Cómo hacer un buen trabajo en la entrega de archivos
Cómo hacer un buen trabajo en la entrega de archivos
En la actualidad, la definición de archivo en los círculos académicos no está unificada. En términos generales, los archivos se refieren a diversas formas de registros originales con valor de conservación que están formados directamente por personas en diversas actividades sociales. Lo siguiente es lo que he recopilado para usted. ¡Espero que le guste el artículo! Contenido relacionado, ¡espero que les guste a todos el artículo!
1. Problemas en el trabajo de entrega de expedientes
(1) Problemas en el liderazgo
Algunos líderes de unidad no prestan suficiente atención al trabajo de entrega de expedientes, falta de comprensión de su profesionalismo y complejidad, control laxo en la supervisión y manejo de los trabajos de entrega y procedimientos de trabajo incompletos, lo que resulta en presentaciones indebidas y entregas inoportunas.
(2) Problemas con los archiveros veteranos
Los antiguos archiveros veteranos entregaron apresuradamente varios materiales de archivo que administraban sin clasificarlos adecuadamente, lo que resultó en un legado y una acumulación de trabajo, y. incluso causar la pérdida de datos de archivo. Si los materiales no se recogen y clasifican adecuadamente al dejar el puesto, se entregarán apresuradamente, lo que a menudo resulta en retrasos y pérdida de materiales, dejando muchos problemas al sucesor. Si se encuentra con circunstancias desconocidas o es descuidado, los materiales valiosos que han permanecido abandonados durante muchos años pueden eliminarse como residuos redundantes, provocando pérdidas irreparables.
Algunos miembros del personal de archivos están ansiosos por irse cuando son transferidos y tienen un traspaso apresurado con el nuevo personal. Debido a que la explicación del predecesor no era clara, el sucesor no pudo descifrar los detalles, lo que resultó en incoherencia en el trabajo. También hay algunos archiveros que no prestan suficiente atención o tienen un débil sentido de responsabilidad. Sólo dan una breve introducción y luego la entregan, dejando a sus sucesores sin tener clara la situación específica, lo que resulta en pasividad y errores en su trabajo.
Pasar por estrictos procedimientos de transferencia es en realidad una inspección exhaustiva del trabajo de los archivos en la etapa anterior. Sin embargo, hay más o menos problemas con el trabajo de los archivos en algunas unidades, por lo que los archiveros no pueden manejar los procedimientos formales de transferencia.
(3) Problemas con los nuevos archiveros
En la actualidad, el trabajo de archivo aún no ha implementado la práctica de obtener primero un certificado antes de asumir el trabajo. La mayoría de los archiveros son asignados primero al archivo. puestos, y luego participar en capacitación y obtener certificado de información laboral. Por lo tanto, cuando algunos archiveros se hacen cargo del trabajo, simplemente hacen lo que sus predecesores les encomendaron. No pueden ver el problema, y mucho menos hacer preguntas, y es difícil completar diversas tareas de inventario y verificación.
2. Cómo solucionar los problemas existentes en el trabajo de entrega de expedientes
(1) La entrega de expedientes debe estar incluida en la agenda, procedimientos de trabajo y normas y reglamentos de la unidad.
La entrega de archivos es un vínculo importante en la gestión de archivos de la unidad y debe atraer la atención de la unidad. En particular, la persona a cargo de la unidad debe incluir el trabajo de entrega de archivos en la agenda importante. Cuando los archiveros son transferidos a otros puestos o transferidos fuera de la unidad de trabajo, deben asegurarse de que los archiveros pasen por los procedimientos de transferencia de trabajo antes de dejar sus puestos. Los archiveros que no hayan pasado por los procedimientos de transferencia de archivos no pueden abandonar sus trabajos originales. El trabajo de entrega de expedientes debe incorporarse al sistema de trabajo de la unidad e incluirse en las responsabilidades laborales del personal relevante.
(2) El personal de archivos debe prepararse cuidadosamente para la entrega de archivos antes de abandonar sus puestos.
La entrega de archivos se divide en dos aspectos: entrega y recepción. Para la parte transferida, se deben realizar cinco tareas:
Primero, realizar una limpieza integral de los archivos bajo custodia, para que las cuentas y los elementos sean consistentes y estén bien informados
; En segundo lugar, los archivos prestados deben devolverse de manera oportuna. Si no pueden devolverse en este momento, los motivos y las circunstancias de la devolución deben indicarse en el pagaré.
En tercer lugar, documentos y materiales dispersos y desorganizados; debe clasificarse, almacenarse, limpiarse y clasificarse de manera sistemática y ordenada.
El cuarto es preparar los documentos y formularios de transferencia de archivos de acuerdo con los requisitos de transferencia de archivos. escribir instrucciones de transferencia de archivos.
Para el destinatario, existen tres tareas que debe realizar antes de aceptar:
Primero, comprender el contenido y las actividades laborales de las funciones laborales transferidas;
Segundo, el primero es conocer el trabajo de los archivos del archivero anterior;
El tercero es comprender o comprobar los preparativos para la transferencia de archivos. Sólo una preparación suficiente para la entrega puede garantizar el buen desarrollo del trabajo de entrega.
(3) Aclarar responsabilidades y establecer un mecanismo de trabajo saludable
Primero, el personal de archivos de la unidad es transferido, dimitido, transferido, adscrito temporalmente para trabajar en otras unidades, o tomar más de tres vacaciones consecutivas Los meses de empleo deben pasar por procedimientos de traspaso con el personal de toma de posesión antes de dejar sus puestos.
En segundo lugar, el departamento administrativo de archivos debe utilizar diversas formas de publicidad para que los líderes de cada unidad se den cuenta de que el traspaso del trabajo de archivos conlleva grandes responsabilidades y procedimientos complicados, a fin de animarlos a proporcionar las condiciones necesarias para un traspaso sin problemas.
En tercer lugar, ambas partes en el traspaso deben tener una división de responsabilidades relativamente razonable y clara. Tanto el personal de traspaso como el personal de relevo deben realizar sus respectivos trabajos. Durante el traspaso, también es muy importante que el predecesor presente información básica y enseñe experiencias y métodos laborales al sucesor.
(4) Hacer un buen trabajo en la supervisión de la entrega de archivos
El personal que supervisa la entrega de archivos debe desempeñar concienzudamente sus funciones, adherirse a los principios y actuar de acuerdo con los procedimientos. . Ambas partes en la entrega deben realizar cuidadosamente el trabajo de entrega y recepción bajo la supervisión del personal de entrega, asegurarse de que las cuentas y los artículos sean consistentes y que los procedimientos estén completos, y los documentos de entrega deben indicar la hora, el lugar, el supervisor y la entrega. persona y destinatario en los documentos de entrega Nombres, cargos, lista de transferencias, número de páginas, etc. Los documentos de transferencia se harán por triplicado, conservando un ejemplar cada uno el cedente y el destinatario y un ejemplar la unidad. Una vez completada la entrega, el cedente, el síndico y el supervisor deben firmar y sellar el documento de entrega.
Información ampliada:
Los archivos son registros históricos formados directamente. Los archivos están compuestos por organismos oficiales, organismos semioficiales, organismos no oficiales y determinadas personas. , familia y clan se forman por transformación condicional de documentos y tienen las características de reproducción histórica, conocimiento, información, política, cultura, socialidad, educación y valor. Los archivos de la antigua mi país tenían diferentes títulos en distintas dinastías. Se llamó "Libro" en la dinastía Shang, "Zhong" en la dinastía Zhou, "Libro clásico" en las dinastías Qin y Han, y "documental", "redacción publicitaria", "papelitos", "expedientes de casos" y " "libros" después de las dinastías Han y Wei. Después de la dinastía Qing, a menudo se les llamaba "archivos", ahora denominados colectivamente "archivos".
Significado básico: Pronunciación de archivos: dàng àn
1. Los archivos son registros históricos formados directamente. "Formación directa" significa que los archivos heredan la originalidad de los documentos, y "registros históricos" significa que los archivos no sólo heredan la originalidad de los documentos, sino que también heredan la registrabilidad de los documentos, y son documentos originales que reproducen la verdadera apariencia de la historia. Precisamente porque los archivos heredan la capacidad de registro original de los documentos y tienen reproducibilidad histórica, los archivos tienen el importante atributo del valor documental y se distinguen de los materiales de biblioteca e información y de las reliquias culturales.
2. El organizador de los archivos. Los archivos están formados por instituciones oficiales, instituciones semioficiales, instituciones no oficiales y determinadas personas, familias y familias.
3. Los archivos provienen de archivos. Los archivos se transforman condicionalmente a partir de documentos. Los "documentos" aquí se refieren a documentos en un sentido amplio, es decir, todo tipo de materiales formados en forma de texto, gráficos, audio y vídeo, etc. Los archivos y los documentos son diferentes formas de la misma cosa en diferentes etapas de valor. Tienen homología y consistencia etapa por etapa, y también tienen diferencias individuales en efectividad, función y embrague. De los documentos a los archivos es un proceso de movimiento dialéctico de herencia crítica.
En términos de contenido y forma de la información, los dos son exactamente iguales, pero en términos de actualidad, valor y sistematicidad, los archivos son la superposición continua de documentos. La primera es la crítica de oportunidad, los archivos son documentos que han sido procesados; la segunda es la crítica de valor, los archivos son la parte de los documentos completos que tienen valor de conservación; la última es la crítica sistemática, los archivos son documentos dispersos según; a ciertas reglas lógicas. Una unidad organizada de información. Por lo tanto, los archivos son el predecesor de los archivos, y los archivos son el destino de los archivos, los archivos son la base de los archivos, y los archivos son la esencia de los archivos, los archivos son el material de los archivos y los archivos son la combinación de archivos.
4. Los archivos vienen en varias formas. La forma de archivos incluye soportes, métodos de producción, métodos de expresión, etc. Desde el punto de vista del portador, hay huesos de oráculo, oro y piedra, seda, tiras de bambú, papel, imanes de pegamento, etc., desde el método de producción, hay tallado con cuchillo, escritura con bolígrafo, impresión, copia, fotografía, grabación, videografía, etc .; del método de expresión Mira, hay texto, gráficos, audio y video, etc.
5. Atributos esenciales de los archivos. Los archivos tienen las características de reproducibilidad histórica, conocimiento, información, política, cultura, socialidad, educación, valor, etc. Entre ellas, la reproducibilidad histórica es su atributo esencial, y otras características son sus atributos generales.
Por tanto, la definición de archivo se puede enunciar brevemente como: los archivos son documentos originales que reproducen la verdadera apariencia de la historia.
Definición de archivo
Según estadísticas incompletas, los archiveros dan cientos de definiciones de archivo en el país y en el extranjero si se dividen según el punto de partida y el ángulo de la definición. , pueden ser Se puede resumir en cinco tipos: tipo legal, tipo diccionario, tipo libro de texto, tipo monografía y tipo papel. ¿Por qué hay tantas definiciones de archivos? Las razones probablemente sean:
1. Diferentes países tienen diferentes conceptos políticos y culturales y diferentes interpretaciones de los archivos. Por ejemplo, los países de habla francesa creen que una vez que se forma un documento (el mismo documento a continuación). , se llama archivo, incluidas las tres etapas de la función actual, la función semiactual y la función no actual del documento. Mi país cree que los documentos se denominan archivos después de que se archivan en el departamento de archivos, incluidos los dos. etapas de la función semiactual y no actual del documento. países de habla inglesa. Se cree que los archivos se denominan archivos después de ingresar a los archivos, lo que solo se refiere a la etapa no actual de uso de los archivos.
2. Las personas en el mismo país en diferentes épocas observan desde diferentes ángulos y tienen diferentes interpretaciones de los archivos. Por ejemplo, algunas personas en nuestro país creen que sólo los documentos archivados que han sido especialmente organizados y autenticados pueden ser autenticados. llamados archivos, algunas personas piensan que sólo los documentos sin función actual recopilados por las agencias de archivos pueden llamarse archivos, y así sucesivamente. Tal como escribió Su Dongpo, el gran poeta de la dinastía Song del Norte, en el poema "Inscrito en el muro del bosque occidental": "Mirándolo desde un lado, parece una cresta y un pico en el costado, con diferentes alturas". de cerca y de lejos."
3. Las personas en el mismo país y en el mismo período tendrán diferentes interpretaciones de los archivos debido a diferentes necesidades. Los archivos, como se menciona en la Ley de Archivos de China, se refieren a cualquier registro histórico que tenga valor de preservación, no a algún archivo. Los estudiosos creen que los archivos son registros históricos conservados por las agencias de archivos como referencia.
En cuarto lugar, como disciplina emergente, la archivística aún se encuentra en una etapa inmadura.
5. Con el progreso de la sociedad y el desarrollo de la ciencia y la tecnología, los archivos y el trabajo archivístico también se desarrollan constantemente. La teoría de la archivística está siempre en constante construcción y la comprensión de los archivos se enriquece constantemente. , perfecto proceso de desarrollo.
6. La comprensión de la gente sobre la práctica objetiva no se puede completar de una vez y continuará profundizándose con el desarrollo de la práctica. Aquí hay tres ejemplos de definiciones de archivos:
"Ley de Archivos de Francia y la República de Francia" (anunciada en 1979): "Cualquier persona física o jurídica, cualquier agencia u organización estatal, cualquier institución o departamento privado , todo el documento elaborado o recibido en el curso de sus propias actividades, independientemente de su fecha de formación, forma y materiales, es un archivo."
"Enciclopedia soviética (tercera edición)": "Archivos. Es la suma de documentos y materiales formados en las actividades de instituciones, individuos y familias”.
El famoso estudioso de archivos estadounidense moderno Schellenberg dijo en su famoso libro "Archivos modernos: principios y tecnología": Archivos Son “de economía”. Documentos de cualquier institución pública o privada que se consideren dignos de preservación permanente para inspección e investigación y que hayan sido escondidos o seleccionados para ser escondidos en una institución de archivo”
Aunque las definiciones anteriores de. Los archivos son diferentes, son diferentes. Todos creen que los archivos deben tener tres elementos básicos: el creador, el valor de la investigación y la diversidad de soportes y formas. ;