Cómo realizar la autoinspección y el autoexamen de archivos y archivos
1. Los líderes de unidad otorgan gran importancia a la organización y almacenamiento de archivos de nombres de lugares e incorporan efectivamente el trabajo de archivos en el plan de trabajo y la agenda de liderazgo de la unidad como un contenido importante.
El segundo es establecer una organización del trabajo en archivos. Contamos con una sala especial para el archivo de topónimos, equipada con archivadores de hierro y especialmente equipada con personal de archivos. En caso de escasez de fondos, compramos computadoras para realizar la gestión de la información de los archivos de topónimos.
El tercero es la organización de los documentos archivados en 2006. Hemos clasificado los documentos de topónimos, información y otros materiales valiosos de 2006 de acuerdo con los requisitos de la Oficina de Archivos, cada pieza de material debe ser tratada rigurosa y meticulosamente y llevada a cabo de acuerdo con los procesos de clasificación, disposición, Numeración, catalogación y boxeo. Clasificar y organizar los materiales de archivo para cumplir con los estándares de clasificación científica, disposición ordenada, numeración unificada y catálogo estandarizado. En 2006 **** se recopilaron y archivaron 30 documentos y documentos de diversos tipos. Entre ellos, hay 6 documentos permanentes, 9 documentos de largo plazo y 15 documentos de corto plazo.
4. Entrada informática del directorio de archivos archivados de 2001 a 2006. A partir de 2001, la Oficina de Archivos exige que todos los directorios de documentos archivados se introduzcan en el procesamiento informático. El contenido del catálogo incluye el nombre completo del documento, año, período de almacenamiento y número de documento, persona responsable, número de documento, título, fecha, etc. de varios documentos. Todos los archivos se ingresan en la computadora de acuerdo con los requisitos de los directorios de archivos permanentes, a largo plazo y a corto plazo. Del año 2001 al 2006*** se ingresaron 142 documentos y expedientes. Entre ellos, hay 22 documentos permanentes, 76 documentos a largo plazo y 44 documentos a corto plazo.
5. Mantenimiento de archivos. Disponemos de una sala especial para el archivo de topónimos con más de 25 secciones de archivadores de hierro, que se utilizan para almacenar diversos archivos de topónimos. Nos esforzamos por mejorar las instalaciones de hardware de la sala de archivos y equipar la sala de archivos con computadoras, medidores de temperatura y humedad, aspiradoras, protección contra incendios, bolas de alcanfor y otros equipos, que básicamente cumplen con los requisitos de protección contra incendios, protección contra insectos y protección contra la luz. y otros requisitos. Para institucionalizar, estandarizar y cientificizar gradualmente la gestión de archivos de nombres de lugares, hemos establecido, mejorado y mejorado un conjunto completo de sistemas de gestión de archivos. Al mismo tiempo, hemos establecido varios sistemas de recuperación y compilado catálogos de archivos como in-. catálogos de volúmenes y catálogos de expedientes de casos. Se han formulado el sistema de gestión de confidencialidad, el sistema de gestión de almacenes, el sistema de archivo, el sistema de préstamo y el sistema de evaluación y eliminación, creando condiciones favorables para la gestión científica y estandarizada del trabajo de archivos.
Después de un autoexamen, la gestión de archivos de nombres de lugares de nuestra oficina básicamente cumple con los requisitos de la gestión de archivos, pero también hay muchos problemas, por ejemplo, el almacén de archivos no está equipado con puertas antirrobo ni sistemas de monitoreo. , lo que plantea ciertos riesgos de seguridad. En respuesta a estos problemas existentes en el autoexamen, haremos todo lo posible para tomar algunas medidas correctivas para que gradualmente la gestión de los archivos de topónimos en el condado sea más científica y estandarizada.