cuadro de diálogo "Configuración de notificaciones de escritorio". (Figura 5), ​​en "Duración", arrastre la barra de desplazamiento hasta la cantidad de segundos que desea que las notificaciones del escritorio permanezcan visibles en el escritorio. En Transparencia, arrastre la barra de desplazamiento hasta el valor de transparencia que desee. Haga clic en "Vista previa" y se mostrará un ejemplo de notificación de escritorio en el escritorio. Si no está satisfecho con la posición de la notificación de escritorio de la vista previa, también puede usar el mouse para arrastrar la notificación de escritorio a la ubicación deseada.

Si no desea recibir notificaciones de escritorio, haga clic en Opciones en el menú Herramientas, haga clic en el botón Opciones de correo electrónico y haga clic en el botón Opciones avanzadas de correo electrónico para borrar el cuadro de diálogo. Simplemente coloque una marca en "Mostrar notificaciones de escritorio para casilla de verificación "mensajes nuevos".

Outlook 2003

Cambiar la configuración de descarga automática

Los correos electrónicos en formato HTML suelen contener elementos como imágenes o sonidos. A veces estas imágenes o sonidos no se incluyen en el correo. , pero debe descargarse de Internet al abrir o obtener una vista previa del correo electrónico. Los remitentes legítimos generalmente hacen esto para evitar enviar mensajes particularmente grandes. Sin embargo, los spammers pueden usar esta función para verificar su dirección de correo electrónico cuando lee o obtiene una vista previa del mensaje, lo que a menudo resulta en que se le envíe más spam.

Por esta razón, Outlook 2003 está configurado de forma predeterminada para no descargar automáticamente imágenes y otro contenido de Internet cuando se muestran mensajes. Cuando se bloquea la descarga de imágenes, el área donde debe estar la imagen está marcada con un. Marcador de posición X rojo. Se reemplaza la explicación del texto de la imagen. En este momento, si desea descargar la imagen, puede hacer clic derecho en el elemento bloqueado y hacer clic en "Descargar imagen" en el menú contextual. Si hay mucho contenido en el correo electrónico cuya descarga está bloqueada, también puede seleccionar "Ver en la zona de Internet" en el menú "Ver" después de abrir el correo electrónico. Esta operación cancelará cualquier contenido bloqueado por Outlook.

Si ve con frecuencia contenido como imágenes de un remitente, también puede optar por agregar la dirección de correo electrónico de ese remitente a su lista de remitentes seguros. Alternativamente, puede hacer clic en Opciones en el menú Herramientas, hacer clic en la pestaña Seguridad y, en Descargar imágenes, hacer clic en Cambiar configuración de descarga automática de imágenes. En el cuadro de diálogo Configuración de descarga automática de imágenes (Figura 6), borre la marca en "Desactivar descarga automática". de imágenes u otro contenido en correos electrónicos HTML" para personalizar la configuración para bloquear descargas.

Outlook 2003

Restringir permisos de correo electrónico

En Outlook 2003, además de seguir utilizando la tecnología de firma digital para cifrar mensajes, también puede gestionar derechos (IRM ) crea correos electrónicos con derechos restringidos.

Esto evita que personas no autorizadas reenvíen, impriman, copien o editen mensajes.

Es muy conveniente utilizar esta función, pero para aprovechar esta nueva tecnología, primero debe instalar el cliente de Windows Rights Management y asegurarse de que pueda funcionar correctamente (consulte "Information Rights Management" en la página 132). Después de eso, solo necesita hacer clic en "Archivo | Permisos | No reenviar" al crear el correo electrónico, o hacer clic en el botón "No reenviar" en la barra de herramientas "Común".

Debido a que los permisos se otorgan en el programa Office 2003, los documentos de Office 2003 con permisos restringidos sólo se pueden abrir usando Office 2003 o posterior. Si utiliza software que no sea Office 2003, como otro software de cliente de correo electrónico para recibir correos electrónicos con permisos restringidos, el mensaje de correo electrónico indicará "Ha recibido un correo electrónico con permisos restringidos. Abra este correo electrónico para leer el contenido y dirá ". Si no está utilizando Microsoft Office 2003 o está utilizando una aplicación de correo electrónico que no admite correo con permisos restringidos, cárguelo descargando la 'Actualización de administración de permisos para Internet Explorer' desde la opción /r/rlidRestricted PermissionViewer?clid=2052, puede vea el mensaje. "Después de descargar e instalar el complemento, haga doble clic en el archivo adjunto del correo electrónico para abrirlo y leerlo en Internet Explorer. Si utiliza Outlook 2003 en Office 2003 para abrir un correo electrónico, la ventana de lectura del correo electrónico mostrará el mensaje "El destinatario puede leer el correo electrónico, pero no puede reenviar, imprimir ni copiar su contenido".

Outlook 2003

Copia de seguridad de carpetas personales

Después de usar Outlook 2003, se recomienda que vaya inmediatamente a Office Online para descargar el complemento de Outlook 2003. en la herramienta de copia de seguridad de carpeta personal (/officeupdate/category.aspx?CategoryID=CD010225322052). Con esta herramienta, puede crear copias de seguridad de archivos .PST con regularidad, lo que hace que la tarea de realizar una copia de seguridad segura de todas sus carpetas de Outlook sea más conveniente. Los archivos .PST contienen todas las carpetas de Outlook, incluidas las carpetas Bandeja de entrada, Calendario y Contactos.

Después de instalar el complemento anterior, abra Outlook 2003, seleccione "Copia de seguridad" en el menú "Archivo" y se abrirá el "Programa de copia de seguridad de carpetas personales" (Figura 7). La primera vez, debe hacer clic en el botón "Opciones", seleccionar la frecuencia con la que el programa debe recordarle que haga una copia de seguridad de sus carpetas personales y también puede seleccionar las carpetas personales de las que desea hacer una copia de seguridad y la ubicación de almacenamiento. Después de la confirmación, regrese al cuadro de diálogo "Programa de copia de seguridad de carpetas personales", haga clic en "Guardar archivo de copia de seguridad" y el programa de copia de seguridad iniciará el trabajo de copia de seguridad cuando se cierre Outlook 2003.

Word 2003

Experiencia de lectura fácil

¿Imprimes documentos a menudo porque son largos e incómodos de leer en la pantalla? Si es así, entonces la nueva vista "Diseño de lectura" de Word 2003 es su opción ideal (Figura 8).

Al abrir un archivo de Word con el atributo de sólo lectura, Word 2003 lo abrirá automáticamente en formato de lectura. Alternativamente, cuando desee utilizar el diseño de lectura, puede hacerlo seleccionando la opción de menú "Ver | Diseño de lectura". Los diseños de lectura se pueden optimizar para el tamaño y la resolución de su pantalla. Además de mejorar la legibilidad del documento, se ocultan barras de herramientas innecesarias y puede saltar rápidamente a varias partes del documento en un panel de miniaturas que muestra un mapa de la estructura del documento.

Word 2003 escalará automáticamente el contenido del documento en la página según el tamaño de la ventana. También puede optar por mostrar el contenido de una o dos páginas a través del botón "Permitir varias páginas" en la barra de herramientas. para obtener lo mejor La pantalla se muestra y es fácil de navegar. Además, mientras lee, puede usar las herramientas de la barra de herramientas para agregar comentarios o revisiones, o hacer clic en Resaltar en la barra de herramientas Revisar y seleccionar el texto o los gráficos que desea resaltar.

Word 2003

Comparar documentos uno al lado del otro

¿Alguna vez has querido ver dos documentos uno al lado del otro? ¿Quieres comparar documentos que contienen información relevante? Si lo desea, le recomendamos que pruebe la nueva función "comparación en paralelo" en Word 2003.

Al comparar documentos utilizando la función Comparación lado a lado, puede desplazarse por dos documentos al mismo tiempo para identificar las diferencias entre ellos. Abra ambos documentos y, en uno de ellos, haga clic en Comparar lado a lado en el menú Ventana. Word 2003 coloca dos ventanas de documentos una al lado de la otra (como se muestra en la Figura 9) y abre la barra de herramientas "Comparación lado a lado" para ayudarle a mover documentos en la ventana para compararlos.

La barra de herramientas "Comparar lado a lado" tiene varios botones, entre ellos, el botón "Desplazamiento sincronizado" está seleccionado de forma predeterminada cuando se muestra en la barra de herramientas, de modo que cuando se desplaza por un documento, el. other El documento también se desplaza al mismo ritmo; el botón "Restablecer posición de la ventana" puede restablecer la posición y el tamaño de la ventana. Haga clic en este botón cuando la ventana derecha esté activa y el documento activo se configurará a la izquierda. Por supuesto, el botón "Cerrar comparación en paralelo" no solo puede cerrar la barra de herramientas, sino también cerrar la vista de comparación en paralelo, además de cerrar la vista de comparación en paralelo. de los documentos, también puede utilizar el botón "Cerrar comparación en paralelo" para cerrar la vista de comparación en paralelo Comparar vistas en paralelo.

Word 2003

Creación de documentos XML

Word 2003 permite guardar documentos en formato XML y puede crear documentos XML para la recopilación automática de datos y otros fines. El contenido del documento se puede buscar o modificar mediante procesos distintos de Word, como el procesamiento de datos basado en servidor. Además, puede adjuntar un esquema XML a cualquier documento a través de la pestaña Esquema XML en el cuadro de diálogo Plantillas y complementos, y puede especificar el nombre del archivo del esquema y si desea que Word use este esquema para validar el documento.

Puedes insertar datos escribiendo el nombre del archivo o la URL del archivo XML, colocando el punto de inserción donde deseas insertar los datos. Luego, en el menú Insertar, haga clic en Dominio y luego en el cuadro Nombre de dominio, haga clic en Incluir texto y en el cuadro Nombre de archivo o URL, escriba el nombre del archivo, incluida su ruta del sistema o URL. Seleccione la casilla de verificación "Asignación de espacio de nombres" y escriba el espacio de nombres, expresado en el formato xmlns:variable="espacio de nombres", por ejemplo xmlns:a="resume-schema". Si está insertando solo un dato, en lugar del archivo completo, seleccione la casilla de verificación "Expresión XPath" y escriba la expresión XPath en el cuadro provisto. Por ejemplo, a:Resume/a:Name especifica el elemento Nombre en el elemento raíz Reanudar.

Alternativamente, puede insertar datos navegando hasta el archivo XML, colocando el punto de inserción donde desea insertar el archivo y luego en el menú Insertar, haga clic en el cuadro Insertar archivo y haga clic en "Archivo XML". ”para buscar y seleccionar el archivo requerido, y luego haga clic en “Insertar”.

Word 2003

Dibujar y escribir con tinta

Si está utilizando un dispositivo que admite entrada de tinta, como una Tablet PC, puede usar la Tablet Lápiz a la función de entrada de escritura a mano de Office Word 2003. Marque documentos con anotaciones y anotaciones escritas a mano, o escriba escritura a mano en documentos de Word.

En Tablet PC, puede ingresar rápida y directamente contenido escrito a mano en documentos de Office escribiendo a mano, como si escribiera en papel con un bolígrafo.

Al usar lápiz en Word 2003, puede usar el comando "comentario de lápiz" para ingresar comentarios escritos a mano. Puede ver y editar comentarios escritos a mano en el cuadro de comentarios o verlos en el panel de revisión. El comando "Dibujar y escribir con tinta" puede crear contenido escrito o dibujado a mano en un documento, como esbozar rápidamente sus ideas o anotar sus pensamientos. Puede dibujar o insertar cualquier gráfico y luego cambiarlos y mejorarlos. puede cambiar el tamaño o mover la tinta en el documento; use el comando Anotación de tinta para marcar el contenido existente del documento, tal como marcaría un documento impreso como una capa separada de contenido. que se puede mostrar u ocultar.

Como alternativa, puedes marcar un documento con tinta en la vista Diseño de lectura, pero ten en cuenta que si agregas o eliminas contenido del documento después de marcarlo con tinta, es posible que la tinta ya no se alinee correctamente.

Word 2003

Uso de la función de combinación de correspondencia

Debido al nombre de esta función, es posible que muchos usuarios no comprendan lo que puede hacer durante un tiempo. Aquí tienes un ejemplo sencillo: supongamos que vas a enviar una carta de bendición de Año Nuevo a muchos amigos. Entonces sólo necesitas preparar una carta de bendición y una lista que contenga los nombres y direcciones de todos tus amigos, y luego señalar dónde. en la carta Con un lugar para un nombre y otro lugar para una dirección, la función Combinar correspondencia puede reemplazar los nombres y direcciones al crear una carta para cada amigo según la lista. Asimismo, esta función puede crear cartas modelo, etiquetas postales, sobres, catálogos y faxes masivos.

Word 2003 llama al documento que contiene el contenido de la carta el documento principal, la lista de nombres y direcciones como fuente de datos, y el texto del nombre y la dirección especificados en el documento principal se llama campo de combinación. Puede preparar un documento principal primero, o puede comenzar con un documento en blanco, hacer clic en el menú "Herramientas", seleccionar "Carta y correo" y luego seleccionar "Combinar correspondencia". Word 2003 abrirá una "Combinación de correspondencia" en en el lado derecho de la ventana Panel de tareas, el panel de tareas lo guiará a través de todas las operaciones. Dado que los pasos para crear diferentes tipos de documentos son bastante diferentes, y los pasos son para permitirle comenzar a escribir cartas y seleccionar o establecer fuentes de datos, no los presentaremos uno por uno aquí.

Word 2003

Función de protección de archivos mejorada

A diferencia de las funciones de protección de documentos anteriores, la potente función de protección de documentos de Word 2003 puede incluso proteger el formato del documento. . Por ejemplo, puede especificar que un documento utilice estilos específicos y especificar que esos estilos no se pueden cambiar. Además, la nueva función de protección de documentos puede especificar diferentes restricciones para diferentes usuarios y puede proteger todo el documento o una parte del documento. Por lo tanto, puede permitir selectivamente que ciertos usuarios editen el documento y prohibir a ciertos usuarios editar una parte específica. .

Para proteger un documento, puede hacer clic en el comando "Proteger documento" en el menú "Herramientas" y el panel de tareas "Proteger documento" aparecerá en el lado derecho de la ventana de Word (Figura 10). . En el panel de tareas Proteger documento, seleccione la casilla de verificación Restringir formato a estilos seleccionados, haga clic en el botón Configuración y, en el cuadro de diálogo Restricciones de formato, en la lista de estilos de formato, seleccione la casilla de verificación para Permitir estilos cuyo formato esté permitido y desmarque la marca. Marque la casilla de verificación para Permitir estilos cuyo formato no está permitido en el documento. A continuación, regrese al panel de tareas "Proteger documento" y configure el método de protección de edición a través de "Restricciones de edición". Si es necesario, también puede agregar de forma selectiva usuarios que puedan editar a través de "Excepciones". Finalmente, haga clic en el botón "Sí, iniciar protección obligatoria", escriba la contraseña en el cuadro de entrada de contraseña y confírmela, y luego la protección del documento comenzará a surtir efecto.

Word 2003

Crear contenido restringido

Hay un enlace "Restringir permisos" debajo del panel de tareas "Proteger documento", que es la misma función que el "Proteger documentos" es una nueva función basada en la "Administración de derechos de información" que nos ayuda a evitar que la información confidencial llegue a las manos equivocadas y controla de manera efectiva los archivos incluso después de que abandonan los permisos de su computadora. Pero para aprovechar esta nueva tecnología, primero debe instalar el cliente de Windows Rights Management y asegurarse de que esté funcionando correctamente (consulte "Information Rights Management" a continuación).

Para crear contenido con permisos restringidos, puede abrir el documento y configurarlo a través del elemento de menú "No se puede distribuir" o "Archivo | Permisos | Restringir permisos a..." en la barra de herramientas "Común". la ventana emergente En el cuadro de diálogo Permisos, seleccione la casilla de verificación Limitar permisos a este documento y luego podrá agregar usuarios y otorgarles permisos a través de los cuadros Leer y Cambiar. Los usuarios con permisos de lectura pueden leer el documento, el libro o la presentación, pero no tienen permisos para editar, imprimir o copiar; los usuarios con permisos para cambiar pueden leer, editar y guardar los cambios en el documento, el libro o la presentación; documento, pero no tienen permisos de impresión. Haga clic en el botón "Otras opciones" y en el nuevo cuadro de diálogo "Permisos" podrá agregar usuarios con permisos de "Control total" (Figura 11). Estos usuarios tienen permisos creativos completos y pueden editar documentos, libros de trabajo o presentaciones. todo lo que el autor pueda hacer. También puede establecer la fecha de vencimiento del contenido según sea necesario, prohibir la impresión y otorgar otros permisos a los usuarios, y configurar la dirección de correo electrónico que solicita permisos que se muestra cuando los usuarios intentan utilizar operaciones más allá de sus permisos.

Word 2003

Experimente las mejoras de Word 2003

Word 2003 proporciona capacidades mejoradas para crear documentos en otros idiomas y trabajar con documentos en entornos multilingües. Las capacidades de composición tipográfica mejoradas permiten la visualización de texto en varios idiomas, compatibilidad con más rangos de codificación Unicode y mejor compatibilidad con combinaciones de signos diacríticos. Word 2003 también tiene ciertas mejoras en la revisión ortográfica y gramatical y en las funciones de autocorrección, y las funciones de buscar y reemplazar texto u otro contenido también son más poderosas.

Las etiquetas inteligentes en Word 2003 son más flexibles. Abra la pestaña "Etiquetas inteligentes" mediante el comando de menú "Herramientas | Opciones de autocorrección", seleccione el Reconocedor de etiquetas inteligentes y habilite las etiquetas inteligentes. Cada reconocedor de etiquetas inteligentes indica un tipo de datos y contiene la lógica necesaria para proporcionar una o más operaciones para cada tipo de datos. Para encontrar las acciones que puede realizar con una etiqueta inteligente cuando edita un documento, mueva el punto de inserción sobre el texto subrayado hasta que aparezca el botón Acciones de etiqueta inteligente y luego haga clic en el botón para ver una lista de acciones que puede realizar. Además de las funciones y operaciones de las etiquetas inteligentes que pueden desarrollar Microsoft o empresas de terceros, los profesionales de TI también pueden crear etiquetas y operaciones inteligentes personalizadas para los productos o servicios específicos que usted utiliza.

Además, en Word 2003, también puede utilizar el servicio "Recuperación de información" (consulte "Recuperación de información" a la derecha) para buscar rápidamente palabras en el diccionario y buscar palabras en el base de datos de sinónimos, o utilice el diccionario bilingüe y las funciones de traducción automática para traducir texto en el panel de tareas de Recuperación de información.

Gestión de derechos de información: prevención de impresiones y copias no autorizadas

Gestión de derechos de información (IRM) en Office 2003 es una característica nueva que todos los autores pueden utilizar Especificar permisos para los usuarios que pueden acceder y utilizar documentos o correos electrónicos, y le ayuda a evitar que personas no autorizadas impriman, reenvíen o copien información confidencial.

Actualmente, la mayoría de las empresas dependen de firewalls, funciones de seguridad de inicio de sesión y otras tecnologías de red para proteger su propiedad intelectual confidencial. Pero una vez que los usuarios legítimos obtienen acceso a la información, pueden compartirla con partes no autorizadas, violando potencialmente las políticas de seguridad.

Y la gestión de derechos de información puede ayudar a prevenir el acceso no autorizado y la reutilización de la propia información confidencial. En Office Outlook 2003, puede utilizar la administración de derechos de información para evitar que los destinatarios reenvíen, impriman o copien mensajes. En Office Word 2003, Office Excel 2003 y Office PowerPoint 2003, la administración de derechos de información puede limitar los permisos de los documentos de Office 2003. Los autores de documentos pueden especificar el acceso como Lectura, Cambio o Control total.

Para aprovechar esta nueva tecnología, los usuarios deben instalar el cliente Windows Rights Management. Al intentar utilizar esta tecnología por primera vez en Office 2003, el sistema le pedirá que la descargue. consentimiento, se descargará a través de El navegador descarga el programa cliente. Además, al usarlo, los usuarios también deben instalar el sistema Windows Server 2003 con los Servicios de administración de derechos de Windows para brindar servicios, o usar los Servicios de administración de derechos de información de Microsoft, que actualmente están disponibles para una prueba gratuita. Después de instalar el programa cliente de Windows Rights Management, cuando intente utilizar esta tecnología por primera vez en Office 2003, el sistema le preguntará si necesita probar el servicio de administración de derechos de información proporcionado por Microsoft. Después de obtener su consentimiento, lo hará. Se le pedirá que ingrese su cuenta .NET Passport. Si tiene una cuenta de correo electrónico de Hotmail o MSN, u otra dirección de correo electrónico registrada con .NET Passport, puede usarla. Si no lo tiene, puede visitar el servicio para miembros de .NET Passport (/windows/ie/downloads/addon/rmupdate.asp para descargarlo.

Recuperación de información: recupere rápidamente información de referencia en línea

Uso En Office 2003, puede consultar rápidamente información en línea y en su computadora sin salir del programa de Office. En todo el software de Office, puede usar el comando "Recuperación de información" del menú "Herramientas". Abra una nueva ventana de tareas de "Recuperación de información". Además, después de instalar Office 2003, el navegador Internet Explorer también agrega una función de "Recuperación de información". Puede señalar la "Barra del navegador" en el menú "Ver" del navegador y seleccionar. abra "Recuperación de información" en su computadora Cuando esté conectado a Internet, puede usar el nuevo panel de tareas de Recuperación de información para buscar diccionarios, enciclopedias y otros motores de búsqueda de Internet.

De forma predeterminada, Office. 2003 está en Recuperación de información " proporciona traducción y búsqueda de sinónimos. Puede seleccionar el contenido que desea buscar mientras edita el documento en Word y hacer clic derecho para mostrar "Buscar" para buscar. También puede buscar en "Buscar". cuadro de entrada del panel de tareas "Recuperación de información" Escriba la palabra clave de búsqueda para buscar. Los resultados de la búsqueda también se mostrarán en el panel de tareas "Recuperación de información", y también puede elegir si desea traducir del chino al inglés o mediante el botón ". Opciones de traducción" en la sección "Traducción" de los resultados de búsqueda. Traducción entre otros idiomas.

Además, puede hacer clic en "Opciones de recuperación de información" debajo del panel de tareas "Recuperación de información" para configurar el " Función "Recuperación de información". "Obtenga el servicio Office Market" y busque otros servicios de recuperación en Internet. Después de encontrar el proveedor de servicios de recuperación de información que le interesa, escriba la dirección del servicio de recuperación de información relevante y haga clic en "Opciones de recuperación de información". " en el enlace "Recuperación de información". , haga clic en el botón "Agregar servicio" y escriba la dirección del servicio de recuperación de información en el cuadro de entrada "Dirección". Después de la confirmación, el servicio correspondiente se agregará a "Recuperación de información". " servicio.

Espacio de trabajo de documentos: escriba y edite documentos simultáneamente en tiempo real

Utilice el Espacio de trabajo de documentos para simplificar la edición en tiempo real con Word 2003, Excel 2003, PowerPoint 2003 o Visio 2003 ** El mismo proceso que escribir, editar y revisar documentos. Pero para utilizar el espacio de trabajo de documentos, necesita un sitio de Microsoft Windows SharePoint Services que sea miembro del sistema Office 2003. Después de integrarse con Office 2003, puede ayudar a los empleados a no abandonarlo.