Cómo gestionar bien las reuniones

Para varios tipos de reuniones, las operaciones de la reunión se pueden estandarizar en tres etapas: preparación previa a la reunión, control durante la reunión y seguimiento posterior a la reunión.

Etapa de preparación previa a la reunión:

Toda reunión requiere preparación. Antes de la reunión, el secretario de la conferencia debe enviar los materiales aprobados de la reunión a los participantes con anticipación, y los participantes deben leer los materiales con anticipación y pensar en ellos. El secretario ejecutivo es responsable de verificar la preparación antes de la reunión. Las reuniones o temas que no estén preparados deben cancelarse.

Cada reunión debe tener una temática. La reunión debe tener un objetivo claro, que debe comunicarse a los asistentes con antelación en un aviso formal de reunión. Cada tema debe expresarse en las primeras tres páginas del PPT preparado para la reunión, y debe indicarse el tema y el propósito del informe.

Toda reunión debe tener una agenda antes de la reunión. Se debe generar una agenda clara de la reunión antes de la reunión, incluido el tema de la reunión, los temas, el tiempo, los participantes, etc. Cada tema debe tener un control de tiempo. El secretario de la conferencia debe notificar a los participantes la agenda confirmada antes de la reunión para garantizar que los participantes tengan tiempo suficiente para prepararse para la reunión. El secretario ejecutivo debe ayudar al convocante a planificar los temas. El proponente de cada tema debe identificar las partes interesadas y los participantes antes de la reunión para garantizar que el personal relevante asista a la reunión y mejorar la eficiencia en la toma de decisiones. No es necesario que otro personal asista a la reunión.

Etapa de control de la reunión:

Para las reuniones de rutina, se debe generar una lista de los miembros de la reunión para aclarar roles y responsabilidades. El proponente también debe hacer un buen trabajo al revisar previamente los materiales del informe, hacerlos concisos y aclarar los puntos de toma de decisiones.

Cada reunión debe estar enfocada. Las reuniones deben comenzar y terminar a tiempo. Las discusiones deben centrarse en cuestiones clave y no ser divergentes. El presidente de la reunión tiene derecho a interrumpir discursos largos que se desvíen del tema de la reunión. Cada tema debe cumplir con el límite de tiempo establecido y el secretario de la conferencia debe proporcionar recordatorios de tiempo. Si no puedes sacar una conclusión, puedes dejarla a un lado temporalmente para evitar afectar otros temas. Si un tema debe tener una conclusión, debes informar a los participantes con anticipación y estar preparados.

Cada reunión debe tener una conclusión. Las reuniones deben tener actas precisas y completas, y las actas o resoluciones de la reunión deben publicarse y publicarse oficialmente. Cada asunto de seguimiento de la reunión debe tener una persona responsable y una fecha límite para su finalización. Si requiere la cooperación de múltiples recursos, debe indicarse claramente en la resolución para evitar un intercambio mutuo de culpas después de la reunión y afectar la implementación.

Toda reunión debe tener disciplina. El presidente de la reunión también actúa como inspector disciplinario. Anuncia la disciplina de la reunión antes de la reunión. Castiga a los que llegan tarde, recuerda a los que no siguen los procedimientos en la reunión, recuerda a los que hablan con emoción y a los que discuten. en privado en reuniones pequeñas. Se castigará la pérdida de los estribos y el comportamiento agresivo en las reuniones.

Una vez finalizada la reunión debe haber seguimiento. "Si no haces un seguimiento después de la reunión, la reunión será en vano". Es necesario fortalecer la auditoría y la inspección: el secretario ejecutivo realiza un seguimiento periódico de la implementación de los puntos de toma de decisiones por parte de la persona responsable designada en la reunión. Durante la implementación de la resolución, si se descubre que la resolución original es inconsistente con la situación real, o el entorno para la implementación de la resolución ha cambiado, se volverá a presentar a la reunión para su revisión de acuerdo con los procedimientos para garantizar que todas las resoluciones de la reunión se pueden completar.

Fase de seguimiento post-reunión:

Aquí tienes 3 fórmulas sencillas y útiles:

① No implementar la reunión = cero

② No inspección del trabajo asignado = cero

③ Apoderarse de las cosas que no se implementan y perseguir a quienes no las implementan = Implementación

Gestión de reuniones basada en estándares, generalmente en al final del año para las reuniones importantes del segundo año. Hacer arreglos unificados y publicarlos públicamente en la intranet. Este es un calendario de alto nivel que es preciso para todos los días del próximo año.

Basándose en este calendario de alto nivel, cada departamento puede organizar sus propias reuniones ST, reuniones AT y otras reuniones importantes, como reuniones anuales de informe de trabajo, reuniones de planificación estratégica, etc.