12 habilidades de alto nivel en Word que debes aprender

Word ya es un software indispensable en la computadora, ¡y las siguientes 12 habilidades de alto nivel también son imprescindibles!

1. Utilice la función especial de edición y pegado, que es. conveniente Edición y copia de datos de texto

A veces copiamos la selección relevante en la interfaz del software correspondiente y luego la pegamos en Word, que a menudo copia el formato original. Por ejemplo, después de copiar varias columnas y filas de texto o datos en Excel y pegarlos en Word, se copiará el formato de tabla en lugar del formato de texto sin formato después de seleccionar el área a copiar al navegar por la web y luego pegarlo; Word, el formulario de la página web se copiará, lo que le imposibilitará editar el texto. Si utiliza Editar - Pegado especial - Texto sin formato, todos los problemas se pueden resolver. El texto copiado estará en formato de texto sin formato y podrá editar el texto copiado usted mismo.

2. No cambie el método de entrada, ingrese rápidamente el punto decimal en el número.

Cuando los auditores completen el trabajo de auditoría in situ y preparen el informe de auditoría, deben ingresar. una gran cantidad de datos de auditoría Si utiliza la fuente Wubi o el método de entrada Pinyin que viene con la instalación de Office, tendrá que preocuparse por el punto decimal en el número de entrada y ajustar constantemente entre los métodos de entrada en chino e inglés (. Estos problemas no ocurrirán cuando se use Chenqiao Wubi, ingresará los datos y luego continuará. El período entre los datos se cambia automáticamente a un punto decimal cuando se generan los datos). Sin embargo, el uso de las herramientas de Autocorrección en Word puede resolver este problema y permitirle solucionarlo de una vez por todas. Método: Abra Herramientas - Autocorrección - Autocorrección, complete Reemplazar con. . , . (punto decimal), haga clic en Aceptar, regrese a la interfaz de entrada de Word, ingrese dos después de ingresar los datos. , luego ingrese los datos y vea si se convierten en un punto decimal. Este método le permitirá ingresar un punto decimal adicional al ingresarlo. , pero es mucho más conveniente que tener que ajustar entre métodos de entrada cada vez que necesite ingresar un punto decimal en la entrada de datos. Después de seguir este método, puede ingresar rápidamente puntos decimales en números usando el mismo método de entrada en Excel. Este método se puede utilizar para corregir números de serie en materiales escritos, como cambiar 1 a ⒈, corregir ceros en el año, como cambiar 200 a 200; corregir corchetes en el año de documentos oficiales, como cambiar ([ a 〔.

3. Utilice hábilmente la información de la versión para guardar la apariencia original de todos los documentos antes y después de la modificación.

Cuando escribimos informes de auditoría y otros materiales escritos, es necesario revisarlos muchas veces. el revisor jefe, el líder del equipo, etc. Aunque Word proporciona algunas funciones de revisión, no puede mantener un registro de cada modificación. Sin embargo, para garantizar la autenticidad de los documentos electrónicos antes y después de las modificaciones, los auditores a veces necesitan guardar un archivo después. cada modificación y también indica quién y cuándo. La modificación es en realidad algo muy problemático. La función de versión en Word resuelve fácilmente los problemas anteriores. Utiliza un archivo de Word para guardar toda la información modificada y conservar la apariencia original de todos los archivos modificados. un archivo de Word, primero selecciónelo Archivo - Versión - Guardar ahora, ingrese el autor del documento, la hora de creación y otros asuntos que deban explicarse. Cuando el revisor realice una modificación, abra el documento primero y luego ábralo. el Archivo - Versión - Guardar ahora, y luego ingresa a la revisión de modificación del documento. Luego se procesan el autor, la hora de modificación y otros asuntos que deben explicarse, y finalmente se guarda el archivo. En este punto, se realiza una reflexión completa y exhaustiva. de la modificación y aprobación de un informe de auditoría u otros documentos y todos los documentos electrónicos se concentran en un solo documento electrónico, que puede abrir el antes y el después de todos los borradores revisados.

4. el problema de la visualización borrosa de fuentes de tamaño 3 como Song Dynasty y KaiTi_GB2312 en Word en el entorno WINDOWS XP/2000.

Actualmente, los auditores están trabajando en la mayoría de los sistemas operativos utilizados cuando se utilizan computadoras portátiles o pantallas LCD. son WINDOWS El fenómeno borroso es muy molesto. A veces los auditores piensan que es inherente a la computadora o no saben por dónde empezar si quieren ajustarlo, por lo que se marearán después de mucho tiempo de ingresar.

De hecho, la solución es muy simple, ya sea en WINDOWS XP o WINDOWS2000, abre el escritorio, hace clic con el botón derecho del mouse, aparece un menú, selecciona Propiedades - Apariencia - Efectos - desmarca la casilla frente a Smooth Font Edge. Fuente y luego haga clic en Aplicar. Aceptar, el problema está resuelto. ¿Ve si el efecto es diferente?

Utilice Ctrl+Z para cancelar la numeración automática de elementos.

Si es el valor predeterminado. la configuración de Word no ha sido cambiada. En el caso de ingresar: 1. Situación básica y luego cambiar la línea, el sistema cambiará automáticamente su comportamiento al formulario de numeración automática de proyectos y agregará las palabras 2. en la siguiente línea. En este momento, si presiona la tecla Retroceso, puede eliminar el número de proyecto en la segunda línea, pero no puede eliminar el formato del número de proyecto en la primera línea. Es decir, el "1" en la primera línea se ha convertido. el número de proyecto y no se puede seleccionar. Después de continuar ingresando texto, la numeración automática de elementos de Word afectará directamente el efecto de diseño del documento. ¿Cómo eliminarlo? Simplemente use Ctrl+Z. Después de ingresar la información básica y presionar Enter, presionamos Ctrl + Z y todo está bien. La primera línea sigue siendo la misma que antes y no ha cambiado en absoluto. La razón es que existe una función de corrección automática en el sistema Word, que puede corregir automáticamente el contenido escrito de acuerdo con algunas convenciones. Por ejemplo, después de ingresar 1, la aplicación real de la computadora y presionar Enter, el sistema realiza automáticamente dos acciones, una es cambiar a la siguiente línea y la otra es cambiar automáticamente las dos líneas a numeración automática. La función de Ctrl+Z es deshacer la operación anterior y restaurar a un paso anterior. Presionamos Ctrl+Z y simplemente cancelamos la segunda acción. El sistema solo realizó una acción y no realizó la numeración automática. Por lo tanto, en acciones posteriores, el sistema ya no usa la corrección automática (es decir, la numeración automática) bajo la función de numeración automática. Corregido al formato de numeración automática), puede preparar los números de los títulos de los párrafos según sus necesidades.

6. Utilice la función de repetición de fila de título para imprimir títulos de fila en cada página y mostrar automáticamente la página completa.

Al organizar texto chino en Word, es difícil imprimir un título de fila repetidamente en cada página Si se utiliza la función de tabla y la configuración no es buena, la última página tendrá tantas filas como haya y no habrá título, por lo que no se podrá lograr la impresión de página completa. Si usa la tabla en Word - repetición de filas de encabezado, puede lograr esta función. Método: Primero copie la tabla de Excel a Word y use la función pegar, luego seleccione la parte que debe configurarse como fila de título, haga clic en la tabla; repita la fila de título y listo. Pruébelo. Ingrese datos o texto continuamente en el espacio fuera de la fila del título, cambie la línea y vaya a la segunda página. ¿Mostrará automáticamente la página completa? Esta función se utiliza para procesar el formulario de auditoría de cuentas finales que necesita. para ingresar continuamente la información requerida en la tabla de Word. Cada página tiene un título de texto para mostrar y funciona cuando la página siguiente necesita llenar la página.

7. Utilice hábilmente la función de reemplazo para eliminar líneas en blanco redundantes en documentos de Word.

A veces es necesario eliminar muchas líneas en blanco en documentos de Word (como texto sin formato copiado de un sitio web). forma de documentos regulatorios), eliminar línea por línea requiere mucho tiempo y es laborioso. En este caso, podemos usar la función de reemplazo para resolverlo fácilmente (es muy conveniente eliminar espacios vacíos en WPS. El método es el siguiente).

Abra Editar: Reemplazar, coloque el cursor en el cuadro de entrada de contenido de búsqueda, haga clic en el botón Avanzado, seleccione la marca de párrafo (P) en los caracteres especiales dos veces y ^P^ se mostrará en el cuadro de entrada P, luego use el método anterior para insertar una marca de párrafo (P) (a ^P) en el cuadro de entrada Reemplazar con y luego presione el botón Reemplazar todo. De esta manera, se eliminarán las líneas en blanco adicionales. Si encuentra que todavía hay algunas que no se pueden eliminar, simplemente puede repetirlas. Si hay algunos espacios después de la marca de párrafo al copiar artículos web, puede intentarlo. Agregue un espacio a ^P en la búsqueda, agregue ^P y reemplácelo con ^P. Entonces, el problema de demasiadas líneas en blanco y una gran cantidad de líneas al descargar algunos materiales de texto de Internet se resolverá naturalmente.

Si el método anterior no puede eliminar la línea en blanco en este momento, entonces debe observar cuidadosamente la marca de párrafo de ajuste de línea, si es un ajuste de línea automático (el símbolo que se muestra al final de la línea de la página ?), o ajuste de línea manual (el símbolo que se muestra al final de la línea de página) Sí ↓), el salto de línea anterior es el carácter de salto de línea automático. Para las líneas en blanco formadas por saltos de línea manuales (Shift+Enter) en el archivo, debe seleccionar saltos de línea manuales (L) en los caracteres especiales dos veces al reemplazarlos, es decir, reemplazar ^l^l con ^l, y el Las líneas vacías se pueden eliminar.

En resumen, cuando utilice el método de reemplazo para eliminar líneas en blanco, debe ser flexible con el contenido de la búsqueda; de lo contrario, no podrá reemplazarlo.

8. Utilice la función insertar-alineación-número de página interior para imprimir los números de página en el anverso y el reverso del documento en la posición correcta.

Al imprimir informes de auditoría u otros documentos que requieren impresión frontal y posterior, primero numeraremos las páginas ⒈⒊⒌⒎⒐ en el lado derecho, escribiremos estas páginas primero y luego numeraremos las páginas inversas de ⒉⒋⒍⒏⒑ en el lado izquierdo, y luego imprimiremos, de modo que los números de página correspondan naturalmente después de imprimir, si hay un error, sería un desperdicio de papel. Sin embargo, después de usar la función insertar-alinear-número de página dentro, solo necesita imprimir la página ⒈⒊⒌⒎⒐ en la interfaz de impresión, luego voltear el papel e imprimir la página ⒉⒋⒍⒏⒑.

9. Resuelva el problema de sangrar dos caracteres en la primera línea de entrada de texto

Cuando ingresa texto normalmente, primero asegúrese de que la primera línea tenga una sangría de dos caracteres. ingresa texto - Sangría y espaciado - en formatos especiales, se determina que la primera línea debe tener una sangría de dos caracteres. Párrafo - sangría y espaciado - el valor de la medición a veces muestra centímetros, por lo que es imposible calcular con precisión el número de. dos palabras. ¿Cómo manejarlo? Primero seleccione el área, luego seleccione la fuente Song Dynasty, luego seleccione Párrafo - Sangría y espaciado - Formato especial - Sangría de primera línea, luego seleccione el valor de medición y aparecerá una sangría de dos caracteres. Haz clic en él. A partir de ahora no tendrás que pensar en cuántos centímetros retroceder.

10. Utilice herramientas de procesamiento de imágenes para procesar hábilmente los materiales de recopilación de pruebas de las cámaras digitales.

Ahora generalmente utilizamos cámaras digitales para recopilar pruebas de los materiales originales. La ocultación de la recopilación de pruebas es mejor. y se puede utilizar en auditorías. Cuando los problemas encontrados en el documento no están finalizados, a menudo no son notados por la unidad auditada (en el pasado, cuando se descubrían problemas, era fácil descubrirlos doblando y copiando el original). datos), pero el procesamiento de imágenes posterior no es conveniente. Se necesita una cierta cantidad de tiempo para aprender a usar Acdsee o Photoshp. De hecho, existe un software de procesamiento de imágenes muy práctico, Microsoft Photo Editor, en Office2000. Combinado con Word, puede procesar fácilmente datos de imágenes digitales. Método: El primer paso es instalar el software de imágenes e instalar Office2000 de forma segura, es decir, ingresar al programa de instalación - Agregar o quitar funciones - seleccionar Ejecutar todos los programas desde esta computadora en el menú desplegable de Microsoft Office - iniciar el actualice de ahora en adelante, Microsoft Photo Editor está instalado en la máquina; el segundo paso es abrir todas las imágenes, luego cortar una por una, copiar, abrir el documento de Word, pegar, el tercer paso es abrir el formato de imagen. la herramienta en Word, y luego Ajuste el tamaño, contraste, blanco y negro, etc. de cada imagen, intente integrar todos los archivos adjuntos de un bono en una o varias páginas, y luego imprima las imágenes que deben usarse como pruebas de auditoría de inmediato, lo que ahorra papel. Por otro lado, también se generan documentos electrónicos de pruebas de auditoría.

11. Equipar archivos de Word con archivos de Excel para facilitar la búsqueda y recopilación de información de archivos de auditoría.

Cuando usamos Word para editar archivos, necesitamos usar archivos de Excel para compilar alguna tabla. Integre archivos de tablas de Excel, como cuestionarios de ajuste de auditoría necesarios para escribir informes de auditoría u otros informes, en un solo Word. Esto es conveniente para buscar, modificar y organizar el archivo y los datos de la tabla. Excel después de imprimir Word. El archivo corresponde al archivo de Excel. Método: Mueva el cursor al final del archivo de Word abierto, abra Insertar--Objeto--Crear a partir de archivo, busque a la derecha del nombre del archivo para seleccionar el archivo que desea insertar y luego marque Mostrar como icono. En este momento, aparece un icono en el documento. Haga doble clic para abrir el archivo de Excel. Tenga en cuenta que este archivo se ha convertido en un archivo adjunto al archivo de Word. Al guardar el archivo de Word, se guardará el archivo de Excel. De la misma forma, algunos archivos de Word también se pueden cargar en Excel. Cuando considere imprimir un archivo de Word, se imprimirá el ícono del archivo de Excel. En este momento, puede eliminar el ícono primero, imprimir el archivo de Word y luego usar Ctrl+Z para deshacer la acción que acaba de hacer para restaurar el ícono del archivo de Excel. .

12. Utilice la función de combinación de correspondencia para procesar materiales de texto que contengan datos en lotes.

Estamos procesando cartas, avisos, cartas de confirmación, diarios de auditoría, documentos de trabajo de auditoría, etc. Es básicamente el mismo, pero el contenido y los objetos específicos son diferentes. Si ingresa e imprime uno por uno cada vez, se ingresarán formatos de texto básicamente similares repetidamente. ¿Cómo se pueden utilizar los recursos de datos existentes para convertir este tipo de trabajo repetitivo en uno? ? Las cosas fáciles se pueden resolver mediante la combinación de correspondencia. Utiliza principalmente datos de Excel. Después de configurar la posición de entrada requerida en Word, se puede generar automáticamente.

Las anteriores son las 12 habilidades de alto nivel en Word que se deben aprender. Espero que sean útiles para todos. Gracias por su apoyo a 2345 Software Encyclopedia. Para obtener más tutoriales de software, pague. atención a la Enciclopedia de software 2345.