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Cómo utilizar Lotus Notes para mejorar la eficiencia en el trabajo

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Como plataforma de colaboración de nueva generación, Lotus Notes no solo tiene funciones de correo electrónico y también proporciona bases de datos de documentos avanzadas, ofimática, servicios web y entornos de desarrollo. Notes 85 ha agregado algunas funciones nuevas fáciles de usar. Este artículo presenta principalmente algunos consejos y soluciones de uso común para problemas comunes en Notes para ayudarlo a utilizar mejor Notes para administrar el trabajo diario y mejorar la eficiencia del trabajo.

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Utiliza Notes para gestionar mejor tus correos electrónicos diarios

El correo electrónico es una herramienta indispensable para nuestro trabajo diario. Las técnicas de uso de los correos electrónicos de Notes pueden dominarse. ayudarlo a obtener información clave de correo electrónico de manera eficiente y procesar correos electrónicos de manera específica.

Establecer reglas de correo

Abra la base de datos de correo, como se muestra en la Figura 1, seleccione Más - Reglas de correo. Luego haga clic en Nueva regla, como se muestra en la Figura 2, donde puede establecer varias reglas para administrar los correos electrónicos. Realice el procesamiento correspondiente según el remitente, título, importancia, etc., coloque diferentes correos electrónicos en diferentes carpetas y los correos electrónicos no deseados también se pueden filtrar directamente como spam.

Figura 1. Configurar reglas de correo electrónico (ver imagen grande)

Figura 1. Configurar reglas de correo electrónico

Figura 2. Crear nuevas reglas de correo electrónico (ver imagen grande) image)

Figura 2. Cree una nueva regla de correo electrónico

Establezca recordatorios de correo electrónico importantes

Abra Archivo-Preferencia-Correo (como se muestra en la Figura 3), Puedes enviárselo a las personas que te importan. Establece el fondo y el color de fuente del correo electrónico. De esta forma, siempre que se puedan notar fácilmente los correos electrónicos enviados por estas personas.

Figura 3. Configurar el fondo y el color de fuente del correo electrónico (ver imagen grande)

Figura 3. Configurar el fondo y el color de fuente del correo electrónico

Copia de seguridad del correo electrónico

Cuando la capacidad de correo exceda la capacidad del servidor de correo especificado, recibirá un mensaje de advertencia. Seleccione Configuración de archivo para configurar reglas de copia de seguridad de correo electrónico y transferir algunos correos electrónicos en el buzón a otra carpeta local especificada (como se muestra en la Figura 4). Cuando necesite hacer una copia de seguridad de los correos electrónicos, puede seleccionar una regla para la copia de seguridad. También puede configurar el cronograma en Configuración de archivo para iniciar la operación de copia de seguridad con regularidad. Para los correos electrónicos respaldados, puede encontrar fácilmente esta parte de sus correos electrónicos respaldados en la vista Archivo.

Figura 4. Copia de seguridad de correos electrónicos (ver imagen grande)

Figura 4. Copia de seguridad de correos electrónicos

Establecer recibos de correo electrónico

Si está interesado en cierto Es un correo electrónico importante y desea asegurarse de que la otra parte lo haya recibido. Al crear un nuevo correo electrónico, haga clic en "Opciones de envío" y marque "Acuse de recibo" aquí. De esta manera, si la otra parte recibe el correo electrónico, usted recibirá un recibo.

Figura 5. Configurar recibo de correo electrónico (ver imagen grande)

Figura 5. Configurar recibo de correo electrónico

Establecer fuera de la oficina

Cuándo Cuando esté de vacaciones, puede configurar Fuera de la oficina en su correo electrónico. De esta forma, durante tus vacaciones, tu buzón responderá automáticamente al remitente con un mensaje de "Fuera de la oficina", para no retrasar asuntos importantes.

Figura 6. Configurar Fuera de la oficina (ver imagen grande)

Figura 6. Configurar Fuera de la oficina

Guardar papelería

Si necesita enviar con frecuencia un correo electrónico con el título, el formato y los destinatarios básicamente sin cambios, puede utilizar la función Guardar como papelería de Notas.

Cree un nuevo correo electrónico, ingrese la información que necesita, destinatarios, título, contenido del correo electrónico, etc., y seleccione "Más-Guardar como papelería" (como se muestra en la Figura 7). De esta manera, si desea enviar un correo electrónico con contenido similar en el futuro, puede ir a Herramientas-Papelería de su buzón (como se muestra en la Figura 8) para encontrar la carta guardada que puede enviar en función de esta plantilla. con ligeras modificaciones sin tener que recuperar el original. El correo electrónico fue copiado y pegado.

Figura 7. Guardar como Papelería (Ver imagen grande)

Figura 7. Guardar como Papelería

Figura 8. Herramientas-Papelería (Ver imagen grande)

Figura 8. Herramientas-Papelería

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Utilice Notes para administrar mejor la base de datos de documentos

Notes proporciona documentos potentes La función de la base de datos y el uso hábil de Notes para administrar los datos de manera conveniente pueden mejorar en gran medida la eficiencia del trabajo.

Crear marcador

Al crear un marcador, puede agregar documentos y bases de datos que utiliza con frecuencia a marcadores favoritos u otros marcadores para facilitar la búsqueda (Figura 9).

Figura 9. Crear marcador (ver imagen grande)

Figura 9. Crear marcador

Buscar rápidamente en la base de datos en Workspace

Método Uno: cree varias páginas de espacio de trabajo para clasificar y administrar el trabajo no utilizado, como trabajo, estudio, prueba... Colocar algunas bases de datos relacionadas en una página puede facilitar la búsqueda de la base de datos (Figura 10).

Figura 10. Configuración de la página del espacio de trabajo

Método 2: cuando hay muchas bases de datos en el espacio de trabajo, puede usar OpenList Ingrese la palabra clave de la base de datos que desea buscar, de modo que todas las bases de datos que contengan esta palabra clave aparecerán en OpenList (Figura 11).

Figura 11. Buscar en la base de datos en OpenList

Método 3: buscar con Ctrl+F en la página del espacio de trabajo Las palabras clave también pueden se utilizará para buscar bases de datos. Ctrl+F no se limita a la página actual del espacio de trabajo, sino que atravesará todos los nombres de bases de datos en el espacio de trabajo.

Crear vistas privadas

A veces una vista existente en una base de datos no satisface tus necesidades. Puede personalizar la vista que desee creando una vista privada en el menú Crear. Un método más sencillo es copiar el diseño basándose en una vista existente y hacer clic en "Guardar y personalizar" (Figura 12). Luego defina las condiciones de selección según sus propias necesidades en la interfaz de Diseño, agregue columnas o ajuste columnas. Este sencillo diseño de vista privada se puede producir fácilmente sin estar familiarizado con el lenguaje de programación de Lotus. Para usuarios avanzados, también puede crear las vistas necesarias mediante fórmulas y lenguaje de programación Lotus.

Figura 12. Crear una vista privada

Replicación

Cuando trabajamos desde casa, Muchas veces siento que abrir una base de datos o un documento es muy lento. En este caso, podemos copiar la base de datos de uso común al local a través de Replicación, abrir Archivo - Replicación - Nueva replicación y obtener el cuadro de diálogo en la Figura 13. De esta forma, cuando la red es deficiente o está desconectada, podemos trabajar primero en la base de datos local y luego copiar los datos locales al servidor cuando estemos conectados a Internet.

También puede tener muchas configuraciones al realizar la replicación. Por ejemplo, puede elegir la replicación unidireccional y copiar solo ciertas vistas o documentos para reducir el espacio. Haga clic en "Más configuraciones" en el cuadro de diálogo para ingresar a la página de configuración (como se muestra en la Figura). 14).

Figura 13. Crear una replicación

Figura 14. Configuración de replicación

Página de inicio

Configurar la página de inicio también puede aportar comodidad al trabajo. La página de inicio predeterminada de Notes solo proporciona algunas claves de inicio, como Correo/Calendario/Contactos. Como se muestra en la Figura 15. Haga clic en la flecha junto a "Haga clic aquí para ver las opciones de la página de inicio" para ver una lista desplegable que proporciona una variedad de estilos de página de inicio. El más utilizado aquí es "Mi trabajo" (como se muestra en la Figura 16). Puede configurar todas las bases de datos que utiliza con frecuencia en la página de inicio de Mi trabajo, como correo electrónico, calendario, Teamroom e incluso páginas web, etc. Haga clic en "Editar esta página (Figura 17)" en la esquina superior derecha de la página de inicio de Mi trabajo y aparecerá el cuadro de diálogo "Opciones de página", donde podrá diseñar la página de inicio que desee en la plantilla "Mi trabajo". La Figura 18 es una página de inicio de Mi trabajo que se ha configurado para que la mayor parte de su trabajo pueda completarse en la página de inicio. Por supuesto, también puedes crear una nueva página de inicio sin depender de estas plantillas existentes y diseñar la página de inicio completamente según tus propias ideas.

Figura 15. Página de inicio predeterminada de Notes

Figura 16. Página de inicio seleccionada (ver imagen grande)

Figura 16. Seleccionar página de inicio

Figura 17. Establecer página de inicio (ver imagen grande)

Figura 17. Establecer página de inicio

Figura 18. Página de inicio de mi trabajo (Ver imagen grande image)

Figura 18. Página de inicio de mi trabajo

*** Compartir información de conexión al servidor Domino

Abra la base de datos de Contactos, seleccione Conexiones avanzadas y pase Archivo Importar/Exportar puede compartir la información de conexión del servidor Domino. Para los empleados nuevos, los empleados antiguos a menudo exportan su información de conexión a un archivo. Los empleados nuevos solo necesitan importar este archivo para obtener la información de conexión del servidor relevante. Si tiene varias computadoras, también puede utilizar este método para copiar la información de conexión.

Figura 19. Importar y exportar conexiones (ver imagen grande)

Figura 19. Importar y exportar conexiones

Utilice Ctrl para cambiar de vista

Cuando selecciona un documento, mantiene presionada la tecla Ctrl y luego cambia de vista (como cambiar de Por autor a Por categoría), el foco de la vista cambiada seguirá estando en el documento que seleccionó. Al comparar la Figura 20 y la Figura 21, puede ver que el foco de la vista siempre está en el documento "test3" antes y después del cambio.

Figura 20. Utilice Ctrl para cambiar de vista: la vista antes de cambiar (ver imagen más grande)

Figura 20. Utilice Ctrl para cambiar de vista: la vista antes de cambiar

Figura 21. Utilice Ctrl para cambiar de vista: la vista cambiada (ver imagen grande)

Figura 21. Utilice Ctrl para cambiar de vista: la vista cambiada

Compresión de base de datos

Muchas personas pueden tener este problema. Aunque hayan borrado su base de datos de correo, el sistema todavía les indica que no hay suficiente espacio. Esto se debe a que la base de datos de Lotus es una base de datos de documentos típica y ocupará una gran cantidad de espacio en el disco duro después de un uso prolongado. Por esta razón, necesitamos comprimir la base de datos con frecuencia. El método de compresión comúnmente utilizado es hacer clic en Archivo-Aplicación-Propiedades (Figura 22) con el mouse, hacer clic en el segundo botón de propiedad en el cuadro de diálogo y hacer clic en el botón "Compactar" para completar. Puede echar un vistazo a las propiedades de su base de datos. Si el uso es inferior al 70%, puede comprimirla. "% usado" aquí significa cuánto espacio de su base de datos existente se usa, no cuánto del espacio total usa, por lo que cuanto mayor sea el porcentaje aquí, mejor, no cuanto menor sea, mejor.

Figura 22. Compresión de la base de datos (ver imagen grande)

Figura 22. Compresión de la base de datos

Utilice la función de arrastrar y soltar de Notes

Notas Siempre ha admitido el arrastre de documentos y enlaces de bases de datos. A partir de 85, también admite el arrastre de campos de texto y campos de Nombre. Al arrastrar, puede arrastrar fácilmente contactos del mismo tiempo a la lista de destinatarios y también puede arrastrar remitentes. y receptores, agréguelo a la lista de contactos de Sametime arrastrándolo (Figura 23).

Figura 23. Arrastrando contactos de Samtime como destinatarios (ver imagen más grande)

Figura 23. Arrastrando contactos de Samtime como destinatarios

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Utilice la configuración de Preferencias con habilidad

Abra Archivo - Preferencias, puede ver que aquí se pueden configurar muchas funciones.

Establecer la configuración del Cliente Basic Notes

1) Establecer el guardado automático

En la página de configuración del Cliente Basic Notes, marque el elemento Autoguardado. Notes guardará automáticamente el documento a intervalos regulares, para que pueda evitar que Notes se cierre inesperadamente al editar el documento y pierda datos no guardados.

Figura 24. Configuración del Cliente de Notas Básicas - AutoGuardado

2) Marcar el correo electrónico seleccionado

Marque "Mostrar marcas de verificación en el margen para los documentos seleccionados", como se muestra en la Figura 24. De esta manera, los correos electrónicos seleccionados con espacios se marcarán con "√", lo que hace que sea muy conveniente seleccionar varios correos electrónicos. Como se muestra en la Figura 25.

Figura 25. Marcado de correos electrónicos

Configurar Windows y Temas

1) Usar el modo de documentos grupales

Si hay demasiados documentos y bases de datos abiertos, puede optar por utilizar el modo Agrupar documentos para agrupar documentos en la misma base de datos en una pestaña (Figura 26).

Figura 26. Windows y Temas (ver imagen grande)

Figura 26. Windows y Temas

2) Heredar el tema del sistema operativo

Si desea que Notes tenga una apariencia personalizada en el sistema operativo, puede cambiar el elemento Tema y configurarlo como Tema del sistema operativo. De esta manera, puedes darle a Notes una apariencia hermosa según tus preferencias personales, que puede ser verde, azul, rosa,... Esta función es una nueva característica agregada por Notes en la versión 8.5. Aquí te recomendamos que la des. El sistema operativo y Notas La piel verde ayuda a aliviar la fatiga visual. La Figura 27 son Notas después de configurar el modo "Documento de grupo" y heredar la apariencia del sistema operativo.

Figura 27 Ventanas y Temas (ver imagen grande)

Figura 27 Ventanas y Temas

Establecer fuentes y colores

En Fuentes y En la página Colores, puede configurar el tamaño de fuente, por ejemplo, agrandar la fuente para que sea más cómoda de leer. También puedes configurar la fuente y el color de los correos electrónicos no leídos. En la configuración predeterminada, los correos electrónicos no leídos se muestran en color negro negrita. Si alguien siente que esto no se nota, puede configurar los correos electrónicos no leídos en rojo para llamar la atención. Estas dos características también son nuevas en Notes 85.

Figura 28. Fuentes y colores

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Utilice las teclas de método abreviado de Notas con habilidad

Hay muchas teclas de acceso directo en Notes que son fáciles de usar pero que pueden pasarse por alto. A continuación se muestran algunas de ellas.

Ctrl+Flecha

Seleccione una o más filas en una tabla, mantenga presionada la tecla Ctrl y luego presione la tecla de flecha hacia arriba o hacia abajo para mover fácilmente el orden de las filas en la mesa.

Tab

Si desea explorar rápidamente documentos no leídos en una vista de base de datos, simplemente presione la tecla Tab para saltar al siguiente documento no leído.

Alt+Enter

Alt+Enter se utiliza para llamar a las propiedades de la base de datos/documento/texto, etc.

Insertar

La tecla Insertar se utiliza para cambiar el estado de no leído/leído del documento.

F2 y Shift+F2 se utilizan para aumentar y disminuir la fuente respectivamente.

F8 y Shift+F8 se utilizan para expandir y acortar párrafos respectivamente.

F9 no solo se puede usar para actualizar la vista, sino que en las últimas Notas, también puede usar F9 para actualizar el documento.

Ctrl+F8

Cuando tengas muchas ventanas abiertas en Notas, presiona Ctrl+F8 para cambiar de pestaña fácilmente.

Ctrl+Shift+L

Ctrl+Shift+L puede obtener la mayoría de las teclas de acceso directo (Figura 29).

Figura 29. Lista de teclas de acceso directo (ver imagen grande)

Figura 29. Lista de teclas de acceso directo

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Preguntas frecuentes Lista de preguntas

¿Por qué no puedo eliminar filas o columnas en una tabla?

Cuando hay celdas fusionadas en la tabla, se producirá un error al eliminar filas o columnas. En este caso, deberá dividir las celdas antes de eliminarlas. Haga clic derecho y seleccione Dividir celda.

Cuando Notes se cierra de forma anormal durante el uso, ¿cómo puedo ejecutar Notes nuevamente?

Procesos relacionados con Kill Notes.

Notes tiene los siguientes procesos principales en plataformas Windows, Linux y MAC:

Windows: notes2.exe, nlnotes.exe, ntaskldr.exe, nsd.exe

Linux: notes2, lnotes, taskldr, fileret, nsd.sh, nsdexec, watchscreensave, Sametime_idlemo

MAC: Notes, notesmm

¿Por qué no puedo encontrar algunos menús?

Compruebe si está marcado Ver-Menú avanzado.

Figura 30. Menú Avanzado (ver imagen grande)

Figura 30. Menú Avanzado

¿Por qué no puedo enviar un correo electrónico cuando respondo un correo electrónico? ¿grupo? ?

Debido a que el grupo de correo al que está respondiendo está en el nombre.nsf del servidor, debe copiar la información de la dirección de este grupo de correo al nombre.nsf local antes de poder usarlo.

Quiero reinstalar Notes en otra máquina. ¿Qué datos importantes debo guardar?

Es necesario guardar los siguientes datos:

Propósito del directorio de archivos

bookmark.nsf Notas\Datos Guardar datos del marcador y de la página de inicio

desktop8 .ndk Notes\Data Guarda todos los datos en el espacio de trabajo

names.nsf Notes\Data Guarda contactos, conexiones de red e información de ubicación

notes.ini Notes\ Guarda la configuración de preferencias

user.dic Notes\Data Diccionario definido por el usuario

id Notes\Data Tu id Sólo con el id puedes usar Notes

Además, si. créelo usted mismo. La base de datos, incluidos los correos electrónicos de respaldo y la base de datos de replicación, también se encuentran en Notas\Datos, así que recuerde guardarlos. Pero, en general, recomendamos que esos inventarios de datos no se almacenen en la unidad C.

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Conclusión

Este artículo presenta principalmente algunos aspectos de Notes desde los aspectos de administración de correo electrónico, administración de bases de datos de documentos, configuración de preferencias y uso de teclas de acceso directo. Funciones y consejos de uso común que le ayudarán a mejorar la eficiencia de su trabajo. Notes tiene funciones poderosas, pero este artículo cubre áreas muy limitadas. Espero que más personas puedan explorar y compartir consejos para usar Notes.

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