Asunto de combinación de correspondencia

Combinación de correspondencia

La combinación de correspondencia es una función avanzada de Word y una de las tecnologías básicas que el personal de ofimática debe dominar. Sin embargo, la introducción a la combinación de correspondencia en la mayoría de los libros es muy sencilla. Si sigue las instrucciones del libro, el correo impreso combinado no será del todo satisfactorio. Le enseñaré algunas técnicas de combinación de correspondencia con la esperanza de ayudarlo a mejorar la eficiencia de su oficina.

1. Imprima varios correos electrónicos en una página.

La combinación de correspondencia de Word se puede utilizar para procesar e imprimir correos electrónicos por lotes. Muchas veces, nuestros correos electrónicos son cortos, ocupando sólo unas pocas líneas de espacio. Pero cuando imprimimos, también necesitamos utilizar una página completa, lo que resulta en una velocidad de impresión lenta y un desperdicio de papel. La razón de esto es que hay un "salto de sección" entre cada correo electrónico, de modo que el siguiente correo electrónico se asigna a otra página. ¿Cómo imprimir varios correos electrónicos cortos en una página? En realidad es muy simple. Primero combine los datos y los documentos en un nuevo documento y luego reemplace todos los saltos de sección (B) en el nuevo documento con saltos de línea manuales (L) (tenga en cuenta que la letra minúscula L en inglés aquí no es el número 1). El método específico es utilizar el comando buscar y reemplazar de Word, ingresar "b" en el cuadro "Buscar qué" del cuadro de diálogo Buscar y reemplazar, ingresar "l" en el cuadro "Reemplazar con" y hacer clic en "Reemplazar todo". Luego, puede imprimir varios correos electrónicos en una página.

2. Fusionar correos electrónicos con diferentes contenidos al mismo tiempo.

A veces necesitamos enviar correos electrónicos con aproximadamente el mismo contenido a diferentes destinatarios, pero existen algunas diferencias. Por ejemplo, la "boleta de calificaciones del estudiante" emitida a los padres escribirá contenidos diferentes en diferentes boletas de calificaciones según la puntuación total del estudiante. Los estudiantes con una puntuación total de 290 o superior escribirán "Calificado como modelo de aprendizaje" al final del expediente académico. Para otros estudiantes, esta oración no se incluirá en el expediente académico. ¿Cómo fusionar diferentes correos electrónicos con el mismo documento principal y fuente de datos? En este caso, se utilizará Insertar campo de palabra. Inserte "si"...entonces...de lo contrario (yo)..." En el "Campo Insertar palabra", deben aparecer diferentes palabras en el correo electrónico. Tome "Transcripción académica del estudiante" como ejemplo. El método específico es inserte el punto de inserción Colóquelo al final del documento principal, haga clic en "Insertar campo de Word" en la barra de herramientas de combinación de correspondencia, seleccione "si... entonces... si no (I)..." en el menú de nivel inferior , complete el cuadro de diálogo que aparece y haga clic en "Aceptar".

A veces puede escribir declaraciones diferentes en los dos cuadros de texto, por lo que puede usar un documento principal y una fuente de datos para combinar correos electrónicos con diferentes. 3.* * *Disfrute de varias fuentes de datos

Además de las fuentes de datos creadas por Word, la combinación de correspondencia también puede utilizar muchos datos, como libros de Excel, bases de datos de Access, archivos de consulta, archivos Foxpro, etc. etc. Siempre que estos archivos sí, no es necesario crear nuevas fuentes de datos al realizar combinaciones de correspondencia. Solo necesita abrir estas fuentes de datos y usarlas directamente. El archivo debe estar en formato de base de datos, es decir, la primera fila debe ser un campo, no puede haber filas en blanco en el medio de la fila de datos. Esto puede compartir datos diferentes, evitar la duplicación del trabajo y mejorar la eficiencia de la oficina.

4. Filtrar y clasificar

Utilice el asistente de combinación de correspondencia. Con las "Opciones de consulta", puede filtrar registros y combinarlos de forma selectiva u ordenar registros simultáneamente para mejorar la eficiencia de su oficina.

Utilice la función Combinar correspondencia de OFFICE. Escribir cartas a varias personas.

Muchas personas han tenido la experiencia de enviar cartas a varias personas al mismo tiempo, como invitaciones de cumpleaños o vacaciones. saludos o cartas a clientes en el trabajo. Por supuesto, estos correos electrónicos no se pueden enviar en lotes ”. Deben usar títulos y saludos específicos para que las cartas parezcan escritas por separado. cada persona por separado. Este trabajo se puede simplificar enormemente utilizando la función de combinación de correspondencia de Office 97/2000.

La combinación de correspondencia implica dos documentos: el primer documento es el contenido del correo electrónico, que es la misma parte. todos los correos electrónicos, en lo sucesivo denominado "documento maestro"; el segundo documento contiene los diferentes contenidos de cada correo electrónico, como los nombres y direcciones de los destinatarios, en lo sucesivo denominado "lista de destinatarios" el contenido del segundo documento. También se puede obtener de otros programas, como la lista de contactos de Outlook.

Antes de poder combinar correspondencia, primero debes crear los dos documentos y asociarlos, es decir, determinar dónde aparece toda la información de la lista de destinatarios en el primer documento. Por ejemplo, especifique en qué parte de la lista de destinatarios debe aparecer un "Saludo" en el documento principal. Una vez que haya terminado, puede "fusionar" los dos documentos y crear un único mensaje para cada destinatario. Cuando envíe cartas a estas personas en el futuro, solo necesitará crear un documento maestro o modificar una carta existente y luego ejecutar la función de combinación de correspondencia, que es muy conveniente y rápida.

Primero, crea una lista de destinatarios

Suponiendo que el documento principal que contiene el contenido de la carta está listo, ahora ábrelo. Seleccione Herramientas/Combinación de correspondencia para abrir la ventana Ayudante de combinación de correspondencia, haga clic en Crear, seleccione Modelo de carta y luego seleccione la ventana activa en el siguiente cuadro de diálogo.

Ahora estoy de vuelta en la ventana de Ayuda para combinar correspondencia. Haga clic en el botón Obtener datos y seleccione Crear fuente de datos para definir la información del destinatario. En el cuadro de diálogo Crear fuente de datos, el sistema ha creado automáticamente muchos campos y también podemos eliminar y agregar campos. Después de definir el nombre de dominio, haga clic en Aceptar, ingrese un nombre de archivo para la lista de destinatarios y seleccione Guardar.

Cuando regreses a la ventana del Asistente para combinar correspondencia, haz clic en Editar fuente de datos e ingresa los datos del primer destinatario en el cuadro de diálogo. Haga clic en Agregar, luego ingrese la información del siguiente destinatario y repita el proceso hasta ingresar la información de todos los destinatarios.

En segundo lugar, inserte el campo de combinación

Después de regresar a la interfaz del documento principal, la siguiente tarea es insertar el campo de combinación (como nombre o título) en la posición apropiada del documento principal. Mueva el cursor de inserción al lugar donde debería aparecer el contenido del campo, haga clic en Insertar campo de combinación en la barra de herramientas Combinar correspondencia y seleccione el campo apropiado en el cuadro de lista desplegable. Por ejemplo, seleccione el campo Dirección cuando la posición del cursor debe ser la dirección que le proporciona al destinatario. Repita el proceso anterior hasta que se hayan agregado todos los dominios.

Si desea ver el efecto combinado, haga clic en el botón "Ver datos combinados" en la barra de herramientas "Combinar correspondencia", después de que el primer registro de la lista de destinatarios se combine en el cuerpo del correo electrónico, el cuerpo del correo electrónico aparecerá. Puede utilizar los botones Registro anterior y Registro siguiente para cambiar los registros de destinatarios combinados. Si desea modificar, haga clic en "Ver datos combinados" para modificar el intervalo o la posición y luego verifique el efecto de combinación.

En tercer lugar, realice la operación de fusión

Después de editar el documento principal que desea fusionar, seleccione "Herramientas"/"Combinar correspondencia" para abrir el cuadro de diálogo "Ayudante de combinación de correspondencia".

Seleccione "Combinar", seleccione "Nuevo documento" en el cuadro de lista "Combinar con" y seleccione "No imprimir líneas en blanco cuando los campos de datos estén vacíos" para garantizar que las líneas en blanco no aparezcan en el documento final y, finalmente, haga clic en Combinar para combinar el documento principal y la lista de destinatarios.

Los resultados combinados aparecerán en la pantalla y los correos electrónicos enviados a cada destinatario se organizarán en orden. En este punto, es mejor comprobarlo nuevamente y luego imprimir o guardar el documento combinado.

Cuando quieras volver a fusionar más tarde, simplemente abre el documento principal, selecciona Herramientas/Combinar correspondencia y haz clic en Fusionar. Cuando salga de Word, se le pedirá que guarde el documento de la lista de destinatarios y seleccione "Sí"; de lo contrario, se perderán los datos de la lista de destinatarios.

Cuarto, use la información de contacto de Outlook

Si la información del destinatario ya está en la lista de contactos de Outlook, copie la información del contacto a una nueva carpeta de contactos Utilizada como lista de destinatarios en la combinación de correspondencia de Word. . Para hacer esto: En Outlook, seleccione Archivo/Nuevo/Carpeta, cree una nueva carpeta para la lista de Contactos, ingrese un nombre para la nueva carpeta (como Contactos del cliente) en el cuadro Nombre y seleccione Contactos de la carpeta que contiene la lista. Proyecto, luego seleccione la ubicación de la carpeta y haga clic en Aceptar. Si se le pregunta si desea crear un acceso directo a la barra de herramientas, seleccione No. A menos que creas que es realmente necesario. )

Ahora puedes copiar los datos de tu lista de contactos de Outlook a esta nueva carpeta. Los pasos son los siguientes: abra la carpeta de origen, mantenga presionada la tecla CTRL para seleccionar información de contacto múltiple, mantenga presionada la tecla CTRL y arrastre el contenido seleccionado a la carpeta de destino "Contactos del cliente".

Para configurar esta nueva carpeta como una libreta de direcciones de correo electrónico, haga clic con el botón derecho en el nombre de la carpeta, seleccione Propiedades, seleccione Libreta de direcciones de Outlook, seleccione Mostrar esta carpeta como una libreta de direcciones de correo electrónico, haga clic en Aplicar y finalmente haga clic en DE ACUERDO.

En este punto, se ha creado la lista de destinatarios en Outlook.

Abre el documento principal en Word. Abra el Asistente para combinar correspondencia, seleccione Obtener datos/Usar libreta de direcciones en el cuadro de diálogo, seleccione la carpeta Contactos del cliente y haga clic en Aceptar. A continuación, puede insertar campos de combinación y realizar la operación de combinación como se describe anteriormente.

Es importante tener en cuenta que después de especificar la carpeta de contactos del cliente como fuente de datos del destinatario para la operación de combinación de correspondencia, si se agrega o cambia información de contacto en la carpeta de contactos del cliente en el futuro, estos cambios no se aplicarán. se reflejará automáticamente en la operación de fusión. Para resolver este problema, puede seleccionar "Herramientas/Combinar correspondencia" en Word, hacer clic en "Obtener datos" y seguir los pasos anteriores para redefinir la fuente de los datos. En este punto, Word volverá a leer el contenido de la carpeta y el contenido recién agregado o modificado se reflejará en operaciones de combinación de correspondencia posteriores.

Verbo (abreviatura de verbo) generar correo electrónico

Envía los resultados de la combinación de correspondencia como un correo electrónico a Outlook. Seleccione Combinar en el cuadro de diálogo Ayuda para combinar correspondencia y luego seleccione Correo electrónico en la lista Combinar con. Haga clic en "Configuración" y seleccione "Correo electrónico" en "Campo de datos con dirección de correo/fax".

En la línea Asunto del mensaje, ingrese un asunto para el correo electrónico. Si es necesario, marque Enviar documento como archivo adjunto. Regrese al cuadro de diálogo Combinar y haga clic en Combinar. El correo electrónico recién generado se coloca en la bandeja de salida de Outlook. Antes de enviar un correo electrónico, es una buena idea revisar algunos correos electrónicos aleatorios para verificar el efecto de fusión.

Verbo intransitivo otros

Si especifica datos existentes como origen de datos del destinatario en una operación de combinación de correspondencia, cuando el número de destinatarios en el origen de datos es mucho mayor que el Al fusionar el número de destinatarios en una operación, puede utilizar consultas para limitar los destinatarios objetivo. El método es: después de abrir el documento principal, seleccione el menú Herramientas/Combinar correspondencia y haga clic en el botón Opciones de consulta. Seleccione los campos de consulta y sus condiciones en el cuadro de diálogo Opciones de consulta. Si se especifican varias filas de condiciones de consulta, cada fila se conecta con AND o o según la situación real. Al realizar una operación de fusión en el futuro, solo participarán en la fusión los datos de la fuente de datos que cumplan las condiciones especificadas.

Word también puede leer la información del destinatario desde Excel. Para hacer esto: En el cuadro de diálogo Ayuda para combinar correspondencia, seleccione Obtener datos y luego seleccione Abrir fuente de datos. En el cuadro de diálogo Abrir fuente de datos, seleccione el libro de Excel como tipo de archivo, seleccione el archivo de Excel, haga clic en el botón Abrir, seleccione la hoja de cálculo completa o especifique un rango en la tabla en el cuadro de diálogo de Excel.

El maravilloso uso de la combinación de correspondencia en Word

Hoy en día, los salarios de muchas empresas no se divulgan consecutivamente, pero es demasiado problemático imprimir las nóminas una por una. . No te preocupes, puedes hacerlo fácilmente con “Combinar correspondencia” de Word.

Paso uno: Crear una base de datos.

Cree una nueva hoja de cálculo de Excel, ingrese la estructura salarial de cada empleado en la hoja de cálculo (tenga cuidado de no omitir la fila del encabezado en la hoja de cálculo para evitar descubrir el nombre de dominio combinado durante la combinación de correspondencia) y guarde como "X salario mensual". xls" y luego ciérrelo para usarlo más adelante.

Paso 2: cree un formulario de boleta de calificaciones.

Cree un nuevo documento de Word, dibuje la tabla y complete los elementos, guárdelo como "X Salario Mensual". doc".

Paso 3: Combinar correspondencia

1. En el documento X salario mensual.doc recién creado, seleccione Herramientas/Combinar correspondencia en la barra de menú para abrir el Asistente para combinar correspondencia. cuadro de diálogo (Figura 1).

2. Haga clic en el botón desplegable "Crear" en el cuadro de diálogo "Ayudante para combinar correspondencia", seleccione "Categoría (C)..." y luego en el cuadro de diálogo. cuadro de diálogo que aparece Haga clic en el botón "Ventana activa (a)"

3. Haga clic en el botón desplegable "Obtener datos (G)" en el cuadro de diálogo Ayuda para combinar correspondencia y seleccione "Abrir origen de datos". (O)..." , abra la hoja de cálculo de Excel recién guardada "X Salario Mensual. xls" en el cuadro de diálogo de abrir archivo, haga clic en "Aceptar" en el cuadro de diálogo emergente, haga clic en "Editar documento principal (M)", luego encontrará que hay más en la barra de herramientas.

4. Coloque el cursor donde desea insertar el elemento correspondiente y haga clic en el menú desplegable "Insertar campo de combinación" (la opción correspondiente en el menú desplegable corresponde a "X salario mensual" en la fila del título.

xls"), y luego haga clic en la opción correspondiente en el menú desplegable hasta que se complete la operación (como se muestra en la Figura 3).

5. Finalmente, haga clic en el botón "Combinar en un nuevo documento", obtendrá un resultado inesperado: el registro salarial de cada empleado se ha convertido en un nuevo documento, pruébelo.

El método anterior también se puede aplicar a los profesores para que entreguen boletines de calificaciones a los estudiantes, a los líderes para que proporcionen información personal a sus subordinados, etc. .Confidencial y conveniente