Cómo clasificar y almacenar eficazmente la información de archivos en su computadora
* No guarde archivos innecesarios. No caigas en el mal hábito de guardar todo en tu bandeja de entrada. Tómese su tiempo para explorar el contenido y guárdelo sólo cuando se dé cuenta de que es relevante para su trabajo. Guardar demasiados archivos fragmentados en su computadora hará que sea incómodo encontrarlos más tarde y también afectará la velocidad de su computadora. --- Entonces, antes de guardar tus archivos, fíltralos primero.
*Nombra archivos y carpetas. Por ejemplo, puede dividir una carpeta en tres subcarpetas: "Clientes", "Vendedores" y "Colegas". Los nombres abreviados delante de ellos se utilizan para distinguir diferentes carpetas. Además, también podemos establecer diferentes apariencias para diferentes carpetas para que sean más fáciles de distinguir.
* Mantén juntos los archivos relacionados, independientemente de su formato. Por ejemplo: coloque documentos de Word, pps, hojas de cálculo y gráficos relacionados con el mismo proyecto en una carpeta. En lugar de tener todos tus ppts en una carpeta, todas tus hojas de cálculo en otra, etc. Esto hace que sea más rápido encontrar varios archivos adjuntos para un proyecto específico.
*Separe los proyectos en curso de los proyectos completados. A algunas personas les gusta mantener sus proyectos actuales sin terminar en su escritorio. Una vez que el proyecto esté completo, muévalo a la ubicación correcta para su clasificación y almacenamiento, y luego periódicamente (por ejemplo, semanalmente o quincenalmente) mueva los archivos que ya no sean necesarios a la carpeta Completado por categoría.
*No llenes demasiado la carpeta. Si una carpeta contiene tantos archivos o subcarpetas que no cabe en toda la pantalla y requiere desplazarse para ver todas las entradas, entonces debe dividir la carpeta llena de archivos en varias subcarpetas más pequeñas para hacer una lista cronológica o alfabética de cambios para extracción futura más fácil. Por ejemplo: puede dividir una carpeta llamada "Plan de negocios" en "BP2005", "BP2006", "BP2007", etc. Del mismo modo, suponiendo que tiene un cliente llamado "Delta Traders", puede separar las carpetas por nombre de cliente en "Presentaciones de ventas de Delta Traders" y "Contratos de Delta Traders". De esta manera, las subcarpetas se organizarán en lugar de que los archivos se amontonen.
Dicho esto, hay una pequeña advertencia: si tiene menos de cinco archivos en una subcarpeta, hacer clic en las carpetas para encontrar los archivos que necesita puede no ahorrarle mucho tiempo.
*Recuerde hacer una copia de seguridad de su sistema de archivo de archivos. Nuevamente: esto suena un poco aburrido, pero es muy importante. ¡Cualquiera que alguna vez haya roto un disco duro puede dar fe de ello! Primero asegúrese de hacer una copia de seguridad de su computadora con regularidad, luego haga una copia de seguridad de la información de su archivo, incluida la información de contacto.
Organiza en orden de acción Personaliza tu sistema de archivo de documentos con estas formas más detalladas. Esto puede ayudarle a priorizar su trabajo y aumentar la eficiencia.
*Organiza archivos por fecha. Nombra la carpeta por fecha. Por ejemplo, una carpeta llamada "Pautas 12Oct07" significa que el documento de orientación es del 12 de octubre de 2007 (si trabaja internacionalmente).
* Mucha gente utiliza números de versión para distinguir diferentes documentos de adaptación. Por ejemplo, "Contrato de Delta Traders v1" y "Contrato de Delta Traders v2". Esto también puede ayudarnos a encontrar archivos útiles más rápido.
Consejo: Si tu archivo es gestionado por varias personas, debes prestar especial atención al versionado: puede resultar muy molesto mezclar o perder versiones de otras personas
Coloca el número de versión con el nombre del archivo Juntos, también debe enumerar las versiones del archivo, mostrando el número de versión, la fecha de la versión, el modificador y el tipo de modificación (si corresponde). .
* Utilice archivos "Bloc de notas". Los archivos del Bloc de notas, también conocidos como esquema de "43 carpetas", son una forma única de organizar archivos que utilizan muchas personas.
Cree 12 carpetas (una para cada mes), más 31 subcarpetas (una para cada día). Coloca el trabajo a realizar cada día en las carpetas correspondientes. Al comienzo de cada día, abra la carpeta de ese día y coloque todos los archivos en su escritorio o en la carpeta "Hoy". Luego mueva la carpeta vacía a la carpeta del próximo mes. Si no puedes terminar el trabajo del día, ponlo en la carpeta de mañana. Este sistema puede ayudarle a organizar y registrar las tareas diarias y también puede utilizarse como diario.
Lo más importante para cualquier sistema de archivo de archivos eficiente y conveniente es que funcione para usted. Hasta cierto punto, depende de la naturaleza de su trabajo. Por lo tanto, no existe un enfoque único para la presentación de documentos y usted puede diseñar un sistema que funcione para usted con estos consejos.