Cómo automatizar procesos de negocio

Para las personas, la automatización de procesos de negocio (BPA) nos ayuda a reducir nuestro trabajo manual y reemplazarlo con procesos automatizados basados ​​en las reglas de negocio de la empresa; para las empresas, las organizaciones necesitan automatizar los procesos de negocio para aumentar la productividad y la eficiencia.

Si nunca antes había considerado la automatización de procesos de negocio, aquí tiene una guía sencilla que le ayudará. ¿Qué es la automatización de procesos de negocio?

En 2018, Youngstream publicó el "Libro blanco sobre automatización de procesos comerciales para pequeñas y medianas empresas", que brinda una definición más vívida de "Automatización de procesos comerciales (BPA)": la automatización de procesos comerciales se refiere a La preconfiguración de enlaces y procesos comerciales, realiza la activación inteligente de los pasos comerciales planificados a través del flujo automático del sistema, para realizar la operación automatizada de todo el proceso del sistema.

"Escenarios de aplicación" de la automatización de procesos de negocio

Gestión de clientes

Los clientes potenciales pasarán por varias etapas hasta convertirse en usuarios finales de pago. La conversión de clientes debe pasar por cuatro etapas: conciencia, interés, deseo y acción (es decir, modelo AIDA. Para convertirlos, los equipos de marketing y ventas deben comunicarse con los clientes potenciales simultáneamente).

El flujo de trabajo para convertir clientes potenciales requiere gestionarlos a través de correo electrónico, llamadas telefónicas y entregar contenido especializado. En este proceso empresarial, muchos pasos, como la recopilación de datos y el correo electrónico, se pueden automatizar y hacer más eficientes.

El uso de la automatización de procesos comerciales permite a los equipos realizar un seguimiento de cada detalle sin perder clientes potenciales. La automatización de procesos comerciales también les ayuda a coordinarse sin problemas y mejorar la eficiencia del trabajo, ahorrando mucho tiempo.

Incorporación de empleados

La incorporación de nuevos empleados es un trabajo importante del equipo de recursos humanos, que debe proporcionar toda la información de incorporación y la asistencia que los nuevos empleados necesitan.

El proceso de incorporación de empleados requiere atención a muchos detalles, como emitir cartas de aceptación, completar algunos formularios de información, permitir que los empleados comprendan la cultura de la empresa, ayudarlos a adaptarse rápidamente al entorno laboral, etc.

En la automatización de procesos de negocio, el departamento de recursos humanos no necesita guiar a los nuevos empleados de un departamento al siguiente en tiempo real. El sistema puede guiar a los nuevos empleados a lo largo del camino y garantizar que completen muchos repetidamente. formularios diferentes pero contienen una tabla con la misma información.

Procesamiento de facturas

El procesamiento de facturas también es un trabajo que puede beneficiarse de la automatización de procesos comerciales.

Desde la recepción de la factura hasta la comparación, el ingreso, la aprobación, el pago, la conciliación y la generación de informes, al utilizar la automatización de procesos comerciales, cada vínculo se vuelve más preciso y transparente.

Además, hay muchos otros escenarios comerciales que se pueden aplicar, por lo que no los enumeraré uno por uno aquí. "Características" que debe tener un sistema de automatización de procesos de negocio

1. Tasa de error mínima

Las soluciones de automatización de procesos de negocio pueden ayudarle a decir adiós a una gran cantidad de papeleo y al trabajo de entrada manual de datos. Minimizar las tasas de error.

2. Acceda en cualquier momento y en cualquier lugar

El sistema antiguo almacena datos en servidores locales y solo se puede acceder a ellos localmente. Hoy en día, las plataformas de creación de aplicaciones de automatización de procesos empresariales como Qingliu pueden almacenar información en la nube. Usted y el personal pertinente pueden acceder a ella a través de su cuenta y contraseña desde cualquier dispositivo en cualquier momento y lugar.

3. Alta seguridad de los datos

A la hora de elegir una plataforma de aplicación de automatización de procesos, la seguridad de los datos es una preocupación para todos. El objetivo principal de las aplicaciones de plataforma como Qingliu son las funciones de seguridad. Garantizan en gran medida la seguridad de los datos a través del control de acceso a roles, visibilidad condicional, cifrado de datos a nivel de banca en línea, etc. Además, estas plataformas brindan una amplia copia de seguridad y Qingliu también utiliza firewalls integrados para proteger los datos.

4. Configuración y mantenimiento minimalistas

Cuando se utiliza un sistema local, es necesario configurar e instalar, almacenar datos, garantizar espacio de almacenamiento, comprar hardware adicional y realizar copias de seguridad manualmente. . Independientemente de lo que necesite ejecutar el sistema, hay importantes costos de TI adicionales que destacar.

Un buen proveedor de sistemas de procesos de negocio es responsable de todas las operaciones diarias de la aplicación, incluido el rendimiento, la memoria, el almacenamiento, el alojamiento, la copia de seguridad, etc. Si se trata de una nueva versión o una corrección de errores, la plataforma la implementará inmediatamente para todos los usuarios. Esto significa que su departamento de TI puede centrarse en otros asuntos más urgentes. Al mismo tiempo, cualquier problema que encuentre se puede resolver gracias al soporte las 24 horas del día por parte del personal de servicio posventa profesional de la plataforma.

5. Colaboración en equipo más eficiente

Ya sea que su equipo esté en el mismo edificio de oficinas o en diferentes regiones, la colaboración entre trabajos es muy fácil. Los procesos automatizados, la documentación centralizada y los convenientes inventarios digitales le permiten acceder a cualquier información cuando la necesite.

6. Visualizar procesos de negocio

El sistema de automatización de procesos de negocio debe tener la función de generar informes automáticamente, lo que puede ayudarle a visualizar datos comerciales. Todos los datos se almacenan en la base de datos, lo que facilita el seguimiento y el análisis. La información recopilada de estos informes en tiempo real puede ayudar a mejorar las estrategias y tomar decisiones críticas. "Recomendaciones de herramientas" para automatizar procesos comerciales

Si la automatización de procesos comerciales es un concepto nuevo para usted, no intente utilizar herramientas complejas que impliquen mucha codificación. Definitivamente es más difícil de lo que cree.

Comience con un flujo ligero y trace sus procesos comerciales de una manera divertida con una interfaz fácil de usar, una sólida seguridad de los datos y potentes capacidades de generación de informes.