Cómo gestionar eficazmente el software de archivos informáticos Zhihu

1. Aprovecha al máximo el papel de los documentos. Hay muchas razones para hacer un buen uso de "Mis documentos". Se puede encontrar fácilmente en el escritorio, en el menú de inicio, en el administrador de recursos y en guardar/abrir. ventana, y es beneficioso para abrir y guardar archivos de forma cómoda y rápida. Puede utilizar directorios existentes en "Mis documentos" o crear sus propios directorios para almacenar aquí los archivos a los que accede con frecuencia. En cuanto al problema de que "Mis documentos" se almacena en la unidad C y puede eliminarse accidentalmente al reinstalar el sistema, puede crear un directorio en un disco que no sea del sistema, luego hacer clic derecho en "Mis documentos" en el escritorio y seleccionar "Propiedades". En la ventana emergente "Propiedades de Mi documento", haga clic en el botón "Mover" debajo de la carpeta de destino y luego especifique la carpeta que acabamos de crear en la nueva ventana. Después de reinstalar el sistema, realice las operaciones anteriores nuevamente y luego apunte a esta carpeta nuevamente, lo cual es seguro y conveniente.

2. Establezca la estructura de carpetas que mejor se adapte a sus necesidades. Las carpetas son el esqueleto del sistema de administración de archivos y son cruciales para la administración de archivos. Para establecer una estructura de carpetas que se adapte a sus necesidades, primero debe realizar un análisis resumido de los diversos contenidos de información, trabajo y vida a los que está expuesto. Se pueden nombrar nombres de archivos similares con el mismo prefijo de letras. Es mejor almacenar archivos similares en el mismo directorio, como imagen para el directorio de imágenes, medios para el directorio multimedia, doc para el documento, etc. Es conciso y sencillo. fácil de entender, claro de un vistazo y cómodo de usar. Se abre el software. De esta forma, cuando queramos encontrar un archivo, inmediatamente podemos pensar en dónde podemos guardarlo.

3. Controle la cantidad de carpetas y archivos. La cantidad de carpetas no debe ser demasiada. Una carpeta con menos de 50 archivos es más fácil de explorar y recuperar. Si hay más de 100 archivos, la velocidad de navegación y apertura será más lenta y será incómodo verlos. En este caso, debe considerar archivar, eliminar algunos archivos, dividir la carpeta en varios archivos o crear algunas subcarpetas. Por otro lado, si hay una carpeta con solo unos pocos archivos durante mucho tiempo, también se recomienda fusionar esta carpeta con otras carpetas.

Cuarto. Tenga en cuenta que el refinamiento de la clasificación de series de la estructura conducirá inevitablemente a un aumento en los niveles de la estructura. Cuantas más series haya, menor será la eficiencia de recuperación y navegación. toda la estructura se controla mejor dentro del 2. Nivel tres. Además, el nivel se combina mejor con la información que procesa con frecuencia. Cuantas más categorías se utilicen, mayor será el nivel. Por ejemplo, si eres responsable de editar la columna multimedia, entonces la carpeta multimedia debe ser una carpeta de primer nivel Los cursos impartidos por el profesor este semestre y las carpetas de información. Las clases que administra también deben ser una carpeta de primer nivel. La cantidad de carpetas, la cantidad de archivos en la carpeta y el nivel de la carpeta a menudo no pueden tener ambos, y solo podemos encontrar el mejor punto de combinación.

5. Nomenclatura de archivos y carpetas Es muy importante dar buenos nombres a los archivos y carpetas, pero no existe un significado fijo de lo que es un buen nombre. Utilice las palabras más cortas para describir la categoría y la carpeta. La función te permite recordar el contenido general del archivo sin abrirlo, y puede ser un buen nombre. Para utilizar reglas de nomenclatura unificadas para todos los archivos y carpetas de la computadora, debemos formular estas reglas nosotros mismos. Cuando utilice estas reglas por primera vez, definitivamente no será tan fácil como escribir unas pocas palabras, pero una vez que se dé cuenta de los beneficios de nombrar las reglas para facilitar su visualización y recuperación, creo que continuará implementándolas. Los nombres de los archivos deben ser cortos. Aunque Windows ya admite nombres de archivos largos, los nombres de archivos largos también causarán confusión en el reconocimiento y la navegación.

6. Preste atención a separar lo que debe procesarse de lo que se ha completado si los archivos de hace un año todavía están colocados junto con los archivos que se están procesando ahora y si los correos electrónicos de un. Hace unos meses todavía se colocan junto con los nuevos correos electrónicos, será difícil encontrar lo que buscas de un vistazo. Es un buen hábito procesar los archivos caducados de manera oportuna, hacer una copia de seguridad de los que necesitan copia de seguridad y eliminar los que no son necesarios

7. Para acceder a archivos o carpetas, puede hacer clic con el botón derecho en Seleccionar "Crear acceso directo" y colocar el acceso directo generado donde suele permanecer. Por supuesto, cuando ya no es necesario acceder a archivos y carpetas con frecuencia, los accesos directos deben eliminarse lo antes posible para evitar que ocupen demasiado espacio o distraigan la atención.

8. Comience ahora y persista a largo plazo. Establezca una estructura completa, estandarice los nombres y archive periódicamente.

Esta sencilla operación puede mejorar enormemente la eficiencia de nuestro trabajo y ahorrar un tiempo ya limitado. Si comienza ahora, primero saque una hoja de papel, aclare la categoría de información, aclare el número y la ubicación de las carpetas que se crearán y formule reglas de nomenclatura de archivos y reglas de archivo para carpetas importantes. Luego sigue estas reglas para mover, renombrar, eliminar, etc. una gran cantidad de información que ya existe en la computadora, y deberás superar tus malos hábitos en futuras operaciones. Tal vez sea difícil al principio, tal vez las reglas sean engorrosas, pero creo que en poco tiempo se acostumbrará a ver archivos y carpetas bien organizados y disfrutará de la felicidad que brinda una gestión eficiente.