Cómo implementar con éxito la gestión de proyectos ERP

La gestión de proyectos es la aplicación de conocimientos teóricos, habilidades, herramientas y técnicas de tecnología de la información a las actividades del proyecto para satisfacer las necesidades y expectativas de las partes interesadas del proyecto. Para satisfacer las necesidades y expectativas de las partes interesadas del proyecto, debemos encontrar un equilibrio entre los siguientes requisitos conflictivos:

Las partes interesadas del proyecto tienen diferentes necesidades y expectativas en cuanto a alcance, tiempo, costo y calidad. Los requisitos (necesidades) son tanto determinados como indeterminados.

La "gestión de proyectos" a veces se describe como un enfoque organizacional para gestionar las operaciones en curso. Un nombre más exacto para este enfoque sería "gestión de proyectos", que trata muchos aspectos de una operación continua como proyectos a los que se puede aplicar un enfoque de gestión de proyectos.

ERP (Enterprise Resource Planning): el concepto de sistema de planificación de recursos empresariales fue propuesto por el grupo estadounidense Gartner en 1990. Su definición exacta es: MRP II (Enterprise Manufacturing Resource Planning) sistema de fabricación de próxima generación y Software de planificación de recursos. Además de las funciones existentes de planificación de recursos de producción, fabricación, finanzas, ventas, compras y otras, MRPⅡ también tiene gestión de calidad, gestión de laboratorio, gestión de procesos comerciales, gestión de datos de productos, gestión de inventario, distribución y transporte, gestión de recursos humanos e informes periódicos. y otros sistemas.

ERP es un conjunto de estándares de sistemas de gestión empresarial, que se basa en la tecnología de la información. Se basa en el sistema ideológico de mejorar la eficiencia del uso de los recursos empresariales y proporciona soluciones de gestión de integración de recursos para las empresas en funcionamiento. Este sistema se centra en integrar tecnología de la información e ideas de gestión avanzadas para convertirse en un modelo de negocio empresarial moderno, que incorpora los requisitos de la época para la asignación racional de recursos y la maximización de la creación de riqueza social para las empresas, y ha contribuido al éxito de muchas empresas. en países desarrollados. Confirmado por aplicación.

Entonces, ¿qué es la gestión de proyectos ERP? Aquí hay una explicación detallada:

La gestión de proyectos ERP consiste en planificar todos los aspectos del proyecto ERP en función de los principios de planificación general y paso a paso. -paso de implementación., organizar, gestionar y monitorear para lograr los resultados y objetivos esperados de la implementación del proyecto, y adoptar un proceso de trabajo interno y externo. Los métodos de gestión de proyectos ERP se pueden utilizar para equilibrar posibles conflictos entre tiempo, costo, producto y requisitos detallados del servicio. Los mecanismos maduros de gestión de riesgos y proyectos pueden mejorar la tasa de éxito de la implementación del sistema ERP.

2 Algunos problemas en el proceso de gestión del proyecto de implementación de ERP

En el proceso de gestión del proyecto de implementación, debido a los diferentes intereses de la parte empresarial y la parte de implementación, el enfoque de La gestión también es diferente. Cómo coordinar. Una buena relación entre los dos es la clave. La siguiente es una breve discusión de algunos problemas durante la implementación de la gestión de proyectos ERP:

2.1 Si el director del proyecto ERP puede controlar la situación general

La información contenida en la empresa y la El implementador es asimétrico y el lado empresarial Los gerentes de proyectos generalmente tienen desventajas en términos de información en comparación con los implementadores. Sus deficiencias más comunes son su falta de experiencia en la implementación a gran escala de sistemas EEP y su comprensión de la gestión empresarial. limitación. Debido a que el director del proyecto carece de la capacidad de controlar la situación general y no puede aclarar sus propias necesidades y expresarlas claramente en el contrato, el ejecutor siempre guía a la empresa en su propia dirección favorable.

2.2 Si la gestión del proyecto ERP ha establecido objetivos y alcance claros y efectivos

Esta es otra clave para la implementación del proyecto. En la actualidad, es muy difícil para las empresas nacionales definir claramente los objetivos y el alcance del proyecto en los contratos o acuerdos de software EEP, lo que también es fuente de frecuentes disputas entre empresas e implementadores. El implementador generalmente controla los objetivos y el alcance. Por un lado, existen consideraciones de costos y, por otro, existen razones para controlar los riesgos. Las empresas siempre esperan gastar menos dinero para hacer más cosas. Los objetivos del proyecto son demasiado grandes, demasiados y el alcance es demasiado amplio. El proyecto ERP en sí es un proyecto de alto riesgo. es demasiado amplio, lo que es perjudicial para ambas partes. El control del proyecto es un desafío extremadamente importante. En resumen, efectivamente existe aquí cierto grado de problema de control.

2.3 Implementación eficaz del plan de gestión de proyectos ERP

Los planes de las empresas para implementar proyectos ERP suelen ser impredecibles e inciertos.

Una de las razones importantes es que las empresas a menudo subestiman la dificultad de la implementación, organizan planes poco realistas y carecen gravemente de ejecución durante el proceso de implementación. A menudo, los planes sólo son teóricamente factibles, pero una vez que se ponen en práctica, finalmente no se aplican estrictamente.

2.4 ¿Es efectiva la implementación de la gestión de recursos humanos en la gestión de proyectos ERP?

Cualquier proyecto requiere personas para realizarlo, y los proyectos ERP requieren la participación de talentos de alta calidad. En la actualidad, la mayoría de los miembros del proyecto ERP cambiarán más o menos durante el proceso, y algunos incluso tienen una tasa de cambio de más del 80%. Al enfrentarse a nuevos miembros del equipo del proyecto, surgirán muchos problemas en el proyecto ERP original y los problemas de gestión de recursos humanos en el proyecto deberán resolverse aún más.

2.5 Problemas de comunicación del proyecto en la gestión de proyectos ERP

Los problemas que enfrenta todo el proyecto se pueden resolver a través de la comunicación. Por un lado, es comunicación interna. los miembros del equipo del proyecto, la comunicación entre el equipo del proyecto y la alta dirección de la empresa y varios departamentos comerciales, además, también existe comunicación entre el lado comercial y el lado de implementación; Lo más importante es que estas comunicaciones deben tener una buena base. En la actualidad, es necesario prestar más atención a los problemas que surgen en la comunicación del proyecto. Resolver estos problemas es crucial para todo el proyecto.

3 Investigación sobre contramedidas para una gestión exitosa de proyectos de implementación de ERP

La implementación del sistema ERP es un proyecto grande y complejo, por lo que fortalecer la gestión de proyectos durante la implementación del sistema ERP es crucial para el éxito de la implementación tiene un papel importante. Los puntos clave de la gestión de proyectos son establecer una estructura organizativa sólida, formular planes detallados de implementación del proyecto, formular diversas reglas y regulaciones y estándares de evaluación de calidad y progreso del proyecto, y realizar evaluaciones y evaluaciones de cada etapa del proyecto únicamente fortaleciendo la gestión del proyecto. y la implementación estricta de un sistema de valoración y evaluación puede garantizar el éxito de la implementación del proyecto. Las contramedidas exitosas para implementar la gestión de proyectos ERP se estudian a continuación:

3.1 En la gestión de proyectos ERP, el director del proyecto debe controlar la situación general

En primer lugar, el lado empresarial generalmente es en desventaja en materia de información en comparación con el director del proyecto de la parte implementadora, antes de que comience la implementación del EEP, pocas empresas pueden aclarar sus necesidades y expresarlas de manera inequívoca en el contrato. Después de todo, el implementador tiene más experiencia. El implementador siempre sabe cuáles necesidades del cliente se pueden satisfacer y cuáles no, cuáles pueden obtener el doble de resultado con la mitad del esfuerzo, cuáles son los costos elevados y qué ciclo de implementación es largo. Sin embargo, debido a la falta de participación profesional por parte de la empresa, es difícil para el implementador saberlo y no dejarse influenciar por la toma de decisiones de implementación. En circunstancias normales, el implementador siempre guía a la empresa en su propia dirección favorable. Por supuesto, todo esto se basa en la última teoría de gestión y la dirección del desarrollo de la última tecnología, y la empresa lo acepta pasivamente. En el otro extremo, las empresas contratan a personas externas como directores de proyectos. Estas personas son profesores que enseñan sistemas de información de gestión en universidades o programadores con cierta experiencia en desarrollo de software. Pero tienen las mismas deficiencias: falta de experiencia en la implementación de sistemas ERP a gran escala y comprensión limitada de la gestión empresarial. De hecho, este método de gestión de proyectos es el más peligroso. Por lo tanto, al implementar un proyecto EEP empresarial grande, la empresa debe contratar profesionales con muchos años de experiencia en implementación de ERP como gerentes de proyecto. Esto beneficiará tanto a la empresa implementadora como a la parte implementadora. Por un lado, tener un gerente de proyectos del lado comercial con beneficios y una rica experiencia en consultoría e implementación no permitirá que el lado comercial esté a merced de la parte de implementación. Por otro lado, el gerente del proyecto del lado de la implementación es una parte muy importante. de la implementación del proyecto AEA. Por otro lado, como consultor experimentado en implementación, conozco la importancia de establecer confianza mutua entre las dos partes para que la cooperación entre las dos partes no se polarice y para asegurar una relación de cooperación normal entre las dos partes.

3.2 El plan de alcance y la descripción del alcance deben ser claros en la gestión de proyectos ERP.

El plan de alcance antes de la implementación de ERP es garantizar que los límites y objetivos generales del proyecto y las expectativas de el proyecto sea razonable; garantizar que ambas partes (empresas y proveedores de software) tengan un entendimiento coherente de la implementación del proyecto; garantizar que ambas partes garanticen la inversión necesaria para la implementación del proyecto; implementación del proyecto. Contar con estimaciones y contramedidas adecuadas para las dificultades y resistencias que puedan encontrarse durante la implementación futura del proyecto.

a. Determinar los detalles del proyecto Fan Tian: realizar entrevistas con las operaciones comerciales de la empresa y las necesidades para comprender las necesidades detalladas de los usuarios, y formular un memorando de definición del sistema en consecuencia para aclarar la situación actual y las necesidades específicas de los usuarios. y detalles del alcance de la implementación del sistema.

b. Definir la presentación de los resultados del trabajo: la empresa discute con la empresa consultora de implementación para determinar el proceso de implementación del sistema y los resultados del trabajo que deben presentarse después de la implementación, incluidos los documentos relacionados con la implementación y el documento. operación final en línea del sistema.

c.Implementar la evaluación de riesgos principales: La empresa consultora de implementación realizará una evaluación de riesgos basada en la situación real de la implementación del sistema, y ​​tomará las medidas de prevención y control correspondientes para los principales riesgos esperados.

d. Desarrollar un plan de tiempo del proyecto: basándose en la determinación del alcance detallado del proyecto, definiendo los resultados del trabajo presentado y aclarando los principales riesgos esperados, formule un plan general para la implementación del sistema y prepare un cronograma de implementación detallado.

e.Desarrollar planes de costos y presupuesto: con base en el plan general de costos y presupuesto del proyecto y combinado con el cronograma de implementación, preparar un plan de control de costos y presupuesto para el sistema.

f. Desarrollar un plan de recursos humanos: determinar los arreglos de personal durante el proceso de implementación, incluidos consultores de implementación específicos de la empresa consultora y personal comercial clave de la empresa que participe en la implementación; necesitan estar conscientes de su trabajo diario. Hacer arreglos para asegurar el compromiso de tiempo para la implementación del proyecto.

3.3 Se debe implementar una gestión eficaz de recursos humanos en la gestión de proyectos ERP.

La llamada gestión de recursos humanos del proyecto consiste en conducir de manera razonable diversas variables como los objetivos, la planificación, las tareas y los objetivos del proyecto. Progreso basado en un análisis, planificación y coordinación ordenados, proporcionar una gestión eficaz a todo el personal en el proceso del proyecto, incluidos los directores de proyecto, otros miembros del equipo del proyecto, patrocinadores del proyecto, inversores, propietarios del proyecto y clientes del proyecto. Proporcionar coordinación, control y gestión eficaces a los propietarios y clientes del proyecto para que puedan trabajar en estrecha colaboración con el equipo del proyecto para adaptarse tanto como sea posible a las necesidades de desarrollo diario del proyecto, maximizar el potencial del talento y, en última instancia, lograr los objetivos del proyecto.

La formación del equipo de gestión del proyecto no significa la finalización de la formación de equipos. La formación de equipos es una actividad que acompaña todo el ciclo de vida del equipo del proyecto. Las actividades de formación de equipos incluyen la mejora del nivel operativo y el uso del equipo. gestión y medidas. La siguiente es una breve descripción de la división del trabajo entre los consultores de implementación de la empresa de software y los miembros del equipo del proyecto empresarial durante el proceso de implementación del proyecto ERP:

Líder senior del proyecto empresarial (patrocinador del proyecto): tiene un amplio conocimiento de la objetivos generales y a largo plazo de la empresa. Tiene autoridad para tomar decisiones, desempeña sus responsabilidades clave, establece prioridades, aprueba soluciones para toda la implementación y resuelve problemas relevantes a nivel corporativo. Durante la ejecución del proyecto, cuando surgen conflictos entre departamentos comerciales o personal, el líder del proyecto debe tener poder suficiente para coordinar, promover el proceso del proyecto, monitorear el progreso y delinear el alcance de la organización a medida que avanza el proyecto. Capaz de tomar decisiones oportunas para ayudar al gerente del proyecto a completar todos los objetivos de implementación del proyecto.

Líder del equipo de proyecto empresarial: gestiona integralmente el proyecto, revisa y firma los documentos de entrega del proyecto, sirve principalmente como puente de comunicación entre los líderes de proyecto de alto nivel y los miembros del equipo de proyecto de varios departamentos, prepara y gestiona los presupuestos del proyecto. Gestionar y definir el alcance de la implementación, obtener, asignar y gestionar los recursos del cliente del proyecto en tiempo real, monitorear y promover el proceso de resolución de problemas y ser responsable de garantizar que el proyecto no se desvíe de los objetivos y alcance originales. , organizar la formación de los empleados, etc.

Gerente de implementación de la empresa de software: Realizar la gestión integral y diaria del proyecto, preparar y mantener los planes de trabajo del proyecto y registros de progreso, ser responsable de formular estrategias de implementación, control y presupuestos del proyecto, definir y gestionar el alcance de la implementación. , definir y gestionar las responsabilidades de todos los consultores y consultores de implementación involucrados en el proyecto, monitorear e impulsar el proceso de resolución de problemas, coordinar las actividades de cambio del proyecto, participar en el análisis de procesos de negocios y desarrollar planes de capacitación. Desarrollar planes de formación, etc.

Personal de servicio de la empresa de software: brinda sugerencias sobre la estructura organizacional y la optimización de procesos a la administración de unidades de usuarios, enseña conceptos de administración avanzados y conocimientos de sistemas a los equipos de proyectos corporativos, y brinda las mejores prácticas comerciales en el diseño de procesos comerciales, informa periódicamente sobre los proyectos. progresar, completar las tareas asignadas a tiempo y servir como recurso para ayudar al equipo del proyecto corporativo a completar todas las tareas necesarias.

Miembros del equipo del proyecto empresarial: bajo el liderazgo del director del proyecto, proponen necesidades comerciales que se adapten a sus propias características, participan en reuniones de investigación empresarial, proporcionan los procesos comerciales actuales y la estructura organizativa específica del departamento, e implementan las recomendaciones propuestas por los consultores o los planes de consulta para discutir y proporcionar retroalimentación, ser responsable de la recopilación de diversos cuestionarios y participar en el trabajo de análisis de implementación o consulta bajo la guía de los consultores, y hacer un buen trabajo dentro del alcance de su trabajo, como la recopilación y operación de datos. Una variedad de tareas como la recopilación y centralización de datos.

3.4 Implementar una gestión eficaz del tiempo en la gestión de proyectos ERP

La implementación de ERP es un gran proyecto de ingeniería integral sistemático y de gestión, y el control de procesos se refleja principalmente en el tiempo durante la implementación del proyecto. Control, sus principales funciones y tareas son:

Controlar los diversos recursos invertidos en cada etapa del proceso de implementación del proyecto y el tiempo utilizado para alcanzar las metas, de modo que el plan de implementación del proyecto cumpla con los requisitos originales del plan de implementación del proyecto tanto como sea posible. Cumplir con los requisitos originales del plan de implementación del proyecto tanto como sea posible. Una vez que se formulan y aprueban un plan de implementación general práctico y sus objetivos, cómo llevar a cabo la supervisión y el control se convierte en una cuestión importante. Con base en la experiencia de muchas implementaciones de proyectos, básicamente se puede decir que es raro que un proyecto se lleve a cabo exactamente según lo programado en el plan de implementación en un día, porque no importa cuán bueno sea el plan, es imposible preverlo. todos los problemas y formular contramedidas con antelación. Por lo tanto, el seguimiento del proceso de implementación se centra principalmente en los siguientes aspectos:

1) Que todas las partes involucradas en la implementación comprendan que el plan de tiempo es serio.

2) Incluso si; el plan de tiempo es serio, pero también se puede ajustar. El avance del plan de ajuste debe ser razonable y reconocido por los altos dirigentes.

3) Dividirlo en partes y basarlo en los recursos invertidos; y la realización de cada pequeña etapa de implementación el tiempo requerido para lograr el objetivo, monitorear los recursos y el tiempo requerido para lograr el objetivo;

4) Es normal que los problemas causen parálisis del tiempo, pero es anormal no controlar la aparición de problemas;

5) Las formas de controlar los problemas incluyen responsabilizar a las personas, ajustar recursos, cambiar métodos, ajustar planes, detener planes, etc., para dominar y controlar tiempo.

3.5 La gestión de proyectos ERP debe implementar una gestión de costos efectiva

El costo del proyecto es el segundo factor clave para evaluar el éxito de un proyecto, y también es la participación en los costos en el triángulo del proyecto. Por un lado, los cambios en los costos afectarán directamente el éxito o el fracaso del proyecto. Ahora el costo de los proyectos ERP es muy alto y no existe un precio público. No existe una base para monitorear los precios en varios lugares y depende completamente de los fabricantes de software para fijar los precios. Pero una vez que llegamos a un acuerdo con una empresa de software y una empresa de servicios (empresa de consultoría), la cuestión clave es cómo utilizar eficazmente los costos acordados por ambas partes para lograr los objetivos esperados de la tarea. A menudo, los gerentes comerciales no prestan atención a los costos. al comienzo del proyecto, pero después de un período de implementación del proyecto, se descubre que el presupuesto del proyecto ya no puede garantizar la finalización del proyecto, o se abandonará a mitad de camino, o se realizarán inversiones adicionales, y La inversión adicional se verá afectada por la suficiencia de los fondos corporativos. Por lo tanto, recomendamos que el presupuesto del proyecto se prepare con la mayor precisión posible antes de que comience el proyecto para evitar afectar el progreso del proyecto debido a los fondos en camino. Además, el control de costes debe controlarse estrictamente desde aspectos como las adquisiciones y el tiempo del personal. Y recomendamos realizar una evaluación de costos por etapas. Si el costo se puede controlar dentro del rango en cada etapa, entonces se debe garantizar que el éxito del proyecto final esté dentro del rango de costos. La clave es realizar ajustes oportunos cuando el costo del proyecto. excede el costo presupuestado. Asegúrese de que el costo total esté controlado dentro del alcance.

3.6 La gestión de proyectos ERP debe implementar una gestión de comunicación eficaz

Determinar las tareas de comunicación del proyecto de acuerdo con los objetivos de la comunicación del proyecto, organizar las tareas de comunicación del proyecto de acuerdo con los requisitos de tiempo y frecuencia de la comunicación del proyecto, y además Determinar los requisitos de recursos de comunicación y el presupuesto para garantizar la comunicación del proyecto. Las necesidades de comunicación del proyecto son la suma de las necesidades de información de las partes interesadas del proyecto. El contenido del plan de comunicación del proyecto generalmente se determina mediante un análisis integral del contenido, la forma y el tipo de información requerida y el valor de la información. La información requerida para un plan general de comunicación del proyecto es la siguiente:

1) La relación de responsabilidad entre la organización del proyecto y las partes interesadas del proyecto.

2) Normativa, departamentos y especialidades involucradas en el proyecto.

3) Soporte logístico, cuántas personas participarán en el proyecto y dónde participarán.

4) Necesidades de información externa, como la necesidad de comunicarse con medios externos.

Para implementar bien el plan de comunicación del proyecto, es necesario realizar los siguientes puntos:

a. Discutir el plan de trabajo formulado en la reunión del equipo del proyecto. El plan se puede determinar. La viabilidad, por otro lado, permite que cada miembro del equipo comprenda verdaderamente el plan del proyecto para una mejor implementación;

b.

Asegúrese de que todos conozcan su posición en el proyecto, que todos sepan la importancia de su trabajo y mejore la motivación de todos;

c. de los resultados del trabajo y qué tipo de requisitos laborales se deben lograr para cada trabajo, intente convertirlo en una plantilla

d. Explique a los miembros del equipo que todos deben escuchar con claridad y permitirles comprender el trabajo; Plazos y entregables. Deje que cada miembro del equipo explique su comprensión de lo que se debe hacer y la fecha límite para completarlo.

3.7 Gestión de proyectos ERP Implementación de un control de riesgos eficaz

El control de riesgos implementado por ERP se puede dividir en cuatro pasos: identificar riesgos, medir riesgos, gestionar riesgos y monitorear los procesos y el estado del proyecto.

La tarea principal de la identificación de riesgos es determinar los riesgos que pueden afectar la implementación del proyecto y registrar las características de los riesgos. Los posibles riesgos incluyen varios factores internos y externos. Al identificar los riesgos, es necesario analizar dialécticamente sus impactos negativos (es decir, las amenazas que plantean los riesgos) y sus impactos positivos (es decir, las oportunidades potenciales).

El objetivo de la medición del riesgo es evaluar los riesgos identificados, determinar las interacciones entre los riesgos y sus posibles consecuencias, así como determinar la importancia de los riesgos y la prioridad para abordarlos. Las herramientas analíticas que se pueden utilizar en esta etapa incluyen herramientas como matrices de evaluación de riesgos, retorno esperado de la inversión, simulaciones y árboles de decisión.

La gestión de riesgos es uno de los pasos más directos y críticos en el control de riesgos. Al gestionar el riesgo, es necesario desarrollar medidas de mejora para los efectos positivos del riesgo (es decir, oportunidades potenciales) y desarrollar contramedidas para los efectos negativos del riesgo (es decir, posibles amenazas). Los diferentes riesgos requieren medidas que se controlen en función de su importancia, grado de impacto y prioridad al abordar los riesgos. El método para abordar los riesgos negativos puede ser evitar riesgos, minimizarlos o aceptarlos tanto como sea posible.

Finalmente, necesitamos monitorear el proceso del proyecto, verificar el efecto real del control de riesgos y evaluar el desempeño general del proyecto.

4 Conclusión

El ERP casi siempre va acompañado de la sombra del fracaso. Incluso entre las empresas estadounidenses, la tasa de fracaso del ERP es muy alta. Pero ninguna empresa quiere que esta sombra caiga sobre su propia cabeza, entonces, ¿cómo evitar riesgos y resolver eficazmente muchos problemas en el proceso de implementación de ERP? Cuando las empresas actualmente promueven y aplican sistemas ERP, deben prestar atención a fortalecer la gestión de proyectos durante la implementación. Proceso, especialmente el trabajo de evaluación de la gestión de proyectos, solo de esta manera el sistema ERP puede tener éxito.