Combinar correspondencia en un documento de Word
En los asuntos diarios de la oficina, muchos correos electrónicos tienen básicamente el mismo contenido excepto la empresa, la dirección, el nombre y el cargo del destinatario. Word puede generar automáticamente un lote de correos electrónicos correspondientes en función del lote de información del destinatario dado. Esta es la función de combinación de correspondencia. La combinación de correspondencia combina contenido duplicado en cada correo electrónico con datos que distinguen diferentes correos electrónicos. El primero se denomina "documento maestro" y el segundo, "fuente de datos". En una operación de combinación de correspondencia, el documento principal contiene texto y gráficos que son los mismos para cada versión del documento combinado, como la dirección y el cuerpo de la carta del formulario de devolución. Es decir, el documento principal contiene todo el contenido que se repite en el correo electrónico. La fuente de datos contiene contenido único. Al insertar "campos de combinación" especiales en el documento, le indica a Word dónde debe imprimirse la información de cambio de la fuente de datos. Si utiliza el comando "Combinar correspondencia" en el menú "Herramientas" para generar una fuente de datos, Word creará la fuente de datos en una tabla. Cada columna de la tabla corresponde a cada campo de datos en la fuente de datos. Los nombres de dominio se enumeran en la primera fila de la tabla (la fila del nombre de dominio). Cada línea siguiente contiene un registro de datos. Cuando se fusionan la fuente de datos y el documento principal, Word reemplazará los campos de combinación en el documento principal con la información correspondiente de la fuente de datos, generando así rápidamente documentos de múltiples formatos. Dado que la combinación de documentos se utiliza más comúnmente en cartas, sobres, etiquetas postales, etc., se denomina combinación de correspondencia).
La combinación de correspondencia se puede dividir en cuatro pasos:
1. Crear el documento principal
2.
3. Inserte un campo de combinación en el documento principal para indicarle a Word dónde insertar los datos correspondientes en la fuente de datos.
4. el documento principal Los contenidos del texto estándar se combinan para formar un documento combinado.
8.1 Creación y uso de documentos
Abra el menú "Herramientas", seleccione el comando "Combinar correspondencia" y el sistema abrirá el cuadro de diálogo "Ayudante de combinación de correspondencia". Haga clic en el botón "Crear" debajo de "1 documento principal" para abrir un menú en el que puede seleccionar "Carta modelo". En este momento, aparece un cuadro de diálogo de mensaje. En este momento, el sistema pregunta si desea usar la ventana activa actual como documento principal o crear un nuevo documento. Word mostrará automáticamente la barra de herramientas de combinación de correspondencia en el espacio de trabajo. El usuario puede presionar el botón "Ventana activa" para regresar a la ventana activa actual. Cuadro de diálogo "Ayudante para combinar correspondencia", en "1 documento principal"
Aparece nuevamente el botón "Editar". Al mismo tiempo, el botón "Obtener datos" debajo de "2 fuentes de datos" cambia de pantalla tenue a activa. Si hace clic en este botón, puede continuar con el siguiente paso para establecer una fuente de datos.
8.2 Abrir y establecer fuentes de datos
En "2 fuentes de datos" en el cuadro de diálogo Asistente para combinar correspondencia, haga clic en el botón "Obtener datos" y aparecerá un menú en el que Incluye cuatro comandos: "Crear fuente de datos", "Abrir fuente de datos", "Usar libreta de direcciones" y "Opciones de nombre de dominio".
1. Abra la fuente de datos
Si el usuario ya tiene la fuente de datos requerida, como el nombre del destinatario, el nombre de la empresa, la dirección, el número de teléfono, el código postal y otros archivos de datos. , puede seleccionar el comando "Abrir fuente de datos" y aparecerá el cuadro de diálogo "Abrir fuente de datos", que le permitirá seleccionar el archivo de fuente de datos.
2. Establezca una fuente de datos
Si necesita establecer una fuente de datos, puede seleccionar el comando "Crear fuente de datos" y Word mostrará el mensaje "Crear fuente de datos". "cuadro de diálogo. En el cuadro de lista "Nombre de dominio en la fila de nombre de dominio", Word enumera los nombres de dominio más utilizados. Utilice el botón "Eliminar nombre de dominio" para eliminar un nombre de dominio. Utilice los botones de movimiento hacia arriba y hacia abajo en el lado derecho del cuadro de diálogo para ajustar la posición relativa de cada nombre de dominio en el cuadro de lista (al seleccionar un nombre de dominio en el cuadro de lista; cuadro de lista, presione hacia arriba o hacia abajo Mueva la flecha para mover el nombre de dominio hacia arriba (o hacia abajo) una línea; si desea agregar un nuevo nombre de dominio, ingrese el nuevo nombre de dominio en el cuadro de texto "Nombre de dominio" y luego El botón "Agregar nombre de dominio" cambiará de tenue a Válido; presione este botón para agregar un nuevo nombre de dominio en el cuadro de lista "Nombre de dominio en la fila de nombre de dominio" a la derecha.
Después de agregar o restar el nombre de dominio, haga clic en el botón "Aceptar" para ingresar al cuadro de diálogo "Guardar fuente de datos", determine en qué disco y directorio se coloca el archivo de fuente de datos y con qué nombre de archivo guardarlo. Presione ". "Aceptar" y Word mostrará un cuadro de diálogo de mensaje preguntando si se deben realizar ediciones en la fuente de datos o en el documento principal.
Seleccione el botón "Editar fuente de datos" para ingresar al cuadro de diálogo "Formulario de datos". Los campos en el cuadro de lista de la izquierda se derivan del cuadro de diálogo "Crear fuente de datos" y finalmente aparecen en el. "Fila de nombre de dominio" El nombre de dominio en el cuadro "Nombre de dominio en" indica que se han configurado cinco nombres de dominio previamente. En este cuadro de lista, puede ingresar los datos requeridos, que se ingresan en forma de registros y finalmente aparecen en la ventana del documento en forma de tabla. Después de ingresar un registro, haga clic en el botón "Agregar" para continuar ingresando el siguiente registro. Después de ingresar los registros, haga clic en el botón "Aceptar" para cerrar el cuadro de diálogo "Formulario de datos" y regresar a la ventana principal de edición del documento. En este momento, haga clic en el botón "Insertar
Dominio combinado" y habrá cinco nombres de dominio como dominios combinados. Haga clic en el botón "Editar fuente de datos" en la barra de herramientas de combinación de correspondencia para volver al cuadro de diálogo "Formulario de datos".
Las funciones de cada botón de comando en el cuadro de diálogo "Formulario de datos" son las siguientes:
l Botón "Registro": se utiliza para escribir o seleccionar el número de registro que se mostrará;
l Botón "Eliminar": elimina la información del registro del formulario de datos actual de la fuente de datos;
l Botón "Restaurar": restaura el registro actual al estado antes de editarlo;
l Botón "Buscar": busca información específica en la base de datos actual;
l Botón "Ver fuente de datos": muestra la fuente de datos en forma de tabla, con cada registro como uno solo fila.
Al visualizar la fuente de datos, Word también mostrará una barra de herramientas de base de datos para facilitar las operaciones del usuario.
8.3 Insertar campos de combinación en el documento principal
Después de crear o abrir el documento principal y la fuente de datos, para fusionar los documentos, debe insertar el campo de combinación en el documento principal . Cuando un documento se designa como documento principal, Word agregará automáticamente la barra de herramientas de combinación de correspondencia.
8.4 Fusionar documentos e imprimir fusionar
Los documentos se pueden fusionar insertando un campo de combinación en el documento principal. Hay dos métodos para fusionar:
Método 1: haga clic en el botón "Combinar en archivo" en la barra de herramientas de combinación de correspondencia. El resultado combinado se envía primero al archivo y luego puede modificarlo. Este es el documento fusionado.
Método 2: haga clic en el botón "Combinar con impresora" en la barra de herramientas de combinación de correspondencia para fusionar directamente con la impresora. Esta es la impresión combinada.
Se recomienda utilizar el método uno, que es más seguro después de fusionar y modificar antes de imprimir. Según el método 1, después de presionar el botón "Combinar en archivo", Word generará automáticamente una nueva ventana de documento llamada "Carta modelo 1" para el usuario, que contiene el resultado combinado, y cada letra se separará automáticamente mediante saltos de página. Separarse. Puede utilizar la barra de desplazamiento en la ventana del nuevo documento para explorar, editar y modificar los resultados combinados (debe tenerse en cuenta que después de guardar el documento en la ventana "Carta modelo 1" como un archivo, ocupará una gran capacidad, y la capacidad depende de los datos (la cantidad de registros en el archivo de origen y el tamaño del documento principal), y luego haga clic en el botón "Imprimir" en la barra de herramientas común para imprimir los resultados. Además, hay un botón "Combinar correspondencia" en la barra de herramientas de combinación de correspondencia. En la ventana principal del documento, haga clic en el botón Combinar correspondencia y el sistema mostrará el cuadro de diálogo "Combinar correspondencia" o haga clic en el botón "Asistente para combinar correspondencia". Regrese al cuadro de diálogo "Ayudante para combinar correspondencia". Dado que los datos y los archivos están combinados, el botón debajo de "3 Combinar datos y archivos" en el cuadro de diálogo cambia de atenuado a activo. Haga clic en el botón "Combinar" para ingresar a "Combinar". "cuadro de diálogo. El otro botón "Opciones de consulta" tiene la misma función que la opción "Opciones de consulta" en el cuadro de diálogo "Fusionar" y puede agregar condiciones de filtrado adecuadas y ordenar registros al fusionar. Despliega la lista "Combinar con" y descubre que hay dos opciones: "Nuevo documento" e "Impresora". De hecho, esto corresponde a los dos métodos de "Combinar con archivo" y "Combinar con impresora".
8.5 Sobres y etiquetas
Después de que el usuario configura el sobre o la etiqueta de correo de la manera deseada, Word completará automáticamente el procesamiento de combinación, recopilará datos de la fuente de datos y configurará el documento principal Indica la posición de impresión, finalizando con el sobre o etiqueta que se está imprimiendo.
Mencioné anteriormente que crear una "carta modelo" es la forma más común de fusionar documentos, pero también puedes usar la función de combinación de correspondencia para fusionar con otros archivos.
8.5.1 Imprimir sobres
En una nueva ventana de documento, abra el menú "Herramientas", seleccione el comando "Combinar correspondencia" y aparecerá el cuadro de diálogo "Ayuda para combinar correspondencia". aparece el cuadro. Haga clic en el botón "Crear" debajo de "1 documento principal" para abrir una lista de la cual puede seleccionar la opción "Sobre". En este momento, Word mostrará un mensaje preguntando si desea utilizar "Sobre" en la ventana del documento activo o crearlo a través de una nueva ventana del documento. Haga clic directamente en el botón "Ventana activa" para volver al cuadro de diálogo "Ayudante de combinación de correspondencia". Haga clic en el botón "Obtener datos" debajo de "2 fuentes de datos" para abrir una lista desde la cual puede seleccionar "Abrir fuente de datos" o "Crear". Opción "Fuente" de datos. Después de realizar su selección, si Word le solicita "Establecer documento principal", haga clic en el botón "Establecer documento principal" o cree una fuente de datos como se describe en 8.2. Esto hará que Word muestre el cuadro de diálogo Opciones de sobre. En la pestaña "Opciones de sobre", puede seleccionar el tamaño del sobre y usar el botón "Fuente" para cambiar el formato de texto de la dirección del destinatario y la dirección del remitente; en la pestaña "Opciones de impresión", configure la información relacionada con la impresora. Estas configuraciones del usuario se pueden obtener una vista previa en la pantalla. Después de configurar las selecciones anteriores, haga clic en el botón "Aceptar" y Word mostrará el cuadro de diálogo "Dirección del sobre".
Establezca el punto de inserción en el cuadro "Dirección del sobre de muestra", luego presione el botón "Insertar campo de combinación", seleccione los campos de combinación y separe los campos de combinación con espacios o puntuación requerida, presione Entrar. clave al final de cada línea. Después de insertar el campo de combinación, seleccione el botón "Aceptar", cierre el cuadro de diálogo "Dirección del sobre", regrese al cuadro de diálogo "Ayudante de combinación de correspondencia", seleccione el botón "Editar" en "1 documento principal" y luego de seleccionar el documento principal, Word Muestra el documento principal en vista de página, con los campos de combinación para las direcciones de los destinatarios colocados en un marco para que se puedan mover y ampliar. La dirección del remitente en el sobre se especifica en la pestaña "Información de usuario" en el cuadro de diálogo "Opciones" después de ejecutar el comando "Opciones" en el menú "Herramientas". Finalmente, haga clic en el botón "Combinar en impresora" en la barra de herramientas de combinación de correspondencia para imprimir los sobres necesarios.
8.5.2 Impresión de etiquetas
Los pasos básicos para imprimir etiquetas son similares a imprimir sobres.
1. Primero ingrese al cuadro de diálogo "Ayudante para combinar correspondencia" en una nueva ventana de documento.
2. Haga clic en el botón "Crear" debajo de "1 documento principal" y seleccione "Etiqueta de correo" en la lista.
3. Seleccione el botón "Ventana activa" en el cuadro de diálogo del mensaje que aparece para regresar al cuadro de diálogo "Ayudante para combinar correspondencia".
4. Haga clic en el botón "Obtener datos" debajo de "2 fuentes de datos" y seleccione "Crear fuente de datos" o "Abrir fuente de datos" de la lista. En este momento, Word mostrará un cuadro de diálogo de mensaje solicitándole que configure el documento principal.
5. Después de presionar el botón "Establecer documento principal", Word mostrará el cuadro de diálogo "Opciones de etiqueta" para que el usuario configure el estilo de la etiqueta.
6. Presione el botón "Aceptar", Word mostrará el cuadro de diálogo "Crear etiqueta" y el usuario podrá seleccionar la ubicación adecuada para insertar el campo de combinación en el cuadro "Etiqueta de muestra".
7. Haga clic en el botón "Aceptar" para volver al cuadro de diálogo "Ayudante para combinar correspondencia".
8. Presione el botón "Fusionar" en "3 Fusionar datos y documentos" para abrir el cuadro de diálogo "Fusionar" y seleccionar cómo realizar la fusión.
Además, a través del comando "Sobres y Etiquetas" del menú "Herramientas", se abrirá el cuadro de diálogo "Sobres y Etiquetas", desde el que también podrás configurar la impresión de sobres y etiquetas.