Consejos para usar Word
Consejos para usar Word 2010
Con Word 2010, puede encontrar información de manera más conveniente. Ahora puede encontrar contenido mediante figuras, tablas, notas al pie y anotaciones con una experiencia de búsqueda nueva y mejorada. El panel de navegación mejorado le brinda una representación visual de sus documentos para que pueda navegar, ordenar y encontrar rápidamente lo que necesita. Presentemos algunos consejos para usar Word 2010. ¡Aprendamos juntos! Consejos para usar Word 2010
1. Utilice el llenado automático de tablas de Word
En tablas de Word, seleccione las celdas que desee. para completar con el mismo contenido, haga clic en "Formato → Viñetas y numeración", ingrese a la pestaña "Numeración", seleccione cualquier estilo, haga clic en el botón "Personalizar" y en la ventana "Personalizar lista de numeración" ingrese el contenido a completar en la columna "Formato de numeración", seleccione "Ninguno" en la columna "Estilo de numeración" y haga clic en "Aceptar" para salir.
2. Ingrese el día de la semana en Word
Haga clic en "Formato → Viñetas y numeración", ingrese a la pestaña "Numeración", haga clic en el botón "Personalizar" y seleccione " Numeración" en la pestaña "Numeración". Seleccione estilos como "Uno, Dos, Tres" en la columna "Estilo" e ingrese "semana" antes de "Uno" en la columna "Formato de numeración".
3. Pegar el contenido de la página web
Para pegar una página web en Word, simplemente copie el contenido de la página web, cambie a Word, haga clic en el botón "Pegar" y todo el contenido de la página web se copiará en Word tal como está. En este momento, aparecerá un botón de "Opciones de pegado" en la esquina inferior derecha del contenido copiado. Haga clic en el símbolo del triángulo negro en el lado derecho del botón para abrir. Abra un menú y seleccione "Mantener sólo texto".
4. Convierta rápidamente cantidades en mayúsculas
Ingrese 12345 en Word, luego haga clic en el comando "Insertar → Número" y seleccione en la columna "Tipo de número" de la ventana emergente " Cuadro de diálogo "Número" Haga clic en "Aceptar" en el formato numérico chino "Uno, dos, tres...", luego 12345 se convertirá en el número chino "Mil dos mil trescientos cuatro Shiwu".
5. Elimine la función de numeración automática
Haga clic en "Herramientas → Opciones de Autocorrección" para abrir el cuadro de diálogo "Autocorrección", ingrese a la pestaña "Formatear automáticamente mientras escribe" y busque " Desmarque la casilla de verificación "Numerar listas automáticamente" en el grupo "Aplicar automáticamente a medida que escribe". De esta forma se pueden eliminar esas "molestas" funciones de numeración automática. También puede eliminar el "Lienzo" haciendo clic en "Herramientas → Opciones", ingresando a la pestaña "General" y desmarcando la casilla de verificación "Crear automáticamente un lienzo de dibujo al insertar una 'Autoforma'".
6. Dibuja una línea recta sin descontar
En Word, si quieres dibujar una línea recta horizontal, vertical o con un ángulo de "15?, 30?, 45? , 75?", justo después de fijar un punto final, mantenga presionada la tecla Mayús y arrastre el mouse hacia arriba y hacia abajo. Aparecerán las opciones de línea recta mencionadas anteriormente. Después de ajustar la posición adecuadamente, suelte la tecla Mayús.
7. Entrada de suma, resta, multiplicación y división
i y yo tienen un significado especial en el método de entrada chino smart abc. Se pueden usar como caracteres iniciales para ingresar minúsculas y mayúsculas. Números chinos, y también se puede utilizar para cambiar los símbolos de operación numérica a los caracteres chinos correspondientes. Ingrese +, —, *, / después de i o I, y presione la tecla Enter o la barra espaciadora para obtener los caracteres chinos correspondientes. suma, resta, multiplicación y división.
8. Ponga en negrita algunas líneas de la tabla
Cuando necesite poner en negrita una o varias líneas de la tabla en Word, primero puede hacer clic en el botón "Tablas y bordes" en las opciones de la barra de herramientas. luego seleccione "Estilo de línea" y "Ancho de línea" en la ventana "Tabla y borde", luego haga clic en el botón "Dibujar tabla" y finalmente dibuje un trazo de principio a fin en la línea de la tabla que desea poner en negrita.
9. Cree fórmulas ordenadas en Word
Después de usar el editor de fórmulas de Word para crear fórmulas, si cree que las fórmulas no están ordenadas (especialmente las fórmulas en forma matricial), puede hacerlo. Realice el ajuste de las siguientes maneras: haga clic en la fórmula, haga clic derecho para ingresar "Formatear objeto", seleccione cualquier formulario en "Formato", haga clic en "Aceptar" y luego seleccione el elemento que desea ajustar después de presionar Ctrl; tecla, use el cursor Mover hacia arriba, abajo, izquierda y derecha para ajustar el elemento mover repetidamente hacia arriba, abajo, izquierda y derecha para ajustar el elemento repita los pasos anteriores hasta que la posición de la fórmula se ajuste satisfactoriamente; .
10. La rotación del texto es fácil
En Word, puedes usar el comando "Dirección del texto" para cambiar la dirección del texto. Pero también puedes utilizar el siguiente método sencillo para hacerlo. Seleccione el contenido de texto que desea configurar y simplemente configure la fuente en "@font", como "@宋体" o "@黑体", y podrá rotar el texto 90 grados en sentido antihorario.
11. Utilice la función "Editar - Pegado especial" para facilitar la edición y copia de datos de texto.
A veces utilizamos "Pegar" en Word después de copiar la selección relevante en la interfaz del software correspondiente. . ", copiando a menudo el formato original. Por ejemplo, después de copiar varias columnas y filas de texto o datos en Excel y "pegarlos" en Word, se copiará el formato de la tabla en lugar del formato de texto sin formato; después de navegar por la web, seleccione el área y cópiela, y luego; use "Pegar" en Word "Pegar" copiará el formulario de la página web, lo que le hará imposible editar el texto. Si utiliza "Editar" - "Pegado especial" - "Texto sin formato", todos los problemas se pueden resolver. El texto copiado estará en formato de texto sin formato y podrá editar el texto copiado usted mismo.
12. No cambie el método de entrada, ingrese rápidamente el punto decimal en el número
Los auditores deben ingresar una gran cantidad de datos de auditoría al completar el trabajo de auditoría en el sitio y preparar el informe de auditoría Si utiliza la fuente Wubi o el método de entrada Pinyin que viene con Office cuando lo instala, tendrá problemas al ajustar constantemente entre los métodos de entrada chino e inglés al ingresar puntos decimales en los números. no ocurrirán problemas al usar Chenqiao Wubi. Ingresará los datos y luego continuará. Los períodos entre los datos se cambian automáticamente a puntos decimales cuando se generan los datos. Sin embargo, el uso de la "Autocorrección" en las herramientas de Word puede resolver este problema y permitirle solucionarlo de una vez por todas. Método: Abra "Herramientas"--"Autocorrección"--"Autocorrección", complete "..." y "." (punto decimal) en "Reemplazar" y "Reemplazar con", haga clic en "Aceptar" y regrese a En En la interfaz de entrada de Word, ingrese dos "." después de ingresar los datos, luego ingrese los datos nuevamente y vea si "." Este método le permitirá ingresar un "." adicional al ingresar un punto decimal, pero es mucho más conveniente que tener que ajustar entre métodos de entrada cada vez que necesite ingresar un punto decimal en la entrada de datos. Después de seguir este método, puede ingresar rápidamente puntos decimales en números usando el mismo método de entrada en Excel. Este método se puede utilizar para corregir números de serie en materiales de texto, como cambiar "1" por "⒈", corregir "cero" en el año, como cambiar "doscientos" por "doscientos" entre paréntesis; el año de los documentos oficiales Correcciones, como cambiar "(""[" a "〔".
13. Utilice la información de la versión con habilidad para guardar la apariencia original de todos los archivos antes y después de la modificación
Estamos escribiendo una auditoría. Los materiales escritos, como los informes, deben ser modificados muchas veces por el revisor jefe, el líder del equipo, etc. Aunque Word proporciona algunas funciones para la "revisión", no puede conservar registros después de cada modificación. Para garantizar la autenticidad del documento electrónico antes y después de la modificación, los auditores a veces necesitan guardar un archivo después de cada modificación y también indicar cuándo y quién realizó la modificación. De hecho, esto es algo muy problemático en Word. resuelve el problema anterior y lo guarda en un archivo de Word. Se conserva toda la información de modificación y la apariencia original de todos los archivos modificados.
Después de crear un archivo de Word, primero seleccione "Archivo" - "Versión" - "Guardar ahora", ingrese el autor del documento, la hora de creación y otros asuntos que deban explicarse, y abra el documento cuando el revisor haga modificaciones, luego abra primero "Archivo" - "Versión" - "Guardar ahora", luego ingrese el revisor de modificación del documento, la hora de modificación y otros asuntos que deben explicarse, luego procese el archivo y finalmente guarde el archivo. En este punto, un reflejo completo y completo de Todos los documentos electrónicos, como modificaciones y aprobaciones de informes de auditoría u otros documentos, se concentran en un documento electrónico. Puede abrir y ver el antes y el después de todos los borradores revisados.
14. Cómo resolver el problema de visualización borrosa de fuentes de tamaño 3 como Song Dynasty y Kaiti_GB2312 en Word en entorno Windows XP/2000
En la actualidad, los auditores utilizan computadoras portátiles o LCD. pantallas La mayoría de los sistemas operativos son WINDOWSXP/2000. En este entorno, cuando abre Word y utiliza la fuente de documento estándar nacional para imitar Song Dynasty o Kaiti _GB2312 tamaño 3, la pantalla de la computadora puede tener bordes borrosos del texto, lo cual es muy. irritante. A veces los auditores piensan que es inherente a la computadora o no saben por dónde empezar si quieren ajustarla, por lo que se marean después de mucho tiempo escribiendo. De hecho, la solución es muy simple. Ya sea en WINDOWS, desmarque y luego haga clic en "Aplicar" - "Aceptar", el problema se resolverá y verá si el efecto es diferente.
15. Utilice "Ctrl+Z" para cancelar la numeración automática de proyectos
Sin cambiar la configuración predeterminada de Word, al ingresar: "1. Situación básica" y luego cambiar la línea, el sistema cambiará automáticamente su comportamiento a la formulario de numeración automática de proyectos y agregue "2" a la siguiente línea ". En este momento, si presiona la tecla Retroceso, puede eliminar el número de proyecto en la segunda línea, pero no puede eliminar el formato del número de proyecto en la primera línea. Es decir, el "1" en la primera línea. se convierte en el número del proyecto y no se puede seleccionar. Después de continuar ingresando texto, la "numeración automática de elementos" de Word afectará directamente el efecto de diseño del documento. ¿Cómo eliminarlo? Utilice "Ctrl+Z" para hacerlo. Después de ingresar "1. Situación básica" y presionar Enter, presionamos "Ctrl+Z" y todo estuvo bien. La primera línea seguía igual que antes y no cambió en absoluto. La razón es que existe una función de "corrección automática" en el sistema Word, que puede corregir automáticamente el contenido escrito de acuerdo con algunas convenciones. Por ejemplo, después de ingresar "1. Aplicaciones prácticas de computadoras" y presionar Enter, el sistema realiza automáticamente dos acciones, una es cambiar a la siguiente línea y la otra es cambiar automáticamente las dos líneas a numeración automática. La función de "Ctrl+Z" es deshacer la operación anterior y restaurar a un paso anterior. Pulsamos "Ctrl+Z" y simplemente cancelamos la segunda acción. El sistema solo realizó una acción y no realizó la numeración automática. Por lo tanto, en acciones posteriores, el sistema ya no utiliza la "Autocorrección" bajo la función de numeración automática "(. es decir, "Autocorrección" tiene la forma de numeración automática), puede preparar los números de los títulos de los párrafos según sus necesidades.
16. Utilice la función "Tabla - Repetición de fila de título" para imprimir títulos de fila en cada página y mostrar automáticamente páginas completas.
Texto chino en Word Al organizar, es difícil imprimir. un título de fila repetidamente en cada página Si se utiliza la función de tabla y la configuración no es buena, la última página tendrá tantas filas como haya y no habrá título, por lo que no se podrá imprimir la página completa. Si utiliza "Tabla - Repetición de fila de título" en Word, puede lograr esta función. Método: Primero copie la tabla de Excel a Word y use la función "Pegar", luego seleccione la parte que debe configurarse como fila de título, haga clic en "Tabla" - "Duplicar fila de título" y listo. Pruébelo. Ingrese datos o texto continuamente en el espacio fuera de la fila del título, cambie la línea y vaya a la segunda página. ¿Se mostrará automáticamente la página completa? Esta función se utiliza para procesar el formulario de auditoría de cuentas finales que necesita. para ingresar continuamente la información requerida en la tabla de Word. Cada página tiene un título de texto para mostrar y funciona cuando la página siguiente necesita llenar la página.
17. Utilice hábilmente la función "Reemplazar" para eliminar líneas en blanco redundantes en documentos de Word.
A veces es necesario eliminar muchas líneas en blanco en documentos de Word (como las copiadas del sitio web). ) Archivos de regulación en formato de texto plano), eliminarlos línea por línea lleva mucho tiempo y es laborioso. En este caso, podemos utilizar la función "reemplazar" para solucionarlo fácilmente (es muy conveniente eliminar espacios vacíos en wps). El método es el siguiente:
Abra "Editar - Reemplazar", coloque el cursor en el cuadro de entrada "Buscar contenido", haga clic en el botón "Avanzado", seleccione "Marca de párrafo (P)" en " Caracteres especiales" dos veces y "^ se mostrarán en el cuadro de entrada P^P", luego use el método anterior para insertar una "marca de párrafo (P)" (una "^P") en el cuadro de entrada "Reemplazar con" y luego presione el botón "Reemplazar todo". De esta manera, se eliminarán las líneas en blanco adicionales. Si encuentra que todavía hay algunas que no se pueden eliminar, simplemente puede repetirlas. Si hay algunos espacios después de la marca de párrafo al copiar artículos web, puede intentarlo. Agregue un espacio a "^P" en la búsqueda, agregue "^P" y reemplácelo con "^P". Luego, hay demasiadas líneas en blanco al descargar algunos materiales de texto de Internet y la gran cantidad de líneas. Se resolverá naturalmente.
Si el método anterior no puede eliminar la línea en blanco en este momento, entonces debe observar cuidadosamente la marca de párrafo de ajuste de línea, si es un ajuste de línea automático (el símbolo que se muestra al final de la línea de la página es "?"), o ajuste de línea manual (el símbolo que se muestra al final de la línea de página) El símbolo ' es "↓"), y la línea en blanco delante es el carácter de salto de línea automático. Para las líneas en blanco formadas por saltos de línea manuales ("Shift+Enter") en el archivo, debe seleccionar "Saltos de línea manuales (L)" en "Caracteres especiales" dos veces al reemplazarlos, es decir, reemplazar "^l^l " con " ^l ", se pueden eliminar las líneas en blanco. En resumen, cuando utilice el método de reemplazo para eliminar líneas en blanco, debe ser flexible con el contenido de la búsqueda; de lo contrario, no podrá reemplazarlo.
18. Utilice la función "Insertar-Alineación-Número de página-Interior" para que los números de página en el anverso y el reverso del documento se puedan imprimir en la posición correcta.
Cuando imprimir informes de auditoría u otros documentos que requieran anverso y reverso Al imprimir, primero numeraremos las ⒈⒊⒌⒎⒐ páginas en el lado derecho, imprimiremos estas páginas primero y luego numeraremos las ⒉⒋⒍⒏⒑ páginas en el lado opuesto en el lado izquierdo, y luego imprimiremos. para que los números de página coincidan naturalmente después de la impresión. Si lo hace mal, será un desperdicio de papel. Sin embargo, después de utilizar la función "Insertar-Alineación-Número de página-Dentro", solo necesita imprimir la página ⒈⒊⒌⒎⒐ en la interfaz de impresión, luego voltear el papel e imprimir la página ⒉⒋⒍⒏⒑. alineado.
19. Resuelva el problema de sangrar la primera línea con dos caracteres al ingresar texto.
Cuando ingresa texto normalmente, primero asegúrese de que la primera línea tenga una sangría de dos caracteres. ingresa texto en "Párrafo- "-Sangría y espaciado--Formato especial" determina que la primera línea debe tener una sangría de dos caracteres, y "Párrafo--Sangría y espaciado--Valor de medida" a veces muestra centímetros, lo que hace que sea imposible para calcular con precisión el número de dos palabras. ¿Cómo solucionarlo? Primero seleccione el área, luego seleccione la fuente "Songti", luego seleccione "Párrafo" - Sangría y espaciado - Formato especial - Sangría de primera línea", luego seleccione "Valor de medición" y aparecerán dos sangrías. aparecen caracteres, haga clic en él y ya no tendrá que pensar en cuántos centímetros debe sangrar
20. Utilice herramientas de procesamiento de imágenes para procesar hábilmente materiales forenses de cámaras digitales. Ahora las cámaras digitales se utilizan comúnmente para recopilar evidencia de materiales originales. La ocultación de la recopilación de evidencia es mejor. Cuando los problemas descubiertos durante la auditoría no se finalizan, a menudo no son notados por la unidad auditada (en el pasado, plegado y). copiar materiales originales cuando se descubrieron problemas se descubrieron fácilmente), pero su procesamiento posterior de imágenes no es conveniente. Se necesita una cierta cantidad de tiempo para aprender si se debe usar ACDSee o Photoshp. De hecho, existe un software de procesamiento de imágenes muy práctico. PhotoEditor en Office2000 Combinado con Word, puede procesar fácilmente datos de imágenes digitales.
Método: El primer paso es instalar el software de imágenes e instalar Office2000 de forma segura, es decir, ingresar al programa de instalación--"Agregar o quitar funciones"--seleccione "Ejecutar todos los programas desde esta computadora"--" en "Microsoft Office "menú desplegable Comience a actualizar", luego se instalará Microsoft Photo Editor en su máquina, el segundo paso es abrir todas las imágenes y luego "recortarlas" una por una - "copiar" - abrir el documento de Word - "pegar"; ", el tercer paso Abre el formato "Imagen" desde "Herramientas" en Word, ajusta el tamaño, contraste, blanco y negro, etc. de cada imagen. Intenta integrar todos los archivos adjuntos de un bono en una o varias páginas, y luego utilícelo como auditoría. La imagen de la evidencia de auditoría se imprime al mismo tiempo, lo que ahorra papel por un lado y también forma un archivo electrónico de la evidencia de auditoría por el otro.
21. Equipar archivos de Word con archivos de Excel para facilitar la búsqueda y recopilación de información de archivos de auditoría.
Cuando usamos Word para editar archivos, necesitamos usar archivos de Excel para compilar alguna tabla. datos Si vamos a escribir archivos de tablas de Excel, como cuestionarios de ajuste de auditoría necesarios para informes de auditoría u otros informes, en un solo Word, esto es conveniente para buscar, modificar y organizar los datos de la tabla de archivos. en Excel después de imprimir Word. El archivo de Excel correspondiente está disponible. Método: mueva el cursor al final del archivo de Word abierto, abra "Insertar"--"Objeto"--"Crear a partir de archivo", haga clic en "Examinar" a la derecha de "Nombre de archivo" para seleccionar el archivo que necesita inserte y luego haga clic en " Simplemente coloque una marca de verificación en "Mostrar como icono". En este momento, aparece un icono en el documento. Haga doble clic para abrir el archivo de Excel. Tenga en cuenta que este archivo se ha convertido en un archivo adjunto al archivo de Word. Al guardar el archivo de Word, se guardará el archivo de Excel. De la misma forma, algunos archivos de Word también se pueden cargar en Excel. Cuando considere imprimir un archivo de Word, se imprimirá el ícono del archivo de Excel. En este momento, puede eliminar el ícono primero, imprimir el archivo de Word y luego usar "Ctrl+Z" para deshacer la acción que acaba de hacer para restaurar Excel. icono de archivo.
22. Utilice la función de combinación de correspondencia para procesar materiales de texto que contengan datos en lotes.
Cuando procesamos cartas, avisos, cartas de confirmación, diarios de auditoría, documentos de trabajo de auditoría, etc., sus formatos Básicamente lo mismo, pero el contenido y los objetos específicos son diferentes. Si ingresa e imprime uno por uno cada vez, se ingresarán formatos de texto básicamente similares repetidamente. ¿Cómo puede utilizar los recursos de datos existentes para facilitar este tipo de trabajo repetitivo? tarea? Puede utilizar "Combinar correspondencia" para resolver el problema. Utiliza principalmente datos de Excel después de configurar la ubicación para ingresar en Word, y el método específico se puede aprender en el archivo de ayuda de Word. ;