Cómo establecer un sistema de gestión de archivos de información electrónica empresarial

La tecnología de la información electrónica ha penetrado en casi todos los aspectos de la gestión empresarial. Todas las empresas de gran escala tienen sus propias plataformas de gestión de la información, que se actualizan y actualizan constantemente con el rápido desarrollo de la tecnología de la información. Como uno de los módulos funcionales, la gestión de archivos empresariales ha experimentado cambios esenciales en sus propias reglas de movimiento, como la formación, la transmisión, el almacenamiento y la utilización. La gente debería responder activamente a la informatización y explorar y establecer nuevos conceptos, nuevos modelos y nuevos métodos de gestión de archivos basados ​​en la informatización.

1. El entorno blando de la informatización de la gestión de archivos empresariales

Con el rápido desarrollo de la tecnología y las aplicaciones de Internet, el modelo de aplicación de informatización empresarial se ha separado durante mucho tiempo de la etapa de aplicación aislada de Los sistemas comerciales individuales ingresaron a la etapa de aplicación del sistema de colaboración estratégica empresarial, entre los cuales ERP (Enterprise Resource Planning) es el más representativo. El sistema ERP toma como punto de partida la optimización de los recursos operativos, integra de manera integral los negocios principales de la empresa, como suministro, ventas, inventario, finanzas, planificación, calidad y fabricación, y maximiza la eficiencia de la aplicación de los diversos recursos operativos de la empresa. Para lograr una gestión de plataforma de red unificada y una integración colaborativa de sistemas, el contenido principal es integrar sistemas de aplicaciones y datos, y establecer una estructura de gestión de datos unificada que se pueda compartir por completo. Establecer estándares de especificación de datos consistentes y establecer reglas de aplicación y gestión de datos unificadas son las principales formas de lograr la integración de datos y sistemas de aplicaciones. Cómo construir una gestión unificada de archivos electrónicos que sean compatibles con el entorno de información antes mencionado, los mecanismos y modelos para compartir y utilizar, y cómo construir y operar archivos en un entorno de red son cuestiones que deben discutirse en profundidad.

2. Características de la gestión de archivos electrónicos

Las condiciones de informatización proporcionan una plataforma cómoda y rápida para que la gestión de archivos funcione plenamente. Los usuarios pueden procesar archivos directamente en sus propios terminales informáticos. verifique rápidamente los registros de préstamo y los niveles de confidencialidad de los archivos relevantes, y puede completar el préstamo y la navegación en línea. Los trabajadores de gestión de archivos pueden clasificar y gestionar archivos de forma más cómoda. Por ejemplo, la State Grid Corporation de China divide el módulo de archivo en varios módulos, como archivos administrativos, archivos contables, archivos científicos y tecnológicos y archivos audiovisuales. un orden de búsqueda diferente Organice y divida diferentes permisos de administración según las necesidades de administración, de modo que la información del archivo se pueda divulgar de acuerdo con los permisos de lectura, mejore la eficiencia de utilización de los recursos de archivo y proporcione una base más oportuna y precisa para la toma de decisiones de liderazgo. A través de la gestión de archivos basada en información, se puede ahorrar una gran cantidad de mano de obra, recursos materiales y recursos financieros, lo que está en consonancia con la actual política de "tres ahorros" del país.

3. Varias cuestiones a las que se debe prestar atención en la gestión de archivos electrónicos

La gente se refiere a los archivos grabados digitalmente como archivos electrónicos. Las diferencias entre documentos electrónicos y documentos en papel en naturaleza y forma son, sin duda, los cambios e impactos provocados por la informatización que la industria de archivos es la primera en sentir y a la que presta atención. Hay tres problemas principales al convertir de métodos de grabación analógicos a digitales: en primer lugar, el problema de la conservación a largo plazo de archivos electrónicos. Los complejos y diversos formatos de codificación, los métodos de lectura y escritura y los materiales soporte de la información digital plantean dificultades. Conservación a largo plazo de archivos electrónicos. El segundo es el efecto probatorio y jurídico de los documentos electrónicos, incluida la autenticidad de la información registrada en formatos digitales y la viabilidad y credibilidad de los métodos para obtener y mantener la autenticidad de la información. El tercero es la relación de dependencia entre la información digital y los soportes. La información digital depende de metadatos, formatos de datos, sistemas de software y sistemas de hardware para ser procesados, almacenados y mostrados. La complejidad, el cambio y la diversidad de los archivos electrónicos no están disponibles en soportes de papel.

4. Formas de resolver los problemas que actualmente afectan a la informatización de la gestión de archivos.

Las formas actuales de resolver los problemas de autenticidad, preservación a largo plazo y disponibilidad a largo plazo de los archivos. Los archivos electrónicos incluyen principalmente los siguientes métodos: 1. Consiste en restringir los tipos de formatos de archivos electrónicos mediante regulaciones, como el método de gestión estipulado en las "Normas de gestión y archivo de documentos electrónicos" de mi país, es decir, seleccionar un pequeño número de formatos de archivos relativamente comunes tanto como sea posible, y aumentar el número de formatos de archivos electrónicos reduciendo la complejidad de los formatos de archivos electrónicos Confiabilidad y controlabilidad del almacenamiento de archivos a largo plazo. El segundo es garantizar la autenticidad y confiabilidad de los documentos electrónicos a través del diseño estandarizado y el control de procesos de los elementos relacionados con el sistema donde existan documentos electrónicos, incluido el registro sistemático de datos de antecedentes y especificaciones, y el control de los enlaces del flujo de información.

Muchos países, incluido mi país, han promulgado sucesivamente la "Ley de Firma Electrónica" o leyes relacionadas, esforzándose por confirmar el estatus legal de la información digital en las interacciones sociales y actividades económicas y sus condiciones de credencial a través de formas legales, para que las firmas electrónicas puedan ser Documentos tienen la misma función probatoria que los documentos en papel. El tercero es mejorar la vida útil de los materiales de soporte o realizar copias de seguridad de los entornos de software y hardware de los que dependen el procesamiento, el almacenamiento, la transmisión y las aplicaciones de archivos electrónicos. El cuarto es separar la representación semántica y la representación de formato de la información digital para formar una forma de existencia que no dependa de información general específica. No habrá ninguna situación en la que los archivos electrónicos queden inutilizables debido a cambios en los formatos de datos y los entornos de software y hardware. como el uso de XML como método normativo, etc.

Como gestores de archivos, en las circunstancias actuales, no podemos adoptar métodos simples de "reemplazo" o "sobrescritura", sino que debemos aprovechar las ventajas de los dos modelos de gestión de la informatización y de los archivos en papel.