Cómo innovar en el trabajo de gestión de archivos

Introducción: La gestión de archivos incluye la suma de una serie de actividades como la recopilación, disposición, almacenamiento, identificación, estadísticas y provisión de utilización de archivos. El objetivo final de la gestión de archivos es proporcionar información autorizada y creíble. información a los usuarios de archivos. Con el desarrollo de los tiempos y el progreso de la sociedad, la gestión de archivos moderna se ha convertido en un proyecto de sistema relativamente profesional y complejo, especialmente bajo los requisitos del desarrollo moderno de la gestión de archivos, la gestión de archivos se enfrenta a nuevos desafíos y oportunidades. Cómo innovar el trabajo de gestión de archivos

1. Deficiencias en el trabajo de gestión de archivos actual

(1) La construcción del equipo de talentos va a la zaga

Por un lado, Debido a la especialización en archivos en los colegios y universidades de mi país, se estableció tarde, lo que resultó en relativamente poca capacitación y producción de profesionales de gestión de archivos y una oferta limitada de recursos de talento. Por otro lado, a juzgar por la composición actual del personal de gestión de archivos, ya sean agencias gubernamentales, empresas e instituciones, universidades, archivos públicos, etc., la composición del personal de gestión de archivos es mixta y la mayoría de los administradores carecen de experiencia profesional en gestión de archivos.

Al mismo tiempo, los departamentos pertinentes de gestión de archivos carecen de formación sobre conocimientos teóricos y habilidades prácticas para esta parte del personal de gestión, lo que dificulta la implementación efectiva de la educación continua. un equipo con sólidas capacidades profesionales, calidad empresarial competente y estructura científica un equipo de gestión de archivos razonable. Además, las unidades pertinentes carecen de la atención correspondiente al trabajo de gestión de archivos y los pagos presupuestarios son muy insuficientes, lo que restringe objetivamente la asignación y formación de talentos de archivos a tiempo completo.

(2) Eficacia insuficiente en la construcción e implementación del sistema

A juzgar por la situación actual, muchas instituciones de gestión de archivos en esta etapa generalmente carecen de construcción del sistema y otras "deficiencias del sistema", o incluso tienen No existe ningún sistema, las responsabilidades laborales correspondientes carecen de reglas y regulaciones científicas y sistemáticas, y el modelo de gestión es relativamente extenso. Por ejemplo, en términos de gestión de material de archivo, los archiveros a menudo descuidan la revisión de los materiales archivados, lo que genera graves inexactitudes en algunos materiales de archivo e incluso fraude, lo que daña gravemente la autenticidad de los archivos. Tienen poco conocimiento de los materiales de archivo. Las deficiencias evidentes no logran completarlos, lo que daña la integridad de los archivos y genera lagunas de información.

(3) El modelo de gestión está relativamente atrasado y el nivel de informatización es bajo.

En la actualidad, la mayoría de las instituciones de gestión de archivos todavía utilizan el modelo de gestión tradicional, y la provisión, utilización y El desarrollo de materiales de archivo todavía se basa en papel. El principal objetivo es la calidad de los medios y el nivel de informatización y digitalización de la gestión de archivos es bajo. Es innegable que los archivos en papel tienen sus propias ventajas y han desempeñado un papel importante en los registros y comprobantes en la historia de los archivos. Sin embargo, en una sociedad moderna dominada por la informatización y la digitalización, los archivos en papel tienen una baja tasa de reutilización y una gran carga de trabajo de archivo. Es grande, tiene estrictas condiciones de almacenamiento y altos costos, y es fácil de perder o dañar, por lo que es inevitable ser reemplazado por archivos electrónicos.

2. Medidas innovadoras para hacer un buen trabajo en la gestión de archivos

(1) Fortalecer la construcción organizativa y formar un equipo profesional de gestión de archivos

El desarrollo de la Los tiempos y el cambio en la división social del trabajo El perfeccionamiento ha planteado nuevas y mayores exigencias para el trabajo de gestión de archivos y para los administradores de archivos. La calidad del trabajo de gestión de archivos depende directamente de la calidad del personal de los archivos. Como administradores de archivos en la nueva era, debemos emancipar nuestras mentes, mantenernos al día, esforzarnos por mejorar nuestra calidad general y adaptarnos al desarrollo y los requisitos de la industria de los archivos en la nueva era.

Por un lado, se debe dar prioridad al personal de gestión de archivos recién contratado entre los candidatos con experiencia profesional en archivos. La gestión de archivos es un arte altamente técnico y exigente desde el punto de vista profesional. Cada procedimiento tiene el correspondiente soporte teórico y técnico. Los trabajadores de la gestión de archivos pueden dominar estas teorías y métodos sólo mediante un aprendizaje profesional sistemático y una práctica de gestión a largo plazo. el nivel de gestión de archivos.

Por otro lado, teniendo en cuenta la realidad actual del departamento de gestión de archivos, la mayor parte del personal actual de gestión de archivos no tiene formación profesional en archivos, y un número considerable de gestores incluso tienen niveles educativos bajos. Esta es una realidad que no se puede evitar, por lo que es urgente la educación y formación continua de esta parte de los trabajadores de la gestión de archivos. Los trabajadores de gestión de archivos deben actualizar constantemente sus conceptos y métodos de aprendizaje, dominar los métodos y medios modernos de gestión de archivos, avanzar con los tiempos y mejorar continuamente el nivel de gestión de archivos.

(2) Mejorar la construcción del sistema y fortalecer la efectividad de su implementación

En las nuevas condiciones históricas, si la gestión de archivos quiere buscar sus propios avances y lograr un desarrollo científico y sostenible, debe adherir al uso de sistemas Cuando se trata de gestionar personas y cosas, no hay gestión sin un sistema. Establecer y mejorar diversas reglas y regulaciones de gestión de archivos es la clave para lograr una gestión de archivos científica y estandarizada.

En primer lugar, mejorar el sistema de responsabilidad de la gestión de archivos, implementar la división de responsabilidades laborales, revertir eficazmente la falta de responsabilidad, el incumplimiento del deber y el incumplimiento del deber entre el personal de gestión de archivos, y fortalecer la recopilación y gestión de materiales de archivos y la transferencia y archivo oportunos. En segundo lugar, mejorar el sistema de empleo competitivo, seleccionar talentos profesionales, enriquecer los puestos de gestión de archivos y cultivar talentos creativos, compuestos y colaborativos con múltiples cualidades. En tercer lugar, mejorar el sistema presupuestario de pago del fondo de gestión de archivos, garantizar el suministro de consumibles para la gestión de archivos, garantizar fondos para educación y capacitación y mejorar continuamente el nivel de modernización y la calidad del servicio de gestión de archivos desde los aspectos de hardware y software.

(3) Innovar el modelo de gestión de archivos y mejorar el nivel de informatización

El rápido desarrollo de las tecnologías de la información ha provocado enormes cambios en los métodos y modelos de producción tradicionales. El modelo de gestión que tiene las plataformas de gestión de archivos ya no puede responder al desarrollo de la sociedad y a las necesidades de los tiempos. Aplicar activamente los logros de la civilización científica y tecnológica moderna, innovar la plataforma digital para la gestión de archivos y mejorar el nivel de informatización de la gestión de archivos son la única manera de lograr el desarrollo sostenible de la gestión de archivos y una manera importante de mejorar la calidad y eficiencia de su servicio.

El propósito de la informatización de la gestión de archivos es utilizar tecnología de la información moderna para ayudar a la gestión de archivos de una manera más científica, razonable y eficiente, reducir el trabajo repetitivo y mejorar la calidad y eficiencia de la gestión de archivos. La gestión de archivos es una gran carga de trabajo, una gran intensidad de trabajo, un trabajo aburrido y repetitivo. La tecnología de la información puede resolver eficazmente estas tareas de gestión de información y datos repetitivas, de gran volumen y regulares, y garantizar la precisión del proceso y la puntualidad de la información.

Al mismo tiempo, utilizamos activamente la tecnología de la información para crear archivos digitales, realizar la digitalización de materiales de archivo, la red de transmisión de información y el intercambio de recursos de información, mejorar aún más el nivel de gestión de archivos y promover la modernización e informatización de la gestión de archivos.