Cómo establecer controles internos efectivos

incluye principalmente los siguientes tres aspectos:

1. Entorno de control

se refiere a diversos factores que afectan el establecimiento o implementación de un control interno. determinada política, refleja principalmente la actitud, comprensión y acciones de los gerentes y demás personal hacia el trabajo de control de la unidad. Incluyen específicamente: los pensamientos y el estilo empresarial del gerente; la estructura organizacional de la unidad; las funciones del gerente y las limitaciones de estas funciones; el método para determinar el poder y la responsabilidad; el método de control utilizado por el gerente para supervisar e inspeccionar el trabajo; ; políticas de personal y medidas de implementación; diversas relaciones externas que afectan el negocio de la unidad, etc.

2. Sistema de contabilidad

Es decir, los métodos y métodos desarrollados por la unidad para resumir, analizar, clasificar, registrar e informar las actividades comerciales de la unidad, y asumir la responsabilidad fiduciaria de las relacionadas. programa de activos y pasivos. Un sistema de contabilidad eficaz debería poder: Confirmar y registrar todas las transacciones económicas reales; Describir el valor de las transacciones económicas de manera oportuna y detallada para que su valor monetario apropiado pueda registrarse en los informes de contabilidad financiera; Determinar el período en el que se realizan las transacciones económicas; ocurrir de manera que puedan ser registrados en el momento apropiado. Registrar los negocios económicos durante el período contable, reflejar adecuadamente los negocios económicos y revelar los asuntos relevantes en los informes de contabilidad financiera.

3. Procedimientos de control

Las directrices y procedimientos establecidos por los directivos para garantizar que se alcancen determinados objetivos. Incluye los siguientes contenidos: el derecho a aprobar negocios y actividades económicas; aclarar la división de responsabilidades del personal relevante para prevenir eficazmente la ocurrencia de fraude; debe establecer y utilizar vales y facturas para garantizar que los negocios y actividades se registren correctamente; proteger el derecho de uso de la propiedad y sus registros; se debe revisar el negocio registrado y su valoración, etc.

Establecimiento e implementación del control interno

Al implementar el control interno en una unidad, se debe poner énfasis en la estructura organizacional y la división de responsabilidades, autorización y aprobación, registros contables, protección de activos, calidad del personal, gestión presupuestaria y sistema de presentación de informes y otros enlaces importantes.

Control de la estructura organizacional

Para implementar y mejorar el control interno, primero debemos comenzar con la estructura organizacional de la unidad, incluyendo: determinar la forma organizacional de la unidad, aclarar las funciones de gestión relevantes y relaciones jerárquicas, y División de responsabilidades y poderes dentro de cada unidad organizativa. De acuerdo con los requisitos del control interno, la unidad debe seguir el principio de separación de funciones incompatibles en el proceso de determinación y mejora de la estructura organizacional. Los llamados cargos incompatibles se refieren a cargos que, si los ocupa una persona o un departamento, pueden dar lugar a fraude y pueden encubrir el propio fraude de la persona. Las actividades económicas de una unidad normalmente se pueden dividir en cinco pasos: autorización, emisión, aprobación, ejecución y registro. En términos generales, si cada paso lo completa una persona o departamento relativamente independiente, puede garantizar la separación de funciones incompatibles y ayudar a desempeñar el papel de control interno.

Control de autorización y aprobación

Autorización y aprobación significa que en el proceso de manejo de negocios económicos, la unidad debe obtener autorización y aprobación antes de poder llevar a cabo el control. Cada nivel de gestión de una empresa no es sólo objeto autorizado de la dirección superior, sino también objeto de autorización para los directivos de nivel inferior. Los estándares formales de autorización suelen incluir autorización general y autorización especial. La autorización general es una estipulación sobre el poder, las condiciones y las personas responsables relevantes para manejar los negocios económicos diarios. Este reglamento estipula las condiciones, el alcance y la relación de responsabilidad del procesamiento de asuntos generales en el departamento de gestión o en los negocios económicos en forma de documentos. En el procesamiento comercial diario, usted mismo puede manejarlo de acuerdo con el alcance de autoridad prescrito y las responsabilidades relacionadas. La autorización especial se refiere a la autoridad para manejar negocios no rutinarios, como recaudación importante de fondos, decisiones de inversión, emisión de acciones, etc. El control interno requiere responsabilidades y autoridades claras para la autorización general y la autorización especial, así como procedimientos de autorización y aprobación para cada negocio económico.

Control de archivos contables

El requisito para el control de archivos contables es garantizar que la información contable se refleje de manera oportuna, completa, precisa y legal. Cuando la agencia contable de una unidad implementa el control de archivos contables, debe establecer un sistema de responsabilidad laboral para el personal contable y llevar a cabo una división científica del trabajo entre el personal contable para que puedan estar separados y restringidos entre sí. Una vez que se realizan negocios económicos, todos los comprobantes que registren negocios económicos deben numerarse en serie y registrarse en dos o más cuentas relacionadas mediante contabilidad por partida doble para evitar omisiones y duplicaciones de negocios económicos y revelar ciertos inconvenientes.

Control de protección de activos

El control de protección de activos incluye principalmente el control de proximidad y el control de inventario. El control de protección de activos en un sentido amplio puede incluir el control de adquisiciones físicas, almacenamiento, envío, ventas, etc. . El control estrecho se refiere principalmente a controlar estrictamente el acceso del personal no relacionado a los activos. Sólo las personas autorizadas pueden acceder a los activos. En términos generales, los activos de alta liquidez como efectivo, depósitos bancarios, otros fondos monetarios, valores e inventarios deben limitar el contacto directo por parte de personal no relacionado. El contacto indirecto puede realizarse mediante la separación y autorización de funciones de custodia, aprobación, registro y control de aprobación. implementado. El control de inventario se refiere a hacer un inventario de los activos físicos y comparar los resultados del inventario con los registros contables. Las inconsistencias entre los resultados del inventario y los registros contables pueden indicar errores, desperdicio, pérdidas u otras irregularidades en la gestión de activos.

Control de calidad de los empleados

El control de calidad de los empleados incluye el control de la empresa sobre la calidad de los empleados en términos de contratación, empleo, formación, recompensas y castigos, etc. El reclutamiento es una parte importante para garantizar la calidad de los empleados en una organización. El departamento de recursos humanos de la unidad y el departamento de contratación deben realizar pruebas, inspecciones y ensayos exhaustivos sobre la calidad, el nivel, la capacidad y otras condiciones relevantes de los candidatos para garantizar que el personal contratado pueda adaptarse a los requisitos del puesto. Si la dirección presta atención a la inversión, la gestión y el uso de los empleados dentro de la unidad y asigna racionalmente los recursos humanos dentro de la organización, el valor creado por los empleados aumentará inevitablemente, de lo contrario, el valor de los recursos humanos no se utilizará en su totalidad; Incluso perdido y desperdiciado.

Control presupuestario

El control presupuestario es un aspecto importante del control interno. Una vez aprobado el presupuesto, se convierte en decreto de la unidad. Todos los departamentos dentro de la unidad deben implementarlo estrictamente. Si no cumplen con el presupuesto, serán castigados. El control presupuestario también es un sistema, y ​​la organización del sistema consiste en la preparación, ejecución y evaluación del presupuesto. El contenido del control presupuestario puede cubrir todo el proceso de las actividades comerciales de la unidad, incluido el financiamiento, la financiación, las adquisiciones, la producción, las ventas, la inversión, la gestión y muchos otros aspectos. El nivel de implementación del presupuesto es organizado e implementado por cada unidad presupuestaria, complementado con igualdad de derechos, responsabilidades y beneficios. El departamento de auditoría interna es responsable de supervisar la implementación del presupuesto, verificando la implementación del presupuesto a través de la preparación e implementación. del presupuesto, y analizando comparativamente las razones internas de los distintos departamentos por las cuales los presupuestos unitarios no se completan, y se toman medidas correctivas para abordar las consecuencias negativas de los presupuestos inacabados.

Control de riesgos

Los riesgos que enfrentan las empresas generalmente se pueden dividir en dos categorías: riesgos operativos y riesgos financieros según sus causas. El riesgo operativo se refiere al riesgo de incertidumbre en la rentabilidad de una empresa debido a la producción y las operaciones. Por ejemplo, riesgos en el suministro de materias primas causados ​​por cambios en la situación política y económica, riesgos de producción causados ​​por pruebas fallidas de desarrollo de nuevos productos y nuevas tecnologías, organizaciones de producción irrazonables, riesgos de ventas causados ​​por errores en las decisiones de ventas, etc. además de los cambios laborales en la oferta y la demanda del mercado, además de los cambios en la oferta y la demanda del mercado laboral, los cambios en el entorno natural, los ajustes fiscales y otros cambios de política macroeconómica, afectarán directa o indirectamente las actividades operativas normales de las empresas. La mayoría de los riesgos operativos se originan fuera de la empresa. Sin embargo, las empresas aún deben adoptar medidas de control interno efectivas para prevenirlos. El riesgo financiero, también conocido como riesgo de financiación, se refiere a la incertidumbre causada por los pasivos sobre los resultados financieros de una empresa. La clave para controlar los riesgos financieros es garantizar una estructura de capital razonable y mantener un nivel moderado de deuda. No sólo debemos aprovechar al máximo la gestión de la deuda para obtener apalancamiento financiero y mejorar la rentabilidad de nuestros propios fondos, sino también prestar atención a la prevención. Pérdidas financieras causadas por un endeudamiento excesivo. Mayor riesgo y evitar dificultades financieras.

Control de la preparación de informes de desempeño

Los informes de desempeño, también conocidos como informes de responsabilidad, son documentos de informes para que los gerentes de todos los niveles dentro de la unidad capten información y fortalezcan el control interno. También es un componente importante del control interno. El informe de desempeño de responsabilidad sirve al control interno de la unidad y pertenece a la categoría de contabilidad de gestión. Por lo tanto, la preparación del informe de desempeño de responsabilidad debe combinarse con la estructura organizacional interna de la unidad y otros métodos de control para reflejar claramente las responsabilidades de los líderes gerenciales. en todos los niveles. Los informes de desempeño pueden ser diarios, semanales, mensuales, trimestrales, anuales, etc., y se enumeran en forma de documentos.

Contenido de las normas de control interno

En el proceso de establecimiento de un sistema económico de mercado socialista y de profundización de la reforma contable, las empresas deben, sobre la base del cumplimiento de las normas contables, realizar el trabajo contable de acuerdo con a las normas contables de la unidad, establecer, mejorar y fortalecer en la práctica las políticas contables razonables y los sistemas de control contable de la unidad. Estas políticas contables y sistemas de control contable deben estipularse por escrito, lo que no sólo ayudará al personal relevante de la empresa a comprender las políticas y métodos para manejar los asuntos contables diarios, sino que también ayudará a la coherencia de las políticas contables de la empresa. 1. Definir claramente la división de responsabilidades y los procedimientos y métodos para manejar diversos negocios económicos. Las empresas deben mejorar y fortalecer la estructura organizacional interna, que es la base organizacional para planificar, dirigir y controlar las actividades económicas de la empresa. de responsabilidades. En términos generales, se estipula que todo el proceso de manejo de cada negocio económico, o varios vínculos importantes en todo el proceso, se dividirá entre dos o más departamentos y dos o más miembros del personal para desempeñar un papel mutuo de contención. Por ejemplo, al remitir el monto de una compra, se estipula que el gerente de compras debe completar el formulario de solicitud de compra y el planificador de suministros (o el jefe del departamento de suministros) debe revisar si el monto, el contenido y la unidad destinataria del El formulario de solicitud de compra cumple con el contrato y el plan, y el contador debe revisar la solicitud. Después de verificar el contenido de la orden de compra y el presupuesto de compra, se prepara un comprobante de pago. Finalmente, el cajero se encarga de la liquidación de la remesa. con el comprobante de pago con trámites completos (el cajero emite un comprobante de liquidación de remesas, que también debe ser revisado por el contador), el cual debe ser aprobado antes y después (el cajero emite un comprobante de liquidación de remesas, y el comprobante de liquidación de remesas también es requerido) Debe pasar revisión contable), y cuatro personas deben ser responsables de manejarlo antes y después. Para el negocio de facturación de remesas de compras, se estipula que el gerente de compras debe completar la factura, el personal de transporte de carga debe recoger la mercancía, el encargado del almacén debe verificar la cantidad, el personal de aceptación debe verificar la calidad y el contador debe revisar la factura, comprobante de facturación y aceptación, y preparar un comprobante de transferencia para su reembolso. 2. Aclarar la división del trabajo entre el archivo y la custodia de activos y estipular las limitaciones mutuas entre el dinero, la propiedad y los administradores de cuentas para garantizar la seguridad e integridad de los activos. Por ejemplo, los cajeros no pueden encargarse de la auditoría, los registros contables y llevar los registros de ingresos, gastos y cuentas de crédito y deuda; deben estar dos personas a cargo de sellar los billetes emitidos por los bancos; encargado de retirar grandes cantidades de efectivo del banco, todo el proceso de verificación de la seguridad del almacén es corresponsable; las cuentas detalladas de los materiales del almacén deben ser revisadas por una persona dedicada o se debe establecer un contable separado para llevarlas. las cuentas, si el personal a cargo del dinero, materiales y cuentas abandonan sus puestos o son transferidos por cualquier motivo, el reglamento. El líder a cargo designará a una persona especial para que actúe como agente o se haga cargo y supervise la finalización de las mismas; procedimientos de traspaso necesarios o lista formal de traspasos. Además, el sistema de control de dos personas para cobros y pagos en efectivo, el sistema de pesaje de dos personas para la recepción y entrega de materiales y el sistema de apuntar y pagar de dos personas también son sistemas de control interno para prevenir errores y fraudes. . 3. Estipular claramente para garantizar la integridad y exactitud de los comprobantes contables y los registros contables, como varios comprobantes hechos por uno mismo, en términos de formato, número de copias, numeración, procedimientos de entrega, uso de cada enlace, firmas y sellos de los líderes relevantes. y administradores, cantidades detalladas Hay regulaciones que deben ser consistentes con el número total de copias y letras y números mayúsculas y minúsculas, varios registros del libro de contabilidad requieren que los hechos contables sean consistentes o mantengan una determinada relación de propiedad; requieren conciliación de doble línea y saldos claros. Existen disposiciones para la verificación de doble línea, verificación de detalles de saldo, verificación digital de varios informes y disposiciones del sistema de auditoría interna. 4. Estipular claramente el establecimiento de un sistema de inventario de propiedades, por ejemplo, para garantizar la seguridad e integridad de las propiedades y materiales, además de estipular que los custodios de materiales deben implementar el método de inventario perpetuo para verificar las cuentas después del inventario para cada recolección. y pago de materiales, también estipula que propiedad y materiales Existe un inventario en el sitio y un sistema de inventario integral para garantizar que las cuentas, tarjetas y artículos sean consistentes, y que los errores que hayan ocurrido se manejen de manera oportuna. Otro ejemplo es que, además de las regulaciones, los cajeros deben revisar las cuentas y contar el efectivo en existencia antes de salir del trabajo todos los días, e informar cualquier error de manera oportuna. El supervisor de contabilidad también debe verificar el trabajo del cajero. cajero de forma regular o irregular, y comprobar el efectivo en stock y las responsabilidades de gestión del almacén. 5. Estipular claramente la autoridad operativa y los métodos de control del sistema computarizado de gestión financiera (1) Es muy sencillo para las computadoras reemplazar el llenado manual de comprobantes contables, y es más estandarizado y eficiente que la producción manual de comprobantes. Sin embargo, es difícil proporcionar una base fiable para la inspección y auditoría. Para resolver esta contradicción, la computadora puede generar el comprobante completado y luego el operador correspondiente puede confirmar la firma o el sello. Los comprobantes sin firma o sello se considerarán inválidos y no se procesarán.

La configuración de operadores primarios y secundarios para la entrada secundaria es solo para evitar errores en la entrada de datos en los comprobantes originales y los comprobantes contables no se pueden corregir, e incluso no se puede ejercer la función de control posterior al evento. Por lo tanto, el contador responsable puede operar directamente la computadora para crear el comprobante basado en el comprobante original que ha sido aprobado y almacenar los datos en una base de datos temporal para su recuperación y modificación. Al mismo tiempo, el comprobante de salida debe firmarse o sellarse para su confirmación y luego enviarse al auditor para su revisión. Para los comprobantes auditados, el auditor entregará el cobro y el pago al cajero y operará la computadora para transferir los datos del comprobante de inventario temporal ingresados ​​por el contador responsable a datos formales para el procesamiento contable. (2) La informatización puede mejorar en gran medida la eficiencia y el nivel del trabajo contable. Sin embargo, esto no puede reemplazar el sistema de control interno y el sistema de gestión que se establecieron en el procesamiento contable manual original. Al mismo tiempo, también se debe fortalecer la gestión del sistema informatizado, que es un requisito previo para garantizar la seguridad de la contabilidad. sistema y el funcionamiento normal del sistema contable. Debe quedar claro que a los administradores del sistema y al personal de mantenimiento no se les permite actuar como cajeros y contadores, y a nadie se le permite utilizar herramientas de software para operar directamente la base de datos. Los programadores también deben utilizar tecnología de cifrado para procesar bases de datos, asignar personal en estricta conformidad con los requisitos de diseño de los sistemas de contabilidad computarizados y mejorar el sistema de control interno para el ingreso, modificación y revisión de datos para garantizar que el diseño del sistema y el proceso de procesamiento no se distorsionen. . (3) El control interno informatizado contable controla principalmente los derechos de acceso. Establecer medidas de seguridad de varios niveles. Las claves del código fuente y del código de destino del sistema deben colocarse bajo estricta confidencialidad para brindar protección a la información procesada por el sistema informático. La autoridad del operador se puede identificar verificando las contraseñas y frases de uso. elemento para evitar que los usuarios inicien consultas legítimas de datos que el usuario no debería conocer. La asignación (categorización) de la autoridad operativa debe ser responsabilidad unificada de la persona financiera a cargo para lograr la moderación mutua y aclarar sus respectivas responsabilidades.