Cómo configurar un sistema básico de productividad personal

Este artículo te dirá cómo establecer un sistema básico de productividad personal. Puede que te lleve un tiempo leerlo, pero definitivamente te beneficiarás mucho. Paso uno: en papel o digital Para encontrar el sistema que funcione mejor para usted, debe comprender si es más un planificador en papel o alguien que se siente cómodo usando herramientas digitales para administrar su trabajo y su tiempo. Si no te conoces, la mejor manera es hacerte algunas preguntas. No es necesario que dediques demasiado tiempo a estas preguntas, pero debes ser honesto contigo mismo; de lo contrario, no podrás determinar qué sistema es mejor para ti. Estas son algunas preguntas de encuesta ideales: · ¿Se siente cómodo con la tecnología? · ¿Qué tipos de dispositivos posee? ¿Con qué frecuencia los usa? · ¿Qué método es mejor para usted para recordar algo? ¿Registrarlo en línea? ¿O usas una grabadora de voz? · ¿Escribes claramente? Si usas papel para hacer planes, ¿está siempre lleno o sólo de vez en cuando? · ¿Cómo obtienes noticias, periódicos y libros? ¿Noticias, periódicos y libros en papel? · ¿Tienes habitualmente tu lista de tareas pendientes a la mano? ¿O no la tienes en absoluto? ¿Cómo organizas tus archivos digitales? Ya ha descubierto su tipo de productividad. Después de decidir si lo analógico o lo digital es más adecuado, debe armarse con las herramientas adecuadas. Paso dos: seleccione herramientas Una vez completado el primer paso, deberá instalar algunas herramientas de escritura para configurar el sistema. Asegúrate de usar al menos tres colores diferentes para marcar en qué estás trabajando. Usar diferentes colores (yo uso un bolígrafo multicolor) para etiquetar tareas y proyectos específicos te ayudará a mantenerte concentrado en lo que estás haciendo y también te permitirá. que usted tenga control sobre la dirección general de su trabajo. Ahora, tienes que decidir qué producto de papel analógico elegir, aquí tienes algunos: · Herramienta de planificación de emergencias Davesia: esta herramienta puede ayudarte a estructurar tu plan de trabajo del día para garantizar que no necesites hacer algo innecesario al mismo tiempo. , también le ayudará a determinar el plan de trabajo que debe completarse más durante el día. ··· Herramienta gratuita de planificación de la productividad: esta herramienta proporciona hojas de trabajo de planificación en papel gratuitas que no solo le ayudarán a realizar su trabajo, sino que también le indicarán qué método de planificación es más eficaz para usted. ··· Herramientas creativas proporcionadas por Behance, un sitio web de servicio de personalización de formularios en línea: este sitio web proporciona una variedad de herramientas para ayudar a los usuarios a planificar su trabajo, incluidas herramientas especialmente personalizadas, como el sistema de métodos de comportamiento original de Behance. ·· Herramientas sin fricción: si necesita una estructura estilizada, una apariencia hermosa y ayuda para completar el trabajo, es posible que desee probar las herramientas sin fricción. En pocas palabras, estas herramientas son fáciles de usar y pueden realizar el trabajo con el mínimo de necesidades. ·· Eisenhower Pad: este método, originalmente popularizado por Dwight Eisenhower, es un método que se basa en el principio de los cuatro cuadrantes para administrar algunas herramientas de tareas de trabajo especiales y también se puede aplicar al iPhone y a aplicaciones web. Todo lo que tienes que hacer a continuación es publicar un cronograma de trabajo en papel en casa o en la oficina. Esto te ayudará a realizar un seguimiento de tu progreso y definitivamente te hará brillar en puntos clave de tu trabajo. La clave para utilizar un cronograma de tareas es marcar el trabajo en la hoja, pero no marcar las fechas de entrega del trabajo. Esto se hace para que pueda intentar seguir cumpliendo con los plazos; de lo contrario, es probable que los plazos lo retrasen. Si elige pasarse a lo digital, también hay trabajo que hacer en la selección de herramientas. Aquí hay algunas herramientas que he usado, así como algunas soluciones versátiles que recomiendo a los usuarios. ·· Evernote: Este es un programa de productividad ampliamente utilizado en la industria. Este programa es extremadamente útil para capturar notas y almacenar con capacidad de búsqueda, y vale la pena conocerlo incluso si no utiliza esta herramienta. Evernote también se ha asociado con los cuadernos Moleskine para brindar servicios a aquellos que están obsesionados con las herramientas de papel. Si ahora necesita cambiar con frecuencia entre herramientas de papel y herramientas digitales, o ya no usa herramientas de papel, Evenete puede brindar servicios perfectos. ·· Asana: Ideal para proyectos/trabajo colaborativo, esta herramienta también resuelve el problema de recibir toneladas de correos electrónicos todos los días, disponible en versión móvil y aplicación para iPhone. ·· IQTELL: Esta herramienta de aplicación basada en web, ahora en prueba beta, reúne todos los principios básicos de planificación de la productividad.

Hasta ahora, después de seguir el progreso de la prueba, tengo una buena impresión de esta herramienta. ·· ToodleDo: esta aplicación multiplataforma es para trabajadores que realizan muchas tareas de gestión. .·· Remember The Milk: Otra aplicación increíblemente popular, ésta es tan útil y versátil como la herramienta ToodleDo que acabo de presentar. · Si buscas una solución de programación de trabajo, como Google Calendar e iCal, podemos analizar las siguientes herramientas multiplataforma: ·· Doodle: una de las mejores herramientas de planificación de programación de reuniones. ·· Clarity: Clarity acelera el llenado del vacío dejado por Yungle y realiza mejoras valiosas para que los usuarios creen horarios de trabajo en línea. Paso tres: registro y establecimiento de objetivos No importa qué tipo de plan de productividad cree, debe asignar una libreta (o una aplicación como Day One) dedicada al registro y enviar un cronograma de registro al menos una vez por semana. Mi sugerencia personal es empezar a enviar una vez por semana, y luego puede depender de la situación laboral. Si está preocupado por un tema de la revista, esta es una oportunidad para revisar lo que hizo la semana pasada y lo que planea hacer la próxima semana. No importa dónde encuentres inspiración, la clave es conectar lo que estás haciendo ahora con lo que vendrá después. Ser agradecido es otra forma de mantener el rumbo cuando todo lo demás falla. Ya sea una herramienta de tipo analógico o digital, requiere establecer objetivos y pensar a largo plazo. Mapee sus objetivos en las siguientes líneas de tiempo: cinco años, el próximo año, este año, seis meses, tres meses, mes actual y luego configure una página separada para cada punto de mapeo de tiempo. No intentes cambiarte a ti mismo, pero mantén tu mente activa. Comience su trabajo desde el siguiente punto en el tiempo para que cada punto del mapeo en la línea de tiempo encaje correctamente. Si has hecho todo lo anterior, sal a caminar para despejar tu mente y darte un respiro. Después de todo, acaba de establecer un sistema básico y el siguiente paso es hacerlo operativo. Paso 4: Capture los puntos clave para capturar el trabajo que tiene que hacer. Debe ordenar todo lo que tiene que hacer a lo largo del día. Si tiene la capacidad de realizar el trabajo de inmediato, omita el proceso de captura y comience directamente. Pero si usted es una persona que tiene una rutina establecida para manejar el trabajo, entonces necesita capturar algunos puntos clave y utilizar herramientas para distribuirlos según las rutas de trabajo. Puede revisar estos puntos clave cuando los necesite. Recuerde, no coloque estos puntos en su principal herramienta de productividad. De lo contrario, cuanto más pongas, mayor será la presión de trabajo. La captura de puntos clave también implica algunas cosas poco convencionales, pero si puede capturar las principales herramientas de productividad, hágalo; de lo contrario, use una libreta o fichas de ahora en adelante. (Debe aprender a utilizar algunas herramientas de simulación en todo momento porque, seamos realistas, la tecnología de punta siempre fallará). Al final de cada día, todos los puntos capturados se pueden transferir a herramientas digitales (tenga cuidado... -No hagas esto más de dos veces al día, porque lo que quieres es "convertirte" en un trabajo eficiente, no "hacer" un trabajo eficiente, recuerda). Si ya estás concentrado en algunos asuntos laborales, no es necesario realizar un traslado. Antes de acostarte, haz un plan para el trabajo de mañana. Cuando regrese al trabajo, sus problemas pueden estar resueltos. Planifique con anticipación y manténgase a la vanguardia. Paso 5: Revisar y revisar tu diario es importante, pero la clave es ser coherente. La revisión puede ayudarle a avanzar en la dirección correcta, y este paso es importante para el éxito a largo plazo, así que no tome atajos. Otra cosa que debe observar es qué tan bien está funcionando su sistema. Si los resultados no son buenos, es necesario revisar el cronograma de objetivos, reevaluarlo, abandonar los objetivos no deseados, tachar el trabajo que se ha completado y luego agregar algunos objetivos nuevos. Es muy importante resumir los sistemas y la arquitectura, son la base de la productividad. Pero no tienen por qué ser complicados. De hecho, la razón por la que la gente abandona un sistema (o no lo construye por completo) es que parece... demasiado difícil de entender. De hecho, pensar más en ello complica el trabajo. Si se toma el tiempo para explicar cómo puede hacer mejor su trabajo, podrá estar en una mejor posición para cambiar su forma de pensar y hacer mejor su trabajo.