Cómo mejorar la eficiencia y eficacia de las reuniones
1. ¿Cuáles son los métodos para mejorar la eficiencia de las reuniones?
1. Resultados de la reunión
Asegúrese de que los participantes comprendan la reunión desde el principio. de la reunión ¿Qué tipo de resultados desea obtener? En las reuniones periódicas, los organizadores deben expresar directamente sus expectativas para la reunión. En reuniones especiales, si realmente le resulta inconveniente hablar directamente, dé las pistas correspondientes. Al mismo tiempo, el organizador de la reunión también debe expresar qué tipo de efecto espera tener al final de la reunión. Por lo tanto, aclarar los resultados de la reunión al comienzo de la misma es la medida más eficaz para mejorar la eficiencia de la reunión. También puede resultar útil anotar los objetivos de la reunión en un lugar visible.
2. Calendario de reuniones
Organice el tiempo correspondiente según la importancia de los temas de la reunión y enumere una tabla de proceso de reunión simple. De esta forma, podrás conocer claramente el avance de la reunión y la organización del tiempo será más científica.
3. Roles de la reunión
Hay muchos roles en una reunión. Sólo aclarando los distintos roles y desempeñando sus respectivas funciones se puede mejorar la eficiencia de la reunión. Ya sea que sea el diseñador, organizador o director de la reunión, las tareas de estos roles son diferentes. Sólo asegurándose de que las personas en diversos roles completen su trabajo con seriedad se puede garantizar el buen desarrollo de la reunión.
4. Normas de la reunión
Antes de convocar una reunión se deben hacer varios planes, especialmente para problemas comunes. Si se completan varios planes antes de la reunión, se pueden eliminar varios problemas de raíz. Por ejemplo, si se permite el uso de computadoras durante la reunión, si se permite grabar el contenido de la reunión, etc. Todo esto debe pensarse con anticipación.
2. Diez elementos esenciales para mejorar la eficiencia de las reuniones
1. El propósito de la reunión debe ser claro
Cuando una unidad o departamento celebra una reunión, independientemente de su tamaño o tipo. El primer paso es establecer el propósito de la reunión y aclarar qué problemas resolverá la reunión. La declaración debe ser lo más específica posible para que todos los participantes puedan entenderla claramente y poder hacer los preparativos pertinentes con anticipación. .
2. El número de participantes debe ser adecuado
Las personas que participan en la reunión generalmente incluyen al organizador, los participantes y el personal que lleva registros de la reunión. El número de participantes debe ser adecuado. Si hay demasiadas personas, será fácil decir tonterías y desviarse del tema, lo que provocará que la reunión se prolongue y, eventualmente, termine apresuradamente. y las sugerencias no pueden recogerse eficazmente, lo que no favorece una toma de decisiones democrática y científica. Al mismo tiempo, los niveles de los participantes no deberían estar demasiado separados.
3. Los preparativos previos a la reunión deben ser suficientes
Los preparativos previos a la reunión incluyen publicar avisos de la reunión, informar la fecha, hora, lugar de la reunión, etc.; preparar el lugar de la reunión Hacer arreglos, como colgar monogramas, emblemas, banderas, etc., organizar asientos, colocar tapetes, micrófonos, materiales, tazas de té, etc., asegurándose de que los equipos de iluminación, ventilación y aire acondicionado estén completos y eficaz; hacer preparativos para alojamiento en conferencias, fotografía de grupo, etc.
4. Las reglas de la reunión deben ser claras
Adhiérase al principio de los "cuatro no"; no se salga del tema, hable con atención sobre el tema de la reunión; el orador no exceda el límite de tiempo, no importa quién. Hay un límite de tiempo para los discursos, no ataque, acuse o critique a otros, y mucho menos haga ataques personales;
5. El anfitrión y la coordinación deben estar establecidos
El anfitrión de la reunión debe fortalecer la coordinación para garantizar que la reunión se desarrolle de acuerdo con la agenda programada. Los objetivos y temas de la reunión deben declararse o insinuarse constantemente a los participantes, y se debe detener a cualquiera que se desvíe del tema de manera oportuna. Asegúrese de que los participantes no sean atacados por otros cuando hablen y permanezcan neutrales durante la reunión para ganarse la confianza de los participantes.
6. El ambiente de la reunión debe ser armonioso
Solo si el ambiente es bueno los participantes podrán hablar libremente y la reunión podrá lograr los resultados deseados. Antes de la reunión, el ambiente debe ser cuidadosamente preparado, no demasiado deprimente, y debe hacer que los participantes se sientan relajados y cómodos durante la reunión, se debe promover un espíritu democrático, se debe alentar a los participantes a hablar activamente, se deben expresar diferentes voces y opiniones; permitido y se debe prestar atención a la lluvia de ideas.
7. Los servicios para reuniones deben ser considerados
Proporcionar micrófonos, té, servicios de emergencia y otros servicios en el lugar de celebración puede parecer un asunto menor, pero el impacto en la eficiencia de la reunión también es obvio. .
Algunas reuniones tienen muchos oradores y micrófonos insuficientes, por lo que se deben proporcionar servicios de entrega de micrófonos para garantizar conexiones ordenadas; algunas reuniones requieren el uso de tableros de exhibición, proyecciones y otras instalaciones, que deben prepararse con anticipación para aumentar temporalmente el número de reuniones; participantes, deberán ser notificados con prontitud.
8. El acta debe redactarse lo antes posible.
Después de la reunión, de acuerdo con los requisitos del anfitrión de la reunión y de acuerdo con el espíritu de la reunión, el acta de la reunión Las actas de la reunión deben redactarse rápidamente y enviarse al anfitrión para su revisión, a fin de formar un resumen preciso y completo lo antes posible. Las actas de la reunión se distribuirán a las unidades y departamentos pertinentes lo antes posible para evitar afectar la implementación de las resoluciones.
9. El espíritu de la reunión debe transmitirse de manera oportuna
Después de la reunión, el espíritu de la reunión debe transmitirse al personal relevante lo antes posible a través de reuniones especiales. , reportajes de noticias, sesiones informativas internas, etc. La transmisión de información debe basarse en la reunión, ser científica, rigurosa, precisa y evitar la unilateralidad; al mismo tiempo, prestar atención a la confidencialidad y no revelar el contenido de la reunión a personas irrelevantes;
10. El seguimiento de las resoluciones debe ser de circuito cerrado.
Las reuniones tienen como objetivo unificar ideas, estudiar medidas y resolver problemas. Para las resoluciones formadas en la reunión, debemos insistir en seguirlas hasta el final, establecer un sistema de seguimiento y seguir los requisitos de gestión de circuito cerrado del PDCA para realizar un seguimiento de los asuntos acordados, enfocándonos en la inspección y evaluación de si el trabajo organizado por el se implementa la reunión y si los problemas planteados en la reunión se resuelven, etc., para garantizar que todas las resoluciones se puedan completar a tiempo y según sea necesario.