Cómo organizar el tiempo de forma razonable. Tres formas de organizar el tiempo de forma razonable.
Método 1: Descubre cómo utilizas tu tiempo.
1. Registra tus actividades diarias. Presta atención a lo que haces cada día y anota cuánto tiempo tardas en hacer cada cosa. Cuando vea el trabajo realmente realizado, se sorprenderá de por qué se pierde tanto tiempo todos los días. Recuerde anotar incluso cosas triviales como desayunar, limpiar su habitación y ducharse.
2. Anota todas las actividades en un cuaderno. Después de averiguar qué hiciste todos los días y cuánto tiempo dedicaste, escríbelo en un cuaderno. Al obtener toda la información en una sola página, podrá detectar mejor patrones e incluso descubrir dónde está perdiendo el tiempo. Todos los elementos deben completarse completa y claramente. No mezcle varias cosas en una, no ignore ninguna pequeña cosa y, cuando registre la asignación de tiempo, asegúrese de anotar el tiempo específico.
Categorizar actividades también puede ayudarte. Intente utilizar un bolígrafo azul para registrar las tareas del hogar, un bolígrafo rojo para registrar el trabajo y un bolígrafo negro para registrar el ocio y el entretenimiento. Así podrás ver de un vistazo cómo se distribuye tu tiempo.
3. Analiza cómo empleas tu tiempo. ¿Pasas una hora todos los días aturdido? Se necesitan dos horas. ¿Qué quieres comer? ¿Ocho horas en línea? Determina tu rutina de tiempo y piensa en lo que es necesario y en lo que es una pérdida de tiempo. ¿Estás perdiendo el tiempo porque no tienes autocontrol? ¿Sufres de procrastinación? ¿Tienes demasiado que hacer? Al analizar su asignación de tiempo, pregúntese esto.
Descubrirás que tu asignación de tiempo es muy irrazonable. Por ejemplo, puedes trabajar media hora, pasar 10 minutos haciendo tareas domésticas y luego volver a trabajar media hora. Esto es muy imprudente. Después de trabajar durante una hora, tómate un tiempo para ocuparte de algunas cosas pequeñas y podrás concentrarte más en hacer las cosas.
Lo mejor es utilizar el "método de concentración segmentada" para manejar el trabajo. El enfoque bloqueado implica establecer un tiempo específico para una tarea y luego concentrarse en ella sin distracciones.
4. Realizar ajustes. Después de determinar a dónde va su tiempo, ajuste su horario de manera proactiva. Descubra qué no puede o no debe ajustar simplemente porque lleva demasiado tiempo. Las cosas que llevan mucho tiempo no son necesariamente una pérdida de tiempo.
Si dedicas 3 horas al día a correos electrónicos relacionados con el trabajo, puede que no sea práctico reducir el tiempo que dedicas a ellos. Pero si siempre envías 4 o 5 correos electrónicos personales después de terminar de trabajar en los correos electrónicos del trabajo, ciertamente es posible reducir el tiempo que lleva enviar correos electrónicos.
6. Cambiar hábitos y normas. No importa cuáles sean sus problemas de gestión del tiempo, siempre hay una solución. Una vez que identifiques las razones por las que pierdes el tiempo o cómo lo emplearás en el futuro, esfuérzate por cambiar tus hábitos de tiempo. Si pasa demasiado tiempo limpiando la casa o cocinando, considere contratar a alguien para que lo ayude en la casa, como una niñera o un chef. Para algunas personas, el tiempo es más importante que el dinero
Probablemente pasan la mayor parte del tiempo navegando por Internet sin rumbo fijo. Si quieres hacer otra cosa, limítate a determinados sitios web o redes sociales.
Método 2: Evitar la interferencia
1. Reconocer la interferencia en la vida. La mayor amenaza para el uso racional del tiempo es la constante interferencia del mundo exterior. Necesita descubrir qué o quién ha estado haciendo perder su tiempo. Ya sea que la distracción sean tus amigos o algo interesante pero inútil, siempre puedes encontrar una manera de evitar estas distracciones.
Si pasas mucho tiempo haciendo algo improductivo, probablemente sea una distracción que debes evitar en tu vida.
En un entorno laboral, muchos compañeros pueden suponer una distracción para ti. Así que trate de no hablar ni charlar durante el horario laboral. Pero para el desarrollo profesional, la comunicación interpersonal en la oficina es tan importante como las habilidades de gestión del tiempo, así que no seas grosero con los demás.
2. Hace mucho que no te llamo. Si pasa mucho tiempo hablando por teléfono, cambie sus hábitos telefónicos. A veces, la comunicación cara a cara es más productiva que hablar por teléfono, así que no pases demasiado tiempo hablando por teléfono. A veces se dicen muchas palabras innecesarias por teléfono, especialmente al principio y cuando se quiere colgar. También es fácil que las personas se distraigan o se salgan del tema en el teléfono, por lo que debes tener cuidado. Las conversaciones cara a cara no tienen distracciones, por lo que pueden obligarte a hacer cosas que sólo están relacionadas con el trabajo.
3. No navegues excesivamente por Internet. Mucha gente considera que Internet es una necesidad para realizar su trabajo. Pero muchas personas terminan sintiéndose culpables por pasar demasiado tiempo hojeando noticias inútiles, titulares deportivos e imágenes de animales famosos. Tenga cuidado al navegar por Internet. Existen programas que pueden ayudarlo a bloquear ciertas aplicaciones y sitios web para reducir la interferencia de su red. Cuando necesites concentrarte en algo, no utilices ningún software social como Moments o Weibo.
Buscar varios temas en Baidu es en realidad una pérdida de tiempo. Antes de usar Baidu, es posible que desee buscar algo rápidamente, pero en realidad puede llevarle tres horas descubrir qué desea buscar.
4. Utilice la etiqueta "No molestar". Debes haber visto etiquetas como estas en los pomos de las puertas de las habitaciones de hotel. Esto también es adecuado para oficinas o lugares de trabajo. Puede comprar una etiqueta de este tipo la próxima vez que se hospede en un hotel o imprimirla usted mismo y colgarla en la puerta de su oficina si es necesario. Puedes bloquear a las personas que quieran hablar contigo para evitar afectar tu trabajo. Si trabaja desde casa, debe conseguir una oficina especial. No trabajes en un área activa de tu hogar, donde el televisor, el celular o la consola de juegos puedan interferir con tu trabajo.
5. Date tiempo para las distracciones inevitables. Siempre hay algunas distracciones que son inevitables. Quizás tu jefe quiera tomarse un momento para charlar contigo. Quizás los mayores de casa necesiten de tu ayuda de vez en cuando. No importa cuáles sean estas distracciones, siempre que planifique con anticipación, no le quitarán el tiempo necesario para completar sus diversas tareas y actividades.
Método 3: Utilizar el tiempo de manera eficiente.
1. Anota todas las cosas que necesitas hacer. No confíe en la memoria para determinar todo lo que hay que hacer. Escriba todo lo que necesita hacer en un solo lugar y revise su lista con frecuencia para asegurarse de haber logrado todos sus objetivos. No importa cuán pequeña o mundana sea la tarea, escríbala. Tus tareas diarias deben estar llenas de una variedad de pequeñas cosas, como "llamar a Xiao Ming", "verificar el margen de beneficio" o "enviar un correo electrónico al jefe", etc.
Lleva una libreta contigo y anota cualquier tarea nueva. No creas que puedes escribir nuevas tareas más adelante, podrías olvidarlas.
Consejos de expertos
Yanxia Zhang
La coach de vida Alyssa Chang es coach de nutrición en el área de la Bahía de San Francisco. Utiliza su amplio conocimiento de neurociencia para ayudar a los clientes a mejorar las conexiones entre los nervios del cerebro y el cuerpo, ayudándolos a recuperarse, alcanzar metas y moverse sin dolor. Tiene una Licenciatura en Ciencias en Función Motora, Ejercicio, Nutrición y Salud de la Universidad Estatal de California, East Bay, posee certificaciones en Nutrición de Precisión y Rendimiento de Z-health, y está certificada por el Consejo Nacional de Fuerza y Fitness.
Zhang Yanxia
Life Coach
Consejo de experto: en términos generales, enumerar cosas que hacer puede hacerte más eficiente. Escriba todas las tareas que tenga en mente en un papel y muéstrelas visualmente. Podrás planificar mejor tu día. Además, tacha las tareas completadas de manera oportuna para que puedas registrar tu progreso.
2. Utiliza un calendario. Agregar un calendario o una programación a su dispositivo puede ayudarlo a planificar su tiempo de manera más efectiva. Anota los plazos, tareas o reuniones incluidas en tu agenda. Mira tu calendario todas las mañanas para ver qué tienes que hacer hoy.
3. Evitar conflictos de tareas. Al planificar tu agenda, no te sobrecargues con demasiadas cosas a la vez. Antes de programar una nueva tarea, consulte su calendario para asegurarse de que las tareas no entren en conflicto.
Esto no sólo te permite planificar bien tu tiempo, sino que también te permite controlar tu agenda.
4. Evitar interferencias. Elimine cualquier distracción y evite cualquier otra cosa que pueda impedirle completar su agenda a tiempo. No coloques un televisor o videoconsola donde estudias o trabajas, así podrás concentrarte en el trabajo que hay que hacer y luego jugar sin preocupaciones.
5. Ordenar tareas. Organiza tu tiempo sabiamente y prioriza el trabajo más importante o urgente. Marque estos trabajos con un resaltador o adhesivo de color especial. Priorice tareas como esta y tómese el tiempo suficiente para completarlas antes de abordar tareas menos urgentes. Cuando estés listo, ajusta el orden de las tareas de vez en cuando. Muchas cosas siempre surgen en un momento urgente y requieren que usted las resuelva de inmediato. De vez en cuando, necesitas hacer una pausa en lo que estás haciendo y dedicar tu energía y tiempo a este asunto urgente. Pero asegúrese de que esto no suceda con demasiada frecuencia.
No está mal si siempre estás ajustando tu horario diario. Aunque está bien ajustar su horario apropiadamente, ajustar su plan con demasiada frecuencia puede significar que no hizo los arreglos en primer lugar.
6. Sea realista. Tómese el tiempo suficiente para completar cada tarea según las circunstancias reales. Si cree que algo tardará entre media hora y una hora en completarse, programe una hora. Establezca tiempos razonables para completar las tareas para evitar estar demasiado ocupado o retrasarse. Siempre es bueno darse un poco más de tiempo y ser cautos en función del tiempo estimado. Si una tarea se completa antes de lo previsto, puede elegir libremente si desea pasar a la siguiente tarea y la carga de trabajo final no se verá afectada.
7. Organizar las tareas diarias. Recuerde dejar tiempo para usted para realizar las tareas diarias, como comer y bañarse. Aunque se siente normal comer y bañarse, debes dejar suficiente tiempo en tu trabajo y descanso. No te saltes estas cosas, y no permitas que no completes tu trabajo y descanso a tiempo debido a estas cosas.
8. Haz un buen uso de las herramientas de recordatorio. Agregue herramientas a su calendario para ayudarlo a recordar tareas o fechas límite importantes. De vez en cuando, utilice notas adhesivas o recordatorios de voz y texto en su teléfono para recordar cosas que hacer y programar. Estas cosas impiden el olvido. No intentes que otros te lo recuerden. Puede que sean tan olvidadizos como tú.
Cuando encuentres cosas extremadamente importantes, configura algunos recordatorios más. Es posible que aún ignores una nota adhesiva o un recordatorio en tu teléfono móvil.
9. Pide ayuda. Cuando sea necesario, pida ayuda a los demás y asígneles pequeñas tareas. Si puedes dejar de lado tu dignidad y pedir a otros que te ayuden con algunas tareas del hogar o cocinar cuando estás ocupado, podrás controlar mejor tu tiempo. Asegúrese de asignar tareas a personas que sean capaces de completarlas. Lo que se desea no es sólo encontrar personas que hagan las cosas, sino encontrar personas que las hagan.
No caigas en el mal hábito de dejar todas las tareas a otros. Esto no es gestión del tiempo, sólo demuestra que eres un vago y no tienes motivación.
10. Pon a prueba tu eficiencia en el trabajo. Detente de vez en cuando para revisar y analizar el trabajo que has realizado, tu desempeño y el tiempo dedicado. Registrar estos aspectos de su trabajo y su vida puede ayudarle a ajustar sus horarios y patrones de trabajo y descanso, lo que puede tener efectos inesperados.
11. Prémiate. Trabajar y estudiar demasiado puede dejarlo agotado y, a veces, puede resultar difícil concentrarse incluso en las tareas más simples. Así que celebra de vez en cuando un trabajo bien hecho y recompénsate con algo que realmente disfrutes. Relájate completamente mientras tomas un descanso. Apaga tu teléfono en el trabajo y no respondas correos electrónicos. Si te relajas y trabajas al mismo tiempo, no te estás recompensando en absoluto y es difícil evitar el agotamiento.
Si trabajas de lunes a viernes, descansa bien los fines de semana. Si ha estado trabajando en un proyecto durante tres meses seguidos, tómese unas breves vacaciones cuando haya terminado.
Advertencia de no divagar ni soñar despierto mientras realizas tus tareas diarias.