¿Cómo archivar datos de computadora y hacer copias de seguridad de ellos de forma segura?

Cómo archivar archivos de ordenador

No sé si te ha pasado esto alguna vez: cuando tu jefe se paró frente a ti y te pidió que enviaras el archivo inmediatamente, Encontrarlo perdido y quedarse ahí buscando desesperadamente; o tener que poner al cliente en espera durante varios minutos al otro lado del teléfono tratando de encontrar un informe de estado. Si alguna vez ha tenido una experiencia así, se dará cuenta de que, aunque trabaja de manera ordenada entre semana y es muy elogiado por su jefe y sus clientes, ellos se sentirán muy decepcionados por lo que sucedió en este momento crítico. Si tu trabajo es ayudar a los demás, ¿cuánto tiempo perderás en los demás si no siempre puedes encontrar la información que necesitas?

Imagina que cuando alguien te pregunta algo, sonríes, abres con calma un sistema de archivo muy organizado, sacas el expediente y das una respuesta rápida. ¡Esto es realmente impresionante! Hay que atribuirlo a métodos eficientes de organización y archivo de archivos, por muy aburrido que parezca.

Ahorre tiempo En un día laboral típico, a menudo tenemos que lidiar con muchos documentos, informes, gráficos y otros documentos. Hay una avalancha de datos provenientes de todas direcciones esperando que los procesemos y, a menudo, tenemos que guardar estos datos y recuperarlos más tarde. Esperamos que estos datos puedan obtenerse inmediatamente cuando sea necesario, para realizar análisis adicionales o escribir un informe resumido o pronunciar un discurso.

Sin embargo, la realidad es que a menudo perdemos nuestro tiempo (y a menudo el de otras personas) buscando datos, y esos datos en realidad están en la computadora que estamos usando. Situaciones como ésta nos presionan. Trabajar con datos se vuelve mucho más engorroso. Entonces, si queremos completar el trabajo a tiempo, debemos encontrar un método de administración de archivos más efectivo y sistemático.

Administre la información de manera efectiva Cuando recibe un archivo en un correo electrónico de sus colegas, proveedores o clientes, es fácil guardarlo temporalmente y también piensa: Mmm, se ve bastante bien; Interesante, lo miraré más de cerca cuando tenga tiempo. O peor aún, simplemente deja el correo electrónico en tu bandeja de entrada. Después de un tiempo, esos correos electrónicos se acumularon cada vez más, volviéndose cada vez más confusos. No hay manera de que puedas encontrar tiempo para volver atrás y reorganizarlos más tarde, y mucho menos cuando tienes una agenda de trabajo ocupada y muchas otras cosas estresantes.

Es posible que dediques mucho tiempo valioso a buscar información que has archivado porque olvidaste el nombre del archivo o incluso sabías que estaba en tu computadora. Entonces, ¿cómo puedes simplificar tu trabajo? Mejorar tus métodos de gestión de archivos.

Métodos eficientes de administración de archivos Administrar archivos en su computadora es similar a cómo administra archivos en papel. El punto principal es: coloque los archivos en carpetas clasificadas e intente mantenerlos en un orden que pueda comprender.

A continuación se ofrecen algunos consejos sobre cómo manejar archivos:

*No guarde archivos innecesarios. No caigas en el mal hábito de guardar todo en tu bandeja de entrada. Tómate un momento para explorar el contenido y guárdalo solo si sabes que es relevante para tu trabajo. Almacenar demasiados archivos fragmentados en su computadora será incómodo de encontrar en el futuro y también afectará la velocidad de funcionamiento de su computadora. ---Así que filtre el archivo antes de guardarlo.

*Dale nombres uniformes a tus archivos y carpetas. Por ejemplo: la carpeta se puede dividir en tres subcarpetas: "Clientes", "Vendedores" y "Colegas". Los nombres abreviados delante de ellos se utilizan para distinguirlos como pertenecientes a carpetas diferentes. Además, podemos establecer diferentes apariencias para diferentes carpetas para que sean más fáciles de distinguir.

*Almacena archivos relacionados juntos independientemente de su formato. Por ejemplo: coloque documentos de Word, ppt, hojas de cálculo y gráficos relacionados con el mismo proyecto en una carpeta. En lugar de una carpeta que contenga todos los ppts, otra que contenga todas las hojas de cálculo, etc. De esta forma, será más rápido encontrar varios archivos adjuntos para un proyecto específico.

* Separe los proyectos en curso de los proyectos completados. Algunas personas prefieren mantener sus proyectos actuales sin terminar en su escritorio. Cuando el proyecto esté completo, muévalo a un lugar adecuado para clasificarlo y almacenarlo, y luego periódicamente (por ejemplo, cada semana o cada dos semanas) coloque los archivos que ya no sean necesarios en la carpeta completada por categoría.

*No llenes demasiado la carpeta.

Si hay tantos archivos o subcarpetas en una carpeta que no cabe toda la pantalla y tiene que desplazar la rueda del mouse para ver todas las entradas, entonces debe dividir la carpeta completa en varias subcarpetas más pequeñas y crearlas. una lista en orden de tiempo de modificación o en orden alfabético, para que pueda recuperarse fácilmente en el futuro. Por ejemplo: puede dividir una carpeta llamada "plan de negocios" en subcarpetas como "BP2005", "BP2006" y "BP2007". También suponiendo que uno de sus clientes se llame Delta Traders, puede dividirlo en "presentaciones de ventas de Delta Traders" y "contratos de Delta Traders según el nombre del cliente". en una lista.

Dicho esto, hay otro pequeño punto a tener en cuenta: si hay menos de cinco archivos en la subcarpeta, es posible que no pueda ahorrar dinero haciendo clic en las capas de carpetas para encontrar los archivos que necesita. Cuánto tiempo.

*Recuerde hacer una copia de seguridad de su sistema de archivo de archivos. Nuevamente: esto puede parecer aburrido, pero es importante. Cualquiera que haya tenido un disco duro defectuoso puede dar fe de esto. Primero, asegúrese de hacer una copia de seguridad de su computadora con regularidad y luego haga una copia de seguridad de toda la información de los documentos, incluidos los contactos. (PD: el disco duro de 40 G que utilicé para hacer una copia de seguridad de mis datos está roto. Un historial de sangre y lágrimas: un oolong)

Organiza en orden de acción Utiliza estos métodos más detallados para personalizar tu archivo sistema de archivo. Esto le ayuda a priorizar su trabajo y mejorar la eficiencia.

*Organiza archivos por fecha. Nombra las carpetas por fecha. Esto puede ayudarle a determinar qué archivo es el más reciente sin hacer clic en la carpeta. Por ejemplo, una carpeta llamada "Pautas 12Oct07" indica que el documento de orientación tenía fecha del 12 de octubre de 2007. (Si trabaja en el extranjero, esta fecha a veces se escribe como 121007, ¡lo cual es fácil de confundir!)

*Muchas personas usan números de versión para distinguir diferentes archivos adaptados. Por ejemplo: "contrato de Delta Traders v1" y "contrato de Delta Traders v2". Esto también puede ayudarnos a encontrar documentos útiles rápidamente.

Consejos: Si tus archivos son administrados por varias personas al mismo tiempo, debes prestar especial atención a los problemas de versiones: será muy molesto si confundes o pierdes las versiones de otras personas

Además de poner el número de versión junto con el nombre del archivo, también coloque una lista de versiones en el archivo indicando el número de versión, la fecha de la versión, quién la modificó y, si corresponde, el tipo de modificación.

*Usa el archivo "Bloc de notas". Los archivos de Bloc de notas, también conocidos como la solución de "43 carpetas", son una forma única de organizar archivos utilizada por muchas personas. Cree 12 carpetas (una para cada mes) más 31 subcarpetas (una para cada día). Pon el trabajo a realizar cada día en las carpetas correspondientes. De esta forma, al inicio de cada día, abre la carpeta correspondiente a ese día y coloca todos los archivos en el escritorio o en la carpeta "hoy". Luego mueva la carpeta vacía a la ubicación correspondiente para el próximo mes. Si es otro día en el que no puedes terminar el trabajo del día, ponlo en la carpeta correspondiente para mañana. Este sistema puede ayudarle a organizar y registrar las tareas diarias y también puede utilizarse como diario.

Para cualquier sistema de archivo de archivos eficiente y conveniente, lo más importante es que funcione para usted. Hasta cierto punto depende de la naturaleza de su trabajo. Por lo tanto, no existe un método único para archivar. También puede personalizar un sistema que se adapte a sus necesidades basándose en estos consejos.

Puntos clave:

¿A menudo pierdes mucho tiempo buscando información en montones de documentos fragmentados? Cuando te enfrentas a presión, ¿puedes encontrar rápidamente la información que deseas? Pasar un tiempo precioso buscando cosas realmente hace que el trabajo sea aburrido y puede causarle mucho estrés. Estos sencillos consejos de archivo y organización le enseñarán cómo organizar la información y preservarla.

Hazlo parte de tu vida:

Sabemos que esto es aburrido, ¡pero tú sabes que tienes que hacerlo!

Dedica una hora la próxima semana. ¡Configure un sistema de archivo de archivos que se adapte a sus necesidades!

Autor original: Mind Tools

Enlace original: The Art of Filing

Traductor: Dean Lee

Fuente/?p=189

Dos

Referencias:

La primera copia de seguridad es hacer que lo que necesitas todavía sea un archivo. Cuando su sistema o el software requerido esté dañado, puede usarlo para restaurarlo al mismo estado que antes. GHOST es un software muy práctico y más utilizado en este sentido. Su sufijo es. GHO

GHOST tiene muchos usos. Te enviaré una explicación y podrás verlo por ti mismo.

1. Copiar entre discos duros:

Algunos amigos pueden encontrarse con esta situación, por ejemplo, hay dos discos duros con la misma capacidad, uno de los cuales tiene un sistema operativo que puede. se ejecuta normalmente y el otro es un disco vacío, por lo que no necesita instalar WIN98 en el segundo disco duro. Solo necesita usar GHOST para completar el trabajo en poco tiempo.

Primero instale los dos discos duros en la misma máquina, configure el estado maestro-esclavo y ejecútelo en estado DOS (a veces, GHOST también se puede ejecutar en WIN98, pero para evitar situaciones inesperadas En este momento, GHOST mostrará que hay dos discos, luego haga clic en el. primer disco (disco original) y presione GHOST para solicitar confirmación, y luego haga clic en el segundo disco (disco de destino). Después de confirmar nuevamente, GHOST comenzará el trabajo de copia. Habrá una barra de progreso azul en la parte superior de la pantalla para mostrar su progreso. Generalmente Se puede procesar 1G de datos. en unos 10 minutos.

Al utilizar esta función, tenga cuidado de no cometer un error al seleccionar el disco original y el disco de destino. Si elige lo contrario, solo obtendrá dos discos vacíos una vez completada la copia.

Para dos discos duros con diferentes capacidades, este método sólo se puede utilizar para copiar del disco duro pequeño al disco duro grande, pero no al revés. Después de copiar el disco duro grande, también puede utilizar el software de partición para averiguar el espacio restante (porque GHOST trata el espacio restante como libre).

Para discos duros con sectores defectuosos, la operación del sistema se volverá inestable después de esta operación de copia, así que tenga cuidado.

2. Del disco duro al espejo:

Es posible que algunos amigos tengan un disco duro inactivo, por lo que puedes usarlo para hacer una copia de seguridad de los datos en el disco duro que estás usando. De esta manera, puede utilizar esta función.

Instale dos discos duros en una máquina, ejecute GHOST y seleccione LOCAL, DISCO, A

IMAGEN. En este momento, GHOST mostrará la situación de los dos discos, luego seleccionará el disco duro del que se realizará la copia de seguridad y luego seleccionará dónde colocar el archivo de imagen (a menudo en un directorio en el segundo disco duro, el directorio debe crearse en ¡Avanzar!) Luego ingrese un nombre en la barra de mensajes en la parte inferior de la pantalla, como DISKIMG, y presione Entrar para iniciar la copia de seguridad. También hay una barra de progreso para demostrar el progreso.

3. Restaurar desde la imagen al disco duro:

Después de la copia de seguridad del paso anterior, tal vez tu disco duro se rompa algún día. No importa, ¿por qué no hacerlo? ¡FANTASMA! Saque rápidamente el disco duro de respaldo, instálelo en la misma máquina, use el disco del sistema para iniciar (también se acepta un disquete), ejecute GHOST, luego seleccione LOCAL, DISCO, DESDE

IMAGEN y luego seleccione el archivo de imagen del que hizo una copia de seguridad. Guárdelo en la ubicación, que es DISKIMG en el ejemplo anterior, y luego especifique en qué disco duro restaurar. Después de la confirmación, se inicia la herramienta de recuperación. El enorme sistema estará terminado en diez minutos.

¿No es muy conveniente?

4. De partición en partición:

Es posible que tengas este requisito y quieras que dos discos duros diferentes tengan el mismo sistema y software de herramientas, pero otras particiones son diferentes. Este trabajo también se puede realizar a través de GHOST.

Primero, instale los dos discos duros en la misma máquina (¡parece que no tiene mucho sentido copiar particiones en el mismo disco duro!) y ejecute GHOST. Seleccione LOCAL, PARTICIÓN, A

PARTICIÓN. Luego seleccione la partición original (debido a que hay dos discos duros instalados, puede haber muchas particiones, por lo que aquí debe aclarar el orden de las particiones de sus dos discos duros, ya sean escalonadas o secuenciales, no las mezcle) , confirme Luego seleccione la partición de destino (la primera partición del segundo disco duro). Después de la confirmación, GHOST comienza a funcionar y la barra de progreso puede mostrar el progreso. Una vez completado esto, tendrá dos discos duros que se pueden iniciar.

Debido a que es una copia de partición, se requiere que las particiones copiadas de los dos discos duros sean del mismo tamaño. Si son inconsistentes, se eliminarán otras particiones del disco de destino. Tenga en cuenta.

5. De la partición al espejo:

Se puede decir que esta función es la función que es más probable que utilicemos. Esa es la operación de hacer una copia de seguridad del sistema operativo WIN98. ¡Hoy en día, los discos duros de mis amigos son relativamente grandes! De esta manera, habrá múltiples particiones y, por razones habituales, la unidad C a menudo se instala con el sistema WIN98 y algunas herramientas de uso común. Para el WIN98 inherentemente frágil, es muy importante realizar una copia de seguridad de todo el sistema. Entonces esta función no requiere un segundo disco duro, simplemente coloque la imagen en otra partición.

Ejecutar FANTASMA. EXE, la interfaz principal de GHOST aparecerá en la pantalla. Seleccione LOCAL, PARTIION, A

IMAGEN, luego seleccione el disco duro y la partición. Después de la confirmación, ingrese un nombre de copia de seguridad, como WIN98BAK, y presione Entrar. En este momento, la pantalla mostrará tres opciones, a saber, NO, RÁPIDO y ALTO. Los tres significados son: NO: no se realiza ninguna compresión durante la copia de seguridad, por lo que la velocidad es la más rápida; RÁPIDO: se realiza cierta compresión durante la copia de seguridad, por lo que la velocidad es más rápida. ALTO: comprime durante la copia de seguridad. El tamaño después de la compresión es pequeño, pero la velocidad es más lenta. Estas tres opciones las puedes elegir según tus preferencias. Simplemente confirme el paso final y GHOST comenzará el trabajo de copia de seguridad.

6. Recupere la partición de la imagen:

Si su WIN98 está roto, estropeado o tiene archivos incorrectos, ya no necesitará molestarse en reinstalar WIN98, siempre y cuando tienes FANTASMA. Todo está bien.

Ejecute GHOST, seleccione LOCAL, PARTICIÓN, DESDE

IMAGEN y seleccione la ubicación de almacenamiento de su archivo de respaldo (la extensión de GHOST es GHO). Luego seleccione la partición que desea restaurar (¡esta suele ser la primera partición de su disco duro!). Después de la confirmación, GHOST comenzará el trabajo de recuperación, es así de simple. En tan solo unos minutos, su sistema estará restaurado.

Debido a que GHOST utiliza el sistema original al realizar la copia de seguridad, se recomienda garantizar la integridad del sistema y de todo el software utilizado, limpiar la Papelera de reciclaje e instalar los controladores para cada dispositivo antes de realizar la copia de seguridad. y luego retroceder. Además, no olvide hacer una copia de seguridad de sus datos importantes recientes antes de restaurar la copia de seguridad, porque la imagen GHOST no los incluye.

6. Función de verificación:

GHOST también tiene una función de verificación para comprobar si su archivo de imagen y su disco están en buenas condiciones de funcionamiento. Estas funciones no se utilizan en muchos lugares, por lo que. se utilizan a menudo.

7. Función de transmisión LPT:

GHOST también puede admitir la función de transmisión de datos del puerto paralelo LPT, que puede conectar cómodamente computadoras portátiles y de escritorio a través de cables de puerto paralelo para el intercambio de datos. Debido a condiciones limitadas, Lao An no tiene experiencia en el uso de esta función. ¡Los secretos te esperan para que los explores por tu cuenta!

GHOST es realmente genial. ¡Creo que podrás usarlo para copiar y hacer copias de seguridad de tus datos! ¿Qué? Si no tiene este software, vaya a la página de inicio de mi base secreta para descargarlo

Fuente del artículo /minlzhao/blog/item/f1cffc36f334bde91b4cff53.html