Proceso de gestión del trabajo de la empresa de comercio exterior
Las transacciones comerciales de las empresas de comercio exterior se centran en países extranjeros. A través de estudios de mercado, importan productos extranjeros al país para venderlos o compran productos nacionales y los venden en el extranjero para ganar la diferencia de precio. El siguiente es el proceso de gestión del trabajo de las empresas de comercio exterior que he recopilado para usted. Puede leerlo.
1. Calificación y posicionamiento del departamento comercial de comercio exterior
El departamento de comercio exterior de una empresa o fábrica se diferencia de otros departamentos de la empresa por la naturaleza de su trabajo.
En primer lugar, el contacto directo con los clientes lo mantiene a la vanguardia del trabajo. El departamento tiene un profundo conocimiento de los cambios del mercado y los requisitos del cliente. El trabajo es tedioso y requiere cuidado.
En segundo lugar, desde el punto de vista de la imagen, el departamento de comercio exterior representa en gran medida la imagen de la empresa y es la encarnación de la cultura de la empresa, ya que se ocupa principalmente del mundo exterior, sus palabras y sus hechos. y eficiencia en el trabajo, estilo de trabajo, todos reflejan la cultura de toda la empresa.
En tercer lugar, el departamento de ventas de exportación es un puente entre la empresa y los clientes. Los clientes entienden indirectamente las operaciones y la cultura de la empresa a través de la comunicación con el departamento de comercio exterior. Los productos y servicios de la empresa se lanzan a través del trabajo del departamento de comercio exterior. Al mismo tiempo, la información diversa del cliente también se envía a otros departamentos dentro de la empresa después del análisis y la investigación por parte del departamento de comercio exterior. Se puede decir que el departamento de exportación es el vínculo entre la empresa y los clientes.
En base a estas características, el personal de la empresa debe: tener principios al hacer las cosas, pero también ser capaz de manejar las cosas con flexibilidad, trabajar con seriedad y responsabilidad, sonreír siempre, tener una personalidad tranquila y ser capaz de Escuchar. Debes poder lidiar con las diferentes opiniones de los clientes (buenas o malas) con calma cuando ocurren emergencias, tener habilidades de comunicación, habilidades de coordinación del trabajo, habilidades de organización del trabajo y ser capaz de soportar la presión del trabajo.
Los empleados de este departamento deben cooperar y coordinarse plenamente entre sí, asignar claramente las tareas laborales, trabajar de manera ordenada, cumplir con las operaciones de procesos comerciales estandarizados y verificar el trabajo para evitar causar problemas. , esforzarse por crear un ambiente de trabajo animado y relajado, pero sin perder su lado riguroso en el trabajo.
El departamento de comercio exterior tiene sus propias particularidades, pero no existe de forma aislada: se basa en el departamento de producción y otros departamentos. Debe poder comunicarse de forma activa y eficaz con otros departamentos de la empresa en el trabajo. Al abordar un asunto, debemos discutirlo tal como está, y el principio es tratarlo lo antes posible.
2. Flujo de trabajo del departamento comercial de comercio exterior
(1) Los contactos externos incluyen principalmente la comunicación efectiva con los clientes, que es el centro y foco del trabajo del departamento, y con la aduana. empresas de declaración Contacto con empresas de transporte, almacenes, bancos, navieras y proveedores de repuestos a todos los niveles. La comunicación con el mundo exterior es amplia y el trabajo se completa mediante acuerdos razonables paso a paso. Cada enlace debe organizarse cuidadosamente. El trabajo no se puede interrumpir.
(2) La comunicación interna se trata principalmente de cooperación con otros departamentos, incluido el departamento de compras, el departamento de producción y otros departamentos. De las características del trabajo principal, el trabajo es principalmente. en Complete la transferencia de tareas laborales a través de la comunicación y ayude al departamento de producción, al departamento de compras y a otros departamentos a completar los pedidos. Exprese los requisitos del cliente en detalle para convertir texto o pedidos más abstractos en productos reales. Por tanto, el método de trabajo más importante del departamento de comercio exterior es: cómo comunicarse de forma eficaz. Coordinar todos los aspectos del contacto. y llevar a cabo arreglos de trabajo ordenados y efectivos. Se basa en otros departamentos y desempeña la función de organizar otros departamentos
(3) El trabajo del departamento comercial de comercio exterior se basa principalmente en textos, y el trabajo es engorroso, con amplios contactos y requiere la uso de ciertos formularios de información Para estandarizar el trabajo del departamento. Asegúrese de que se registre todo tipo de información.
1) Formulario de muestra: (FORMULARIO DE MUESTRA). El procesamiento de muestras es de gran importancia en los negocios. Si el cliente requiere el procesamiento de muestras, se debe completar un formulario de procesamiento de muestras. Una vez que el supervisor o gerente de comercio exterior confirma el documento de procesamiento de muestras, se envía una copia al departamento de producción y una. la copia la guarda el departamento comercial. Envíe una copia al contador. Al completar el formulario de muestra, asegúrese de indicar todos los detalles requeridos por el cliente. Haga una muestra más de la que requiere el cliente y guárdela en el departamento comercial para que el cliente pueda producir productos a granel de acuerdo con la muestra después de la confirmación.
Una vez realizado el pedido, si las condiciones lo permiten (la empresa lo recomienda), se deberá confirmar cada pedido.
El comerciante debe pedirle al proveedor que haga muestras de acuerdo con los requisitos del pedido antes de producir productos a granel para garantizar la calidad y el tiempo de entrega de cada accesorio. Después de confirmar que las muestras son correctas, se notificará al proveedor para la producción.
2) Formulario de cotización: (FORMULARIO DE COTIZACIÓN) Al entrevistar al cliente, el precio se puede determinar de inmediato, pero en los contactos comerciales, a menudo se utiliza un formulario de cotización. Al completar el formulario de cotización, se detallan todos los detalles. del producto se deben indicar condiciones de entrega, condiciones de pago. Tiempo de entrega, etc. La cotización la conserva el supervisor o el vendedor.
3) Factura Proforma: (Factura Proforma o P/I), este es un formulario de confirmación de pedido por escrito emitido al cliente después de que el cliente confirma el pedido. Se requiere que la factura indique todos los requisitos del contrato, incluidos: precio, cantidad, requisitos del pedido, precio unitario, condiciones de entrega, método de pago, tiempo de entrega, marca del cliente, etc. Después de la confirmación por parte del supervisor o gerente del departamento, el cliente debe firmar y confirmar la declaración. El departamento comercial conservará una copia y enviará una copia al contador para fines de auditoría.
4). Formulario de análisis de costos (FORMULARIO DE ANÁLISIS DE COSTOS). Durante la etapa de cotización, el vendedor debe realizar un análisis de costos (aproximadamente) de la consulta. Una vez confirmado el pedido, se debe realizar nuevamente un análisis de costos detallado si la ganancia es inferior al porcentaje especificado por el departamento, el supervisor del departamento. o se debe pedir al gerente que confirme si es posible. Si la operación está dentro del rango de ganancias especificado, el vendedor puede operar de inmediato. En este caso, los departamentos de la empresa deben establecer regulaciones unificadas sobre el porcentaje de beneficio. Si es superior a una determinada cantidad, se puede operar inmediatamente. Si es inferior a una determinada cantidad, se requiere la aprobación del jefe de departamento o del gerente. Generalmente se estipula que si la ganancia es inferior al 5% durante el funcionamiento del departamento, se requiere el consentimiento del director general. Debido a que los clientes tienen diferentes requisitos, cantidades, condiciones de entrega, métodos de entrega, métodos de pago, familiaridad, etc., es necesario evaluar los pedidos que son inferiores a las ganancias habituales.
5). Orden de producción y tramitación: (FORMULARIO DE MONTAJE). Una vez confirmado el pedido, los requisitos del cliente deben convertirse en un formato que sea fácil de producir y procesar de acuerdo con el contrato firmado con el cliente. Los requisitos específicos del cliente para el pedido deben enumerarse arriba. Se debe tener en cuenta cada detalle. Especialmente tiempo de entrega y control de calidad. Una vez impresa la orden de producción y procesamiento, se debe enviar al supervisor o gerente para su confirmación. Después de firmar, será enviado al departamento de producción. Si es posible. La empresa exige cada vez que se emite una orden de procesamiento de producción. Es necesario convocar una pequeña reunión con los jefes de los departamentos pertinentes, y los vendedores responsables de estos pedidos explicarán nuevamente los requisitos detallados de los pedidos a otros departamentos. Asegúrese de que los departamentos pertinentes puedan comprender completamente cada pedido. De esta forma, si un departamento comete errores en trabajos futuros, otros podrán corregirlos. Se requiere que el supervisor asista a la reunión para que el pedido pueda ser verificado nuevamente, como seguir el pedido (el departamento de adquisiciones puede señalar a tiempo si hay alguna desviación en la comprensión del pedido).
6). Orden de compra: (ORDEN DE COMPRA o P/O), que se refiere principalmente a la compra de algunos accesorios requeridos según los requerimientos del pedido. Enviado principalmente a proveedores de repuestos. Se requiere que la orden de compra sea simple y clara, y que se detallen los requisitos de accesorios. Requisitos de calidad y tiempo de entrega. Indique especialmente los requisitos de calidad y plazo de entrega. La orden de compra debe ser revisada por el supervisor antes de enviarla por fax al proveedor. Cada orden de compra enviada por fax requiere que el proveedor vuelva a firmar para confirmarla.
7) Formulario de Inspección (FORMULARIO DE INSPECCIÓN). La empresa requiere que cada seguidor o supervisor realice inspecciones aleatorias en cada pedido, incluyendo inspección de accesorios, inspección intermedia e inspección final. Al inspeccionar los productos, es necesario inspeccionarlos de acuerdo con el pedido. Si tiene alguna pregunta, notifique al supervisor o gerente a tiempo para que el problema pueda resolverse a tiempo. El comerciante debe notificar al supervisor el estado de cada inspección, y el supervisor también es responsable de preguntar sobre el estado de cada pedido.
8). Hoja de seguimiento financiero: (FORMULARIO DE SEGUIMIENTO DE CUENTA). La empresa exige que el departamento de contabilidad tenga registros financieros claros de los pedidos.
Incluyendo:
1) Registros detallados del depósito del pedido/pago del saldo.
2) Detalles de la cuenta de cada pedido de accesorios.
9), Lista de embalaje: (LISTA DE EMBALAJE). Para cada pedido se deberá realizar un listado detallado del embalaje según los requisitos de embalaje del cliente. Este pedido se enviará al cliente después de que se inspeccionen los productos y se determine que son correctos. Para acreditar que la mercancía ha sido terminada. También se utiliza como forma de pista de pago.
10) Otros documentos: Es posible que el Ministerio de Comercio Exterior necesite recibir documentos como: Carta de crédito o L/C, Conocimiento de embarque, Certificado de origen C/O, Declaración de Aduanas y Reserva de espacio. .órdenes, órdenes de inspección de mercancías, facturas aduaneras, licencias (cuotas), etc.
11). La empresa requiere que toda la información de cada pedido se incluya en un ARCHIVO de datos, incluida toda la información involucrada en este pedido, información del proveedor y accesorios.
Ampliación:
Revisión completa del proceso de trabajo diario de los vendedores de comercio exterior
Procesos básicos del comercio exterior: cotización, pedidos, forma de pago, almacenamiento, embalaje. , trámites aduaneros, embarque, seguro de transporte, conocimiento de embarque, liquidación de divisas.
Simplemente lo dividimos en tres partes: consulta y firma, despacho de aduana y transporte, y entrega y liquidación de divisas. En base a estas tres partes puedo hacer el flujo de trabajo diario de un vendedor de comercio exterior. de la siguiente manera según el proceso de operación de comercio exterior:
1. Etapa de consulta y firma de pedido
1. Consulta del cliente: Al recibir una nueva consulta, realizar una verificación de antecedentes. El cliente, establecer comunicación con el cliente de manera oportuna y resolver el problema del cliente. Cuanto más sepa sobre los problemas y necesidades de sus clientes, más confianza tendrá sobre la posibilidad de cerrar un trato.
2. Cotización: según el contenido comunicado al cliente, determine el nombre de los productos, fabricante, modelo, cantidad, fecha de entrega, método de pago, especificaciones de empaque y tipo de gabinete, etc., y haga una cotización al cliente a través de la oferta Formal de Factura Proforma.
3. Complete la firma del pedido: Después de que las dos partes se comuniquen y confirmen, el vendedor de comercio exterior recibirá el documento de orden de compra formal del cliente.
4. Confirmar la fecha de entrega: una vez confirmado el pedido, el vendedor debe informar de inmediato a la fábrica los detalles del pedido y solicitar a la fábrica que organice un plan de producción y envíe el plan de producción y la fecha de entrega. al cliente al mismo tiempo para garantizar que ambas partes tengan la información sincronizada.
5. Completar la aprobación comercial: Después de recibir el pedido, el vendedor primero elabora un formulario de aprobación comercial. Llene los ítems del “Formulario de Revisión de Contrato de Exportación” con veracidad. Para la aprobación del contrato se deberá adjuntar un fax del pedido del cliente y el contrato de compra con fábrica. Debe estar firmado por el vendedor, aprobado por el gerente del departamento y luego enviado al departamento de administración para su revisión antes de la ejecución. Una vez aprobado el contrato, se realiza una orden de venta y se entrega al supervisor del departamento para su seguimiento.
6. Emitir un aviso de producción:
Después de determinar la fecha de entrega, el vendedor puede emitir un aviso de producción y notificar a la fábrica para que produzca a tiempo si se cumplen las siguientes condiciones.
Si el cliente paga mediante carta de crédito, generalmente se confirma que la carta de crédito se recibió un mes antes de la fecha de entrega. Después de recibir la carta de crédito, el vendedor y el encargado de documentos deben revisarla. el crédito por separado, verifique si hay algún error, si se puede garantizar la fecha de entrega y otros posibles problemas, si hay algún problema, el cliente debe solicitarle inmediatamente que cambie el certificado; por T/T, confirmar que se ha recibido el depósito, si se trata de una liberación de crédito. Los clientes, o el cobro de divisas a través del banco D/A, etc., deben ser confirmados por el gerente.
2. Etapa de despacho de aduana y transporte
1. Inspección: Una semana antes de la fecha de entrega se deberá avisar al inspector de la empresa para que inspeccione la mercancía. Si el cliente desea que los productos sean inspeccionados por él mismo o por un inspector designado, esto debe hacerse una semana antes de la fecha de entrega. Si el cliente desea que una empresa de inspección externa o un notario inspeccione los productos, el cliente debe comunicarse con la inspección. Compañía dos semanas antes de la fecha de entrega. Contáctenos para programar una cita para la inspección.
2. Preparar documentos: Información de embalaje proporcionada por la fábrica, preparar contrato de exportación, factura comercial de exportación, lista de embalaje y otros documentos.
3. Inspección de productos básicos: si se trata de un producto sujeto a la inspección de productos básicos legal nacional, al realizar un pedido a la fábrica, debe indicar el puerto de exportación y los requisitos de inspección de productos básicos del producto, y proporcionar contratos de exportación. , facturas y otra información requerida para la inspección de productos.
4. Fletar un barco y reservar un almacén:
(1) Si el contrato firmado con el cliente es en términos FOB, normalmente el cliente designará una agencia de transporte o empresa naviera. . Comuníquese con el transportista lo antes posible y envíe un aviso de reparación del almacén por escrito (ORDEN ING) a la compañía de transporte dos semanas antes de la fecha de entrega. Por lo general, puede obtener el documento de reparación del almacén una semana antes de zarpar.
(2) Si el vendedor paga el flete, se deberá confirmar la empresa de transporte o naviera lo antes posible y fijar el almacén por escrito dos semanas antes de zarpar.
(3) Si las mercancías no son suficientes para un contenedor pequeño y es necesario enviar carga a granel, reserve espacio de almacenamiento de carga a granel de la empresa de transporte de carga.
5. Organizar el remolque del contenedor:
(1) Una vez que la mercancía esté lista e inspeccionada, encomiende a una empresa de remolque que recoja el contenedor y lo cargue.
Envíe la siguiente información a la empresa de remolque: confirmación de la reserva del almacén/documento de liberación del contenedor, empresa, número de reserva del almacén, carta de autorización de remolque del contenedor, indicando el tiempo de carga, tipo y cantidad del contenedor, dirección de carga, agente de aduanas y puerto de envío, etc.
(2) Enviar información de carga a la fábrica, incluyendo: tiempo de carga del gabinete, tipo de gabinete, número de reserva, número de pedido, número de placa y número de contacto del conductor.
(3) Obtenga la hora exacta de salida del contenedor, la cantidad de carga real, etc., y registre el número de caja y el número de sello como información del conocimiento de embarque.
6. Declaración de aduanas encomendada: mientras arrastra el contenedor, envíe la información requerida para la declaración de aduanas al agente de aduanas cooperativo, encomiende la declaración de aduanas de exportación y realice la inspección de productos y las órdenes de intercambio de despacho de aduanas. Al confiar la declaración de aduana, se debe proporcionar información de carga del contenedor, incluida la mercancía y la cantidad, el puerto, la compañía naviera, el número de almacén, el número de contenedor, la hora de apertura y cierre del barco, la empresa de remolque, el tipo y cantidad del contenedor, y las personas de contacto de nuestra empresa. llamadas telefónicas, etc.
7. Obtener los documentos de transporte: a más tardar dos días después de zarpar, enviar la información complementaria del conocimiento de embarque a la compañía naviera o al transportista para que emita un modelo de conocimiento de embarque y flete; facture lo antes posible; pague a tiempo Para los cargos de transporte y diversos, después del pago, notifique a la compañía de transporte para obtener el conocimiento de embarque y otros documentos de transporte de manera oportuna.
8. Preparar otros documentos: incluyendo factura comercial, FORMULARIO A certificado de origen, certificado de origen general, aviso de envío y lista de empaque.
3. Etapa de presentación de documentos y liquidación de divisas
1. Presentación de documentos: Si se utiliza una carta de crédito para cobrar divisas, todos los documentos deben prepararse dentro del plazo prescrito. Tiempo de presentación de documentos y seguimiento estricto. Revise el documento para asegurarse de que no haya errores antes de enviarlo al banco para su negociación. Si se utiliza T/T para cobrar divisas, el conocimiento de embarque se enviará al cliente para su pago inmediatamente después de obtenerlo. Una vez confirmado el saldo, se enviará el conocimiento de embarque original y otros documentos a. el cliente. Si se utiliza T/T para cobrar divisas, se requiere el pago completo antes de que se pueda realizar el gabinete. Debe esperar hasta recibir el pago antes de organizar el traslado del gabinete. Después de recibir el conocimiento de embarque, puede enviar inmediatamente la factura original. de embarque al cliente.
2. Archivo de documentos: mantenga un conjunto completo de todos los documentos, L/C y documentos de negociación para referencia futura.
3. Recopile información: recopile cambios en las tarifas de flete, cronogramas de envío, rutas y otra información para brindar ayuda para futuras cotizaciones.