¿Cómo poner correos electrónicos combinados en una página en Word?
Suponiendo que el documento principal que contiene el contenido de la carta está listo, ahora ábrelo. Seleccione Herramientas/Combinación de correspondencia para abrir la ventana Ayudante de combinación de correspondencia, haga clic en Crear, seleccione Modelo de carta y luego seleccione la ventana activa en el siguiente cuadro de diálogo.
Ahora estoy de vuelta en la ventana de Ayuda para combinar correspondencia. Haga clic en el botón Obtener datos y seleccione Crear fuente de datos para definir la información del destinatario. En el cuadro de diálogo Crear fuente de datos, el sistema ha creado automáticamente muchos campos y también podemos eliminar y agregar campos. Después de definir el nombre de dominio, haga clic en Aceptar, ingrese un nombre de archivo para la lista de destinatarios y seleccione Guardar.
Cuando regreses a la ventana del Asistente para combinar correspondencia, haz clic en Editar fuente de datos e ingresa los datos del primer destinatario en el cuadro de diálogo. Haga clic en Agregar, luego ingrese la información del siguiente destinatario y repita el proceso hasta ingresar la información de todos los destinatarios.
En segundo lugar, inserte el campo de combinación
Después de regresar a la interfaz del documento principal, la siguiente tarea es insertar el campo de combinación (como nombre o título) en la posición apropiada del documento principal. Mueva el cursor de inserción al lugar donde debería aparecer el contenido del campo, haga clic en Insertar campo de combinación en la barra de herramientas Combinar correspondencia y seleccione el campo apropiado en el cuadro de lista desplegable. Por ejemplo, seleccione el campo Dirección cuando la posición del cursor debe ser la dirección que le proporciona al destinatario. Repita el proceso anterior hasta que se hayan agregado todos los dominios.
Si desea ver el efecto combinado, haga clic en el botón "Ver datos combinados" en la barra de herramientas "Combinar correspondencia", después de que el primer registro de la lista de destinatarios se combine en el cuerpo del correo electrónico, el cuerpo del correo electrónico aparecerá. Puede utilizar los botones Registro anterior y Registro siguiente para cambiar los registros de destinatarios combinados. Si desea modificar, haga clic en "Ver datos combinados" para modificar el intervalo o la posición y luego verifique el efecto de combinación.
En tercer lugar, realice la operación de fusión
Después de editar el documento principal que desea fusionar, seleccione "Herramientas"/"Combinar correspondencia" para abrir el cuadro de diálogo "Ayudante de combinación de correspondencia".
Seleccione "Combinar", seleccione "Nuevo documento" en el cuadro de lista "Combinar en" y seleccione "No imprimir líneas en blanco cuando los campos de datos estén vacíos" para garantizar que las líneas en blanco no aparezcan en el documento final y, finalmente, haga clic en Combinar para combinar el documento principal y la lista de destinatarios.
Los resultados combinados aparecerán en la pantalla y los correos electrónicos enviados a cada destinatario se organizarán en orden. En este punto, es mejor comprobarlo nuevamente y luego imprimir o guardar el documento combinado.
Cuando quieras volver a fusionar más tarde, simplemente abre el documento principal, selecciona Herramientas/Combinar correspondencia y haz clic en Fusionar. Cuando salga de Word, se le pedirá que guarde el documento de la lista de destinatarios y seleccione "Sí"; de lo contrario, se perderán los datos de la lista de destinatarios.
Cuarto, use la información de contacto de Outlook
Si la información del destinatario ya está en la lista de contactos de Outlook, copie la información del contacto a una nueva carpeta de contactos Utilizada como lista de destinatarios en la combinación de correspondencia de Word. . Para hacer esto: En Outlook, seleccione Archivo/Nuevo/Carpeta, cree una nueva carpeta para la lista de Contactos, ingrese un nombre para la nueva carpeta (como Contactos del cliente) en el cuadro Nombre y seleccione Contactos de la carpeta que contiene la lista. Proyecto, luego seleccione la ubicación de la carpeta y haga clic en Aceptar. Si se le pregunta si desea crear un acceso directo a la barra de herramientas, seleccione No. A menos que creas que es realmente necesario. )
Ahora puedes copiar los datos de tu lista de contactos de Outlook a esta nueva carpeta. Los pasos son los siguientes: abra la carpeta de origen, mantenga presionada la tecla CTRL para seleccionar información de contacto múltiple, mantenga presionada la tecla CTRL y arrastre el contenido seleccionado a la carpeta de destino "Contactos del cliente".
Para configurar esta nueva carpeta como una libreta de direcciones de correo electrónico, haga clic derecho en el nombre de la carpeta, seleccione Propiedades, seleccione Libreta de direcciones de Outlook, seleccione Mostrar esta carpeta como una libreta de direcciones de correo electrónico, haga clic en Aplicar y finalmente haga clic en DE ACUERDO.
En este punto, se ha creado la lista de destinatarios en Outlook.
Abre el documento principal en Word. Abra el Asistente para combinar correspondencia, seleccione Obtener datos/Usar libreta de direcciones en el cuadro de diálogo, seleccione la carpeta Contactos del cliente y haga clic en Aceptar. A continuación, puede insertar campos de combinación y realizar la operación de combinación como se describe anteriormente.
Es importante tener en cuenta que después de especificar la carpeta de contactos del cliente como fuente de datos del destinatario para la operación de combinación de correspondencia, si se agrega o cambia información de contacto en la carpeta de contactos del cliente en el futuro, estos cambios no se aplicarán. se reflejará automáticamente en la operación de fusión. Para resolver este problema, puede seleccionar "Herramientas/Combinar correspondencia" en Word, hacer clic en "Obtener datos" y seguir los pasos anteriores para redefinir la fuente de los datos. En este punto, Word volverá a leer el contenido de la carpeta y el contenido recién agregado o modificado se reflejará en operaciones de combinación de correspondencia posteriores.
Verbo (abreviatura de verbo) generar correo electrónico
Envía los resultados de la combinación de correspondencia como un correo electrónico a Outlook. Seleccione Combinar en el cuadro de diálogo Ayuda para combinar correspondencia y luego seleccione Correo electrónico en la lista Combinar con. Haga clic en "Configuración" y seleccione "Correo electrónico" en "Campo de datos con dirección de correo/fax".
En la línea Asunto del mensaje, ingrese un asunto para el correo electrónico. Si es necesario, marque Enviar documento como archivo adjunto.
Vuelva al cuadro de diálogo Combinar y haga clic en Combinar. El correo electrónico recién generado se coloca en la bandeja de salida de Outlook. Antes de enviar un correo electrónico, es una buena idea revisar algunos correos electrónicos aleatorios para verificar el efecto de fusión.
Verbo intransitivo otros
Si especifica datos existentes como origen de datos del destinatario en una operación de combinación de correspondencia, cuando el número de destinatarios en el origen de datos es mucho mayor que el Al fusionar el número de destinatarios en una operación, puede utilizar consultas para limitar los destinatarios objetivo. El método es: después de abrir el documento principal, seleccione el menú Herramientas/Combinar correspondencia y haga clic en el botón Opciones de consulta. Seleccione los campos de consulta y sus condiciones en el cuadro de diálogo Opciones de consulta. Si se especifican varias filas de condiciones de consulta, cada fila se conecta con AND o o según la situación real. Al realizar una operación de fusión en el futuro, solo participarán en la fusión los datos de la fuente de datos que cumplan las condiciones especificadas.
Word también puede leer la información del destinatario desde Excel. Para hacer esto: En el cuadro de diálogo Ayuda para combinar correspondencia, seleccione Obtener datos y luego seleccione Abrir fuente de datos. En el cuadro de diálogo Abrir fuente de datos, seleccione el libro de Excel como tipo de archivo, seleccione el archivo de Excel, haga clic en el botón Abrir, seleccione la hoja de cálculo completa o especifique un rango en la tabla en el cuadro de diálogo de Excel.